¿Cómo llevar a cabo un downsizing empresarial?

La crisis económica y sanitaria derivada del Covid-19 ha hecho que muchas empresas hayan tenido que replantearse su estructura y reducir plantilla para poder sobrevivir. Entonces, es por eso que el concepto “downsizing” ha estado en boca de muchos, y varias organizaciones han tenido que recurrir a él para adaptarse a este nuevo contexto social.

Sin embargo, el downsizing es mucho más que eso: aunque parezca contradictorio, puede ser una herramienta muy efectiva para catapultar a la empresa y propiciar su crecimiento. ¿Quieres saber todo lo que implica un proceso de downsizing y cómo hacerlo bien?

En este artículo revisaremos los siguientes conceptos:

¿Qué es el downsizing de una empresa?

El downsizing no es más que un término en inglés que se refiere a la reducción de la plantilla de una empresa. Pero, como ya hemos dicho, no solo se trata de pasar de cien empleados a setenta; el downsizing es una estrategia para con la estructura de la empresa, y puede hacer que una organización mejore a través de la reducción de equipos y disminución de la compañía.

El significado del downsizing según los motivos de la empresa

Existen dos tipos de downsizing:

1. El downsizing estratégico o proactivo. Es el que tiene lugar cuando la empresa se adelanta a cualquier cambio externo o del entorno, y así reduce costes y aumenta la flexibilidad (al disminuir el número de departamentos dentro de la organización). Es, en resumidas cuentas, un proceso en el que la decisión no se toma a partir de un problema que ya existe.
2. El downsizing reactivo. Al contrario que en el caso anterior, el downsizing reactivo es aquel que las empresas se ven obligadas a llevar a cabo a causa de un cambio en la situación del mercado en el que se encuentra. Este es el tipo de downsizing que, por ejemplo, han tenido que aplicar las empresas a raíz de la crisis económica que empezó en marzo de 2020.

Ventajas e inconvenientes del downsizing

Dependiendo del tipo de downsizing que lleve a cabo la empresa, habrá ventajas e inconvenientes ligados al proceso. Cuando una empresa lleva a cabo tanto el downsizing reactivo como el proactivo, puede obtener estos beneficios de ello:

• Reducción de costes. Esta es la más obvia, y muchas veces es la razón por la cual se lleva a cabo un downsizing. No solo se trata del coste por trabajador, sino del tiempo y el esfuerzo que lleva la gestión del personal y todo lo relacionado con el talento humano.
• Simplificación de la estructura de la empresa. Un organigrama más pequeño significa una cadena de mando más clara, y esto hará que la comunicación interna mejore y se produzcan menos cuellos de botella al accionar estrategias o llevar a cabo proyectos entre departamentos.
• Aumento de la productividad. Lo ideal es que después de un downsizing la empresa consiga los mismos resultados pero con menos recursos o, dicho de otro modo, utilizando los recursos con los que cuenta de manera más estratégica y eficiente.
• Mejora en la toma de decisiones. Si la comunicación interna mejora y la estructura de la empresa se simplifica, hay menos agentes involucrados en cada proyecto y, por lo tanto, la toma de decisiones se simplifica y/o no necesita pasar por tanta gente.
• Optimización del tiempo de gestión por parte de RRHH. Menos empleados supone menos documentos y gestión del talento. Y esto no solo reduce los costes, como ya hemos dicho, sino que proporciona a los departamentos de Recursos Humanos más tiempo para centrarse en los empleados que siguen en plantilla.

Dicho esto, no todo en el downsizing son ventajas. De hecho, hay un gran inconveniente; el desempleo de aquellos empleados que entren activamente en la reducción de la plantilla. La rotación de personal (siempre que no tenga una tasa muy elevada) es algo natural en las empresas, pero el downsizing conlleva el offboarding o despido de varios empleados, con los problemas de reubicación que eso puede suponer, y la desconfianza, inseguridad y menor lealtad de los empleados que se quedan en la organización.

Además, el downsizing también es criticado no solo por generar incertidumbre laboral sino por conllevar pérdida de capital social, la fuga de talento y las consecuencias nefastas de la mala aplicación.

Es por esto por lo que el downsizing no se puede hacer de cualquier manera, ya que es una de las decisiones más complejas que puede tomar una organización, y siempre hay mejores prácticas no solo para la empresa sino para el talento humano, que es, en realidad, el activo más importante.

6 consejos para llevar a cabo un buen proceso de downsizing empresarial

Si quieres ejecutar un buen proceso de downsizing en tu empresa, sigue los consejos que te proponemos a continuación.

Haz un plan administrativo

Primero deberás definir el objetivo de este downsizing; ¿es para mejorar la actividad de tu empresa o para mejorar sus objetivos? Ten en cuenta el contexto y las circunstancias de la organización, las herramientas con las que cuenta, etc.

Ahora es el momento, también, de decidir qué puestos, equipos o departamentos se van a eliminar. En caso de que sea necesario, también se adjudicarán nuevos roles a los trabajadores que queden en plantilla, o estos se replantearán para cubrir todas las necesidades que queden sin cubrir. Es decir, decide si fusionarás puestos de trabajo o redefinirás los que ya existen.

Ten en cuenta la legislación

En el artículo 51 del Estatuto de los Trabajadores se habla del Despido Colectivo, y se especifica que este se produce cuando se despide a un número determinado de trabajadores o a toda la plantilla. Este despido colectivo puede tener cuatro tipos de causas:

1. Económicas. La más corriente, que tiene que ver con la pérdida de ingresos o beneficios.
2. Técnicas. Las que suceden cuando hay un cambio en los medios de producción.
3. Organizativas. Las que tienen lugar cuando hay un cambio en la organización del trabajo.
4. De producción. Es decir, cuando hay cambios en la demanda del producto o servicio que ofrece la empresa. Esta ha sido la causa de muchos despidos colectivos que han tenido lugar durante la crisis derivada del Covid-19.

Para poder llevar a cabo este llamado “despido colectivo”, tienen que seguirse los siguientes pasos:

1. Período de consultas con los representantes de los trabajadores durante el tiempo que fija el mismo Estatuto de los Trabajadores. Durante esta fase, la empresa tiene que comunicar tanto a trabajadores como a la autoridad laboral las razones del downsizing adjuntando una memoria explicativa.
2. Acuerdo entre empresa y trabajadores. Esta, si es que se da, deberá comunicarse a la autoridad laboral.
3. Comunicación con los trabajadores afectados sobre la extinción del contrato.
4. Posibilidad de que los trabajadores, sus representantes o la autoridad laboral impugnen judicialmente la extinción.

Es importante recalcar que, además de esto, si la reducción de la plantilla afecta a la mitad de los trabajadores, la empresa deberá justificar que ha vendido todo el patrimonio empresarial no esencial para la actividad. Y que, si el despido colectivo afecta a más de cincuenta empleados y la organización no está en concurso, deberá ofrecer a estos una recolocación.

Por último, cabe puntualizar que, en caso del despido de trabajadores mayores de cincuenta años, también entran en juego los convenios de jubilación y el Tesoro Público.

Ayúdate de la tecnología

Muchas veces, el downsizing se lleva a cabo por causa directa de las innovaciones tecnológicas, que hacen que ya no sea necesario contar con tanto personal en un equipo o departamento. Es decir, el cambio de tareas manuales a tareas automatizadas y digitales.

Si bien es cierto que la digitalización de la empresa puede ser una razón suficiente para llevar a cabo un downsizing, también es algo que ayudará a la organización a llevar a cabo este proceso con éxito, no solo porque supone la optimización del tiempo de trabajo sino porque ayuda a la eficiencia.

Además, este paso se hace necesario si la empresa tiene a empleados trabajando en remoto, ya que la gestión de la reducción de la plantilla propiamente dicha deberá hacerse de manera online y digital. Un software como el de Factorial, pensado para ahorrar tiempo de papeleo a los departamentos de Recursos Humanos y empoderarlos, te permitirá llevar a cabo este tipo de procesos y toda la gestión documental que conllevan de manera sencilla, rápida y segura.

Pon la gestión de los trabajadores en el centro

Y con esto no solo nos referimos a llevar el despido colectivo de la mejor manera posible, sino gestionando a los trabajadores que quedan en plantilla. Es importante comunicar estos cambios en la organización explicando a los empleados que no han sido despedidos que su papel en la empresa tiene más importancia y valor que nunca, y que la organización los considera talento estratégico e indispensable.

También es crucial no depender de trabajadores clave, ya que con la plantilla reducida es más difícil sustituirlos. Para aquellos empleados de los que nos despedimos, hay que planificar y ofrecer opciones como por ejemplo la reubicación laboral o outplacement.

Replantea inversiones materiales y no materiales

¿Qué harás con todos aquellos activos que ya no vas a necesitar? Puedes venderlos o utilizarlos de otro modo que termine siendo beneficioso para la empresa.

Por lo que se refiere a las desinversiones y la posibilidad de cancelar determinadas deudas, es importante tener muy en cuenta los ratios financieros que tienen que ver con el fondo de maniobra, el apalancamiento financiero, etc.

Haz un buen proceso de offboarding

El offboarding es el proceso de desvinculación de un empleado de la empresa, y deben tenerse muchas cosas en cuenta cuando este se lleva a cabo. Un buen proceso de offboarding incluye una buena comunicación tanto con el empleado como con el resto del equipo, ciertas tareas de contabilidad y otras consideraciones de las que ya hemos hablado.

Sin embargo, queremos recordar otras fases de este proceso que tampoco pueden descuidarse:

1. Planificación de la transición de tareas. Es decir, no dejar cuentas abiertas o proyectos a medias sin saber quién y cómo los va a continuar. Esto también incluye la formación del trabajador que va a sustituir al que abandona la empresa y todas aquellas contraseñas, herramientas y conocimientos que tienen que pasar del uno al otro.
2. Comunicación con el cliente. Si el empleado que se va está en contacto directo con clientes, estos últimos deberán ser notificados de los cambios. Se trata de asegurar al cliente de que alguien va a ocuparse de él y tendrá un trato tan personalizado como el de antes.
3. Recuperación de lo que es propiedad de la empresa. Equipo, material…todo esto deberá ser recogido por la empresa durante los últimos días de trabajo del empleado. ¿No quieres dejarte nada? ¡Puedes descargarte nuestra lista gratuita para el offboarding aquí!
4. Anulación de permisos y cuentas. No importa la confianza que tengas con el trabajador ni la buena relación que haya entre este y la empresa; el acceso al correo electrónico de la empresa así como a otras plataformas o bases de datos deberá ser retirado por razones de seguridad.

Ahora que ya sabes cómo hacer un buen proceso de downsizing, deberás estar seguro de que es la mejor opción para tu empresa. Si es así, no dudes en poner en práctica nuestros consejos para que esta estrategia ayude a la organización y motive su crecimiento.

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