El 95% de las empresas reconoce haber hecho alguna mala contratación de manera recurrente. Este hecho, reflejado en el estudio ‘The true cost of a bad hire’, repercute negativamente en la salud financiera de la organización. La rapidez con la que se adoptan algunas decisiones para cubrir un puesto en el menor tiempo posible puede provocar un incremento del coste del onboarding afectando, así, a la empresa.
Sin embargo, ese efecto negativo se puede evitar si se mejora el proceso de onboarding. Según el mismo estudio, las organizaciones con un sólido proceso de incorporación mejoran la retención del equipo de trabajo en un 82% y la productividad en más de un 70%.
Sin embargo, muchas empresas subestiman su importancia y no invierten lo suficiente en este proceso, lo que supone un alto costo a largo plazo, ya que la rotación de personal y la baja productividad tienen un impacto significativo en los resultados de la organización.
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Cuánto cuesta incorporar a una persona en la empresa
“¿Y cuánto me va a costar incorporar a una persona a mi equipo?”. Esta es una de las dudas más habituales de los managers y de los responsables del área de Gestión de Personas. En este sentido, es importante diferenciar los costes que intervienen en todo el proceso.
Y es que en este ámbito intervienen tanto el coste de reclutamiento, como el coste de onboarding o costo de incorporación de nuevos empleados. El primero de ellos hace referencia a los gastos asociados a la búsqueda y selección de un nuevo candidato. Por su parte, los costos en el onboarding tienen que ver con la inversión que se realiza para ayudar a la nueva persona a integrarse en la empresa.
El coste de incorporar a una nueva persona varía según la empresa, ya que depende de diversos factores como el tamaño de la empresa, la industria a la que pertenece, el tipo de puesto que se está cubriendo y la complejidad del proceso de onboarding.
Principales costes de un proceso de selección
Seleccionar personal para la empresa no es barato. Según datos de la Society for Human Resource Management (SHRM), el costo promedio de contratación ronda los 4.700$, es decir, unos 4.358 euros. Aún así, hay expertos que estiman que el costo total de una nueva contratación puede ser tres veces el salario del puesto.
Eso significa que si el sueldo bruto para un determinado puesto laboral es de 24.000 euros, el costo total de la selección y onboarding podría superar los 72.000 euros. Así, los costos más habituales en esta parte del proceso suelen ser:
1- Tiempo de selección
Si la compañía dispone de dos personas encargadas del departamento de Gestión de Personas, ambas deberán emplear tiempo en el proceso de selección. Suponiendo que el salario medio de ellas sea de 20.000 euros bruto, el coste por hora empleada sería de 10,5 euros.
Para calcularlo habrá que dividir el salario bruto entre 11 meses efectivos de trabajo (se quita un mes, que correspondería a las vacaciones) y este resultado se divide por 4, que son las semanas que tiene un mes y se divide por 5 días y 8 horas, con lo que se obtendría el coste bruto de la hora.
A este coste, habría que sumarle también las cotizaciones e impuestos, que rondarán un 40% del salario bruto, por lo que se multiplicaría el coste/hora por el 40% para conocer el coste total de este apartado.
2- Uso de portales de empleo
En el caso de que la empresa no disponga de un portal propio de selección, es habitual recurrir a portales de empleo externos, tipo Infojobs o Adecco, para difundir la oferta. El precio dependerá del portal y del pack contratado, aunque los precios suelen rondar los 395 euros por mantener un anuncio durante 30 días.
3- Empresa de selección
Cuando se trata de una empresa grande, es habitual derivar el proceso de selección y que de él se encargue un headhunter o empresa de reclutamiento. La mayoría de ellas cobra un porcentaje del salario bruto previsto para el candidato. En este caso, el porcentaje puede variar desde 1 mes del salario previsto para el trabajador hasta los tres meses, es decir, entre un 8% y un 25% del total.
Cuáles son los costes del onboarding
La primera impresión es determinante a la hora de realizar con éxito un proceso de onboarding. Está demostrado que el 90% de los trabajadores decide irse o no de la empresa en sus primeros seis meses. Culminar con éxito esta etapa permitiría retener talento en la empresa, evitar nuevos costes, mejorar el ambiente laboral, así como la productividad.
Este proceso comprende varias etapas. Los costes de cada una son los siguientes:
1- Preonboarding
Comienza desde el momento en el que se acepta la oferta laboral y concluye en la fecha de incorporación. Se deben considerar los siguientes costes:
- Configuración de usuario en el sistema de Gestión de Personas
- La licencia anual del software podría rondar, en función de la aplicación utilizada entre los 100 y 500 euros por usuario anual.
- Habría que crearle una cuenta de correo electrónico, cuyo precio podría oscilar entre los 4 y los 10 euros.
- Coste de documentos legales
- El coste de la gestoría para preparar el contrato, así como las tareas administrativas correspondientes para dar de alta al nuevo usuario. El coste global de esto podría oscilar entre los 20 y los 100 euros.
- En este apartado podría figurar el costo del reconocimiento médico que se suele realizar al empezar a trabajar en cualquier empresa. Este coste oscilará entre los 50 y los 100 euros.
- Equipo y material
- El ordenador de trabajo podría suponer entre 500 y 2000 euros a la empresa, en función de si se necesita un ordenador más potente o no. Todo depende del puesto que se va a desempeñar en la organización.
- Adicionalmente, las licencias del software que se utilice supondrían un coste de entre 50 y 500 euros por licencia.
2- Onboarding
Este proceso es crucial para la integración exitosa en la empresa. Abarca desde la fecha de inicio hasta que el nuevo talento se siente cómodo y productivo en su nuevo rol.
Los costes a considerar son los siguientes:
- Materiales
- Si el onboarding se hace presencial habrá que imprimir y compartir guías y materiales de formación, cuyo coste variará, pero podría alcanzar los 50 euros por persona.
- Si se realiza de manera virtual, habrá que invertir en plataformas de e-learning o un software específico de onboarding, aquí los costes se elevarían hasta los 100 euros por persona.
- Capacitación profesional
- Es habitual complementar este proceso con cursos de formación, cuyo precio podrían oscilar entre los 20 y los 100 euros por persona.
- Paquetes de bienvenida
- El costo de los welcome pack suele oscilar entre los 10 y los 50 euros por persona.
- Paquete de beneficios de la empresa
- Materiales informativos, sesiones de preguntas y respuestas. El coste será variable según el tamaño de la empresa.
3- Primer mes
Durante el primer mes, la nueva incorporación podría recibir nuevos cursos de aprendizaje y desarrollo profesional, de ser así, estos programas podrían tener un coste de entre 200 y 500 euros.
Además, seguramente recibirá encuestas online para recopilar su feedback. En caso de que se utilice una herramienta de pago, el costo de esta podría ser de unos 50 euros al mes.
También se ofrecerá capacitación y orientación adicional para puestos C-Suite con programas de mentorning o coaching ejecutivo, cuyo precio puede superar los 1.000 euros por programa.
4- Tres meses en adelante
A los tres meses se espera que ya esté totalmente integrado en la organización. La empresa evaluará su desempeño con herramientas específicas que podrían suponer entre 50 y 200 euros anuales por usuario.
Asimismo, participará en actividades de teambuilding y actividades de integración, cuyo coste variará en función de la actividad y del lugar de desarrollo.
Por último, hay que tener en cuenta el tiempo invertido por el equipo de Gestión de Personas durante todo el proceso, así como los costos indirectos que esto conlleva. Estos incluyen tanto la productividad como el rendimiento de las nuevas contrataciones, ya que si no se integran adecuadamente, es posible que su desempeño sea inferior al esperado.
De ahí que con cada nueva incorporación sea vital medir el ROI de los programas de onboarding para conocer el impacto que todo el proceso ha tenido en la eficiencia de la empresa.
