Los factores que condicionan la productividad de las personas pueden tener distintos orígenes. Por una parte, están los factores intrínsecos (aquellos relacionados con los rasgos personales). Como es lógico, hay personas más ágiles que otras en función de sus aptitudes, su capacidad de concentración y su estado de ánimo.
Por otra parte, existen factores extrínsecos o medioambientales, que tienen que ver con el entorno y el espacio de trabajo, además de la motivación recibida.
En este artículo te daremos algunas claves para mejorar la productividad de tu equipo, permitiéndoles mantenerse activos y comprometidos con sus funciones laborales.
Tabla de contenidos
¿Cómo mejorar la productividad en la oficina?
Desde Factorial compartimos la creencia de que la productividad no se trata de hacer siempre lo máximo posible ni de buscar el rendimiento máximo en cada jornada.
Para nosotros, la clave de la productividad radica en que las personas y los equipos eficientes son aquellos que destinan menos tiempo a los detalles laborales. Como pueden ser las reuniones sin objetivos claros, búsquedas de información interminables o la obtención de aprobaciones.
Un equipo productivo es aquel que dedica el tiempo adecuado a tareas menos importantes y brinda el tiempo necesario al trabajo esencial, evitando así prolongar innecesariamente sus horas de trabajo.
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Consejos para mejorar la productividad de tu equipo
¿Cómo se evita una baja productividad y se mantiene un desempeño laboral óptimo de manera sostenible?
La respuesta radica en la implementación de estrategias clave: la constante búsqueda de motivación, una comunicación fluida, la adopción de un enfoque de formación continua y una organización eficiente de las tareas. Estos elementos son vitales para evitar el estancamiento laboral.
A continuación, te damos el listado de consejos sobre cómo mejorar la productividad en el ambiente de trabajo.
Ofrece espacios de trabajo adecuados
El espacio de trabajo debe contar con elementos que beneficien la salud de los empleados y lo conviertan en un lugar más agradable. Uno de ellos es la iluminación, que en la medida de lo posible debería ser mayormente natural.
Para ello es importante que tu oficina cuente con múltiples ventanas que, además de beneficiar la vista, pueden ventilar el espacio de vez en cuando para darle más oxígeno. A eso también pueden contribuir las plantas, que además le darán un toque verde y natural muy agradable.
Planifica el trabajo con una lista de tareas
Más allá de las condiciones del espacio, para mejorar la productividad de tu oficina también debes tener una buena metodología de trabajo. Para ello debes planificar las tareas fijando objetivos y límites temporales. Si todos los miembros del equipo adoptan el compromiso de cumplir con los plazos, se creará un ambiente dinámico y productivo muy favorable en la oficina.
También es imprescindible que dispongas de la infraestructura necesaria y del material adecuado para un correcto desarrollo de la actividad. A través de algunas herramientas tecnológicas podrás planificar el trabajo ahorrando tiempo, espacio y mejorar la productividad.
Independientemente de la herramienta seleccionada, es crucial limitar la planificación a tareas realizables en el día, evitando abrumarse con un inventario extenso que podría intensificar la sensación de ansiedad y fatiga. La calidad sobre la cantidad se impone como el principio para una gestión eficaz de las tareas pendientes.
Encontrar el ritmo de trabajo ideal
Descubrir cuándo el equipo alcanza su máximo nivel de rendimiento es un paso crucial para optimizar la productividad laboral. La variabilidad entre las personas respecto a ser más productivas en las mañanas o durante la noche es un fenómeno común.
Identificar cuando las personas se sienten más alerta y enfocadas, permite asignar esas horas de máxima productividad a las tareas más importantes del día. Esta práctica es especialmente valiosa en el contexto del trabajo remoto, donde las personas tienen la flexibilidad de diseñar su propio horario.
Los picos de productividad suelen manifestarse en intervalos de 90 a 120 minutos, por ello se recomienda organizar las tareas de manera que se aprovechen estos períodos, y así marcar la diferencia en la eficiencia general y en la calidad del trabajo.
Crea zonas de trabajo agradables
Las oficinas abiertas ya no son una prioridad para las nuevas empresas. Actualmente existe la tendencia creciente a dividir el espacio por “zonas de trabajo” donde los equipos pueden reunirse para cooperar o aislarse del entorno cuando sea necesario.
Por otro lado, aunque pueda parecer un detalle poco relevante, la aplicación del color en las paredes y el mobiliario de la oficina tienen mucha incidencia en la productividad y la concentración del equipo.
Si quieres propiciar un clima laboral relajado, el empleo de tonos verdes y azules es ideal para los espacios amplios o de reunión e induce a la calma y la claridad. Si lo que quieres es promover la creatividad, los tonos cálidos y claros como el beige son los más idóneos.
Acondicionando zonas para distintos propósitos podrás mejorar la productividad además de la calidad del trabajo.
Promueve el movimiento
El sedentarismo en la oficina es un problema real que no hace ningún bien al trabajador, a pesar de que algunas empresas siguen creyendo que la productividad se basa en el número de horas que una persona pasa en su escritorio. Pues bien, es justo lo contrario: el movimiento no solo es saludable para el cuerpo, sino que también lo es para la mente.
Si animas a tus empleados a levantarse de sus sillas y a moverse por la oficina, más concentrados y productivos serán cuando vuelvan a su sitio. Algunas empresas incluso instalan espacios de recreo para que el equipo pueda ejercitarse, entretenerse o simplemente desconectar momentáneamente del trabajo (con mesas de pingpong, cafetería, etc.).
Pon orden
Para mejorar la productividad de tu oficina es fundamental que el espacio de trabajo ayude a los empleados a concentrarse en sus tareas. Si mantienes el orden visual y espacial de tu oficina podrás eliminar distracciones y hacer que cada uno se enfoque en lo que debe.
Pon normas orientadas a garantizar unos mínimos de orden que impliquen a todo el equipo. Por ejemplo, evitar que se acumulen los periódicos y artículos de semanas anteriores, archivar los documentos que no se necesiten hasta más adelante o intentar usar material digital y dosificar el físico.
No temerle al desarrollo de la tarea más complicada
En lugar de dejar la tarea más temida hasta el último momento, se recomienda abordar y darle prioridad a las tareas más importantes y complicadas. Así, las personas podrán liberar espacio en su mente y por consecuencia disminuirán el estrés asociado.
Esta estrategia no solo permite completar la tarea en cuestión de manera eficiente, sino que también aligera la carga general de responsabilidades, haciendo que las demás parezcan menos intimidantes y contribuyendo a un día más productivo en su conjunto.
Necesitamos alentar al equipo a afrontar la temida tarea que persiste en la lista de pendientes, esa que se posterga por su aparente desafío, puede ser el impulso clave para mejorar la productividad.
Controla la ergonomía
La ergonomía tiene mucho peso respecto a la mejora de la productividad de los empleados. Para prevenir lesiones y garantizar su óptima salud, debes procurar que las pantallas estén a una distancia de entre 70 y 90 centímetros de los ojos.
Además, que los pies estén bien apoyados en el suelo o sobre un reposapiés, y que la postura corporal de cada uno sea lo más recta posible para evitar dolores musculares. Aunque – en parte – eso sea responsabilidad de cada persona, no está de menos que lo revises de vez en cuando.
Minimiza el ruido
El ruido también tiene un impacto muy significativo en el entorno de trabajo. Si no se minimiza, no solo disminuye la concentración sino que aumenta el nerviosismo y el estrés.
Por eso es muy importante que adoptes medidas para localizar los ruidos más molestos (por ejemplo, teléfonos, impresoras, faxes, sistema de ventilación o aire acondicionado, el tono de voz de los compañeros, etc.) y trates de minimizarlos.
En algunos casos, los dispositivos permiten regular la emisión de ruido, y en otros se puede tratar de disminuir la cantidad de decibelios aislando los objetos ruidosos a otra ubicación. También puedes permitir el uso de auriculares para que el personal pueda escuchar su música, concentrarse mejor y evitar distracciones.
Sé un factor motivador
Si quieres mejorar la productividad de tu oficina tendrás que estimular al equipo asignando responsabilidades adaptadas a cada uno de los miembros, de manera que se sientan importantes y se desenvuelven con autonomía en lo que mejor saben hacer.
Vela por un clima de compañerismo y de distensión en el lugar de trabajo. Predica con el ejemplo mostrándote como un líder cercano y empático, y por qué no, organiza actividades fuera de la oficina para mejorar la cohesión del equipo.
Un ejemplo de ello, es la realización de teambuilding como una manera de promover la interacción y fomentar las buenas relaciones laborales.
Mejora la productividad de tu equipo en minutos
Te hemos dado estos 10 consejos sobre cómo mejorar la productividad de tu oficina. Aun así, existen infinitas maneras de aumentar la productividad de las personas, como sabes influyen los factores personales como los organizacionales en su desarrollo profesional.
Por ello, se recomienda utilizar una solución para ahorrar no solo tiempo sino también dinero. Esta herramienta debería permitir:
- Gestionar los documentos de todo la empresa a través del Gestor Documental de forma segura y con la posibilidad de firmar contratos electrónicamente.
- Controlar el registro horario desde cualquier lugar y conocer el total de horas registradas del equipo.
- Aprobar las vacaciones, ausencias y bajas de tu equipo, además de visualizar a través de un calendario quién se encuentra ausente y el motivo de la ausencia.
- Crear plantillas con turnos de trabajo rotativos personalizados evitando que se solapen los turnos y existan conflictos.
- Realizar evaluaciones de desempeño de 180º y 360º y encuestas eNPS, las que podrás personalizar o utilizar una plantilla de base.
Con el software de Factorial puedes lograr esto y mucho más. Optimizar las tareas diarias de RR.HH. desde una sola plataforma All-in-One y garantizar la mejor experiencia a tu equipo. Reserva una demostración gratis y te enseñamos como mejorar la productividad de tu equipo.
