Nuestras relaciones, la sociedad, muchos puestos de trabajo, los negocios… Todos estos ámbitos son digitales. Por eso, en un contexto empresarial que cada vez va más en esa línea, la gestión de los Recursos Humanos también está inmersa en esta transformación. Aquí es donde entran en juego los HRMS: software que optimizan y automatizan procesos básicos en la administración del talento.
Pero, ¿qué es un HRMS y en qué beneficia a tu empresa? La respuesta te la damos en este artículo, donde te explicamos en detalle su significado, sus funciones, las tecnologías que emplea y si debes usar o no un sistema en la nube. Todo ello acompañado de los ejemplos más destacados del mercado.
Tabla de contenido
- ¿Qué es un HRMS y para qué sirve?
- Principales funciones del HRMS
- Beneficios de la implementación de un HRMS
- Tecnologías que se emplean actualmente
- HRMS en la nube frente a HRMS local
- Ejemplos de HRMS
¿Qué es un HRMS y para qué sirve?
Para entender el rol de los HRMS, lo primero es definirlos y dejar claro para qué sirven, así como mencionar y aclarar términos que están estrechamente ligados a él. Literalmente, HRMS son las siglas en inglés de Human Resource Management System. O sea, lo que en español se podría llamar sistema de gestión de recursos humanos.
En los últimos tiempos, el concepto HRMS se ha convertido en un estándar en el ámbito empresarial gracias a su capacidad de centralizar y simplificar procesos como el seguimiento de nóminas, la evaluación de trabajadores o la gestión de horarios, entre otros.
A nivel práctico, es un software diseñado para optimizar y automatizar tareas relacionadas con la gestión del talento y el personal dentro de una empresa. Estas herramientas combinan diferentes módulos y funcionalidades que abarcan desde la gestión administrativa del personal hasta estrategias más avanzadas de desarrollo y bienestar de los empleados.
Diferencias entre HRMS, HRIS y HCM
Es habitual que los términos HRMS, HRIS (Human Resource Information System) y HCM (Human Capital Management) se utilicen de forma intercambiable o como sinónimos. Aun así, presentan diferencias muy importantes.
- HRMS: Es el más amplio, ya que incluye tanto la gestión administrativa como las estrategias de desarrollo del capital humano.
- HRIS: Hace referencia a un sistema que está más enfocado en el almacenamiento y el procesamiento de datos relacionados con los Recursos Humanos. Por ejemplo, bases de datos de empleados, informes y aspectos legales.
- HCM: Tiene un enfoque más estratégico, ya que se centra en el desarrollo del talento y las iniciativas para potenciar el crecimiento y la satisfacción de los empleados.
En resumen, un HRMS reúne las funcionalidades de un HRIS y las capacidades estratégicas del HCM. Así mismo, es una solución integral para gestionar tanto las tareas operativas como el desarrollo humano en una empresa.
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¿Para qué sirve el HRMS?
El HRMS es a día de hoy una herramienta fundamental para las empresas que quieren optimizar la gestión de sus empleados y mejorar su productividad. Aunque las veremos más adelante en detalle, entre sus principales funciones destacan:
- Automatización de tareas repetitivas: generación de nóminas, cálculo de horas trabajadas, gestión de contratos, entre otros.
- Gestión centralizada de datos: almacena toda la información importante sobre el personal en una única plataforma.
- Cumplimiento normativo: asegura que una empresa cumpla con las regulaciones laborales locales e internacionales.
- Análisis de datos y generación de informes: ayuda enormemente en la toma de decisiones estratégicas basadas en métricas fiables y actualizadas.
Por ejemplo, pongamos un supuesto: detectas que tu empresa está lidiando con procesos manuales que consumen demasiado tiempo y recursos o que son propensos a errores. En ese caso, implementar un software HRMS libera recursos de equipo y material, además de que mejora la precisión e impulsa el crecimiento organizacional.
Principales funciones del HRMS
Precisamente, a continuación vamos a profundizar en lo que hace un HRMS. Es decir, en sus funciones. Los más eficientes del momento destacan por su versatilidad y en numerosas empresas son ya una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia y el bienestar.
Todo dependerá del que se elija, ya que cada uno ofrece sus propias capacidades. No obstante, las funciones comunes a cualquier sistema de gestión de recursos humanos eficiente son las que aquí te detallamos:
Gestión de nóminas
El software HRMS facilita la gestión de nóminas y todo lo relativo a ellas. Así, asegura cálculos precisos y evita errores humanos. Además, automatiza procesos como:
- Cálculo de salarios, bonificaciones y deducciones.
- Gestión de beneficios sociales, como seguros médicos o planes de pensiones.
- Generación y envío automático de recibos de nómina.
- Cumplimiento normativo y fiscal en diferentes regiones.
Reclutamiento y selección de talento
También, un Human Resource Management System simplifica las tareas relacionadas con la captación de talento. En este aspecto, te permite:
- Publicar ofertas de empleo en diferentes portales y redes sociales.
- Filtrar y organizar candidatos mediante inteligencia artificial.
- Programar entrevistas y evaluar habilidades con pruebas personalizadas.
- Crear una base de datos de talento interno y externo.
Gestión del desempeño
Con un HRMS es posible monitorear y evaluar el rendimiento de los empleados con acciones como las siguientes:
- Definición y seguimiento de objetivos individuales y grupales.
- Evaluaciones de desempeño periódicas basadas en métricas claras.
- Análisis de la productividad en tiempo real.
- Feedback continuo y encuestas de satisfacción laboral.
Formación y desarrollo profesional
Al mismo tiempo, el desarrollo del talento es algo muy importante para muchas empresas. Pues bien, un sistema de gestión de recursos humanos ayuda a impulsar el aprendizaje en el entorno laboral con:
- Creación de itinerarios formativos personalizados.
- Organización de cursos, talleres y certificaciones online.
- Gestión de habilidades y competencias.
- Identificación de necesidades formativas en los equipos.
Gestión de horarios y asistencia
Otra función básica de un HRMS es la de controlar el tiempo y la asistencia. Algo fundamental para optimizar el rendimiento. Para eso, estos software ofrecen:
- Registro de entradas y salidas de los empleados, incluso en remoto.
- Gestión de turnos y horarios flexibles.
- Automatización de la aprobación de permisos y vacaciones.
- Generación de informes y reportes sobre absentismo y puntualidad.
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Administración de datos y cumplimiento legal
El control y almacenamiento seguro de los datos de los empleados es también esencial para garantizar la transparencia y el cumplimiento legal. En ese contexto, un sistema de gestión de RR.HH. te asegura:
- Almacenamiento centralizado y seguro de información personal y laboral.
- Generación de informes para auditorías internas y externas.
- Cumplimiento de normativas de protección de datos (como el RGPD en Europa).
- Acceso rápido y controlado a los datos por parte de los empleados.
Comunicación interna
Fomentar una comunicación clara y eficaz es otro de los retos que tienen por delante muchos negocios hoy en día. En este caso, un software HRMS potente, normalmente, incluirá funciones para ello, como son:
- Plataformas para mensajes internos y anuncios corporativos.
- Espacios para compartir noticias y actualizaciones del equipo y la empresa.
- Encuestas de clima laboral para recoger feedback.
- Herramientas para promover la colaboración entre departamentos.
Analítica avanzada y generación de reportes
Los datos generados por el HRMS son una amplia fuente de información. Una verdadera mina para la toma de decisiones estratégicas. Así mismo, entre sus capacidades destacan:
- Análisis predictivos para identificar tendencias en el talento humano.
- Informes personalizados sobre rotación, absentismo y productividad.
- Visualización gráfica de indicadores clave de rendimiento (KPIs).
- Uso de inteligencia artificial para proponer mejoras en la gestión.
Gestión de beneficios laborales
Y, cómo no, el bienestar de los empleados ha sido y es una prioridad, pero próximamente lo será aún más. Ante este panorama, un sistema de gestión de recursos humanos ayuda con:
- Diseño de programas de bienestar, como gimnasios o terapia psicológica.
- Monitorización de la satisfacción laboral a través de encuestas.
- Personalización de paquetes de beneficios según las necesidades individuales.
Por todas y cada una de estas funciones, el HRMS es una solución cada vez más indispensable para potenciar la competitividad y mejorar la experiencia de los empleados.
Beneficios de la implementación de un HRMS
Como entenderás ahora (o sabrás por experiencia), esas funciones del HRMS aportan numerosos beneficios. Ventajas útiles tanto para la organización como para los empleados.
1. Reducen errores por la automatización de procesos repetitivos
Como hemos dicho, un HRMS automatiza tareas administrativas como la gestión de nóminas, el seguimiento de ausencias y la incorporación de nuevos empleados. Así, se reducen errores humanos y se libera tiempo y recursos para que el departamento de Recursos Humanos se centre en actividades de mayor valor estratégico.
2. Ofrecen accesibilidad a los datos por la centralización
Al aunar toda la información en una única plataforma, todo está accesible en un mismo lugar, para todo el personal que se quiera, con total seguridad y en tiempo real. Algo que facilita y acelera la toma de decisiones basadas en datos precisos y actualizados.
3. Mejoran la experiencia del empleado
El acceso a un portal de autoservicio permite a los empleados gestionar su información personal, pedir días libres, consultar documentos o nóminas… Por lo tanto, aportan autonomía y mejoran la satisfacción laboral.
4. Aportan eficiencia y ahorran tiempo
Al optimizar procesos, los HRMS ofrecen una notable mejora en la eficiencia operativa y un importante ahorro de tiempo, de nuevo.
5. Evitan multas y sanciones
Los HRMS integran funciones de cumplimiento normativo muy avanzadas y adaptadas con las que actualizan automáticamente los cambios en la legislación. Por consiguiente, hay menos riesgo de sanciones.
6. Análisis y reportes avanzados
Los informes detallados con KPIs que ofrecen los HRMS facilitan la planificación estratégica y, de esta manera, mejoran la capacidad de respuesta de la empresa y sus equipos.
7. Ayudan a la escalabilidad de todo tipo de negocios
Los mejores software HRMS también destacan por su modularidad. Esta característica los hace ideales para empresas en crecimiento, ya que, en muchos casos, sus funcionalidades pueden escalarse. Un beneficio muy útil tanto para pequeñas plantillas como grandes equipos en expansión.
8. Fomentan el bienestar laboral
Por los módulos específicos para medir y mejorar el bienestar de los empleados, los HRMS ayudan a crear entornos de trabajo más positivos y, a la par, más productivos.
9. Aseguran los datos y la información sensible
Mediante la encriptación y protocolos de seguridad avanzados, los HRMS garantizan que los datos estén protegidos frente a accesos no autorizados, ciberataques o pérdidas accidentales.
10. Abaratan costes
Aunque conllevan una inversión inicial, los sistemas de gestión de recursos humanos reducen costes a largo plazo. ¿Cómo? Optimizando procesos, disminuyendo errores administrativos y, en general, mejorando la eficiencia de la empresa.
11. Se integran con otras herramientas
La gran mayoría de los HRMS se integran con sistemas externos, como herramientas de contabilidad, CRM o plataformas de reclutamiento. De esta manera, aseguran una gestión más fluida y conectada entre equipos y departamentos.
En general, puedes ver que la implementación de un software HRMS, además de optimizar procesos internos de recursos humanos, impulsa la productividad, la satisfacción de los empleados y el cumplimiento legal. Por ello, no es de extrañar que sean una inversión estratégica imprescindible para ser competitivo en el mercado actual.
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Tecnologías que se emplean actualmente
Lo que también está claro es que los software HRMS han evolucionado (y lo seguirán haciendo) gracias a la integración de tecnologías avanzadas. Entre las más utilizadas, encontramos:
- Inteligencia Artificial (IA). La IA es esencial para automatizar tareas de todo tipo, como la clasificación de currículums o la programación de entrevistas.
- Machine Learning. Por su parte, con el machine learning los HRMS analizan patrones en los datos de los empleados. De esta forma, prevén tendencias como la rotación de personal o identifican necesidades de formación.
- Big Data y analítica avanzada. El análisis de datos masivos ayuda a tomar decisiones basadas en datos. Por ejemplo, son capaces de cruzar datos históricos para averiguar qué prácticas aumentan la satisfacción laboral o retienen el talento.
- Tecnologías móviles. La posibilidad de acceder al HRMS desde cualquier lugar mediante aplicaciones móviles fomenta la flexibilidad laboral. Así mismo, los empleados pueden, a golpe de clic y en remoto, por ejemplo, solicitar permisos o consultar sus nóminas.
- Integración con la nube. Cada vez más empresas optan por HRMS en la nube, lo que brinda la oportunidad de almacenar grandes volúmenes de datos en un espacio seguro y accesible para todos. Esto garantiza que la información esté siempre actualizada y disponible en tiempo real.
HRMS en la nube frente a HRMS local
Al implementar un sistema de gestión de Recursos Humanos, muchos se plantean una pregunta muy importante: ¿es mejor optar por un HRMS en la nube o uno local? Cada opción tiene sus ventajas e inconvenientes. Por eso, la elección dependerá de las necesidades específicas de cada empresa.
HRMS en la nube
Por un lado, los HRMS en la nube son los que se alojan en servidores externos y se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Sus ventajas más destacadas son:
- Flexibilidad y escalabilidad. Son idóneos para negocios en crecimiento, ya que dan la posibilidad de añadir funcionalidades sin hacer inversiones adicionales en infraestructura.
- Actualizaciones automáticas. Los proveedores de este tipo de software suelen ofrecer mejoras constantes. De esta manera, aseguran que el sistema esté siempre actualizado.
- Menores costes iniciales. Aunque hay precios para todos los presupuestos y bolsillos, la mayoría de sistemas no conllevan una inversión significativa en hardware o mantenimiento.
Sin embargo, como hándicap, algunos negocios señalan que tienen preocupaciones sobre la seguridad de sus datos. Aún así, los proveedores normalmente ofrecen sistemas de encriptación de alta calidad.
HRMS local
Por otro lado, los HRMS locales se instalan directamente en los servidores de la empresa. Aunque son menos comunes hoy en día, siguen siendo una opción válida e interesante para ciertas compañías. Sobre todo, para las que tienen estrictas políticas de seguridad o para las que operan en sectores muy regulados. En este caso, como beneficios encontramos:
- Mayor control. Las empresas tienen un acceso completo a sus datos sin depender de terceros.
- Sin necesidad de conexión a internet. Son muy útiles para ubicaciones con acceso limitado a internet o donde la conectividad no sea estable.
En este punto, hay que mencionar que el HRMS local suele implicar una inversión inicial más elevada y sus actualizaciones son manuales. Esto último puede incrementar los costes notablemente a largo plazo.
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Ejemplos de HRMS
A día de hoy, el mercado de software HRMS es amplísimo, con un amplio abanico de opciones. Cada cual se adapta más o menos a diferentes tamaños de empresas y sectores. A continuación, te dejamos tres de los más populares y utilizados a nivel global:
Factorial
Factorial es ejemplo de un HRMS intuitivo y versátil. Gestiona nóminas, controla el tiempo de trabajo, optimiza procesos de selección y mejora la comunicación interna. Además, es una solución en la nube, perfecta para negocios que buscan una implementación ágil y accesible.
SAP SuccessFactors
Esta plataforma combina la gestión de recursos humanos con herramientas de análisis avanzado. Su objetivo es mejorar la experiencia del empleado y ofrecer soluciones personalizables, especialmente para empresas de gran tamaño.
Oracle HCM Cloud
Oracle ofrece un HRMS potente que integra IA y analítica avanzada para optimizar la gestión del talento y el desempeño de los equipos. Es una opción muy atractiva para empresas que priorizan la transformación digital.
Para concluir, solo nos queda decir que elegir el sistema adecuado dependerá de las características de tu negocio, del presupuesto con el que cuentas y de las funcionalidades que necesitas. Lo que es innegable es que los HRMS bien implementados son garantía de éxito para ganar productividad y satisfacer a tu equipo y empleados.
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