Software de Recursos Humanos: Todo lo que tienes que saber

Los departamentos de Recursos Humanos están evolucionando a una velocidad de vértigo; no solo por las tendencias del sector estos últimos años, sino también por la aparición del concepto “cultura de empresa”, “salario emocional” y otros que ponen en primera plana el bienestar de los empleados, que se consideran el activo más importante de la empresa. Aquellas compañías que dedican más tiempo a la gestión de sus empleados son las que retienen mejor el talento y tienen mayor productividad. Además, en los últimos días hemos vivido un contexto social que ha obligado a acelerar la implantación del teletrabajo en España; la crisis derivada por el Coronavirus, que hace necesario gestionar todos los aspectos de los Recursos Humanos desde casa; con un software específicamente diseñado para los Recursos Humanos.

Un Software diseñado para los RR.HH. puede conseguir que una empresa esté completamente adaptada al futuro (y al presente), además de dar un mayor control a este departamento sobre sus trabajadores y tiempo para centrarse en ellos, liderar estrategias que aporten valor a la empresa y otras tareas que realmente pueden marcar la diferencia.

Pero me estoy adelantando, vayamos por partes.

¿Qué es un Software de gestión de los Recursos Humanos?

Los Recursos Humanos tienen que llevar a cabo muchas tareas repetitivas, como puede ser la firma de contratos, la revisión de candidatos para un puesto nuevo, la comprobación del registro horario de cada trabajador, cuadrar los calendarios de las vacaciones, despidos, planes de acogida, y si seguimos esto se nos haría larguísimo.

Hasta hace poco, un responsable de Recursos Humanos solía estar enterrado bajo todo el papeleo con el que tenía que lidiar, pero las nuevas tecnologías han proporcionado una solución para automatizar algunos procesos que solían llevar horas; esta es el Software para Recursos Humanos.

Los Softwares de Recursos Humanos “digitalizan” y automatizan las tareas más farragosas. ¿Para qué? Además de para ahorrar tiempo, también pretenden evitar el error humano. Son un programa que quiere facilitar el trabajo de los responsables de Recursos Humanos para que estos puedan prestar atención a la gestión de las personas, no solo a sus nóminas o números. Además, también ayuda a facilitar las gestiones entre el departamento y los trabajadores, así como la comunicación.

Las ventajas de digitalizar tus Recursos Humanos con un software integral

Si trabajas en el departamento de Recursos Humanos de tu empresa y se te van las horas aprobando vacaciones, gestionando nóminas, persiguiendo a los trabajadores para que rellenen su ficha de control horario o firmen documentos, estas en el lugar correcto.

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¿No te parece que algunas de estas tareas se podrían automatizar? ¿Tienes la sensación de estar perdiendo tiempo que no empleas en cosas que podrían cambiar radicalmente el significado de los Recursos Humanos? Digitalizar los Recursos Humanos es mejorarlos, y aquí tenemos una lista de ventajas para demostrártelo:

1. Menos errores

¿Te acuerdas de que hemos estado hablando del error humano? Con esto no solo nos referimos a un fallo en el registro horario, confundir un 4 con un 9, o pequeños deslices como este. Si toda la información está clara y se puede consultar fácilmente podrás, por ejemplo, organizar las vacaciones de tus trabajadores sin que se solapen las unas con las otras.

2. Mayor seguridad

Proteger toda la información sensible de tus trabajadores con una llave o un cerrojo es lo menos seguro del mundo; los tiempos han cambiado y ahora tienes la posibilidad de mejorar tu sistema. Cuando los datos están alojados en la nube y encriptados, puedes proporcionar usuarios únicos y permisos para que cada empleado pueda acceder solamente a sus documentos (y esto también te ahorrará tiempo a ti, que no tendrás que buscárselos físicamente).

3. Transparencia y mejor experiencia de los empleados

Tanto para el departamento de Recursos Humanos como para los trabajadores y una posible Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Ten total control de toda la información que se crea; ten claro cuándo se creó y dónde encontrarla. Si es un programa intuitivo, además, mejorará la experiencia que tendrá tu empleado; podrá acceder fácilmente a toda la información que tenga que ver con él.

4. Información siempre actualizada

Con unos pocos clics podrás enviar documentos y pedir a tus empleados que te los firmen, así como hacer cualquier cambio en la información que hayas introducido en el programa. Teniendo en cuenta que un Software para Recursos Humanos reduce el papel administrativo, actualizar datos te llevará muchísimo menos tiempo, así que lo podrás hacer más rápido (eso si el cambio no es automático).

5. Disponibilidad inmediata de cualquier documento

Se acabó el emplear una hora en buscar un papel que “no sabes dónde han puesto”. En pocos segundos tendrás a mano el documento que necesites.

6. Mejor organización de la empresa

Con la información más ordenada, más clara y disponible para todos, la organización de la empresa mejora, así como la comunicación interna. Con un Software de Recursos Humanos que, por ejemplo, tenga un organigrama de empresa, todos los empleados sabrán a quién tienen que dirigirse si quieren trabajar con un equipo o hacer una consulta sobre un proceso específico. Además, con la posibilidad de asignar permisos a supervisores la cadena de mando también quedará mucho más definida.

7. Monitorización y seguimiento de procesos

Esto tiene que ver con la transparencia y la posibilidad de acceder a todos los datos que se necesiten. Cuando tienes la información en la palma de tu mano, es muy fácil detectar posibles errores a tiempo, así como analizar los datos, hacer informes y sacar conclusiones más significativas.

Y todo esto se puede resumir en dos conceptos; ahorro de tiempo y eficiencia. Lo que nos lleva, inevitablemente, a una mejora de la productividad, empezando por los departamentos de Recursos Humanos y terminando por el resto de trabajadores en general.

Problemas que solucionan los programas de Recursos Humanos

Sí, todo esto está muy bien y es muy prometedor. Pero, ¿cómo afecta un software para Recursos Humanos a una empresa, en la práctica? A continuación tocamos todos los problemas que este tipo de solución resuelve.

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Gestión de documentos y firma digital

Con un software de gestión de documentos podrás almacenar todos los documentos de tu empresa en un único lugar centralizado y más seguro; más seguro porque podrás decidir qué es público, qué es privado, qué necesita permiso de acceso y qué usuarios tienen acceso único. Esto también significa que tendrás espacio ilimitado; no dependerás de un cajón con carpetas o un mueble clasificador. El despacho del responsable de Recursos Humanos puede llegar a ser un simple ordenador, con las facilidades que eso conlleva.

Con este tipo de soluciones también tendrás asistencia en la gestión de nóminas, y las incidencias que ocurran en estas se podrán procesar más fácilmente. ¡Y podrás utilizar la firma electrónica para agilizar cualquier gestión relacionada con contratos u otros documentos desde donde quieras!

Control horario de empleados

Querrás cumplir con la Ley del Control Horario, con un método que sea válido para las posibles inspecciones de trabajo.

Un software para el fichaje permitirá que tus empleados registren sus jornadas, puede que de distintas formas; tú tendrás que elegir la que más se adapta a las necesidades de tu empresa. Este tipo de solución, además, reduce el absentismo y ayuda a regular las horas extraordinarias.

En España, por ejemplo, se hace muy necesario el uso de un software de Recursos Humanos precisamente porque el control horario de los trabajadores es obligatorio. Y no cualquier método vale; en principio este debe ser uno que no permita a nadie más que al trabajador editar las horas de entrada y salida. Con un software que incluya permisos y acceso por usuario único, podrás asegurarte de seguir la normativa a rajatabla sin peligro de incurrir en multas y sanciones por un mal fichaje.

Control de ausencias y calendario de equipo

¿Te imaginas ver fácilmente las próximas ausencias de tus empleados y poder organizar los turnos de estas de manera más eficiente?

Con un software que se encargue de este aspecto, podrás tener esta información siempre actualizada y disponible para consultarla; sabrás los días de vacaciones que le quedan a cada trabajador, las vacaciones utilizadas… ¡incluso podrás crear ausencias personalizadas dependiendo de la solución que elijas!

Con estos datos, tendrás la posibilidad de gestionar mejor a los equipos y las políticas de vacaciones que quieras. Se acabó sudar la gota gorda en los períodos anteriores a las vacaciones de la plantilla.

Reclutamiento y selección de nuevo talento

Si quieres un portal de empleo atractivo que llame la atención de los profesionales más preparados, necesitas un software ATS. Crea ofertas de trabajo, haz el seguimiento de los candidatos y olvídate de hacer un filtrado manual de curriculums.

Una vez hecho esto, un software de Recursos Humanos también te permitirá llevar a cabo un plan de acogida automatizado que mejore la satisfacción de tus empleados y facilite el proceso.

Evaluación de desempeño o productividad

Si mides la productividad de tus empleados y los resultados de sus tareas, podrás ajustar tus estrategias y ver en qué aspectos puedes ayudarlos.

Elige el tipo de evaluación de desempeño que crees que funcionará mejor y aplícalo. Luego, crea informes y analiza la información. ¡Esto es especialmente importante si tu empresa está trabajando y no tienes ninguna otra manera de medir el rendimiento de tus trabajadores! No te quedes con la sensación de no saber qué está pasando con tus empleados.

Recopilación y análisis de datos

Cuando toda la información de tu empresa está en el mismo lugar, es muy sencillo extraer informes que te ayuden a tomar decisiones basadas en datos cualitativos.

Si tienes que llevar a cabo procesos como el cierre del año, por ejemplo, tener toda la información recopilada también te será de muchísima ayuda para ahorrar tiempo.

Portal del empleado

Que el empleado tenga acceso a la información que necesite también te quita trabajo de encima; en vez de hacerte la consulta a ti, irá directamente al programa. Para él esto también será algo positivo; todo lo que tenga que hacer relacionado con los Recursos Humanos de la empresa será mucho más rápido y no le robará tiempo que puede emplear en sus tareas.

Gestión de turnos

La gestión de turnos en las oficinas tiene mucho que ver con el control horario, pero no todos los softwares que ofrecen herramientas para el control horario cubren esta otra necesidad.

Con la llegada del Covid-19 y el problema de mandar a las plantillas a las oficinas, ha surgido un nuevo problema; la necesidad de organizar a los trabajadores para que asistan a su puesto de trabajo con seguridad, por turnos y en equipos. ¿Quieres tener una buena planificación de estos turnos? ¿Quieres que todos tus equipos sepan cuándo tienen que ir a la oficina? ¿Quieres saber quién estará cuándo en su escritorio? Necesitas un software para la gestión de turnos.

Gestión de gastos

¿Te imaginas tener el control de todos los gastos de tu empresa y empleados? ¿Y poder aprobar y rechazar dichos gastos y planear presupuestos?

Con un software de gestión de gastos tendrás completa transparencia con cualquier transacción que se haga en nombre de la empresa o para ella.

Tipos de Softwares para el control de los Recursos Humanos

Hay muchas soluciones que tienen como objetivo solucionar problemas específicos que puedan tener los departamentos de Recursos Humanos de las empresas.

Por ejemplo, están los softwares para el control horario, que pueden proporcionarte opciones de fichaje tan variadas como los sistemas de registro de jornada por ordenador, los métodos que utilizan huellas dactilares o un código QR, etc. Luego están los softwares específicos para la gestión documental o HRIS, pensados para la gestión de nóminas y documentos en general. Hay muchas soluciones, y tú puedes elegir una más específica o bien otra que cubra varios frentes (o todos).

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Dentro de los softwares que pretenden solventar más de un problema y convertirse así en “la solución única”, hay que distinguir entre:

  • Softwares instalados en un dispositivo. Estos necesitan una descarga e instalación, ya que son programas físicos que tienen que estar en un ordenador u otro dispositivo.
  • Softwares alojados en la nube. No requieren de descarga ni instalación y son completamente online. Estos, además de aportar mayor seguridad al no depender en absoluto de ningún tipo de soporte físico, son más accesibles.

¿Qué preguntas tienes que hacerte a la hora de buscar un Software de Recursos Humanos?

No todas las empresas se beneficiarán del mismo tipo de Software para Recursos Humanos. Además, hoy en día hay muchas opciones entre las que elegir, y es por eso que debes hacerte algunas preguntas a la hora de decantarte por uno o por otro.

¿Cuáles son las necesidades del departamento de RRHH? ¿Y las de la empresa?

Investiga este punto antes de ponerte a buscar soluciones; e incluso, pregúntate si necesitas verdaderamente un Software para Recursos Humanos o si todavía no ha llegado el momento para ello. Una buena estrategia es, por ejemplo, ponerle tiempo a tus tareas cronometrándolas, haciendo una lista de estas y visualizando cómo sería tu día a día con un programa especializado. ¿Hay una diferencia sustancial?

Busca los puntos más conflictivos de tu departamento y comprueba si estos se solucionarían con un Software para Recursos Humanos.

¿Con cuántos empleados cuentas? ¿Qué perfiles tienen?

La cantidad de trabajo que tengas como responsable de Recursos Humanos no será la misma con 5 empleados que con 50. Además, esto también determinará el tipo de software que te va mejor; por ejemplo, si tienes más empleados, querrás una solución que te permita enviar documentos en masa a tus empleados, y no uno a uno. Muchas veces, el volumen de empleados también condiciona el precio del programa, así que este es un punto importante.

¿Tienes empleados que no van a la oficina pero necesitan fichar igualmente? ¿Son expertos tecnológicos o necesitan una solución sencilla y fácil de utilizar? ¿Necesitas un software que también esté disponible en dispositivos móviles? Piensa en cómo tus trabajadores podrán adaptarse al software en su día a día. O, mejor, piensa cómo el software puede adaptarse a ellos y a sus rutinas.

Esto es lo que deberías esperar de un buen Software para la administración de los Recursos Humanos

Ahora que ya tienes claro lo que quieres, te interesará saber qué mínimos debe incluir un software para Recursos Humanos que vaya a serte útil. He aquí nuestros consejos para elegir el mejor Software de Recursos Humanos.

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Almacenaje de información en la nube

Puede que te sientas más seguro contando con un soporte más “físico”, que solo pueda utilizarse en ordenadores de empresa. Sin embargo, te interesa dar fácil acceso a la plataforma desde cualquier lugar, sobre todo si sueles tener empleados que teletrabajan o si tus empleados no siempre trabajan en la oficina.

Además, la posibilidad de almacenar toda la información en la nube tiene un plus de seguridad, no solo de accesibilidad. Y esto nos lleva al siguiente punto.

Seguridad y privacidad

Los datos de un trabajador son un tema delicado; tú lo sabes más que nadie. El programa que elijas tendrá que velar por la seguridad de estos y cumplir con los estándares más estrictos para conseguirlo.

Pero no solo eso; también debería darte la posibilidad de asignar permisos para revisar ciertos datos, de modo que cada empleado sepa quién tiene acceso a su información y quién no, además de tener un lugar en el que solo pueda acceder él.

Portal del empleado intuitivo

¿De qué sirve una solución que no se puede poner en práctica? Si el programa que eliges es difícil tanto para ti como para tus empleados, y empleáis más tiempo en aprender a utilizarlo que en solucionar problemas y optimizar procesos…¿es una buena idea?

El objetivo de este software es ayudarte en tus tareas y también permitir a los trabajadores llevar a cabo el fichaje o la firma de documentos, por ejemplo, de manera más rápida. Recuérdalo.

Sincronización automática

Si estamos hablando de un software de ausencias, estas tienen que actualizarse automáticamente cuando un empleado haga cualquier modificación. Así, la información siempre estará al día y te será más fácil trabajar con ella. Si esto es así, procesos como el onboarding de nuevos empleados o el envío de documentos podrán automatizarse, ahorrándote muchas horas de trabajo.

Del mismo modo, tiene que integrarse con cualquier herramienta que estés utilizando en tu día a día.

Adaptado a la legislación vigente (con actualizaciones)

Además de cumplir con la normativa de seguridad de datos y la LOPD, tendrá que adaptarse a cualquier ley con la que tengas que trabajar en el terreno laboral. Por ejemplo, la Ley del Control Horario si es que quieres utilizar el software para hacer el registro de la jornada de tus empleados.

Igual de importante es que el Software vaya evolucionando a medida que lo hacen las leyes; querrás que tu solución esté siempre adaptada a las últimas modificaciones de las distintas normativas, para asegurarte de que lo estás haciendo todo bien y no tendrás problemas con posibles inspecciones de trabajo.

Cómo escoger el mejor software de Recursos Humanos

Porque no existe «el mejor software de RRHH», sino el que mejor se adapta a las necesidades de cada empresa. Eso sí, siempre es bueno que solucione los problemas que todos los departamentos de Recursos Humanos comparten y proporcione una base a la empresa (agilizar procesos).

Pero, por lo demás, ¿cómo saber qué software de Recursos Humanos es el mejor para ti? He aquí algunos consejos para decidirlo:

  • Conoce las necesidades de tu departamento de RRHH. Ya hemos hablado de esto, pero volvemos a comentarlo porque es lo más importante para que la solución que elijas tenga un buen Retorno de la Inversión o ROI.
  • Ten en cuenta el tamaño de tu empresa. Y no solo nos referimos al número de empleados que tengas ahora, sino a la proyección del negocio a corto y largo plazo. No querrás estar cambiando de solución cada seis meses para que tus empleados tengan que aprender a utilizar herramientas una y otra vez.
  • Valora cómo quieres almacenar la información. ¿Te interesa tenerla en la nube o en un ordenador en el que instales el programa? Nosotros siempre recomendamos tenerla en la nube, por eliminar el problema del espacio de almacenaje, pero solo tú sabes lo que es mejor en tu caso.
  • Valora la autonomía y movilidad de tus trabajadores. ¿Van a tener que gestionar cosas como el control horario o la firma de documentos fuera de la oficina? ¿El teletrabajo es una filosofía de trabajo extendida en tu empresa? Hay soluciones que lo digitalizan completamente todo para que los trabajadores puedan desarrollar su actividad en remoto y sin ningún problema, otros que permiten fichar desde una app móvil.
  • Busca una solución que vaya más allá. No te conformes con una herramienta que te solucione los problemas; consigue que esta te ayude a mejorar tu departamento de Recursos Humanos. Hay programas para la gestión de los RRHH que te permiten extraer informes para tomar mejores decisiones, por ejemplo.

Cómo convencer a tu CEO de la necesidad de un software de gestión de Recursos Humanos

A veces la decisión de destinar parte del presupuesto para Recursos Humanos a un software no es del responsable de este departamento, aunque sea este quien mejor conoce las necesidades y oportunidades que suponga.

Si te ha pasado esto, no te preocupes; no eres el/la único/a que se ha encontrado con este obstáculo. ¿Quieres convencer al CEO de tu empresa del cambio que supondría contar con este tipo de solución? Te damos algunos consejos que puedes aplicar cuando tengáis vuestra reunión para discutir sobre el asunto:

Para empezar, deberás hablar del efecto que tendría en toda la empresa. Obvia lo mucho que te facilitaría la vida; cuéntale en qué emplearías el tiempo ahorrado por tu parte, cómo mejorarías otros aspectos, cómo repercutirá en los costes y en su ahorro, cómo dejará de limitarse el crecimiento de la empresa.

Estos son los beneficios de un software para RRHH de los que puedes hablarle a tu CEO:

  1.  Automatiza y agiliza procesos. No solo en el departamento de RRHH, sino también para los empleados. Si un trabajador tarda menos en hacer el registro horario, en gestionar un documento, en pedir las vacaciones, en saber quién es el responsable de cada departamento gracias al organigrama…podrá dedicar ese tiempo a ser más productivo.
  2. Aumenta la satisfacción del empleado. Y aquí es importante que el programa elegido sea intuitivo. Tener un portal personal en el que cada trabajador pueda resolver sus problemas sin necesidad de pasar por distintos despachos es muy gratificante.
  3. Analiza datos y crea informes. Sácale jugo a las posibilidades de este tipo de softwares y consigue una mayor transparencia en la gestión de los trabajadores. Así, podrás tomar mejores decisiones.
  4. Es necesario para teletrabajar. Ahora mismo, teletrabajar se ha convertido en una necesidad para muchas empresas. ¿Se puede hacer sin un software que automatice y digitalice los procesos? La respuesta es no, o no sin todos los problemas que eso supone.

Otras cosas que puedes hacer es proponerle que pruebe el período de prueba gratuito con el que cuentan muchas de estas soluciones, y preparar un cálculo de ahorro de costes.

Factorial: Software de gestión de Recursos Humanos y proveedor de materiales útiles para el departamento

En Factorial trabajamos para empoderar a todos los responsables de todos los departamentos de Recursos Humanos de cualquier empresa, y por eso nuestro Software está pensado para solucionar todos sus problemas y no sólo eso; también para llevar al máximo la gestión de sus trabajadores.

Nuestro objetivo es brindar una solución todo en uno que cubra todas las necesidades de los profesionales de Recursos Humanos, sean cuales sean.

Además, también creamos cada mes recursos descargables y materiales que pueden ser de utilidad, como plantillas, guías prácticas, calendarios laborales, checklists y muchos otros.

Prueba el Software para la gestión de los Recursos Humanos para Pymes de Factorial

En Factorial queremos proporcionar a los departamentos de Recursos Humanos la mejor herramienta, aquella que solucione todos sus problemas y se ajuste a sus necesidades. Y es que trabajamos según los problemas de nuestros clientes, nos adaptamos a las nuevas tendencias del mercado y mejoramos con sus opiniones.

¿Quieres saber cómo Factorial ha ayudado a otras empresas? Te dejamos con la opinión de Āticco, uno de nuestros clientes.

¿Quieres digitalizar tu departamento de Recursos Humanos para aplicar el teletrabajo y adaptarte a la crisis del Coronavirus? Factorial quiere ayudarte y por eso está ofreciendo un período de prueba gratuito de 14 días. ¡Ya no tienes excusa para no centrarte en lo más importante; tus empleados! 

 

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