Tendencias en RRHH: Intelligent Workplace o la vuelta estratégica a la oficina

La pandemia del coronavirus ha traído a las empresas más novedades de las que nadie esperaba. El confinamiento obligó a implementar el teletrabajo y, ahora que todo se está flexibilizando, los trabajadores empiezan a volver a las oficinas.

Es precisamente aquí donde está el punto de inflexión por dos razones:

  • No se puede volver a la oficina pensando en que las circunstancias son las mismas que antes, sino que hay que planificar una estrategia de vuelta que resulte eficiente.
  • Las oficinas ya no son lo que fueron, ya que están en proceso de transformación para llegar a ser intelligent workplaces.

Todo esto está marcando las nuevas tendencias en RRHH del 2020. Ya lo vimos con el teletrabajo y lo mismo sucede con la vuelta a la oficina. Por ello vamos a centrarnos ahora en esto último: el concepto de intelligent workplace y cómo volver a la oficina.

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En qué consiste un intelligent workplace y por qué supone una nueva tendencia en RRHH

Un intelligent workplace es una oficina en la que está presente un nuevo modelo de ocupación, espacio, tecnología, liderazgo, comunicación y formación. Además de esto se prestará una atención muy escrupulosa a la limpieza, desinfección y presencia de aire limpio.

Conseguir transformar una oficina tradicional en un intelligent workplace supone novedades en las funciones del departamento de Recursos Humanos porque no se trata solamente de un cambio en el aspecto y disposición de las oficinas. También lleva consigo un cambio en el plan de comunicación interna y en la formación, tanto para equipos como para líderes, lo cual es tarea de Recursos Humanos.

Veremos a continuación cómo planear la vuelta a la oficina, a este nuevo intelligent workplace.

Cómo volver a la oficina desde un punto de vista estratégico

La transformación de una oficina tradicional a un intelligent workplace pasa por un proceso previo de desenfección y limpieza antes de que los trabajadores se incorporen de nuevo.

1. Limpieza y desinfección de las oficinas

Para limpiar las oficinas antes de que los trabajadores se incorporen hay que seguir las siguientes pautas:

  • Incorporación de fundas y telas antibacterianas.
  • Desinfección con ozono.
  • Control de temperatura.
  • Ventilación.
  • Provisión de los equipos de protección individual que se requieran.
  • Gel hidroalcohólico.
  • Limpieza certificada.

Cuando los trabajadores se incorporen todo tiene que estar preparado, limpio y desinfectado y se deben seguir las mismas pautas conforme el tiempo vaya pasando.

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2. Nuevo modelo de ocupación

Además de la higiene hay que definir un nuevo modelo de ocupación de la oficina en el que se tendrá en cuenta lo siguiente:

  • Qué trabajadores regresan a la oficina y dónde se sentarán.
  • Quiénes son los trabajadores que no están en la oficina durante toda la jornada laboral y cómo interactuar con ellos.
  • Separación entre posiciones fijas.
  • Creación de espacios de concentración aislada.
  • Las restricciones que habrá en la ocupación de los espacios comunes.
  • Posibilidad de lugares donde se intercambie material sin contacto.
  • En todo caso la empresa precisa de una normativa de uso de espacios, accesos, circulación, señalética, etc.

Lo más importante de este nuevo modelo de ocupación es que va mucho más allá de la prevención. Es una forma de estar en los puestos de trabajo que mejora la actividad y la productividad.

Digitalización de los espacios de trabajo

El proceso de transformación a intelligent workplaces implica una digitalización de los espacios de trabajo y también de los procesos.

De esto podríamos poner muchos ejemplos prácticos. Uno de ellos son las apps para hotdesking. El hotdesking consiste en una mesa grande donde hay varias personas trabajando con su ordenador. Llega una nueva persona y si hay un sitio se coloca y se pone a trabajar. Una app servirá para ver qué puestos quedan libres y cuándo.

Otra cosa que se puede hacer es transformar salar convencionales en espacios virtuales.

De todas formas esto no es más que el principio ya que tenemos cada vez más cerca el Internet de las cosas para incorporar a los intelligent workplaces. El Internet de las cosas permite conjuntar gestión en la nube, análisis de datos, redes inalámbricas y sensores. Ahora, como sabemos, muchos objetos de las oficinas no están conectados a Internet pero la idea es que se lleguen a incorporar sensores a todo para conectarlo a la red.

Se pueden mencionar muchas soluciones pero sin lugar a dudas la más importante de todas es el portal del empleado.

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La mportancia de un portal del empleado, una de las tendencias en Recursos Humanos que más se está utilizando

Se suele hablar de la tecnología como aquello que cambia la vida de las empresas pero si hay algo importante son los empleados. Lo son porque ellos son los que usan las tecnologías y en ellos se materializa el buen rendimiento de la compañía y la obtención de resultados.

No cabe duda de que proporcionar herramientas que ayuden a los trabajadores a hacer su trabajo en menos tiempo y mejorar la comunicación entre ellos ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y costes.

De ahí la importancia de incorporar distintas aplicaciones: app para fichaje, app para firma electrónica, app para control horario de empleados, etc. Todo esto queda recogido en el portal del empleado que permite:

  • Mejorar la comunicación interna mediante creación de eventos, envío de comunicados internos y compartición de documentos visibles para todos los trabajadores.
  • Gestión de ausencias, vacaciones, bajas, nóminas, etc.
  • Uso por el propio empleado sin necesidad de acudir continuamente al departamento de Recursos Humanos.

¡Hay muchas razones por las que es totalmente recomendable utilizar un portal de empleado!

Las tendencias en RRHH pasan por crear conciencia del uso de herramientas digitales

Cuando se empiezan a utilizar herramientas digitales, alguien tiene que ser el primero en probarlas y crear conciencia de los beneficios de su uso.

En la práctica, el uso de estas herramientas debe empezar a moverlo el departamento de Recursos Humanos y después una serie de trabajadores “embajadores”, que serán los que empiecen a trabajar con las nuevas herramientas y después extenderán su uso a los demás compañeros.

No obstante, la transformación de las oficinas en intelligent workplaces requiere un periodo de adaptación y formación que el departamento de Recursos Humanos se encargará de liderar.

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Escrito por Carolina Lacruz y editado por Marina Camacho.

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