Matriz RACI para mejorar la toma de decisiones en tu equipo

Una mala coordinación en cuanto a quién toma las decisiones puede tener consecuencias nefastas. Desde la generación de conflictos y mal clima laboral, hasta la incorrecta ejecución de un proyecto por no haber delimitado las funciones de cada miembro del equipo. La matriz RACI nos ayuda, precisamente, a evitar todo esto.

¿Qué es la matriz RACI?

La matriz RACI es una herramienta que sirve para delimitar las responsabilidades de todos los perfiles que intervienen en un proyecto. 

Tiene mayor utilidad en grandes empresas, en donde puede haber funciones que se solapen y pérdidas de información por una comunicación deficiente.

También tiene sentido en entornos de trabajo colaborativos en los que participan varias compañías. Precisamente porque ayuda a delimitar las responsabilidades y a coordinar perfiles que fuera de esa colaboración podrían tener funciones y roles muy similares.

👉 Descubre en qué consiste el organigrama Matricial y qué perfiles de empresas lo utilizan. 

¿Cuáles son los perfiles que se diferencian en una matriz RACI?

El nombre de esta herramienta es un acrónimo que viene de: Responsible (responsable), Accountable (autoridad), Consulted (consultor) e Informed (informado).

A continuación explicamos cada uno de esos perfiles y las funciones que a priori se asocian a ellos:

Responsible o Responsable

Se trata del responsable de un trabajo concreto o del completo desarrollo de un proyecto. 

Accountable 0 Autoridad

Una traducción literal del término nos lleva también a responsable. Aunque en este caso se refiere al responsable último. Es quien toma las decisiones y asume las consecuencias de las mismas. Sería un rango ligeramente inferior con respecto al anterior.

Consulted o Consultor

Se trata de los consultores. Ofrecen asesoramiento sobre los pasos que deben darse, aunque no son los responsables ni asumen las consecuencias de estas decisiones.

Informed o Informado

Perfiles que tienen que estar informados en todo momento pero que no intervienen activamente en el proyecto o trabajo. 

¿Quién participa en la realización de una matriz de este tipo?

Un project manager dará el primer paso para esbozar qué personas formarán parte del proyecto y con qué rango y nivel de responsabilidad. 

Este project manager contará con un equipo que impulsará el trabajo, definiendo y ejecutando todas las tareas necesarias para cumplir los objetivos. Este listado de tareas es fundamental para determinar al mismo tiempo quién es el responsable de cada una de ellas.

Para la selección de todos los perfiles resultará clave la participación y asesoramiento constante desde el departamento de gestión de personas. En primer lugar, ellos son los que contarán con la información suficiente para corroborar si los profesionales que se barajan están capacitados para responsabilizarse en la medida que se está valorando. 

Para ello se tendrán en cuenta las evaluaciones de desempeño periódicas así como procesos de feedback actualizados. Ayudarán a determinar si esa persona se encuentra en un buen momento profesional para asumir ciertas responsabilidades o si, por el contrario, no es el momento más adecuado.

Otra herramienta útil y complementaria que puede aportar el departamento de gestión de personas es el modelo de las 9 cajas o 9 box grid, pues ayuda a determinar el liderazgo efectivo y potencial de los profesionales de una organización. 

¿Cómo hacer una matriz RACI?

Una matriz RACI puede ejecutarse con la aplicación de cuatro pasos:

Paso 1: Identificar qué tareas hay que llevar a cabo. Es necesario bajar al terreno y detectar todas las pequeñas, medianas y grandes acciones a realizar. 

Paso 2: Asignar responsabilidades. A cada una de esas tareas hay que asignar un responsable, una autoridad, un consultor y los perfiles que deberán estar informados. 

Paso 3: Validar con el departamento de RR. HH. Su información y conocimiento resultarán claves para detectar si se han seleccionado a los perfiles adecuados por momento profesional o personal, motivación y afinidad con la empresa, carga de trabajo, etc.

Paso 4: Comunicar la matriz RACI a todos los involucrados y corroborar que cada uno de ellos ha entendido sus funciones. 

👉 ¿Cómo encontrar al mejor candidato para el puesto de trabajo? Te explicamos el paso a paso.

¿Cuándo es recomendable el uso de la Matriz RACI?

El uso de una matriz RACI es especialmente útil en grandes proyectos ejecutados por empresas de cierto tamaño. En estos casos, se requiere de la participación de diferentes departamentos que, en el día a día, ya cuentan con sus responsables con tareas propias definidas que podrían solaparse al trabajar conjuntamente. 

En  consecuencia, también es útil en colaboraciones entre diversas corporaciones que van a trabajar conjuntamente para desarrollar un proyecto de cierta envergadura.

Por ejemplo, una UTE (Unión Temporal de Empresas) para la ejecución de una licitación. Lo más probable  es que cada empresa ya cuente con sus responsables habituales, sus propios consultores, etc. Delimitar bien quién asumirá los roles clave evitará problemas que deriven en un trabajo final de baja calidad. 

Las ventajas de crear una Matriz RACI

La matriz RACI ofrece claras ventajas, especialmente en los entornos descritos, como grandes empresas o colaboraciones entre varias corporaciones.

• Se trata de un mapa claro y consensuado que permite el desarrollo de las tareas con los roles claramente definidos. 
• Favorece una rápida comunicación, ya que permite conocer con agilidad a quién reportar una incidencia, información o dato relevante para la consecución de los objetivos.
• Debido al punto anterior, aumenta la productividad.
• Permite asignar tareas y responsabilidades a quien realmente puede asumirlas, asegurando cargas asumibles de trabajo y delimitando la aparición de cuestiones como estrés, fatiga laboral, etc.
• Es una forma de asegurar el desarrollo profesional, pues permite asignar nuevas responsabilidades a perfiles con potencial de crecimiento en la organización. 
• Derivado de lo anterior, es una excelente herramienta para fidelizar talento, pues se asegura una evolución laboral en la organización.

Algunas desventajas de la Matriz RACI

• Exige de actualización y reasignación de roles en caso de alguna baja inesperada por enfermedad o cualquier otro tipo de ausencia no prevista. 
• Requiere un fomento de la comunicación extra para corroborar que todos están alineados. Es necesario realizar un seguimiento constante para comprobar si alguna tarea se está quedando sin ejecutar. Bien por error de las personas implicadas o por mala configuración inicial de la matriz RACI.

Ejemplos de una matriz RACI 

Imaginemos un evento de presentación de resultados corporativos, en donde intervendrá un  portavoz de la empresa para ofrecer los datos en relación al último año financiero. 

El acto requerirá de la convocatoria de una rueda de prensa, que servirá también para reunir a accionistas, proveedores y socios de la organización. 

El primer paso sería identificar tareas claves para, a partir de ahí, determinar qué perfiles deberían involucrarse y en qué nivel, según la matriz RACI. A continuación algunas de las principales a considerar siguiendo con el ejemplo:

• Reserva de espacio en el que se desarrollará el evento.
• Recopilación por parte del departamento comercial de clientes actuales y potenciales que podría ser interesante convocar. 
• Redacción de guión.
• Diseño de presentación para apoyar con datos y elementos visuales al portavoz durante la sesión. 
• Convocatoria de medios de comunicación. 
• Diseño y redacción de Dossier de Prensa.
• Envío a medios de comunicación de toda la información. 

A partir de aquí, habrá que determinar los perfiles profesionales que deben participar en el desarrollo del proyecto. Así como su nivel de participación de acuerdo con los perfiles. El ejemplo de matriz RACI para el caso propuesto sería el siguiente.

De este modo, todos los miembros del equipo conocerán, en un simple vistazo, qué es lo que tienen que hacer. También a quién dirigirse en caso de necesitar más información, consultoría o aprobación. 

Este tipo de matriz RACI puede complementarse con cronogramas GANTT u otros modelos de representación que aceleran la gestión de proyectos y su ejecución. Asegurando en definitiva que se están dando los pasos previstos para desarrollar el proyecto y sus trabajos de forma eficiente.