Gestión de gastos anticipados en empresas: todas las claves

Es completamente normal que una compañía pague de antemano por una prestación o servicio que recibirá o disfrutará en un futuro.

Se trata de los llamados gastos anticipados y, aunque a priori, parece que solo es importante para el área de contabilidad, también es recomendable para los profesionales de Recursos Humanos. Al final, hacéis un equipo y así podéis colaborar mejor.   

La primera duda que puede asaltarnos es si estamos ante gastos anticipados o no. Pero una vez resuelta, aparecen otras preguntas. ¿Los gastos anticipados van en activo o en pasivo? ¿A qué nos referimos con periodificación contable? ¿Cómo contabilizar los gastos anticipados en la cuenta de la empresa? Lo repasamos a continuación.

¿Qué son los gastos anticipados?

Cuando una compañía paga de forma adelantada por un servicio o una prestación que todavía no ha disfrutado o recibido tiene gastos anticipados. Por eso, aunque se contabilizan en el ejercicio actual, corresponden a uno posterior. En contabilidad es indispensable llevar al día los gastos anticipados para la planificación y la solvencia del negocio. 

El ejemplo más sencillo es el pago de un seguro cuya duración es de un año. Pongamos que tu compañía lo paga en julio de 2023. A la hora de reflejarlo en en el balance, deberás separar el coste del seguro para los meses de 2023 y para los de 2024, pues estos últimos corresponden a gastos anticipados. 

El registro de estos te permitirá tener una visión global del presupuesto de la compañía y tomar mejores decisiones financieras.

La periodificación contable: el principio del devengo

A la hora de reflejar los gastos anticipados se cumple la periodificación contable.  Es decir, se ajustan esos gastos anticipados (y también ingresos anticipados, si los hubiera) al ejercicio económico que realmente les corresponda, con independencia de cuándo se hayan cobrado o pagado. Si te dedicas al área de contabilidad ya sabrás que se aplica el llamado principio de devengo que dice así:

“Los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieren, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro”.

Pero, ¿cómo llevamos esto a la práctica? Primero, hay que tener claros cuáles son esos gastos anticipados. Después, si los hubiera, en el ejercicio contable utilizaremos una de las cuentas de «Ajustes por periodificación» de los subgrupos 48 y 58 (que ya se incluyen el Plan General Contable):

Y ya que los hemos mencionado, aprovechamos para recordarte que para los ingresos anticipados se utiliza la cuenta (567) Intereses pagados por anticipado.

👉 Te explicamos cómo funcionan las notas de gastos en este artículo

Gastos anticipados: ¿activo o pasivo?

Los gastos anticipados, recogidos en la cuenta 480, se consideran siempre un activo para la empresa. Esto es así porque son gastos no devengados, que indican el derecho que tiene la compañía de recibir los servicios o prestaciones que ya ha pagado.

Los activos de una empresa son los bienes, derechos y otros recursos que tiene, como oficinas o equipos informáticos, pero también incluimos aquellos de los que se espera tener un beneficio en el futuro.

Cómo registrar los gastos anticipados en el balance de situación

Para registrar los gastos anticipados se debe acudir a un asiento de compra, es decir, realizar una anotación en el diario que indique el concepto de gasto, el importe y la cuenta a la que se abona. 

Lo vemos en un ejemplo. Pongamos que tenemos que realizar un pago anticipado para el alquiler de las oficinas por doce meses. El asiento contable quedaría de esta forma:

Asiento 1: El 4 de julio de 2023 pagamos el alquiler que asciende a 1.200 Euros y lo registramos así.

Asiento 2: El 31 de diciembre de 2023, de acuerdo con el principio de devengo, realizamos el asiento de periodificación. Imputamos como gasto a este año 2023: 300 Euros (1.200 / 12 x 3), y dejamos para el año 2024 el resto: 900 Euros.

Asiento 3: Finalmente, en el año 2024 se imputa a gasto lo que corresponde a este ejercicio.

En realidad, en este último paso, lo que hacemos es dar la vuelta al asiento que hicimos el año pasado con el objetivo de imputar el gasto y eliminar la cuenta del gasto. Al pasar los doce meses, el saldo de la cuenta de gastos debería ser cero.

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