Los 4 fallos más comunes en el cálculo de nóminas

El mayor conocimiento que el equipo de gestión de nóminas tiene de las leyes, reglamentos y disposiciones laborales aplicables no siempre evita los errores involuntarios en el cálculo de nóminas. Equivocarnos en el cálculo de la nómina es mucho más que tener una diferencia de pagos: puede traernos problemas en la empresa al crear discrepancias con la Tesorería de la Seguridad Social. ¿Cuáles son esos fallos o desviaciones más comunes y cómo podemos evitarlos?

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Inexistencia de un sistema de trabajo o programa para calcular las nóminas

Cuando un empleado ve que cobra menos de lo que le tocaba ese mes, cuando ve que no está siendo retribuido correctamente, nace el malestar en su relación con la empresa. Y cuando se paga de más, casi nadie reporta el error. Hasta que no lo detectamos internamente o, lo que es peor, hasta que no las detecta una auditoría o la Administración pública, puede pasar muchísimo tiempo y con consecuencias negativas: aparecen costes y gastos que no se había presupuestado porque no se pensó en tener que subsanar esos errores.

¿Cuántos de vosotros seguís trabajando con hojas de cálculo, sistemas manuales o con la calculadora al lado? Tener varios sistemas para introducir y calcular la información de la nómina y no tenerlos integrados genera angustia y, sobre todo, muchos errores e inconsistencias.

En el caso de que el error lo detecte, por ejemplo, la Tesorería de la Seguridad Social, podemos enfrentarnos al pago de multas y recargos que costarían mucho más que el importe descuadrado. Con lo que al final, lo que hay que pagar por errores u omisiones puede superar con creces el no haber priorizado la gestión de una correcta metodología o el haber invertido en un buen programa de cálculo de nóminas.

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Rellenar diferentes contraprestaciones en la nómina en función de la jornada laboral

Las vacaciones, las horas extra, el plus por nocturnidad, empleados que solicitan una reducción de jornada, personas en prácticas, subidas de salarios, ausencias, bajas médicas, vacaciones, contratos a tiempo parcial… Cada vez hay más variables a tener en cuenta al calcular las prestaciones para cada trabajador y supervisar los conceptos retributivos abonados.

Es es muy fácil confundirse cuando los cambios en las condiciones para calcular la nómina hay veces que se transmiten en una conversación de pasillo, otras veces nos encontramos con información mal indicada en cadenas de e-mail, nos llega a través de llamadas de teléfono, de documentos, o incluso a veces los datos no se transmiten a tiempo y los cambios no se pueden aplicar cuando estaba previsto. En Factorial queremos evitar los problemas y malentendidos que pueden generar diferentes canales y fuentes de información. Por eso, nuestro software de Recursos Humanos Factorial HR centraliza todos los datos que necesitas para rellenar las nóminas correctamente en cada período, y al mismo tiempo informar de manera transparente a tus empleados sobre sus retribuciones.

Querer rellenar las nóminas sin la antelación suficiente

Estamos viendo todos los aspectos que hay que tener en cuenta para calcular una nómina y la complejidad que supone poder consolidar toda esa información para cada empleado. Por eso, si quieres que todo esté bien desde el principio, planifícate con el tiempo suficiente para poder verificar que la información y los cálculos sean correctos mes a mes.

Y nada de intentar reaprovechar nóminas anteriores como base para ganar tiempo: aunque haya personas que se encuentren en situaciones contractuales y laborales similares en tu empresa, no siempre serán exactas. Cada mes pueden cambiar las contraprestaciones personales y es importante organizar toda la información de Recursos Humanos y tenerla al día.

El ciclo en el cálculo y pago de nóminas es mensual, así que te recomendamos centrarte en los primeros veinte días de cada mes en preparar esos pagos teniendo en cuenta las siguientes tareas: recopilar y poner al día toda la información sobre la situación actual de cada trabajador, coordinar las nuevas altas, y gestionar las liquidaciones de IRPF y de Seguridad Social

Reducción de personal de administración

Ya sea por la crisis o por ser una pyme, lo cierto es que las áreas de Finanzas y Recursos Humanos también andan escasas de personal cualificado en muchas empresas. ¿Cuáles son las consecuencias? La principal, la falta de control interno en el proceso de cálculo de nóminas, y también errores en los cálculos de los impuestos y aportaciones a la Seguridad Social. ¿A qué se deben estos errores? A una incorrecta manipulación de fichas de datos económicos, a confundir o querer modificar datos laborales de períodos que ya han sido pagados o por no saber cómo gestionar las incidencias en el cálculo de nóminas anteriores.

Aprovechamos para darte un consejo: lo mejor es hacer las modificaciones en las nóminas del mes siguiente, no modifiques datos laborales de períodos que ya han sido abonados o complicarás todavía más el cálculo correcto de las nóminas. Si utilizas un programa de nóminas te será muy fácil hacer y reflejar los cambios en las siguientes nóminas y que a su vez estos cambios no afecten a las nóminas que ya has pagado. ¡No recalcules nóminas ya pagadas! Si, por ejemplo, uno de los trabajadores de la empresa presenta una baja médica cuando ya tienes rellenada y cerrada la nómina, hazlos y refléjalos en la nómina del mes siguiente.

Tanto por la facilidad de uso como por el ahorro económico, muchas empresas que quieren cumplir eficazmente con los trámites administrativos están confiando en softwares de nóminas que les ayuden a automatizar, sin errores, el cálculo de sus nóminas. Si ya usas uno, conocerás todas las ventajas que consigues en la gestión diaria de tus funciones administrativas y contables. Si no es así, prueba ya gratis durante 30 días el software de nóminas online Factorial Nómina y verás cómo desaparecerán los descuadres en tus nóminas. Además, tendrás toda la información que necesitas para contrastar tus datos, realizar tus verificaciones de pagos y consolidar tus modelos de impuestos y liquidaciones. Y estarás al día de todas las novedades a nivel contable y de normas y leyes que afecten al cálculo y pago de las nóminas.

Sin olvidar que el ahorro de tiempo puede servir para que las personas dedicadas al área de Recursos Humanos puedan invertir su tiempo en áreas como la gestión de la productividad o del talento. Tareas en las que les ayudará la integración de datos entre tu asesoría y Factorial HR.