Reuniones “One to one”: ¿Cómo aplicarlas en tu empresa?

En muchas pequeñas y medianas empresas no hay tradición de reunirse de manera puntual con el equipo más allá de las reuniones generales de equipo que se hacen de vez en cuando.

Los problemas en el equipo suelen resolverse cuando son una realidad y no pueden posponerse por lo que en la mayoría de ocasiones ya es demasiado tarde para actuar. Las reuniones One to one son breves encuentros privados en los que un empleado y su manager pueden hablar sin presión durante unos minutos.

Ten en cuenta que en las empresas que no hay tiempo para las reuniones One to One, lo que sucede es que durante semanas o meses existe un problema dentro del equipo que puede estar retrasando el trabajo de los empleados o minando su motivación. Atacarlo sólo cuando es evidente es perder una cantidad de tiempo y recursos que no muchas pequeñas y medianas empresas se pueden permitir.

Las reuniones One to one multiplican la productividad de tu equipo y transforman a las empresas en estructuras más ágiles y eficientes y permiten anticiparse a posibles problemas internos, bajas en el equipo o descensos en la producción.

Si lo piensas bien, pierdes más tiempo obviando un problema que planificando estas breves reuniones semanales. ¿De verdad quieres un equipo trabajando a medio gas?

¿Que hacer antes de una reunión One to One?

A nadie le gustan esas famosas reuniones que podrían ser un correo electrónico. En el caso de reuniones 1:1, es aún más importante que los involucrados lleguen preparados. Para ello, es importante prestar atención a ciertos puntos.

Establecer la puntos claves antes

Escriba los puntos importantes que necesitan ser discutidos. Pueden estar relacionados con el proyecto en el que están trabajando, el desarrollo técnico, las ambiciones de los empleados y otra información de importancia.

El/La manager debe traer a esta conversación el Plan de Desarrollo Individual, el calendario de vacaciones y el plan de puestos y salarios . Esta información se puede compartir con el equipo de RRHH o, si la empresa utiliza un software de gestión de personas, se puede consultar directamente en el panel de la plataforma.

Preparar comentarios constructivos

La cultura del feedback es una de las más importantes de la empresa, pero también una de las que más atención necesita. Saber señalar puntos de mejora en un compañero de trabajo es fundamental para que el respeto y el compromiso no se vean afectados. Por eso, si necesitas señalar algo que no se hizo bien, elige palabras de aliento , señala cómo se puede mejorar y no olvides que, al otro lado, hay una persona. ¡Sé empático!

Una posibilidad es llevar un Plan de Desarrollo Individual listo para usar a la reunión One to One. Así, la retroalimentación ya trae consigo el camino de solución al problema.

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Presta atención

La idea de una reunión con solo dos personas es precisamente mejorar el enfoque de lo que se está discutiendo. Y así lograr que el empleado sea escuchado. No importa el tamaño de la empresa: es fundamental que cada profesional se sienta capaz de hablar y sepa que alguien lo escuchará.

Por tanto, si vas a participar en una reunión 1:1, apaga todo lo que pueda llamar tu atención en ese momento. Asegúrate de estar completamente concentrado en la reunión.

Realiza un seguimiento

Lo que se discutió en la reunión debe continuar después de la reunión, de lo contrario, será en vano. Es decir, anotar los principales puntos tratados y seguir la evolución de cada ítem.

Si se ha definido un Plan de Formación, confirme con el empleado que está realizando las tareas. Si se presentó el plan de trabajo y salario, asegúrese de que el profesional lo entendió. Tanto el puesto que ocupa como lo que necesita para crecer.

Mira nuestro vídeo sobre como llevar las One to One meetings

Consejos para sacarle partido a las reuniones One to One

• La clave es ser transparente: Si hay algún problema que no permite al empleado estar al 100% de su capacidad háblalo abiertamente, se transparente y constructivo. Debes crear un ambiente en el que el trabajador se sienta cómodo y pueda expresarse.
• Momento de escucha: Crea un canal de escucha activa , donde tendrá toda la atención de su superior inmediato, así como la libertad de decir lo que le gustaría. Esto genera fuertes impactos en el sentimiento de pertenencia.
• Seguimiento de objetivos y metas: En ciertas reuniones 1:1, el líder puede preparar una agenda única para hablar de objetivos, como pueden ser los OKR. Asimismo las reuniones periódicas ayudan a hablar sobre los puntos débiles o obstáculos en el desarrollo de las tareas de los trabajadores. Además de los logros alcanzados y las metas futuras.

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Qué no debes hacer en tus One to One meetings:

• Hablar sólo de trabajo: La idea de esta reunión no es hablar de trabajo o del estado de las tareas. Asegúrate de conocer todo lo que bloquee el potencial del empleado y dale espacio para que pueda expresarse. Es objetivo de esta reunión es fomentar un vínculo directo con el trabajador.
• No controlar el tiempo: Lo mejor es ceñirse al tiempo previsto. Ni reuniones cortas ni demasiado largas. Con 10 o 15 minutos bastará.
• Acabar sin tareas pendientes: Si después de la reunión ni tú ni el empleado tenéis deberes, la reunión no ha servido de nada.
• Saltarte reuniones: Al cancelarlas, el empleado entenderá que no es una prioridad. Si quieres construir una relación sincera y robusta, debes cumplir con las reuniones semanales. Lo mejor es agendar la misma hora y día de la semana para evitar que otros eventos coincidan.
• No pedir feedback: El feedback es la única manera de entender en qué punto se encuentra el empleado, qué le impide avanzar y cómo solucionar cualquier problema. Asegúrate de que entiendes a lo que se enfrenta el empleado y ayúdale a avanzar.

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