12 técnicas para aumentar la productividad en el trabajo

La productividad en el trabajo tiene un gran impacto en el éxito de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos. En gran parte son las empresas las responsables de brindar todas las facilidades y herramientas necesarias para que su equipo logre resultados óptimos.

Sin embargo, de acuerdo a la Eurostat, la productividad en España se encuentra muy por detrás de la productividad del resto de la zona euro. Habiendo crecido en los veinte últimos años aproximadamente un 0,2% en promedio, 2 décimas menos que la media de la zona del euro, de acuerdo con las estimaciones de la Comisión Europea.

Es por eso que, en este artículo te explicaremos técnicas para aumentar la productividad en el trabajo y que puedas ayudar así al desarrollo profesional de las personas y al de la empresa.

¿En que consiste la productividad en el trabajo?

La definición de productividad laboral ha sido por mucho tiempo entendida como un indicador de la eficiencia en el trabajo de las personas de una empresa. En Factorial, creemos que la productividad va más allá, y las empresas son también responsables del desempeño laboral de las personas.

La productividad en el trabajo consiste en que los miembros de un equipo destinen las horas de trabajo a lo que en verdad importa y tendrá una repercusión positiva en el cumplimiento de sus objetivos. Por esto, como encargado de recursos humanos necesitas poner atención a la manera de trabajar de tu equipo y corregir en la medida de lo posible algún estancamiento laboral.

Sabemos que muchas veces, puede ser un poco complicado el controlar la productividad en el trabajo, pero al día de hoy existen técnicas y herramientas que hacen que esto sea posible. Por ello, en este artículo te ayudaremos a entender algunas de ellas para que puedas comenzar a utilizarlas en tu empresa.

Técnicas para mejorar la productividad en el trabajo

Al momento de implementar nuevas metodologías de trabajo apuntadas a optimizar el desempeño, no existen recetas mágicas. Pero afortunadamente sí hay una variedad de técnicas que son de gran ayuda para dinamizar las tareas diarias.

El método de Jerry Seinfeld

No es chiste, el comediante es famoso también es reconocido por haber creado esta forma de trabajo. Se llama “don’t break the chain” (no rompas la cadena) y principalmente se enfoca en tomar una sola tarea y realizarla sin parar de principio a fin.

Esto puede significar marcar una fecha de inicio y otra de entrega en el calendario o simplemente marcar algunas horas del día. Es ideal para la construcción de hábitos.

Técnica pomodoro

La técnica pomodoro (o técnica del tomate) fue creada por Francesco Cirillo durante sus años de universidad. El italiano que logró convertirse en un gurú de la productividad, utilizaba los viejos conocidos timers de cocina que usualmente tienen forma de tomate, para trabajar durante periodos de tiempo de 25 minutos con descansos de 10.

Kanban o método Toyota

Fue desarrollada en la automotriz en sus plantas de Japón hace más de 20 años y lograron revolucionar no solo la industria pesada sino la forma en la que hasta hoy en día se entiende la productividad.

Las kanban son tarjetas similares a los post-it que se utilizan para etiquetar procesos de una tarea que se divide por etapas. En su forma más básica, en un tablero deberían estructurarse tres columnas, una de tareas pendientes, otra en proceso y una última con tareas completadas. La tarjeta con la actividad en cuestión se moverá a medida que se completen los objetivos.

Time blocking

Es sencillo pero efectivo. Independientemente de que es lo que tengamos asignado para nuestro día, el time blocking consiste en reservar periodos de tiempo largos (más de una hora y media pero menos de 3) a trabajar en una o varias tareas determinadas sin interrupción.

Must, should, want

Esta técnica se basa en el establecimiento de prioridades y la forma en la que entendemos las actividades diarias para nuestra productividad laboral. Si lo traducimos seria algo así como tengo que, debería, quiero.

Con estos tres parámetros podemos armar listas clasificadas de la siguiente manera:
Tengo que coordinar una reunión con proveedores.
Debería analizar el reporte de ventas.
Quiero decorar mi oficina.
Esto nos ayudará a visualizar aquello que verdaderamente importa, que es urgente o que nos reportará mayores beneficios.

Reloj biológico

Esta forma de trabajo prioriza no solamente la libertad sino también el bienestar propio de la salud física y emocional. Se trata básicamente de asignarnos tareas para los momentos del día donde nuestra energía es óptima. Si eres de los que prefiere dormirse tarde (y cuentas con esa posibilidad) entonces según esta técnica lo mejor será realizar tus actividades por la noche.

La regla del 80/20

Conocida también como “el principio de Pareto” es una regla que surge de una investigación del economista italiano Vilfredo Pareto en 1906. Allí el científico logró descubrir que el 80% de los resultados de una actividad provienen del 20% del esfuerzo que uno genera.

De esta manera, esta regla nos ayudará a identificar cuáles son las actividades clave que realizamos y se traducen en mayor margen de ganancia y eficiencia y en consecuencia, podremos optimizar estas tareas.

Comerse la rana

Afortunadamente no se trata de comer ningún animal. Eat the frog por su nombre original es una técnica de productividad que nace de una cita famosa del autor Mark Twain:

“Comete una rana a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá durante el resto del día”

La frase parte de la premisa de que es preferible comenzar la jornada quitándonos de encima aquellos deberes que no sean tan placenteros para luego enfocar todas nuestras energías en tareas que nos agraden más.

Alicia en el país de las maravillas

Si recuerdas la película (o la novela) recordarás que la protagonista que describe Lewis Carrol se pierde en un mundo de fantasía al caer por un agujero de conejo. Los rabbit holes en lo que se refiere a productividad laboral son aquellas trampas que nos hacen perder la noción del tiempo.

Desde las redes sociales hasta las reuniones que no terminan en toma de decisiones, esta técnica es más que nada un mantra que nos ayuda a identificar esos momentos o actividades donde perdemos por completo el foco y nos desviamos de lo importante, con el fin de no incurrir en el mismo error.

The final countdown

Como la canción de la banda de los ‘80 Europe, the final countdown se centra en trabajar con un sistema de cuenta regresiva combinado con time blocking. Tomamos un cronómetro y marcamos un periodo de tiempo (idealmente 90 minutos) y a partir de ese momento hasta que suene nuestro temporizador, deberíamos terminar las tareas que tengamos asignadas para dar paso a un descanso de 15 minutos.

El método del colibrí

Así como los colibríes vuelan de flor en flor, con esta técnica de productividad deberíamos hacer algo similar. La idea es realizar tareas en un determinado espacio físico y luego de completarlas, pasar a la siguiente estación de trabajo.

Esto es ideal en modalidad de teletrabajo o homeoffice si contamos con espacios aptos. Podemos tener una reunión virtual en la sala, luego enviar mails desde el balcón y finalmente generar reportes desde la cocina. La idea es dinamizar el día cambiando de ambientes.

Lista tus objetivos

Este último método se enfoca no tanto en tareas y deberes sino en resultado. Idealmente la noche anterior a cada jornada laboral, deberíamos volcar en un bloc de notas aquellas metas que queremos lograr ya sea para el final del día, semana o mes.

¿Cómo influye la gestión del tiempo en la productividad laboral?

La gestión de tiempo es un elemento que, no cabe duda alguna, está íntimamente relacionado con la productividad en el trabajo. De hecho es un elemento indivisible de la fórmula que permite calcular y entender lo que sucede en nuestra empresa.

Es justamente por eso que es de vital importancia contar con las herramientas adecuadas para llevar adelante una efectiva gestión de control horario, ya se trate del fichaje de los trabajadores, el manejo de turnos o simplemente la asignación de vacaciones y días libres.

El control horario es además un aspecto relacionado con la obligación legal que cargan todas las organizaciones en general, que no puede replegarse a un segundo plano sino que debe optimizarse con herramientas digitales como apps de fichaje o software especializado.

Consejos para mantener una productividad en el teletrabajo

Este concepto posee diferentes puntos susceptibles de análisis, como ser la forma en que se distribuyen las tareas a lo largo de la jornada, cómo gestionar un equipo que antes se veía todos los días, la flexibilidad horaria que se permita el estar fuera de la oficina, la motivación interna, entre otros.

Organiza tu espacio de trabajo y utiliza equipamiento adecuado

Aquí encontramos el punto de partida. Por más que pueda parecer de poca importancia, diseñar y delimitar con atención el lugar que destinaremos como nuestra oficina mientras trabajemos de forma remota, tendrá un gran impacto sobre la productividad laboral y nos permitirá separar trabajo de vida personal o familiar.

Procura utilizar una silla ergonómica que de soporte a toda tu espalda y proporcione el apoyo necesario. Destina una mesa o espacio sólo para tus elementos de trabajo de modo que cuando te muevas de allí, puedas hacer un “corte mental” y no llevar el trabajo al resto de tu día y espacio personal.

Busca la luz natural y a ser posible agrega alguna planta. Esto influye directamente en la energía, la circulación del aire y la reducción de ansiedad o estrés.

Otro punto importante será el cambiar de ubicación de vez en cuando. Claro que esto será más fácil de aplicar si el tiempo, las condiciones sanitarias, la naturaleza de tu trabajo o la disposición de tu hogar, te lo permiten. Aún así, destina algún otro sitio para la desconexión y evita permanecer toda la jornada en el mismo lugar sin haberte movido.

Haz lugar para tener conversaciones humanas con tu equipo

Son tiempos difíciles y la moral de tu equipo puede verse afectada. Preocupaciones, malestares, angustia, incertidumbre, son reacciones normales frente a los cambios que estamos experimentando.

Aquí me gustaría detenerme y resaltar la importancia de la calidad de las reuniones que se tengan, por sobre la cantidad. Tras la desaparición de las reuniones cara a cara, la mediación de los encuentros debe contemplar un espacio de reflexión y de preguntas humanas que hagan sentir a todos los trabajadores que se los entiende y acompaña.

Claro que se podrán dar situaciones donde una persona tarda más de lo normal en responder, o tiene problemas de conectividad que hace que llegue tarde a alguna reunión o no participa tan activamente de las múltiples plataformas de comunicación.

Aquí también los managers tendrán que estar listos para tener conversaciones difíciles sobre la baja productividad laboral, sin descuidar el indagar en cómo se siente ese trabajador. Algunas preguntas que se pueden plantear son: ¿Cómo te sientes con la situación actual?, ¿Podemos hacer algo para que te sientas más cómodo y motivado?, ¿Cómo estás organizando tu día?, ¿Qué podrías hacer mejor o diferente?

Considera la flexibilidad horaria para aumentar la productividad

Entre uno de los beneficios del teletrabajo, encontramos la flexibilidad horaria que junto al ahorro de tiempo en traslados y desplazamientos a la oficina pueden convertirse en factores de mejora de la productividad en el trabajo.

La flexibilidad es de gran importancia para poder balancear el equilibrio entre trabajo y vida personal, más cuando estas dos se desarrollen transitoriamente en el mismo ámbito.

Utilizar una solución de control horario permitirá conocer la cantidad de tiempo que pasa cada persona realizando sus tareas, ayudando a establecer la flexibilidad y facilitando la conciliación.

No olvides los descansos y la desconexión

Respetar los momentos de descanso y de desconexión también ayudará a aumentar la productividad y el rendimiento. Si tenemos en cuenta que durante el teletrabajo es menos frecuente que nos interrumpan, puede suceder que en estado de concentración estemos mucho más tiempo trabajando.

Lo aconsejable sería que cada 2 horas hagamos una pausa de entre 10 o 15 minutos, entremos en movimiento y nos alejemos del ordenador (aquí la importancia de los espacios delimitados). Está probado que nuestro cerebro puede mantener un cierto tiempo de concentración, por lo que estos descansos deberían estar incluso programados dentro de la agenda del día para despejar la mente y mantener los niveles de rendimiento a lo largo de la jornada.

Por otra parte, debemos tener presente que al finalizar la jornada, las personas tienen derecho a la desconexión laboral, por lo que todas las empresas deberían respetar y hacer cumplir el tiempo de descanso dentro de los límites legales.

Planifica tu jornada y evita las distracciones

Revisa tu agenda del día, consulta tu bandeja de correo y busca aquellos que son urgentes. Un buen ejercicio es el definir las dos o tres tareas de mayor importancia o que más tiempo llevarán antes de comenzar el día. A medida que las finalicemos podremos agregar otras secundarias.

Tener una planificación de cómo será el día evitará la procrastinación y la pérdida de visión sobre lo que es  importante y urgente, haciendo que la productividad laboral descienda.

Por otra parte encontramos a las distracciones, grandes ladrones de tiempo que pueden manifestarse de diversas formas si pensamos en la multiplicidad de estímulos que nos rodean en nuestro hogar.

Seguramente los móviles y otros dispositivos tecnológicos se llevarán gran parte de nuestra concentración y capacidad de atención. Debemos aprender a gestionar su uso, incluso reservarlos para los momentos de ocio y descanso que hemos planificado.

De igual forma, las redes sociales que pueden interrumpir con constantes notificaciones, las compras online o las plataformas de vídeo como youtube o netflix también deberían reservarse para cuando hayamos acabado las tareas asignadas.

Prepárate para tu día laboral

Aunque no tengas que levantarte y prepararte para ir a la oficina, no significa que la nueva norma sea quedarse en pijama y desprogramar todos los hábitos que tenías. Si, la tentación puede ser grande si además estamos en la comodidad de nuestro hogar, pero puede convertirse en un mal hábito muy rápidamente.

Vístete con ropa cómoda, siéntate en tu espacio de trabajo y organiza tu día. Continuar con los mismos rituales que tienes al momento de ir a la oficina evitará que la pereza le gane a la productividad.

Establece cuáles serán los horarios para comer y descansar, y sobre todo, evita realizar tareas que no serían las propias de tu lugar de trabajo como “escaparse” a hacer las compras, limpiar, ordenar la habitación o ponerse a lavar ropa.

Utiliza herramientas que te ayuden durante el teletrabajo

Existen múltiples herramientas que ayudan a mejorar la productividad y efectividad durante el teletrabajo. Además de ser fáciles de utilizar, permiten una comunicación fluida entre los miembros de los equipos.

Por ejemplo, en el terreno de la mensajería, aplicaciones como Slack o Teams permiten una gran integración generando grupos o chats personalizados. En lo que a videollamadas se refiere, encontramos al ya conocido Zoom y a Google Meet como gran alternativa.

El intercambio de documentos de todo tipo puede hacerse de forma segura y gratuita con plataformas como Google Drive o WeTransfer que permiten compartir archivos entre distintos usuarios y se pueden integrar fácilmente.

Un software de Recursos Humanos también puede ser el gran aliado al momento de organizar y gestionar equipos a distancia. Entre alguna de las funcionalidades encontramos la asignación de tareas, control horario y las evaluaciones de desempeño.