Para encontrar y contratar al mejor talento de manera eficiente, las empresas necesitan optimizar sus procesos de reclutamiento. La pregunta que surge es ¿cómo hacerlo? Para responder a este interrogante ha surgido el concepto de Recruitment Operations o lo que en castellano llamaríamos operaciones de reclutamiento.
Este concepto no surge de la nada, sino de la búsqueda de la mejora continua en la adquisición de talento en las compañías. Precisamente, en el podcast de Factorial entrevistamos a un experto en la materia. El protagonista del episodio Nº 14 es Daniel Martos, Senior Recruiter y Talent Acquisition Operations Leads de Preply.
¿Qué es Recruitment Operations u operaciones de reclutamiento?
El punto de partida de esta entrevista no podía ser otro, le pedimos a Daniel que nos cuenta qué es Recruitment Operations. Él nos explicó que se trata de una actividad de nicho dentro del área de RR.HH. y más específicamente del departamento de reclutamiento y adquisición de talento.
La tarea a realizar consiste en revisar los procesos para entender:
- Cómo se están haciendo.
- Quiénes participan de los mismos.
- Qué actividad realiza cada miembro del equipo y por qué.
- Cuáles son las herramientas que se utilizan y cómo.
El objetivo detrás de esta actividad, nos cuenta Daniel, es “mirar la arquitectura del reclutamiento para que los equipos sean más efectivos a la hora de reclutar”.
Además, agrega que su tarea en los últimos años estuvo centrada en mirar las diferentes etapas del reclutamiento para entender cómo se pueden optimizar mediante procesos, herramientas y una base tecnológica que cada vez tiene mayor protagonismo.
Entonces, el responsable de operaciones de reclutamiento, ayuda a los equipos de adquisición de talento a ser más eficientes y productivos.
¿Cómo? Pues Daniel nos explica que lo principal es ser muy proactivos. Para él resulta fundamental mantenerse al tanto de las últimas tendencias en el área de HR. Pero también analizar cuáles de estas realmente son aplicables o útiles para los procesos de reclutamiento de la empresa.
Además, como dijimos antes, la tecnología ocupa un rol clave, por ello, él invierte mucho tiempo en descubrir herramientas. Luego, el trabajo consiste en probar esos nuevos recursos de forma restringida y si funcionan se realiza la implementación en algún departamento donde pueda añadir valor.
¿Qué herramientas utilizar para mejorar el proceso de reclutamiento?
No hay dudas de que la transformación digital ha traído grandes beneficios a los departamentos de recursos humanos. Entre ellos debemos mencionar dos herramientas fundamentales en el día a día de los equipos de RRHH: los ATS de reclutamiento y los Human Resources Information Systems (HRIS), también conocidos como sistemas de gestión de recursos humanos.
Para mejorar la efectividad del departamento de adquisición de talento, Daniel nos cuenta que en su equipo intentan añadir pequeñas funcionalidades a esas plataformas. Precisamente, eso lo realizan mediante la integración, ya que se trata de una de las ventajas de esta clase de software de recursos humanos.
Lo que se logra con esto es mantener en un mismo lugar toda la información vinculada al proceso de reclutamiento. Así, el equipo no tendrá que ingresar continuamente en distintas aplicaciones para rastrear los datos, sino que encontrará todo lo que necesita en un mismo sitio.
De lo que se trata siempre, cuando hablamos de Recruitment Operations u opeaciones de reclutamiento, es de aumentar el tiempo disponible de los trabajadores. Esto se consigue “intentando automatizar al máximo”, asegura Daniel. De este modo, se logra aumentar la productividad del equipo y, sobre todo, añadir valor donde realmente se requiere.
La importancia del desarrollo de habilidades
Otra de las tareas clave en el área de Recruitment Operations es el desarrollo de habilidades o skills. Lo que se busca es que todo el equipo de adquisición de talento pueda incorporar las nuevas herramientas y tecnologías que se vayan adoptando.
Esto se realiza con el objetivo de aumentar la eficiencia de todos trabajadores que participan de los procesos de reclutamiento. Para ello, se hacen trainings y mentorías que permiten que quienes ya tienen las skills puedan utilizarlas de la mejor manera y quienes no, las puedan incorporar.
En este sentido, la documentación resulta fundamental. Gracias a ella se evitan pérdidas de información vinculada a cómo se hacen las cosas y cómo se implementan las tecnologías y herramientas.
¿Cómo construir un plan de selección de personal?
“Lo primero de todo es dibujándolo”, explica Daniel. Y cuando dice dibujar, se refiere a elegir unos cuantos rotuladores y una pizarra y comenzar a plasmar allí el plan de selección de rrhh.
Lo que se incorpora en esa planificación son las diferentes fases del proceso y los interrogantes a responder en cada una de ellas. Daniel destaca los siguientes:
- ¿Qué hacemos?
- ¿Quién interviene?
- ¿Qué herramientas o tecnologías se utilizan?
A partir de esta información, los reclutadores pueden identificar qué necesitan para llevar adelante el proceso de selección. Este dibujo luego se integra con el software de reclutamiento, junto con las personas asignadas en cada fase y los accesos que cada una de estas requiera.
El plan de selección de personal permite tener un paso a paso de cómo se sebe llevar a cabo todo el proceso. Mientras que la integración de este plan con un ATS permite reunir toda la información en un mismo lugar, para que sea clara y accesible para el equipo.
Para terminar, hablamos de los KPI’s en el departamento de adquisición de talento. Para los reclutadores, los indicadores más comunes son: número de contrataciones que se realizan por mes, tiempo de contratación, tiempo de incorporación, entre otros.
Pero para Daniel, lo importante al analizar los KPI’s y el valor de las tareas de Recruitment Operations, es el porcentaje de mejora que se obtiene con estas.
Muchas gracias a Daniel Martos por introducirnos a las Recruitment Operations. Ha sido una charla muy interesante, que nos aportó contenido de gran valor sobre los procesos de reclutamiento. Esperamos que esto les brinde nuevas perspectivas a los HR managers para innovar en herramientas y procesos dentro de los departamentos de recursos humanos.
