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Plantilla para hacer nóminas de trabajadores para qué sirve

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7 minutos de lectura
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Categorias Finanzas

Siguiendo con las colección de material gratuito para la gestión de recursos humanos, en esta ocasión hemos creado una plantilla modelo de nómina en Excel gratis, así que si la necesitas para poder hacer las nóminas de tus trabajadores estás en el lugar correcto.

Todos los meses llega un momento crítico para el área de rrhh y de contabilidad: el pago de los salarios. Contar con una plantilla de nómina que puedas personalizar a la medida de las necesidades de tu organización, es de vital importancia para optimizar este proceso.

Con una plantilla digital, podrás tener un control preciso acerca de los montos que debas asignar, del mismo modo que podrás conservar un registro o historial de pagos de máxima utilidad para la gestión de gastos de empresa.

Tabla de contenidos:

Para qué sirve una plantilla de nómina

Gestionar tus nóminas es una tarea absolutamente fundamental y crucial para el destino no solo de recursos humanos sino de la totalidad de la empresa. Como sucede con las altas laborales, el pago de retenciones y la administración de contratos, las nóminas son una parte esencial de cualquier organización.

La correcta gestión permite calcular el pago en tiempo y forma de la retribución salarial de los trabajadores, teniendo en cuenta cualquier tipo de pago adicional:

  • Horas extras.
  • Bonificaciones.
  • Premios y reconocimientos.

Como sucede con el control horario, es un punto de suma sensibilidad en rrhh. El incumplimiento de las exigencias que implica el pago de salarios puede no solamente perjudicar seriamente el employee experience de los trabajadores, sino básicamente poner a la empresa en riesgo de severas sanciones en caso de una inspección de trabajo o expuesta a ser susceptible a demandas laborales.

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Cosas a tener en cuenta antes de crear una plantilla de nómina

Al crear nóminas hay que tener en cuenta diferentes aspectos que influirán en la cantidad final a percibir por el empleado empleado y que necesitarás tener en mente mientras estés haciendo tus cálculos:

  • Tipo de contrato: No es igual trabajar a jornada completa que parcialmente, tampoco es lo mismo un contrato indefinido que uno con duración determinada. Según cada caso, el porcentaje que se cotizará en la Seguridad Social estará ligado al tipo de contrato al igual que el porcentaje a retener de IRPF. Por eso es clave prestar atención al tipo de contrato y sus claves.
  • El convenio colectivo: Afectará a los complementos salariales que reciba el empleado como sucede con las leyes laborales, e igual que al cobro de las horas extraordinarias y las percepciones no salariales (tales como las dietas).
  • Situación personal del trabajador: En función de si el trabajador o trabajadora está casado o tiene hijos o personas el cálculo del IRPF será distinto. Debes tener toda esta información antes de ponerte a realizar la primera nómina.
  • Pagas extraordinarias: Conocer si las pagas serán prorrateadas o si se pagarán de manera puntual a lo largo del año es importante también a la hora de aplicar el IRPF.
  • Grupo de cotización y categoría profesional: Estos datos afectan al cálculo de bases de cotización a la Seguridad Social.
  • Bajas justificadas: Si el empleado ha estado de baja, ya sea médica, de paternidad o maternidad, también tiene un impacto en la nómina.

Cómo entregar la plantilla de nómina a los trabajadores

El momento de entregar la nómina al trabajador cada mes es algo delicado. En muchas empresas se utiliza el email para enviar la nómina, algo que no siempre acaba bien. Si utilizas un programa de nóminas tradicional o las generas con el modelo de nómina en excel tendrás que crear un documento por cada nómina y empleado.

Es algo lento y pesado pero lo complicado es enviar el archivo correspondiente al empleado correcto. Si nunca te has equivocado al enviarla, has tenido suerte. Enviar una nómina al empleado que no toca no es sólo un problema para el responsable de recursos humanos sino también para el empleado que la recibe.

Este error puede suponer un problema en la plantilla y para el empleado que ha visto sus datos expuestos a un tercero. Lo mejor que puedes hacer es confiar en un programa de nóminas que tenga la funcionalidad de enviar nóminas. Con Factorial puedes hacerlo fácilmente y sin coste.

¿Cómo optimizar la entrega de tu plantilla de nóminas con Factorial?

Simplemente sube el pdf que contiene todas las nóminas de los empleados y automáticamente Factorial reconocerá el nombre y documento de identidad de cada trabajador. Dividiremos el pdf en distintas nóminas y siempre podrás revisarlas antes de enviarlas a cada trabajador.

El empleado recibirá un mensaje privado el enlace para consultar su nómina desde el portal del empleado y se almacenará el archivo en su carpeta personal dentro de Factorial para que esté disponible en todo momento. El empleado sólo podrá ver su nómina y bajo ningún concepto tendrá acceso a otras nóminas o datos privados de otro empleado.

Formatos de plantillas de nóminas

Modelo nómina en PDF

Un modelo de nómina en PDF puede ser un poco más complejo al querer completar los datos de los trabajadores, por lo que siempre se necesitará sumar o restar para poder llegar a los cálculos necesarios. Se recomienda este formato cuando se realiza la entrega de la nómina, es decir cuando esta ya está completada y solo se necesita enviársela al trabajador.

Modelo nómina en Word

Lo mismo que sucede con el formato de nómina PDF será complicado el poder actualizar los datos de cada trabajador con una nómina en Word. Por eso, se recomienda su uso al momento de presentarle la nómina al trabajador.

Modelo nómina rellenable en Excel

De los 3 formatos, este es el que recomendamos porque su uso nos ayudará a actualizar la información de los trabajadores fácilmente, además de que nos permite duplicar hojas y así tendremos una plantilla de nómina por rellenar por cada trabajador. ¡En Factorial tenemos una plantilla de nóminas con descarga gratis para ti!

Modelo de nómina del BOE actualizado 2022

El boletín oficial publicado por el BOE el viernes 24 de Junio del 2022 incluye el Recibo individual justificativo del pago de salarios con algunos conceptos de complementos salariales del convenio y los conceptos correspondientes a cotizar por la Seguridad Social.

Este es un modelo oficial aprobado por el Ministerio de Empleo y la Seguridad Social. Si tienes dudas de cómo utilizarlo en tu empresa puedes descargar nuestra plantilla de nómina en blanco que se ajusta perfectamente a este modelo, sigue leyendo para saber cómo adquirirla.

Evita errores al elaborar la nómina de tu equipo

Mira nuestro video y evita problemas internos. ¡Descubre consejos prácticos y estrategias efectivas!

Descarga una plantilla de nómina gratis

En Factorial queremos ahorrarte tiempo para que lo puedas invertir en otras tareas importantes de tu empresa, por eso hemos elaborado una plantilla de nómina para rellenar, la que puedes obtener gratis ingresando tus datos en el formulario.

Esta plantilla la puedes descargar en formato Excel o bien, abrirla desde Google Sheets. Recuerda que si vas a utilizar la versión de Google, al abrir el documento debes haber iniciado sesión con tu cuenta ir a Archivo > Hacer una Copia, y esta se guardará automáticamente en tu Google Drive.

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Nuestro modelo de nómina en Excel te permite rellenar los datos de tus trabajadores, colocar los datos de la empresa, la cantidad de conceptos, devengos, deducciones, entre otros factores que se incluyen dentro de la nómina. Lo único que tendrás que hacer es replicar este modelo de nómina para todos tus trabajadores y comenzar a utilizarlo en tu empresa.

Cuando ya tengas tus nóminas rellenadas, las podrás descargar en cualquier otro formato Word o PDF y quedarán listas para ser enviadas a todos tus trabajadores.

Beneficios de digitalizar la gestión de nóminas

Aunque no parezca real, lo cierto es que aun hoy en día son muchísimas las empresas que todavía realizan sus gestiones en papel. O que, como mucho, logran trabajar sobre programas de procesamiento y hojas de cálculo para gestionar la carga de datos.

Pero lo ideal en los tiempos que nos atraviesan, es invertir en la automatización de tareas que se realizan en forma periódica y repetitiva. Justamente, como sucede con la gestión de incidencias en nóminas. Hay múltiples motivos para adoptar esta nueva modalidad, a saber:

  • Ahorro de recursos.
    Cualquier persona que se haya dedicado a la gestión de recursos humanos o tenga una posición de liderazgo en una compañía grande o una PyME, sabe que el tiempo efectivamente es dinero. Utilizando un software basado en la nube, como Factorial, no necesitarás invertir en equipos ni instalar ningún programa. Podrás realizar todas tus acciones administrativas desde cualquier ordenador, portátil o smartphone en apenas algunos clicks.
  • Reduce el impacto ambiental.
    Olvidarse para siempre del papel no solamente implica mejorar procesos internos sino también, contribuir a la reducción de la huella de carbono. Un software de gestión de nóminas y otras tareas de rrhh es el mejor aliado si en tu empresa cuentan con políticas internas basadas en la sostenibilidad empresarial.
  • Mejora la vida de tus empleados.
    Así como ahorrarás tiempo en tus gestiones, lo mismo sucederá con tus trabajadores. Gracias a la ayuda de un portal de empleado, podrán recibir, revisar, firmar y modificar su documentación personal en apenas algunos segundos sin riesgo a errores humanos y con la máxima seguridad garantizada. Esto les permitirá enfocarse en sus tareas más productivas destinadas a alcanzar objetivos comerciales.

El software más completo para la gestión de Recursos Humanos.

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