En la actualidad vivimos en un ambiente empresarial en constante crecimiento, lo cuál influye en el desempeño eficiente de nuestras actividades diarias ¿Cuántas veces hemos salido de una reunión con algunas ideas o tareas que siempre hemos ido posponiendo por falta de tiempo o interés?
El método Kaizen viene a revolucionar la dinámica de trabajo para que, además de realizar todas las tareas que te propongas, potencias la mejora continua de tu empresa. ¿Te interesa? Pues sigue leyendo para conocer más acerca de este método y comenzar a lograr tus metas, realizar cambios significativos en tu empresa o mejorar tu productividad.
Tabla de contenidos
El método Kaizen: qué es y cuál es su filosofía
El método Kaizen se basa en realizar cambios en nuestras tareas diarias con la finalidad de llegar a cumplir los objetivos trazados a largo plazo. Este método es un sistema de gestión de calidad que sirve para eliminar las ineficiencias o errores que puedan afectar el desempeño del proyecto.
La filosofía Kaizen es utilizada en el ámbito empresarial en organizaciones mundialmente reconocidas como Toyota, Samsung o Nestlé, generando una mayor productividad por parte de sus empleados, logrando así una mejora continua en sus actividades y el cumplimiento de las metas u objetivos.
«Kaizen» ¿Cuál es su significado?
El término Kaizen se compone por dos palabras japonesas: kai (cambio) y zen (mejor). Ambas traducidas hacen mención a la mejora continua. Por eso se dice que el significado de Kaizen deriva de dos pilares fundamentales: la gradualidad y la continuidad.
Esta palabra la acuñó Masaaki Imai a mediados de los ochenta en su libro Kaizen, The Key to Japan’s Competitive Success.
👉La filosofía que hay detrás de este método radica en su lema: “hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy”.
Origen del método Kaizen
Su origen se remonta tras la II Guerra Mundial donde Japón perdió gran parte de su industria. Para promoverla, el gobierno nipón impulsó las medidas que promovían William Edwards Deming y Joseph Juran, especialistas en control de la calidad en la gestión empresarial, que se basaban en utilizar la estadística para controlar la calidad de los procesos.
Tras la puesta en marcha de su metodología, en pocas décadas, las empresas japonesas se convirtieron en líderes del mercado mundial y en grandes competidores.
3 métodos para implantar una mejora continua
El método Kaizen se basa en realizar cambios o mejoras dentro de nuestras actividades diarias de manera gradual. Realizando estas actividades alcanzaremos mejores resultados que si realizamos un cambio grande en un período corto de tiempo.
A continuación, te detallaremos tres técnicas para comenzar a emplear la metodología Kaizen dentro de tu empresa:
Las 5 “S” de Kaizen
Un ejemplo de metodología Kaizen es el que emplea Toyota en sus fábricas y que Occidente ha adaptado con el término Lean Manufacturing o Just In Time (JIT).
Veamos en qué se basa el método Toyota y cómo se organizan para mejorar la calidad en su producción:
Clasificación – Seiri
El primer paso que se debe hacer es desprendernos de aquello que no es necesario en nuestro espacio de trabajo. Sólo tendríamos que dejar aquello que es útil y, para ello, vamos a clasificar todos los objetos.
Esta parte es importante para asegurar el control, la limpieza y la agilidad desde cada puesto de trabajo.
Orden – Seiton
Después de clasificar, toca ordenar. De esta manera, sabremos dónde está cada cosa y seremos más productivos, ya que sabremos dónde tenemos que acudir para encontrar las herramientas necesarias.
Limpieza – Seisō
La limpieza es clave y, por ello, es tan importante disponer sólo de aquello necesario en nuestros puestos de trabajo. Cuanto más acumulemos, más suciedad habrá.
Además, mejorando los niveles de limpieza ayudamos a reducir posibles accidentes laborales y aumentaremos la calidad de nuestros productos.
Estandarización – Seiketsu
Después de haber finalizado los pasos anteriores, es momento de establecer normas y procedimientos para que todos los empleados vayan en la misma dirección.
Este proceso de estandarización facilitará el trabajo, mantendrá el orden y limpieza, y, además, favorecerá la velocidad en la toma de decisiones. Este paso lo que busca es que los procesos del día a día se transformen en hábitos, para que no cueste seguir las normas.
Autodisciplina – Shitsuke
El último paso hace referencia a fomentar la autodisciplina, para que los empleados incorporen la metodología de las 5 “S” tanto en el trabajo como en su vida cotidiana.
El método Just in time (JIT)
El significado del término Just in Time se refiere a que se debe producir lo necesario, en el momento justo. Es decir, brindar la información que se requiera cuando sea el momento adecuado y mantener el foco en lo que realmente importa en el momento.
El Just in Time es una metodología implantada por Kiichiro Toyoda en 1938. A través de ella se buscaba lograr un incremento en la eficiencia de las tareas y reducción de costes dentro de la fábrica de Toyota. Siguiendo esta metodología de “Justo a tiempo” alcanzaremos cumplir con las tareas realizadas en el tiempo oportuno, debido a que los trabajadores mantendrán una comunicación constante y realizarán sus labores bajo un modelo de trabajo más flexible.
Por otro lado, las personas se sentirán involucradas con el proyecto y serán capaces de tomar decisiones de cambios cuando lo crean conveniente. Todo esto y más lo puedes lograr a través de un Software de RR.HH. que te ayuda simplificar los procesos de gestión documental, talento y tiempo. Evitando así errores al momento de procesar la información y pérdida de tiempo en tareas administrativas.
El ciclo PDCA o círculo de Deming
Otro ejemplo de metodología Kaizen es el ciclo de Deming o por sus siglas en inglés ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). William Deming fue el encargado de impulsar esta técnica que se sustenta en cuatro fases realizadas continuamente, es decir, al finalizar la última etapa comienza la primera nuevamente.
El ciclo de Deming nos permitirá mantener nuestros procesos evaluados todo el tiempo y con la posibilidad de añadir mejoras continuamente. A continuación, las etapas del ciclo PDCA:
Plan (Planificar): En esta etapa se realiza una auditoría de la empresa, analizando lo que queremos mejorar y proponiendo objetivos realistas y cuantificables. Además, es clave tener claro las herramientas o metodologías a utilizar para llegar a cumplir las metas propuestas.
Do (Hacer): En la segunda fase se debe llevar a cabo el proyecto que se ha planificado, teniendo en cuenta el registrar lo que se está desarrollando y los resultados de la ejecución del plan.
Check (Comprobar): Es una etapa fundamental del ciclo, al medir el cumplimiento de los objetivos sabremos si vamos avanzando de acuerdo a lo que se ha estimado y sino es así poder corregir errores. Existen herramientas de control como el diagrama de Pareto, las Check lists y las métricas de rendimiento (KPIs).
Act (Actuar): En la última etapa se deben aplicar los ajustes necesarios para la ejecución del proyecto planteado y se prestará especial atención a los resultados del problema. Si no se ha llegado a cumplir el objeto del plan de mejora, se examinarán los errores y se procederá a implementar un nuevo ciclo de Deming.
Empresas que siguen la metodología Kaizen en sus procesos
Como ya hemos mencionado Toyota es una de las empresas pioneras en Japón en introducir diferentes metodologías de mejora continua como las 5S y el Just in Time dentro de sus procesos. Sin embargo, la filosofía Kaizen es adaptable a cualquier entorno de trabajo, por ejemplo, instalaciones de fabricación, médicas, producción y más.
A continuación, te detallamos tres empresas que han adaptado el método Kaizen:
Samsung
En los últimos años en Corea del Sur, Samsung ha sido una de las empresas con mayor éxito y qué mejor ha sabido sobrellevar la crisis financiera. Debido a que, adoptaron un enfoque de negocio en el que combinan los procesos de producción japoneses con las culturas de trabajo de Estados Unidos.
En Corea del Sur, Samsung tiene plantas con trabajadores bien capacitados y altamente calificados que utilizan sistemas de producción avanzados y emplean herramientas de la metodología Kaizen para estrategias de mejora en sus procesos sobre un ritmo de trabajo acelerado.
Por otro lado, siguiendo el enfoque estadounidense, Samsung también cuenta con fábricas subcontratadas en donde los trabajadores son menos especializados y realizan labores más sencillas. Es decir, en estas plantas hay menos esfuerzos para emplear técnicas Kaizen, y en su lugar se usan otras metodologías.
Con estas prácticas Samsung demuestra que la filosofía Kaizen es mejor cuando se implementa en los entornos adecuados. Además, los resultados de las mejoras en el proceso de una fábrica se puede imitar en otra que no tenga las capacidades suficientes para descubrirlo por sí misma.
Nestlé
Nestlé fue una de las primeras empresas de industrias alimentarias en utilizar el método Kaizen, mediante el cuál llegaron a reducir los desperdicios generados en sus plantas, mejorar sus procesos productivos y evitar las horas muertas dentro de los procesos.
En Nestlé la reducción de residuos es una de los principales preocupaciones dentro de su misión como empresa. Por ello, aplican diferentes técnicas Kaizen para determinar áreas de mejora en todas sus fábricas.
Por ejemplo, utilizan un mapa de cadena de valor para poder ilustrar el flujo de producción y los materiales necesarios para entregar a sus clientes los productos en óptimas condiciones. Logrando así, crear productos que son reconocidos a nivel mundial por su alto nivel de calidad.
Mayo Clinic
Mayo Clinic es una organización sin fines de lucro dedicada a la investigación con especial cuidado en la salud médica. La empresa decidió utilizar Kaizen en la industria de la salud mejorando sus tiempos de espera, optimización en la gestión de registro de pacientes y control de inventario de los medicamentos.
Kaizen es una filosofía posible de aplicar a cualquier empresa en cualquier industria. Si tu empresa desea cambiar o mejorar sus procesos comienza hacerlo siguiendo las herramientas que ya hemos explicado y los ejemplos de las empresas mencionadas.
La metodología Kaizen con ejemplos
El método Kaizen puede transformar la vida de nuestros empleados y también el futuro de nuestra empresa. Una compañía que no avanza o que sigue los mismos patrones que desde un inicio puede quedarse estancada y no conseguir sus objetivos.
Al igual que un trabajador que se siente frustrado en su ambiente laboral o a nivel personal no tendrá una buena performance. Por eso, es importante que se practique también una metodología Kaizen personal para mantener a nuestros colaboradores motivados, sabiendo que con pequeños pasos realizados de manera constante se pueden solucionar los problemas que se presentan en el día a día.
A continuación, te mostramos algunos ejemplos para aplicar el método Kaizen en tu rutina laboral:
Fijar reuniones
En ocasiones, la falta de previsión y la carga de trabajo del día a día hacen que no podamos realizar todas las reuniones que nos gustaría.
Para ello, establece reuniones semanales, mensuales o trimestrales, en las que puedas hablar con tu equipo y donde se puedan resolver problemáticas o dar ideas para que la empresa mejore.
Además de reunirte en grupo, también puedes utilizar el método Kaizen como estrategia de coaching y analizar cómo se encuentran los empleados en la empresa.
Ordenar el puesto de trabajo
Una de las novedades que puedes implementar desde Recursos Humanos puede ser implantar una norma que favorezca la limpieza y orden en la empresa. Para ello, puedes pedir a los empleados que, una vez finalice la jornada laboral, recojan y limpien sus espacios de trabajo.
Seguir activos en redes sociales
Otro ejemplo que podríamos poner en práctica sería no olvidar las redes sociales y dedicar unos minutos al día para seguir activos.
Si trabajas en una empresa donde hay un equipo que se dedica a las redes sociales de la empresa no tendrás problema, pero si estás en una pyme o una compañía que no tenga este departamento, tendrás que promover su uso.
Establecer objetivos
El éxito sólo se puede medir a partir de objetivos. Por ello, puedes establecer unos objetivos con tu plantilla, así con la fuerza y la unión de todos los trabajadores podréis conseguirlos.
Qué debes tener en cuenta antes de aplicar el método Kaizen
Todo método se rige por unos principios que debemos tener en cuenta antes de aplicar. Su puesta en marcha pretende reducir gastos de tiempo y energía, mejorar las condiciones de trabajo y asegurar la seguridad en el trabajo.
Veamos cuáles son sus principios y qué factores son determinantes para que el método Kaizen funcione:
Los 10 principios del método Kaizen
- Siempre se puede mejorar, el progreso es constante y no tiene fin.
- No dar nada por sentado ni aceptar las ideas preconcebidas.
- En vez de detallar cómo no hacer una tarea, evalúa cómo desarrollarla y establece unos pasos.
- Priorizar las ideas que promuevan la mejora de la compañía.
- Lo importante es trabajar para hacer que las cosas funcionen, la mejora se hace poco a poco, pero no es necesario hacerlo perfecto, ya que perfecto no es nada.
- No posponer la corrección de errores.
- Hallar la solución a los problemas y ponerles remedio.
- Buscar ideas para hacer frente a la dificultad. Un ejemplo es hacerlo de manera conjunta mediante un brainstorming.
- Validar después de testear.
- Todos los trabajadores pueden proponer o sugerir ideas de mejora.
Enemigos del método Kaizen
Para establecer el método Kaizen y poder ver los frutos de una dinámica de trabajo donde se busca la mejora continua, nuestra plantilla tiene que ir encaminada hacia la misma dirección.
A continuación, te mostramos algunos obstáculos que podrían impedir que el método Kaizen tenga éxito en la empresa:
La urgencia
Las prisas pueden jugarnos una mala pasada y en entornos de mucha competitividad la urgencia está al orden del día. Por ello, no podemos dejar pasar nada por alto y siempre pensar en cómo mejorar, no sólo en producir rápido.
La pasividad
La pasividad de los altos directivos o líderes de grupo puede desencadenar en fallos o pérdidas a la empresa.
El egocentrismo
Aquellos jefes que piensan que su empresa es la mejor y que no hay nada que mejorar podrían estar haciendo un flaco favor a su negocio.
El clima laboral
Tener un buen ambiente de trabajo es muy importante para que todo el trabajo se realice de la mejor manera y para que las ideas de mejora fluyan entre todo el equipo.
El método Kaizen propone que la comunicación entre empleados sea más fluida, para ello puedes crear eventos afterwork para hacer team building.
La confianza
Entre toda la plantilla debe reinar la confianza, para que cualquier tema pueda ser tratado y se busquen las maneras para mejorar entre todos.
5 maneras de aplicar la metodología Kaizen dentro de tu empresa
El método Kaizen puede aplicarse perfectamente en la estrategia de RRHH de tu empresa para optimizar la gestión de tus empleados. Si bien es verdad que el método Kaizen no es nuevo, sigue siendo una de las tendencias de Recursos Humanos más utilizadas sobre todo para mejorar los procesos de gestión de tareas.
A continuación, explicamos cómo puedes aplicar el método Kaizen y mejorar la productividad de tus trabajadores:
Simplifica las tareas
El primer paso es simplificar las tareas, lo importante es realizarlas y, para ello, lo mejor será hacerlas más pequeñas para que podamos alcanzarlas diariamente y de manera continua.
El método Kaizen también te ayuda en la gestión documental, ya que te ayuda a establecer un orden de la información de tus empleados. En este caso, es interesante optimizar las tareas de RRHH y plantearse el uso de algún software de Recursos Humanos.
Invierte un tiempo cada día
Como ya hemos comentado anteriormente, el éxito del método Kaizen es convertir una tarea recurrente en un hábito. Para ello, dedica un tiempo de tu día en realizar una tarea y repítelo todos los días.
Un ejemplo aplicado a nuestra vida personal sería leer un poco cada día para conseguir leer todo un libro. El mismo caso aplicado a la empresa sería, por ejemplo, dedicar unos minutos al día para captar clientes, mediante llamadas o mails.
Todo método necesita de sus herramientas, para ello vamos a ver las tres imprescindibles: diagrama de Pareto, diagrama de Ishikawa e histograma.
Pon en marcha el diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto, término que recibe su nombre en honor a Vilfredo Pareto, pretende analizar los fallos que tiene la empresa a través de los datos.
Este diagrama se presenta en forma de gráfica y representa la regla 80/20 que se basa en que el 80% de las consecuencias se deben al 20% de las acciones. Por ejemplo, en una empresa el 80% del éxito proviene del 20% de sus empleados.
Crea un histograma
Un histograma es la representación gráfica de las variables que estamos utilizando. Por ejemplo, la productividad.
La distribución de los datos puede presentarse en forma de gráfico, donde el eje de las abscisas (horizontal) están los valores de las variables que vamos a analizar y en el de ordenadas (vertical), los datos numéricos.
Utiliza el diagrama de Ishikawa
La tercera herramienta que nos servirá para aplicar el método Kaizen es el diagrama de Ishikawa. También se le conoce como Diagrama de Causa y Efecto, Diagrama de Espina de Pescado o Diagrama de los 6Ms.
Esta herramienta, creada por Kaoru Ishikawa, permite identificar las causas de un problema, por ejemplo, de unos productos defectuosos. Gracias al diagrama de Ishikawa podrás analizar los factores que generan el problema.
Seguro que después de haber leído este artículo tienes más ganas de optimizar tus procesos y de mejorar la gestión de tus empleados. Y ¿qué mejor que con un software de Recursos Humanos como el de Factorial?
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