La digitalización y automatización no son ninguna novedad en el ámbito empresarial. Podríamos remontarnos al siglo XIX para recordar la mecanización como el primer gran hito, continuando con las líneas de montaje de Henry Ford para, posteriormente, llegar a los ordenadores y softwares que forman parte en la actualidad del día a día de cualquier empresa.
Los programas de gestión empresarial y las soluciones ofimáticas transformaron por completo la forma de trabajar en beneficio de la productividad y la eficiencia. La llegada de internet en la década de 1990 aceleró esta digitalización, una tendencia que en el siglo XXI ha encontrado su máxima expresión con la irrupción del Big Data, la computación en la nube o la Inteligencia Artificial.
En este camino por modernizar y digitalizar las empresas nos encontramos ahora con un nuevo paso: la adopción de la factura electrónica. Una medida, contemplada en la Ley Crea y Crece, que va a obligar a todas las empresas y autónomos a registrar sus transacciones comerciales en formato digital con objetivo de superar algunos de los problemas crónicos como la morosidad, la trazabilidad de las operaciones y el control de los pagos.
Esta nueva exigencia plantea un reto, especialmente para las pymes y autónomos que, con recursos más ajustados, pueden encontrar más dificultades a la hora de digitalizar por completo su facturación. ¿Quieres saber qué cambios introduce la Ley Crea y Crece con respecto a la factura electrónica? ¿Y cómo y desde cuándo te va a afectar en tu operativa diaria?
Tabla de contenidos:
- Cómo afecta la Ley Crea y Crece a la facturación empresarial
- ¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
- Principales cambios en la facturación electrónica con la Ley Crea y Crece
- Criterios técnicos de la factura electrónica
- Contenido formal de la factura electrónica
- Solución pública para generar y archivar facturas electrónicas
- Software privado de facturación electrónica
- Informar al Suministro Inmediato de Información (SII): ya no es obligatorio
- Cobro e impago, documentos de cargo y facturas rectificativas
- Los beneficios de digitalizarse con la factura electrónica
- Prueba Factorial 🚀
Cómo afecta la Ley Crea y Crece a la facturación empresarial
La Ley Crea y Crece (18/2022), que modificó el Real Decreto 1619/2012 tras su aprobación en septiembre de 2022 y su entrada en vigor un mes después, ha introducido cambios de calado en la facturación en España. Sobre todo porque establece la obligatoriedad de la facturación electrónica en todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos.
No obstante y a pesar de esta obligación legal, todavía hay tiempo para que los agentes económicos más pequeños se adapten a esta nueva realidad. Por ello, es importante conocer las novedades que trae consigo la facturación electrónica y empezar a tomar medidas para su correcta implementación.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
Si bien es cierto que el uso de la factura electrónica es obligatoria para muchos desde el año 2015, tras la aplicación de la Ley 25/2013 y por la relación con las administraciones públicas, la realidad es que la Ley Ley Crea y Crece extenderá este imperativo a todas las relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.
¿Desde cuándo? Aunque la normativa entró en vigor hace casi dos años, estamos en una fase de transición a la espera de la aprobación del reglamento que definirá los aspectos técnicos necesarios y definitivos para su implementación. Según las previsiones sobre este proceso, todo hace indicar que será durante el segundo semestre de 2024 cuando se oficialice.
Con su puesta en marcha, la Ley Crea y Crece establece diferentes plazos de aplicación para operar con facturas electrónicas de forma generalizada. Una vez cumplidos, se convertirá en una obligación para todas las empresas y autónomos en España. Los plazos son:
- Las empresas con ingresos superiores a ocho millones de euros tendrán un año para adaptarse a esta nueva realidad.
- Las firmas de menor tamaño dispondrán de dos años para su implementación.
- Los autónomos (personas físicas), por su parte, contarán con un margen adicional de 36 meses.
Principales cambios en la facturación electrónica con la Ley Crea y Crece
La adaptación a la factura electrónica que exige la nueva Ley Crea y Crece no solo implica un cambio en los sistemas de facturación de empresas y autónomos, sino que también supone una oportunidad inmejorable para revisar y mejorar los procesos internos en esta materia. Y es que la norma trae consigo una serie de cambios y novedades que conviene conocer para afrontar con éxito este proceso de digitalización.
Criterios técnicos de la factura electrónica
Existen dos tipos de facturas electrónicas: con formato no estructurado y con formato estructurado.
Las facturas con formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen o un PDF, lo que implica un procesamiento (manual o automatizado) para introducirlas en los sistemas informáticos del receptor.
Las facturas con formato estructurado, por su parte, son las que contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
Estas últimas serán, según la Ley Crea y Crece establece, el tipo de facturas electrónicas que se deberán utilizar. Para ello, tendrán que trabajar con formatos que utilizan lenguajes como XML (UBL o Facturae), EDIFACT, entre otros.
Contenido formal de la factura electrónica
El Real Decreto 1007/2023 que estandariza los formatos de los registros de facturación detalla que el registro informático de la factura deberá incluir la siguiente información:
- Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
- Cuando sea necesario, habrá que contener el número de identificación fiscal (en su caso, atribuido por la Administración tributaria competente de cualquier Estado miembro de la Unión Europea), nombre y apellidos, razón o denominación social completa de la persona o entidad destinataria de las operaciones.
- Debe indicar si la factura ha sido expedida por la propia persona o entidad que realiza las operaciones, por sus destinatarios o por terceros.
- El número y, en su caso, serie de la factura.
- La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, o se haya recibido el pago anticipado, en su caso, si la fecha del pago es distinta a la de expedición de la factura.
- El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación de la tipología de factura expedida.
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria, así como si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del Impuesto sobre el Valor Añadido
- Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
Solución pública para generar y archivar facturas electrónicas
La Agencia Tributaria (IAT) desarrollará una plataforma pública que, a modo de infraestructura, tiene el objetivo de “facilitar la emisión y recepción de facturas de aquellos empresarios o profesionales que así lo elijan”, según el reglamento que está en estos momentos en consulta pública.
Con esta solución, los interesados tendrán a su disposición una aplicación o formulario gratuito para generar facturas electrónicas, a la vez que servirá de “repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas, proveyendo, así mismo, servicios generales de seguimiento del cobro y opciones de descarga para los emisores y destinatarios de las facturas y sus autorizados”, según el mismo documento.
Software privado de facturación electrónica
No obstante, facturar a través de esta plataforma no será obligatorio. La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas recoge que la facturación electrónica podrá realizarse mediante plataformas privadas que cumplan con los requisitos legales regulados en el Real Decreto 1007/2023 y que estandariza los formatos de los registros de facturación.
En concreto, señala que “las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas”.
De la misma forma, las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica
Por tanto, habrá que utilizar un software de facturación certificado según los requisitos establecidos por la normativa. Entre ellos:
- Garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros de facturación, separando adecuadamente la información fiscal de carácter confidencial para permitir el acceso directo de la Administración.
- La conservación, así como la accesibilidad y legibilidad, de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático. Además, deberá contar con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación generados.
- Tendrá que contar con un registro de eventos que recoja automáticamente determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso.
- Permitirán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura.
Conexión del software privado con la plataforma pública de facturación electrónica
Empresas y profesionales tendrán siempre la obligación de enviar una copia de la factura electrónica a la plataforma pública que, como hemos visto, funcionará como un repositorio universal de facturas. De este modo, se mejorará la transparencia y el seguimiento de las operaciones.
Por ello, quienes utilicen un software privado tendrán “una copia fiel de cada factura en la sintaxis Facturae a la citada solución pública, que contenga los requisitos mínimos obligatorios”. De este modo, el formato Facturae se mantendrá como la sintaxis estándar para la plataforma pública.
Informar al Suministro Inmediato de Información (SII): ya no es obligatorio
El Suministro Inmediato de Información (SII) es un sistema de gestión del IVA telemático que la Agencia Tributaria española (AEAT) puso en marcha en 2017 y que es obligatorio en las empresas con una facturación superior a los 6 millones de euros, para las que estén acogidas al régimen especial del grupo de entidades del IVA/IGIC o para las estén inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA/IGIC (REDEME).
Una de las novedades destacadas de la Ley Crea y Crece es la eliminación del requisito previo de informar sobre el estado de los pagos al SII, optando en su lugar por un sistema de comunicación directa con la nueva Solución Pública de Facturación de la que hemos hablado. Un ajuste que, según los expertos, simplificará los procesos administrativos.
Cobro e impago, documentos de cargo y facturas rectificativas
La ley también permitirá notificar voluntariamente el cobro o impago de facturas a través de la plataforma pública. Con respecto a este punto, la norma contempla un plazo adicional de 36 meses para la notificación del estado de pago de las facturas a aquellos profesionales cuya facturación no supere los 8 millones de euros.
Asimismo, también se establece la prohibición de emitir documentos de cargo o abono sin una factura rectificativa previa del proveedor. Por su lado y en ausencia de rechazo o emisión de una factura rectificativa, se asumirá que las facturas han sido aceptadas, simplificando el proceso de confirmación entre partes.
Los beneficios de digitalizarse con la factura electrónica
Todos estos cambios y novedades van a tener un gran impacto en las empresas, marcando un antes y un después en su operativa diaria. En especial en las más pequeños, ya que las grandes compañías, gracias a sus recursos y a la constatación de los beneficios que genera la facturación electrónica, ya la está utilizando de forma habitual.
Por ello, las pymes, así como los autónomos, deben empezar a afrontar este reto y revisar sus sistemas de facturación para adecuarlos a las exigencias de la era digital que llegarán en los próximos meses.
Esta transición hacia la factura electrónica que impulsa la Ley Crea y Crece no debe verse como una formalidad administrativa: es un salto hacia la digitalización de la economía y de las empresas españolas. Una apuesta que promete transformar por completo el panorama empresarial de nuestro país, dotándolo de mayor eficiencia, transparencia y control sobre las operaciones comerciales.
Y es que son innumerables los beneficios que aporta este modelo de facturación electrónica. Estamos hablando de ciclos de tramitación y cobro mucho más ágiles, de una reducción drástica de los errores humanos, de la eliminación de costosos procesos de impresión y envío postal, y de un acceso rápido, sencillo y ordenado al repositorio de facturas emitidas y recibidas.
Pero la factura electrónica no solo facilita la gestión interna, sino que también mejora el servicio ofrecido a los clientes al aportar información actualizada de forma automática. Una revolución en las comunicaciones comerciales que, además, contribuirá a reducir el impacto medioambiental al eliminar por completo el consumo de papel. Desde el punto de vista de la inspección fiscal, la digitalización de la facturación facilitará la lucha contra el fraude y la evasión de capitales.
Ventajas que, en conjunto, prometen modernizar nuestra economía y consolidar el desarrollo de la Sociedad de la Información mediante una gestión y un control más óptimos. Una revolución que exige a empresas y autónomos comenzar a planificar y adaptarse cuanto antes para poder aprovechar al máximo todos estos beneficios.
El futuro es digital y la factura electrónica es uno de sus máximos exponentes en el ámbito de las relaciones comerciales. ¿Estás preparado?
