Si utilizas el móvil para poner la calefacción a distancia en tu casa o le pides a un altavoz inteligente que ponga tu música favorita: ¿por qué sigues tramitando de forma manual las facturas de tu negocio?, ¿quieres mejorar la gestión de facturas en tu empresa y ahorrar tiempo y dinero? En este artículo te contamos todas las claves para lograrlo.
Según el informe La gestión financiera en las empresas españolas: previsiones, gastos y tendencias: la consecuencia directa de la falta de digitalización de los procesos financieros puede ser la causante de la pérdida de hasta 120.000€ anuales. En este sentido, el 86 % de los responsables financieros cree que digitalizar las operaciones de su área permitiría reducir costes.
Por lo tanto, los puntos clave de la gestión de las facturas de tu negocio son la digitalización y la automatización. Sin embargo, según solo el 60% de las empresas encuestadas por Emburse indicaron que habían implementado algún software automatizado de procesamiento de facturas.
Tabla de contenidos
¿Qué es una factura?
Como empresario tendrás que hacer facturas cuando vendas tus productos o servicios y recibirás facturas de tus proveedores cuando compres. La factura es, por lo tanto, un documento mercantil que se elabora cuando se produce una venta y debe incluir toda la información de esa venta.
Es importante que la factura cumpla con el contenido legalmente establecido, que es el siguiente:
- Número de factura.
- Nombre o razón social del comprador y del vendedor.
- NIF de comprador y vendedor.
- Fecha de expedición.
- Descripción del bien o servicio vendido.
- Precio por unidad y precio antes de impuestos.
- Descuento aplicable, si corresponde.
- IVA (si la factura está exenta de IVA se debe indicar) e IRPF.
- Importe total.
- Si se aplica la inversión del sujeto pasivo, se deberá señalar.
Las facturas que reciben las empresas (gastos) pueden derivar de multitud de productos y servicios que se adquieren: tecnología, mantenimiento de equipos, viajes o eventos, entre otros.
En qué consiste la gestión de facturas
La gestión de facturas es un proceso de las empresas que implica la generación de facturas relativas a los productos o servicios que vende la empresa y el pago a proveedores por productos y servicios relacionados con la actividad de la empresa. El proceso relativo a los gastos es sencillo y suele tener varias etapas:
- Se recibe la factura que corresponde al gasto.
- Se valida la factura y se incluye en la contabilidad de la empresa.
- Se procede al pago directo al proveedor o a reembolsar el gasto al empleado.
Problemas que puede ocasionar una gestión ineficaz de facturas de una empresa
La gestión ineficaz de las facturas, en especial por lo que respecta a las facturas de gastos, se deriva de varios elementos que son los siguientes:
- Los datos de las facturas se introducen de forma manual y se pueden cometer errores.
- Los errores se suelen corregir manualmente lo que implica tiempo perdido que se deja de invertir en aportar valor a la empresa.
- Se pueden duplicar gastos por no realizar un análisis exhaustivo de cada uno (puede que haya dos departamentos que hayan contratado un servicio de mantenimiento de software, por ejemplo).
- El departamento financiero invierte mucho tiempo en revisar los gastos y reembolsarlos.
- Los empleados recopilan las facturas y tardan en enviarlas al departamento financiero o las pierden y no es posible reembolsarlas.
- Se pagan gastos que no corresponden a la empresa porque no hay un control (por ejemplo, se puede pagar a un empleado un viaje particular que no está relacionado con el trabajo).
Todo lo anterior es solo un ejemplo del tiempo y los recursos de todo tipo que se invierten cuando se realiza un proceso de gestión de facturas sin la tecnología y el control adecuados.
¿Cómo gestionar de facturas en tu empresa de forma correcta?
Una correcta gestión de las facturas de la empresa, en especial de las que corresponden a los gastos, te ayudará a controlar el negocio y los costes derivados del mismo, y a ahorrar tiempo que podrás invertir en la empresa. Estas son algunas de las claves de una gestión de facturas electrónicas y no electrónicas eficaz:
Analiza tu proceso de gestión de las facturas
El primer paso que debes hacer es analizar de forma exhaustiva todas las fases del proceso de facturación de tu empresa para detectar:
- Errores habituales.
- Duplicidad de tareas.
- Cuellos de botella que frenan el proceso.
- Fases que no son necesarias.
- Personas que intervienen en la gestión.
- Tareas indispensables para completar la gestión de cada factura.
- Tiempo que se invierte en cada tarea.
Utiliza un software de facturación
Un software de facturación te permitirá automatizar diversas tareas como: la digitalización de las facturas, el seguimiento de los pagos, la validación de cada factura o la elaboración de informes periódicos. Es esencial que el software se integre con otros sistemas de la empresa como el ERP o el programa de contabilidad.
Crea un proceso de gestión de facturas
Es importante que establezcas las fases que se tendrán que realizar para que se gestione correctamente cada factura. Por ejemplo, los pasos pueden ser los siguientes:
- La factura se recibe y se incluye en un sistema de gestión de facturas o software de facturación.
- La factura se revisa para verificar que es correcta y corresponde con una orden de compra y se valida.
- Finalmente, se procede al pago en el plazo acordado.
- En último lugar la factura se archiva y se conserva durante el tiempo legalmente establecido.
La definición del proceso de gestión de facturas también debe incluir el plazo para cada paso, los métodos de pago y de cobro y la política de devolución.
Forma a tus empleados
Es esencial que las personas que forman parte de tu empresa sepan qué hacer con las facturas y cuál es el proceso de gestión. La formación debe contemplar aspectos como:
- La normativa que se aplica a la facturación en España, sobre todo en lo relativo al contenido de las facturas y el plazo durante el que se deben conservar. En particular es importante conocer:
- Los pasos del proceso de gestión de facturas.
- El uso del software de facturación.
- Las novedades fiscales que se publiquen y que afecten a la facturación.
Controla las facturas pendientes de pago
Además de controlar los gastos, es fundamental controlar los ingresos. Si envías las facturas, pero no haces un seguimiento de los pagos, puede que la liquidez de tu negocio se vea afectada. Con los programas de facturación se automatiza el seguimiento, de forma que sabrás qué facturas están pendientes y podrás reclamar el pago.
La gestión de las facturas en una empresa es un proceso esencial para su funcionamiento y la tecnología puede ser una gran aliada para mejorar todas las etapas del proceso. Además, permite a las personas que intervienen en el proceso puedan aportar valor en lugar de realizar tareas repetitivas.
