Es uno de los escenarios más temidos por las empresas y, sobre todo, por cualquier departamento de Recursos Humanos: un despido que termina en los tribunales. Lo que podría haber sido otro caso rutinario dentro de las relaciones laborales, prescindir de un empleado de forma procedente por su bajo rendimiento, se convirtió en una tormenta legal que le costó a la empresa mucho más dinero de lo que podía imaginar.
Durante el juicio, debido a la falta de conformidad del empleado, se descubrió que la empresa no contaba con un registro horario adecuado, ni tenía evaluaciones de desempeño, ni tampoco contaba con las advertencias previas que le habían realizado. Carencias que pusieron de manifiesto el descuido de una información vital, que forma parte esencial de la gestión de la documentación jurídica y empresarial de cualquier organización.
La falta de todos estos documentos se convirtió en una bomba. Cuando llegó el momento, la empresa no pudo justificar el despido procedente. El trabajador, por su parte, alegó que nunca fue informado de sus deficiencias laborales y que, por tanto, no se le había dado la oportunidad de mejorar. El resultado: el empleado fue despedido, pero con una considerable indemnización al ser considerado como un despido improcedente.
Este caso ilustra cómo la ausencia de un sistema eficaz para gestionar la documentación jurídica y empresarial puede dejar a una organización expuesta a riesgos legales.
El desconocimiento de la normativa laboral, la falta de tiempo o la priorización de otras tareas suelen ser los culpables de estos descuidos. Sin embargo, estas razones no justifican los errores, especialmente cuando pueden poner en juego la estabilidad y reputación de la organización.
Para evitar problemas similares, es crucial contar con un sistema integral de gestión de la documentación jurídica y empresarial que garantice que todos los registros estén organizados, actualizados y sean accesibles.
¿Qué conocimientos son esenciales para evitar problemas relacionados con la gestión de documentación jurídica en la empresa? ¿Qué abarca la gestión de este tipo de documentación? Y lo más importante, ¿cómo podemos implementar un sistema de gestión documental que nos ayude a alcanzar nuestros objetivos empresariales?
Tabla de contenidos
- ¿Qué es la gestión de la documentación jurídica y empresarial?
- ¿Qué se estudia en gestión de la documentación jurídica y empresarial?
- Retos de la gestión documental jurídica
- Las diez mejores prácticas para la gestión de documentación jurídica y empresarial
- Gestión eficaz de documentación jurídica y empresarial: un activo corporativo
¿Qué es la gestión de la documentación jurídica y empresarial?
La gestión de la documentación jurídica y empresarial es el proceso de organizar, almacenar, recuperar y proteger la información legal y administrativa de una organización, asegurando su cumplimiento normativo y facilitando la toma de decisiones por parte de los responsables de la organización.
Incluye la gestión de documentos como contratos, actas, escrituras públicas, poderes, licencias, registros mercantiles, nóminas, facturas, balances, informes legales, así como cualquier otro documento que tenga relevancia jurídica o administrativa para la organización.
La implementación de un sistema que facilite la gestión de toda esta documentación es crucial en las organizaciones para encontrar la información precisa en cuestión de segundos, pero también para poder generarla de forma automatizada. Como en el caso del registro horario o la evaluación de desempeño que hemos visto en la introducción, un sistema de gestión documental ayuda registrar esta información evitando problemas legales y sanciones.
Además, también es recurso para fortalecer la protección de datos y cumplir con la normativa vigente, resguardando estos documentos jurídicos contra posibles pérdidas o accesos no autorizados.
De ahí que la gestión de la documentación jurídica y empresarial sea mucho más que un proceso de organización de archivos con el que evitar problemas. También nos permite aprovechar las oportunidades que genera tener acceso rápido a la información necesaria, optimizando la eficiencia en áreas como la facturación y la contabilidad, así como la productividad de nuestro equipo.
¿Qué se estudia en gestión de la documentación jurídica y empresarial?
Los profesionales que se dedican a la gestión de la documentación jurídica y empresarial no son, por tanto, meros archivadores. Son estrategas de la información, arquitectos de la seguridad corporativa que dominan un arte complejo y fundamental para la organización y gestión empresarial moderna.
Por ello, deben poseer un conocimiento profundo de las leyes y regulaciones que rigen la creación, almacenamiento y uso de documentos en el ámbito empresarial. Solo así son capaces de garantizar la legalidad y la transparencia de las operaciones de una empresa, protegiendo su imagen y reputación.
Cada documento jurídico generado en una organización tiene una serie de implicaciones. Contratos, acuerdos comerciales, políticas internas y registros financieros deben cumplir una serie de requisitos que estos profesionales tienen que dominar.
El derecho empresarial, la organización administrativa del Estado, la normativa de la Unión Europea o la protección de datos son algunas de las temáticas que deben dominar a la hora de gestionar la documentación jurídica de una empresa y garantizar su relación con las administraciones públicas.
Con estos profesionales y con las herramientas adecuadas, las organizaciones podrán convertir la gestión administrativa en un elemento de valor, entendiendo que la información, bien gestionada, es el verdadero capital empresarial.
Retos de la gestión documental jurídica
El elevado volumen de información que generan y con el que trabajan las organizaciones se ha convertido en uno de los grandes retos a los que se enfrenta la empresa moderna. Esto, junto con la complejidad de la normativa vigente y la necesidad de garantizar la confidencialidad de los documentos, son obstáculos que deben superarse para evitar riesgos de pérdida, filtración o mal archivo de documentación jurídica y empresarial. Algo que, a su vez, puede tener otro tipo de consecuencias: desde sanciones económicas hasta pérdidas de contratos, pasando por problemas legales.
Las organizaciones con una mala gestión documental jurídica y empresarial son las que se adentran en un camino que les lleva directo hacia estos escenarios que, aunque graves, son más comunes de lo que parece. Por eso, es fundamental implementar software de gestión documental con el que organizar, almacenar y recuperar información de forma eficiente y segura.
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Las diez mejores prácticas para la gestión de documentación jurídica y empresarial
En este contexto, contar con un sistema de gestión documental bien estructurado no solo nos ayudará a garantizar el cumplimiento normativo sino que también optimizará los procesos internos, facilitará la toma de decisiones y protegerá la información de la empresa.
A continuación, te presentamos diez mejores prácticas para implementar una gestión documental eficaz.
1. Digitalizar los documentos físicos
La digitalización es el primer paso para optimizar la gestión documental. Por ello, cuando sea necesario, habrá que escanear todos tus documentos físicos y guardarlos en formato digital. De este modo, se facilitará la búsqueda, el almacenamiento y la colaboración.
2. Implementar un software o plataforma de gestión documental
Uno de los pasos más importantes para mejorar la gestión de documentación jurídica y empresarial es elegir e implementar una plataforma de gestión documental. Estas permiten centralizar, organizar, controlar versiones, automatizar flujos de trabajo y asegurar el acceso a la información de forma rápida y eficiente.
Entre los beneficios de su uso destacan el ahorro de tiempo, reducción de costes, la mejora de la seguridad, así como un mayor control de todos los archivos. Nuestro software Factorial (para RR. HH.) o Quipu (para facturación y tesorería) son magníficos ejemplos de este tipo de plataformas para la gestión de documentación jurídica y empresarial.
3. Fomenta los flujos de trabajo automatizados
Incentivar los flujos de trabajo automatizados es una de las mejores prácticas para optimizar la gestión de documentación jurídica y empresarial. Con ellos, las organizaciones agilizan procesos, reducen errores y liberan a sus empleados de tareas repetitivas, permitiéndoles concentrarse en actividades de mayor valor.
4. Crear políticas claras de documentación
Los responsables deben establecer y desarrollar un conjunto de normas que establezcan:
- Protocolos de acceso. Definir quién tiene acceso a qué información y qué tipo de permisos se otorgan.
- Procedimientos de actualización. El objetivo es garantizar que la información esté siempre al día y que se controlen las versiones.
- Normas de eliminación. Hay que establecer cuándo y cómo se eliminan los documentos, cumpliendo con las normativas legales
5. Preservación Digital
Las tecnologías evolucionan a un ritmo acelerado. Los formatos de archivo que utilizamos hoy podrían quedar obsoletos en unos pocos años. Si no tomamos medidas para preservar los documentos digitalizados, podemos correr el riesgo de perder información valiosa.
De ahí la importancia de establecer políticas que garanticen que los documentos electrónicos se puedan leer y comprender en el futuro, incluso si cambian las tecnologías.
6. Capacitar al equipo
La formación del equipo es crucial para el uso correcto de una plataforma de gestión de documentación jurídica y empresarial, además de para aplicar las políticas de documentación.
Por ello, las empresas deben invertir en un plan de formación para que los empleados conozcan y utilicen correctamente el sistema de gestión documental, siendo conscientes de la importancia de seguir las políticas y los procedimientos establecidos.
7. Utilizar etiquetas y metadatos
Los software y plataformas de gestión documental ya lo hacen de manera automatizada. En caso de no contar con un sistema con estas funcionalidades, es vital asignar etiquetas y metadatos a los documentos para facilitar la búsqueda en la nube. A la hora de proceder con este trabajo te recomendamos que:
- En las etiquetas, colocar palabras clave que describan el contenido del documento.
- Los metadatos utilizarlos para incorporar información adicional sobre el documento, como autor, fecha de creación, tipo de documento, etc
8. Seguridad y protección
La seguridad es una prioridad en la gestión de documentación jurídica y empresarial. Por ello, hay que proteger la información confidencial con contraseñas seguras, cifrado y controles de acceso. Es el mejor modo para evitar pérdidas de datos y posibles incumplimientos legales.
9. Análisis de datos
Además de almacenar información, hay que extraer valor de los documentos con los que trabajamos a través de herramientas analíticas. Así, podremos obtener insights para mejorar procesos y tomar mejores decisiones.
10. Realizar auditorías regulares
Las auditorías permiten verificar que la organización cumple las políticas y normativas, identificando áreas de mejora y garantizando la seguridad de la información. Debido a su relevancia, es conveniente definir la periodicidad de las auditorías en función del volumen de documentación y las necesidades de la empresa.
Gestión eficaz de documentación jurídica y empresarial: un activo corporativo
La gestión de la documentación jurídica y empresarial se ha convertido en sistema de protección dentro de las organizaciones, transformando un proceso tradicionalmente administrativo en una herramienta estratégica de competitividad.
Cumplimiento normativo asegurado, mayor eficiencia operativa, toma de decisiones basadas en información y datos o reducción de costes son solo algunos de los beneficios de una gestión eficaz de la documentación jurídica y empresarial.
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