Todas las claves para identificar los principales gastos de una empresa

Según diversos estudios el 70% de las empresas españolas fracasan en sus primeros cinco años de vida. ¿Lo sabías? El fracaso de las start ups se debe a diversos factores, entre los que se puede destacar: el desconocimiento del mercado, un equipo poco preparado, el descontrol de la deuda y la falta de asesoramiento legal.

Si quieres lograr que tu empresa esté entre el 30% de las empresas que logran desarrollarse y tener éxito: una de las claves es conocer los principales gastos de la empresa, tanto iniciales como periódicos, y tanto gastos fijos como variables. Te contamos todos los detalles en este artículo.

Ante el panorama que hemos descrito, es lógico que uno de los principales miedos de los emprendedores sea el miedo al fracaso.

Según el Informe Global Entrepreneurship Monitor (GEM) 2021-2022, España lidera el ranking de apetito emprendedor, pero al 64% de los emprendedores les da miedo fracasar. Para superar ese miedo es fundamental saber cuánto cuesta crear y mantener una empresa, por lo que vamos a analizar los principales gastos de una empresa.

¿Qué son los gastos de una empresa?

Los gastos de una empresa son los costes o salidas de dinero que se producen como consecuencia del funcionamiento diario y de la gestión del negocio. Son esenciales para la vida de la empresa y se derivan de diversos departamentos como administración, marketing, ventas y recursos humanos, entre otros. 

Conocer los gastos de tu empresa te ayudará a: 

• Que el negocio sea más eficiente. 
• Controlar y reducir los costes. 
• Lograr que el negocio sea viable y competitivo. 
• Hacer previsiones de gastos para controlarlos. 
• Tomar decisiones informadas basadas en datos.

Tipos de gastos de una empresa

Los gastos de una empresa se pueden clasificar de diversas formas. Vemos las más comunes a continuación: 

Gastos fijos y gastos variables

Los gastos fijos son aquellos que no cambian a lo largo del tiempo y se caracterizan porque se pagan mientras dure la actividad de la empresa y no se relacionan con la producción de la organización, por lo tanto, son previsibles. Los más comunes son los siguientes: 

• Renta que se paga por el alquiler de locales u oficinas. 
• Impuestos y tasas. 
• Coste de gestorías y asesores externos. 
• Coste de servicios y suministros (luz, agua).
• Seguros (de responsabilidad civil, de actividad)

En cuanto a los gastos variables son aquellos que se relacionan con las circunstancias y la actividad del negocio. Son, por ejemplo, los siguientes: 

• Coste de personal: Incluye la cotización a la Seguridad social, los salarios, las pagas extra o los cursos de formación. 
• Coste de materias primas: Son los que se asocian a la producción. Por ejemplo, si fabricas zapatos necesitarás comprar las materias primas necesarias para la producción. 
• Impuestos relativos a la distribución: Si tienes una tienda online tendrás gastos de almacenamiento y transporte, por ejemplo. 
• Gastos de viajes y desplazamientos.
• Gastos de marketing y publicidad.

Gastos deducibles y no deducibles

Un gasto deducible es el que está relacionado con la actividad de la empresa. Desde un punto de vista fiscal para que un gasto sea deducible es necesario que cumpla varios requisitos: 

• Que esté justificado con una factura completa (no pueden ser tiques). 
• Que se registre contablemente en el Libro de Gastos de la entidad. 
• Que esté vinculado con la actividad económica de la empresa. 

Algunos de los gastos deducibles son, por ejemplo: el alquiler de locales, los honorarios de gestores y abogados, gastos de transporte relacionados con al actividad o gastos de publicidad de la empresa, entre otros. 

Los gastos no deducibles son, por ejemplo, las multas, los donativos o regalos a amigos, gastos de transporte no relacionados con la actividad (viaje de ocio) o gastos de móvil si se usa para temas personales. 

👉 Te explicamos cómo funcionan las notas de gastos en este artículo

Gastos iniciales de una empresa

Si tu negocio acaba de comenzar su andadura, tendrás que hacer frente a una serie de gastos iniciales en la empresa que serán los siguientes: 

Gastos de creación del negocio:

• Honorarios de notario y abogado por el asesoramiento en la constitución de la sociedad mercantil, por ejemplo. 
• Inscripción de la empresa en el Registro Mercantil.

Otros gastos: 

• Honorarios de asesores fiscales. 
• Servicios bancarios (apertura de cuentas, TPV etc.). 
• Contratación de hosting y compra de dominio web.
• Primas de seguros. 
• Compra de material (maquinaria, hardware, mobiliario, material de oficina).
• Contratación de personal. 

Para el control de estos gastos es fundamental saber el importe de cada partida y digitalizar todo el proceso, de manera que la información esté siempre disponible y actualizada y se sepa en qué se gasta cada euro. 

Complicaciones al gestionar los gastos de empresa

Cada empresa lleva el control de gastos de empresa de manera diferente. Pero hacerlo sin un sistema que facilite su gestión, trae consigo ciertas desventajas:

• No contar con un presupuesto establecido para los gastos de cada miembro del equipo.
• Dificultad para recabar toda la información sobre los gastos y las facturas generadas.
• Falta de visualización de los gastos realizados y no poder contar con la suficiente data para realizar predicciones de presupuesto.

La mejor forma de gestionar los gastos en la empresa 

Los profesionales de finanzas que estén a cargo de la gestión de los gastos deben considerar una serie de aspectos para que dicha gestión sea efectiva y permita tomar decisiones basadas en datos reales y actualizados. La mejor manera de gestionar los gastos sería:

• Poder identificar de manera sencilla en qué se está gastando, detectar tendencias de gastos para un mejor control y poder negociar con los proveedores para reducirlos.
• Ofrecer la posibilidad de poder ingresar las facturas de gastos a los empleados y clasificarlos según las categorías que haya creado la empresa.
• Contar con un presupuesto de gastos y compararlo con los gastos reales de la empresa. 
• Establecer una política de gastos, definiendo presupuestos, uso de las tarjetas corporativas y el reembolso automático a través de la nómina.

En definitiva, la clave es saber en qué te gastas cada euro en tu empresa y optimizar los gastos. Un software como el de Factorial será un gran aliado a la hora de gestionar los gastos corporativos. Agenda una demostración gratis y descubre todo lo que puede hacer por ti.

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Gastos de una empresa pequeña y retos a los que se enfrentan

Si tu empresa es pequeña también necesitarás conocer los gastos que tienes y controlarlos para evitar que se vea afectada la viabilidad del negocio. Algunos de los gastos de negocios pequeños más destacados son los siguientes: 

Alquiler de local, nave, oficina o taller

En este aspecto van a influir: la localización del inmueble, el tamaño del local y el personal que tengas en la plantilla. Es necesario analizar si es necesario el alquiler del inmueble desde el inicio o quizás, en función de la actividad, se pueda comenzar con un trabajo a distancia o utilizando un coworking de forma ocasional. 

Salarios

Es uno de los gastos más importantes y, además, es esencial para que los empleados se sientan valorados y motivados. Analiza los contratos bonificados y otras ayudas que existan para el coste laboral de las nuevas empresas. 

Suministros

Nos referimos a gastos de luz, agua, gas o internet, entre otros. En este sentido, las compañías suministradoras suelen ofrecer descuentos a empresas (pymes y autónomos). 

Material de oficina

Nos referimos por ejemplo a: ordenadores, móviles o, en el caso de un bar, a mobiliario, datáfono o vasos y manteles. Recuerda comparar ofertas y servicios de diversas compañías o proveedores antes de decidirte a comprar. 

Gestoría

Se encargará de la confección y presentación de los impuestos de la empresa (IVA, Impuesto sobre Sociedades, IRPF). En este caso también puedes comparar ofertas y analizar la propuesta de gestores digitales.