La transformación digital se ha convertido en una prioridad en muchos sectores y ámbitos laborales, como por ejemplo en la gestión de personas. Un modelo significativo ha sido la reforma en la normativa con respecto al control de horas, este hecho obliga a las empresas a plantearse incorporar nuevas plataformas físicas y digitales para este fin.
Esta innovación reglamentaria entró en vigor el 12 de mayo de 2019, con múltiples implicaciones legales que tanto organizaciones como los empleados deben tener en cuenta. Existen muchos tipos de aplicaciones para el control de horas. Sin embargo, desde hace varios años los sistemas biométricos se han impuesto como mecanismo de control de horas de trabajo.
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¿Qué es el acceso biométrico?
Los sistemas biométricos son herramientas de seguridad que permiten controlar el acceso mediante la identificación personal de características físicas. Esta identificación se ejecuta por medio de hardware y software, para lo que se emplea un registro a través de huellas dactilares o reconocimiento facial, entre otros procesos.
El control de acceso biométrico ofrece alta seguridad, puesto que las personas cuentan con características biológicas únicas e intransferibles. Este factor permite que nadie acceda a un determinado espacio en lugar de otro individuo. Para lograr esta solidez, los equipos biométricos se basan en tecnología y emplean un lector de identificación biométrica para confirmar la identidad de las personas.
Tipos de accesos biométricos
Existen diversos tipos de equipos biométricos. No obstante, los más comunes a la hora de proteger una empresa y controlar las horas de las personas son los siguientes:
- Huella dactilar: controla el acceso y las horas de entrada y salida acercando el dedo índice al dispositivo. Su uso se ha extendido por su efectividad y sencillez.
- Sistemas por voz: las voces de las personas son peculiares y distintivas. En este caso, los sistemas analizan la tonalidad de la voz para dar acceso a determinados espacios.
- Reconocimiento facial: las singularidades faciales no se pueden permutar. Por ello, el reconocimiento biométrico de los rasgos de la cara es un sistema muy eficaz para el registro y confirmación de acceso.
- Control del iris y la retina: este tipo de equipos tienen un coste superior, por eso, no son los más empleados en las empresas. Para que funcione eficazmente, el espacio debe disponer de una buena luz que permita identificar y digitalizar el iris o la retina.
- Reconocimiento de la mano o vascular: se basa en el escáner de la palma de la mano. Este tipo de acceso biométrico es fiable y muy implantado. Identifica las líneas que se encuentran en la palma de la mano, diferenciando así entre todas las personas que conforman la organización.
¿Cómo funciona el acceso biométrico?
La instalación de un control de acceso biométrico es sencilla. Todos los sistemas de acceso con este tipo de tecnología, analizan y capturan las características físicas, posteriormente, aceptan o niegan el acceso. Por lo general, suelen llevar con los siguientes componentes:
- Software descargable con base de datos incorporada. Almacena los datos de las personas que ya han sido analizadas alguna vez. Permite comparar características físicas entre individuos.
- Cables corrientes para su instalación y conexión a internet.
- Conector biométrico (lector y programador). Captura y analiza los patrones, ya sean huellas, reconocimiento facial, las líneas de las manos, etc. La señal USB exporta los datos al software para ejecutar los registros.
- Chapa magnética vinculada al conector biométrico (se desconecta 5 segundos para dar acceso a la persona autorizada).
Llevar el control horario a través del acceso biométrico
Hace ya varios años que las empresas implantan los sistemas biométricos en los puestos de trabajo como herramienta de control de horas. Esta iniciativa surgió en el sector público, con el propósito de controlar el absentismo laboral por parte de los funcionarios. Ya ha sido incorporada con éxito en varios ayuntamientos y CCAA (Benidorm y Navarra, entre otros).
Consecuentemente, las instituciones públicas se deben adaptar al nuevo paradigma digital. Por su parte, el Gobierno ha decidido impulsar el uso de mecanismos tecnológicos para controlar las horas de trabajo también en el sector privado. En este caso, el objetivo es distinto, ya que desde la Moncloa pretenden frenar la proliferación de las horas extraordinarias no abonadas ni recompensadas. Una medida que se implantó en mayo de 2019, para proteger la gestión de personas y reivindicar sus derechos.
Beneficios del sistema biométrico utilizado como fichaje
En el área de gestión de personas, la biométrica cobra especial importancia, ya que garantiza la seguridad y veracidad en el trabajo, asimismo, aporta confort para acceder a él. Aunque, algunos negacionistas de esta tecnología afirman que no es de gran utilidad. Ciertamente, genera agilidad y flexibilidad en el tráfico de personas en los accesos, y optimiza el tiempo de registro.
La biometría impide que se degraden las pautas de horarios y descansado del empleado, puesto que plasma la hora de entrada y salida. Además, aporta información muy útil al departamento de gestión de personas. De este modo, los trabajadores pueden dejar constancia del tiempo extra de tareas para comprobar que sea correctamente abonado.
Estos sistemas aportan la capacidad de ejecutar un seguimiento minucioso de las altas y bajas de las nóminas de los trabajadores. Este hecho implica una mayor agilidad en la administración, haciendo estos procesos más cómodos y sencillos. Del mismo modo, son mecanismos sencillos, por lo que su instalación y mantenimiento no implican un alto coste.
Control de acceso biométrico y protección de datos
La llegada de los accesos biométricos al sector público, no estuvo exenta de polémica, lo mismo ocurrió con el control de horas trabajadas en las empresas privadas. Por un lado, las organizaciones deben atender el tratamiento de los datos biométricos, respaldados en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Por otro lado, se encuentran las múltiples interpretaciones que se han ejecutado sobre el Estatuto de Trabajadores vinculados a esta cuestión. Esto derivó en la necesidad de elaborar una nueva Propuesta de Ley para modificar la normativa, publicada el 23 de junio de 2017 en el Boletín Oficial de las Cortes Generales.
Para comprender el tratamiento de los datos biométricos, hay que reflexionar sobre el concepto. Estos datos se obtienen a partir de un mecanismo técnico específico, relacionado con diferentes características físicas o conductuales de un individuo físico, que permite o confirma la identificación única de dicho individuo, como rasgos faciales o dactilares.
Los datos biométricos se consideran de una categoría especial, en este sentido, el artículo 9 del RGPD establece que queda prohibido el tratamiento de dichos datos dirigidos a identificar de manera unívoca a un individuo físico.
Excepciones para tratar los datos biométricos
- El interesado haya dado su conformidad para ello.
- El tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos específicos, como el Derecho laboral y de la seguridad y protección social. Siempre y cuando así lo autorice el Derecho de la Unión o el convenio colectivo.
- El tratamiento es necesario para proteger los intereses vitales del interesado u otro individuo físico.
- El tratamiento es necesario porque los datos hacen referencia al ámbito privado del interesado.
- El tratamiento es necesario por razones de interés público o con fines de medicina preventiva o laboral.
En este contexto, el tratamiento de los datos biométricos para controlar el horario laboral podría estar sujeto al consentimiento explícito del interesado, o bien al interés legítimo del responsable del tratamiento para cumplir las obligaciones y derechos específicos que le correspondan.
En lo que respecta, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha aclarado que en el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores se prevé la posibilidad que el empresario adopte medidas de control para confirmar el cumplimiento de las obligaciones laborales de sus empleados.
Obligaciones de la empresa a niveles legal
Si una entidad quiere implantar los sistemas de acceso biométrico, debe cumplir con una serie de obligaciones. Primeramente, debe informar a sus trabajadores sobre el uso de estos equipos y del objetivo del tratamiento de los datos. Además, junto al deber de informar a los empleados, la empresa debe ejecutar una evaluación del impacto, un mecanismo sencillo que permite identificar y analizar los riesgos del tratamiento de los datos biométricos.
Llevar a cabo una evaluación del impacto es necesario cuando se emplean nuevas tecnologías para el tratamiento de los datos de los trabajadores y, además, implican un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas. La empresa, con el objetivo de cumplir con el RGPD, debe plasmar cuestiones controvertidas, como quién tiene acceso a esos datos o qué medidas de seguridad se aplican, entre otras.
Del mismo modo, deben utilizar equipos basados en tecnologías de cifrado, así se evitará la lectura, copia, modificación o supresión no autorizadas de los datos biométricos. Igualmente, los datos deberán ser erradicados cuando no se vinculen con un objetivo qué motive su tratamiento.
Nueva guía de la AEPD sobre el tratamiento de datos biométricos
En esta nueva guía publicada la AEPD considera que el uso de datos biométricos es de alto riesgo y se recomienda que las empresas analicen que exención del art. 9. 2. RGPD debe ser aplicable. Además, la AEPD determina los criterios necesarios para disponer de un tratamiento de datos legítimo en el contexto del control de presencia mediante sistemas biométricos.
De acuerdo a lo anterior, la AEPD expresa que la empresa debe acreditar objetivamente que los sistemas biométricos utilizados son realmente necesarios, teniendo en cuenta lo siguiente:
- Un análisis de riesgos
- Una evaluación de impacto
- Un test de idoneidad, necesidad y proporcionalidad
Además, se concluye que de acuerdo al nuevo criterio expuesto, es una opción viable establecer el control de acceso biométrico vía Convenio Colectivo o , en su defecto, justificar en el interés público esencial el uso de estos sistemas en condiciones específicas de seguridad por motivos justificados.
Estas tres medidas o pruebas ya eran solicitadas antes de la publicación de esta nueva Guía, la diferencia es que ahora se recomienda la revisión de acuerdo al nuevo criterio interpretativo de la AEPD. Para esto, es necesario optar por la ayuda de asesores expertos en la materia, que brinden soporte en la elaboración de una Evaluación Previa de Protección de Datos (EIPD), en su implementación técnica y jurídica, así como, el informar correctamente a las personas estos cambios.
¿Huella dactilar o código QR?
A la hora de chequear el fichaje de los empleados, muchas empresas tienen dudas sobré qué equipo de control implantar. Generalmente, suelen comparar dos sistemas: huella dactilar o código QR. Para decidir, hay que comparar entre las ventajas y desventajas de ambos reconocimientos.
Ventajas y desventajas huella dactilar
Actualmente, el sistema biométrico de huella dactilar está considerado uno de los mejores métodos para controlar el fichaje de los empleados, puesto que únicamente es necesario pasar la huella para verificar de manera automatizada e instantánea. ¿Cuáles son sus ventajas?
- Evita la suplantación de identidad.
- Acaba con los problemas de olvido de códigos o contraseñas.
- El empleado no necesita usar tarjetas o llaves tradicionales.
- Es un sistema seguro, sencillo, eficaz, rápido.
- De todos los equipos biométricos es el más económico.
La tecnología no es perfecta, por ello, la huella dactilar también presenta desventajas:
- Fallos en el sistema, que podrían derivar en problemas de protección de la identidad.
- Inexactitud, como consecuencia de una mala limpieza del equipo.
- Algunas personas tienen problemas de salud que pueden dificultar el uso del escáner o el registro de los datos.
Ventajas y desventajas código QR
Los códigos QR presentan múltiples opciones, estos sistemas se pueden adaptar a infinidad de necesidades, entre ellas el control de horario de los empleados. Cómo todo desarrollo tecnológico existen algunas ventajas y desventajas que se deben conocer para poder sacarle el mejor provecho e idear estrategias acordes al plan de gestión de personas. Las ventajas de estos códigos son:
- Tienen capacidad para almacenar más de 4.000 caracteres, permiten transmitir grandes cantidades de datos.
- Se pueden transferir en tarjetas, pantallas, fotos, etc.
- Pueden ser editables constantemente, permitiendo agregar o eliminar datos de los empleados cuando se desee.
- Mecanismo versátil y de bajo coste.
Las desventajas de los códigos QR como control de acceso son:
- Puede crear dificultades para aquellos trabajadores que no sepan usarlos.
- Si no hay conexión a internet, es imposible utilizarlo.
Realiza el fichaje con reconocimiento facial en Factorial
¡Importante! Antes de implementar este método de fichaje, ten en cuenta la normativa de protección de datos y deja claro explícitamente que harás uso de los datos biométricos de tus empleados/as. El fichaje mediante reconocimiento facial se puede hacer a través de un ordenador o una tablet.
Para activar el sistema de fichaje en Factorial debes seguir los siguientes pasos:
- Primer paso – Activa el reconocimiento facial dentro de la sección de configuración de tu política de fichaje.
- Segundo paso – Copia la url del sistema de reconocimiento facial para empezar a configurar el fichaje por reconocimiento facial.
- Tercer paso – Toma una foto e introduce tu número de identificación único de empleado, el que se encuentra en tu perfil personal.
Después de seguir estos pasos, estarás preparado para comenzar a utilizar el fichaje mediante reconocimiento facial, solo tienes que copiar la url del sistema de reconocimiento facial en otra pestaña y hacer click en fichar. Al reconocer tu cara, la plataforma dará el fichaje como exitoso ¡Y listo el fichaje estará hecho! Reserva una demo de Factorial gratis y te enseñamos la mejor manera de gestionar el fichaje de tu equipo.
