Optimizar y maximizar el uso de recursos debe ser primordial en cualquier empresa que pretenda alcanzar sus objetivos de negocio y apostar al crecimiento sostenido. El tiempo y el dinero son dos aspectos clave a tener en cuenta y es aquí, donde el área de RR.HH. contribuye a hacer la diferencia. ¿Sabes cómo reducir los gastos de una empresa?
Normalmente la reducción de los gastos en la empresa se asocian a medidas como disminuir la plantilla de trabajadores, sin embargo, existen otras opciones inteligentes que pueden ayudar a mejorar los recursos existentes y optimizarlos.
En este artículo te detallaremos algunos consejos para tener un control de gastos exitoso y llevar tu empresa al éxito.
Tabla de contenidos
¿De qué hablamos al decir “reducir gastos empresariales”?
Lógicamente una empresa tendrá ingresos y egresos de flujos de dinero en forma constante. Periódicamente las compañías realizan presupuestos globales y específicos para cada sector los cuales contemplan costes fijos así como también potenciales eventualidades que puedan llegar a surgir.
En tiempos de crisis o dificultad, es más que usual tener que “ajustarnos el cinturón”, para hacer frente a momentos desfavorables y salir a flote. En líneas generales y cuando hablamos de empresas medianas o grandes, es normal entender que cada área puede realizar recortes de hasta el 10% de su presupuesto sin verse afectada sensiblemente en su funcionamiento.
Independientemente del monto que se tenga en consideración al reducir gastos, la manera más eficaz de aplicar este tipo de políticas que suelen ser de emergencia, es sabiendo en qué lugares disminuir los gastos considerando el impacto en el modelo de negocios en el mediano y largo plazo.
Consejos para reducir los gastos empresariales
El mito popular establece que reducir gastos de personal es equivalente a tener que decirle adiós a una parte de las personas que integran nuestra plantilla mediante despidos. Pero esto no tiene porqué ser así. A continuación, detallamos seis maneras de reducir los gastos de empresa:
Utilizar un software de control de gastos
Automatizar los procesos es una forma sencilla y rápida de llevar los gastos, además permite no solo ahorrar unos cuantos dolores de cabeza sino también dinero. Estos software cuentan con diversas soluciones que se adaptan a las necesidades de las empresas con la finalidad de llevar un adecuado control de los gastos.
Entre las principales funcionalidades tenemos el poder centralizar los ingresos y egresos en la compañía, realizar un seguimiento de gastos y generar informes en tiempo real y de forma automatizada de los gastos realizados por los empleados. Asimismo, algunas de ellas incorporan el uso de tarjetas corporativas, la devolución del IVA generado y el almacenamiento de todas las facturas y recibos emitidos.
Con un software de control de gastos se puede establecer una política de gastos con pautas claras que definan cuánto y donde pueden gastar los empleados en alojamiento, transporte, comidas, etc. Lo que asegura un mayor control de los gastos por parte de los responsables financieros como de las personas al ser conscientes de los límites de gastos establecidos.
Realizar un análisis continuo de los gastos
Mantener un seguimiento actualizado de los gastos de la empresa es clave para saber que sucede en la empresa y también permite saber de primera mano si alguna cosa sospechosa puede estar costándonos dinero. Por ejemplo, si un proveedor ha cobrado dos veces, es algo que podemos detectar y solucionar rápidamente.
La tecnología puede ser una herramienta valiosa para esta tarea, ya que permite tener una visión en tiempo real de los gastos y ser capaces de tomar decisiones financieras acertadamente.
Ajustar los límites de tarjetas corporativas
Tener un control del uso de las tarjetas corporativas es una estrategia efectiva para reducir los gastos de la empresa. Normalmente los managers o responsables financieros establecen límites de gasto en estas tarjetas; en el caso de realizar compras que excedan estos límites establecidos se necesitará una autorización previa.
Mediante la configuración de límites de tarjeta se crea una barrera automática que previene el gasto excesivo promoviendo el uso responsable de los recursos financieros por parte del equipo. Lo que genera un control más riguroso y garantiza que las compras o gastos se ajusten al presupuesto ya establecido.
Revisar el uso de las suscripciones activas
A menudo, las empresas pagan por suscripciones que ya no son necesarias o que son muy similares entre ellas. Es importante revisar regularmente las suscripciones comerciales para asegurarse de que solo se está pagando por lo que realmente se necesita.
Cualquier suscripción innecesaria debe ser cancelada para poder reducir costos. Por ejemplo, los empleados que ya no se encuentren en la empresa y que en algún momento tuvieron acceso a plataformas por suscripciones necesitan ser detectados y dados de baja.
Apostar por la retribución flexible
Sin recortes salariales ni despidos, conservar la plantilla de trabajadores reduciendo costes es posible. Esto se logra ofreciendo a las personas otro tipo de estímulos que no necesariamente tienen un alto impacto presupuestario en la compañía pero que sí significan una mejoría cualitativa en el bienestar laboral de la plantilla.
Ofrecer un seguro médico, ticket restaurante o fomentar la realización de cursos o formaciones son algunos beneficios que se pueden ofrecer a los empleados que no implican grandes inversiones de dinero. Pero que en definitiva contribuyen no solamente a la fidelización de talento sino también al incremento de su motivación y compromiso con los objetivos de la empresa.
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Ofrecer incentivos a las personas de nuestro equipo
Nadie más que el propio empleado podrá decirnos de primera mano en qué procesos invierte más dinero, qué insumos son más necesarios qué otros y de qué forma puede dinamizar los gastos. Se necesita fomentar que el equipo de trabajo cumpla con la política de gastos de la empresa y se comprometa en reducir los gastos, el uso de incentivos será esencial para fomentar una cultura de eficiencia financiera.
Necesitamos que las personas sean responsables de los gastos y establecer recompensas adecuadas para quiénes encuentren formas de reducir los gastos. Esto ayuda a crear una cultura de desperdicio cero dentro de la organización. También ayuda a motivar a los responsables o managers de implementar iniciativas de reducción de gastos para que el equipo se mantenga concentrado y creativo.
