22 Apps y herramientas para trabajar desde casa

Después de la expansión del Covid-19 alrededor del mundo, muchas empresas se han visto obligadas a cambiar sus hábitos y adoptar una rutina 100% digital y trabajar desde casa. Incluso para aquellas empresas que ya hayan introducido el trabajo en remoto para algunos empleados, con esta situación se enfrentan a muchos desafíos para garantizar la productividad de los equipos.

En Factorial pasamos por el mismo proceso y nos apoyamos en las tecnologías para optimizar nuestras rutinas. ¿Tú también quieres hacerlo? En este artículo te enumeramos las 22 aplicaciones y herramientas más relevantes para aquellos que teletrabajan. ¡Esperamos que también ayude a los equipos de tu empresa!

Comunicación entre equipos

Una de las herramientas más importantes para los equipos es contar con un chat dedicado a la comunicación interna. Esto puede agilizar los procesos y evitar cadenas de email larguísimas. Además, son la versión profesional de chats como WhatsApp y Telegram, así que estas pueden dejarse para el terreno personal.

• Slack. Un chat para grupos grandes o pequeños, que permite crear distintos grupos y múltiples canales dentro de la misma empresa. Slack puede utilizarse para conversaciones rápidas y por escrito. En Factorial nos ayuda a comunicar aquello urgente y simple.
• Google Talk/Hangouts. Esta herramienta es muy útil para aquellos que ya utilizan Gmail, ya que permite acceder a ella directamente desde la bandeja de entrada. Solo tienes que seleccionar a un contacto que ya tengas, abrir la pestaña de chat y empezar a hablar. Con los Hangouts también se pueden hacer videollamadas.
• Discord. Canal para intercambiar información verbalmente; Discord tiene opción de chat y videollamada. Además, también puedes compartir tu pantalla con otros usuarios. En Factorial hace poco que la utilizamos; desde que la crisis derivada del Coronavirus nos obligó a realizar teletrabajo. Esta solución ayuda a que los equipos se sientan más unidos y bien comunicados.

👉 ¿Quieres estar completamente preparado para teletrabajar?  Echa un vistazo a nuestra guía sobre el trabajo a distancia

Plataformas para reuniones durante el trabajo en remoto

• Skype. El programa de videollamada más popular, sin duda. Por esta razón, la mayoría de nosotros sabe utilizarlo y tiene creada una cuenta. Eso sí, es más efectiva en comunicaciones de solamente dos personas.
• Zoom. Esta plataforma se especializa en llamadas con mucha gente. Es el programa que utilizamos en Factorial para tener meetings desde casa. En nuestro caso, lo utilizamos hasta para reuniones de 60 empleados. Zoom también es utilizado por empresas grandes para facilitar el teletrabajo, como por ejemplo Uber y Pandora. Su interfaz es también apta para webinars. Como resultado, es una de las herramientas más utilizadas ahora mismo, en plena crisis del COVID-19. Con Zoom, puedes programar llamadas en el Calendar de Google instalando un plugin.
• WebEx. Una herramienta similar a Zoom, pero menos conocida. Además de ayudarte con el teletrabajo, tiene soluciones específicas para webinars, meetings abiertos al público, formaciones y soporte en remoto.

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Software de soporte para el teletrabajo

Cuando trabajamos como equipo no estamos acostumbrados a hacerlo en la distancia; uno de los problemas es el correcto funcionamiento de todos los dispositivos que se tienen que utilizar a diario. En empresas de mayor tamaño, siempre hay un departamento o profesional que se encarga de esto y, en empresas más pequeñas, siempre está la opción de preguntar al compañero que se sienta al lado.

Cuando esta figura no existe físicamente, necesitamos un software que nos ayude.

• LogmeIn. Un programa que permite el acceso y manejo de los ordenadores desde la distancia y de manera segura. Con LogmeIn también es posible automatizar rutinas técnicas, y se utiliza para ayudar a equipos en diferentes oficinas dentro de la misma compañía. Con esta herramienta, no es necesario tener a un profesional que se encargue de ayudar solo a unos pocos empleados.
• TeamViewer. Un software de soporte en remoto para compañías y sistemas más complejos. Además de poder ayudarte con la asistencia en dispositivos de escritorio, TeamViewer tiene una herramienta de Realidad Aumentada y ofrece soporte para dispositivos móviles.

Programas de gestión de proyectos

Una de las tareas más complicadas durante el teletrabajo es tener un seguimiento de todo lo que está haciendo cada miembro del equipo. La posibilidad de estar al día de cada proyecto puede verse afectada por la nueva rutina, y a veces es complicado ajustarse a ella. Por esta razón, también compartimos contigo una serie de herramientas para la gestión de proyectos y tareas.

• Google Keep. La herramienta más simple y fácil de utilizar para tener control de tu lista de tareas. Google Keep es una solución que te permite ver tus tareas pendientes en la misma ventana en la que tienes tu Gmail o tu Google Doc.
• Trello. Uno de los programas de gestión y organización de tareas más utilizados. Con Trello es posible ordenar tareas en distintas columnas y fases del proyecto. También te permite añadir a otros miembros del equipo dentro de las tareas. Además, puedes añadir extensiones, como por ejemplo una que cuente las horas destinadas a cada proyecto. ¡Y puede instalarse en dispositivos móviles!
• Airtable. Software para la gestión de tareas completo y fácil de utilizar. Es como Trello con un subidón de azúcar, con una interfaz mucho más práctica y divisiones horizontales. A través de Airtable, los distintos miembros del mismo equipo pueden ver qué está haciendo cada uno y la prioridad de cada proyecto. En Factorial, todos los equipos utilizan Airtable, desde marketing hasta desarrolladores.
• Tandem. Además de monitorizar proyectos, con Tandem los equipos pueden ejecutarlos al mismo tiempo. Con integraciones como las de Slack y Asana también es posible ver quién está trabajando en qué. Además, te permite compartir la pantalla.
• Asana. Con herramientas similares a Trello (como los paneles en columna) y la gestión de prioridades de Airtable, Asana es otro gestor de proyectos interesante. Sobre todo para diseñadores y desarrolladores, que suelen trabajar con deadlines más ajustados.
• Toggl. Más que poder ver el estado de cada proyecto, con Toggl es posible ver las tareas más importantes de la empresa en una misma página. Con esta herramienta, verás lo que hacen todos los equipos en el mismo momento, y las tareas que dependan de estos también serán visibles. Empresas grandes como Spotify utilizan Toggl para gestionar sus proyectos.

Apps de gestión del tiempo para trabajar desde casa

• Pomofocus. Una herramienta que te ayuda a gestionar el tiempo utilizando la técnica Pomodoro. Este método se basa en la idea de que los descansos frecuentes son importantes para mejorar la eficiencia y agilidad de la persona que lleva a cabo una o más tareas. En esta técnica, el trabajo suele dividirse en períodos de 25 minutos o menos.
• RescueTime. Esta herramienta se añade a tu ordenador o teléfono y te permite ver cuánto tiempo empleas en cada sitio web, página o tarea, sin tener que contabilizar manualmente.
• Timely. La aplicación monitoriza el tiempo de todo lo que trabajas. A través de su inteligencia artificial, Timely contabiliza cada segundo que utilizas. Incluso con tareas como responder emails, que pueden consumir gran parte de tu día.

Soluciones para gestionar y almacenar información

• Dropbox. El software que nos permite almacenar documentos en la nube y gestionar carpetas de manera inteligente. Además de asegurar la información, te permite acceder a ella desde cualquier lugar.
• Google Drive. La plataforma de Google para crear y compartir distintos tipos de documentos. Con el Drive puedes crear textos, hojas de Excel, presentaciones, imágenes y más. Además, es muy útil por el hecho de que mucha gente puede usarlo al mismo tiempo y abrir documentos simultáneamente desde cualquier dispositivo. También es posible editar en grupo compartiendo permisos a cada usuario.
• One Drive. La solución de Microsoft para almacenar y compartir documentos en la nube. Además de tener un Office suite online, OneDrive tiene enlaces con fecha de caducidad para mayor seguridad de datos.
• iCloud. El almacenamiento en la nube creado por Apple. Este sistema es extremadamente útil para aquellos que trabajan con varios dispositivos Apple. Mucha de tu información, incluyendo fotografías hechas con el iPhone, puede ser guardada automáticamente, y puedes acceder a ella mediante tu Apple ID. Esta solución está más pensada para empresas que ofrecen servicios de diseño y marketing.

Softwares de Recursos Humanos

• Factorial. Con nuestro software de RRHH, puedes ver qué empleados están trabajando desde casa, quién está de vacaciones o ausente. También es posible activar y monitorizar el fichaje desde fuera de la oficina, a través de la aplicación para móviles; ofrecemos un sistema de geolocalización que permite ver desde dónde fichan los empleados.

Nuestro programa para Recursos Humanos también echa una mano a otros aspectos de la gestión diaria de una empresa. Tenemos herramientas como la firma digital y la posibilidad de crear eventos y notificaciones desde dentro del software. Esto, además de ayudar a digitalizar todos los procesos, es crucial para momentos como el que estamos viviendo ahora, en el que el teletrabajo se ha vuelto mandatario por razones de salud.

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