Cómo Rentals United mejoró su comunicación interna y consiguió tener a sus equipos conectados

A Greg Rodríguez y Sophie Hughes les gusta describir la historia de Rentals United como la de Silicon Valley pero en Barcelona, puesto que la empresa empezó en la casa del CEO y ahora tienen casi 100 empleados. ¿Quieres saber cómo consiguieron escalar su departamento de Recursos Humanos y mejorar la comunicación interna?

Greg Rodríguez, Head of Talent and Development, y Sophie Hughes, HR Business Partner, de Rentals United, nos explican cómo consiguen tener una plantilla de empleados conectada y un departamento de RRHH organizado, sean cuales sean las circunstancias.

Historia

Rentals United es una empresa de Saas dentro del sector del alquiler vacacional, y ofrece una plataforma conocida como channel manager. El objetivo de esta es ayudar a los propietarios de los alojamientos con todo lo relacionado con la distribución de sus propiedades, y lo que hace el software es sincronizar a tiempo real todas aquellas variables fundamentales como pueden ser precio, disponibilidad y más en canales como Airbnb o Booking.com. ¿Qué se consigue con un channel manager? Más reservas con menos trabajo.

Sophie nos explica cómo el equipo empezó siendo de cuatro personas a finales de 2014 y principios de 2015; cuatro fundadores y, más tarde, una única persona de ventas. Hoy, son 96 empleados y tienen sede en Barcelona y oficinas en Varsovia, Polonia.

“Estamos contentos porque hemos crecido siempre de un modo muy natural”

Reto

Greg nos cuenta que han tenido muchos retos, y que obviamente siguen apareciendo otros, pero desde su punto de vista el mayor ha sido el crecimiento. En los RRHH son un equipo de dos, y se encargan de todo; adquisición del talento, gestión de la oficina, desarrollo profesional de los empleados y muchas cosas más, entre las cuales está el mantenimiento de la Cultura de la Empresa. ¡Para Rentals United lo más importante es su gente!

“Es relativamente sencillo gestionar a un equipo pequeño, pero en el momento en el que superas los 20 empleados, necesitas una herramienta que te permita optimizar todos los procesos”

Sophie recuerda que en ese momento llevaban poco tiempo con un equipo de Recursos Humanos, y de repente había mucho papeleo, mucha gente pidiendo documentos y revisión de vacaciones y demás. Había mucha confusión y la gente esperaba una respuesta rápida desde Recursos Humanos.

“Cualquier cambio era difícil y confuso”

Sophie describe los métodos que utilizaban en ese momento como “oldschool” o demasiado desfasados.

Solución

En Rentals United pronto encontraron una solución que empezó solucionando una parte de sus necesidades…y se convirtió en algo que afectó a todo el departamento de Recursos Humanos.

“Al principio implementamos Factorial para las vacaciones, y ahora ya se ha convertido en una herramienta que utilizamos para muchas más cosas. Además, al mismo tiempo que crecemos podemos aprovechar más y más funcionalidades»

Greg nos explica que uno de sus mantras es la “conectividad”, tanto para con sus clientes como el equipo y empleados.

“El hecho de poder acceder a la plataforma no solo los responsables de RRHH sino también nuestros managers para poder ver todo lo que registran los miembros de sus equipos, nos brinda una oportunidad única de conectarse, ¡y eso es muy interesante!”

El poder ver quién está de vacaciones, si es el cumpleaños de algún empleado, si alguien lleva tres años en la empresa, hace que los valores de Factorial se acerquen mucho a los de Rentals United: Conectividad, Transparencia y Oportunidad.

Lo que más les gusta de Factorial

Greg y Sophie consideran Factorial mucho más que solo una herramienta para los Recursos Humanos.

“Facilita la vida de los managers pero también de los empleados; hace que todo el mundo esté conectado ya sea para preguntar algo sobre sus vacaciones o felicitarles el cumpleaños”

Aseguran que Factorial les ayuda a ser una start-up más organizada.

“Puede que parezca una tarea sencilla pero no lo es, y resulta la base de cualquier equipo bien cohesionado”

¿Por qué Factorial y no otro software para los Recursos Humanos?

Para empezar, Greg y Sophie nos comentan que Factorial es muy intuitivo y “user friendly”.

“Siendo una empresa de software, nosotros somos proactivos y escuchamos el feedback de nuestros clientes continuamente. ¡Y lo que más me gusta de Factorial es que ellos también lo hacen! Siempre están abiertos a escuchar y evolucionar para seguir siendo una solución para Recursos Humanos de lo más completa.”

Resultado

Sophie asegura que hubo un cambio muy grande desde que la empresa empezó a utilizar Factorial. Además, Rentals United ha lanzado recientemente una política con la que quieren proporcionar mayor flexibilidad con el control horario, la posibilidad de teletrabajar (toda la semana, si los trabajadores quieren), etc.

“Necesitamos que nuestra herramienta que sea fácil de utilizar, visual y transparente, que todo el mundo pueda utilizar del mismo modo y de cualquier sitio. Es por esto por lo que creemos que Factorial nos ayudará a afrontar los retos del futuro”

A causa de la crisis del Covid-19

Especialmente durante el 2020 y los sucesos que han tenido lugar a partir de febrero y marzo, Rentals United puso en marcha muchas iniciativas para asegurar que sus equipos seguían conectados incluso desde casa. Juegos semanales, workshops, cafés por Zoom, aplausos matutinos, afterworks los viernes…

“Como muchas empresas en Barcelona y especialmente de nuestro sector, a causa de la crisis del Covid-19 tuvimos que aplicar ERTEs. Sin embargo, esto no llegó a ser un caos y resultó bastante sencillo organizarse con Factorial durante ese período, sobre todo por lo que se refiere al control horario y el envío masivo de documentos necesarios para llevar a cabo esos expedientes”

 

Muchas gracias a Greg Rodríguez y Sophie Hughes, y a Rentals United por compartir su opinión, que puede ser útil para muchos otros HR managers. Por si quieres ver este contenido en vídeo, te lo dejamos a continuación: 

 

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