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🎙️ Podcast Nº21: Outsourcing de RRHH ¿Cuándo contratar a una agencia de selección de personal?

En este nuevo episodio del podcast de Factorial hablamos con Marc Conesa, Channel Sales Manager en Factorial, sobre la contratación de una agencia de selección de personal.

El outsourcing en los procesos de selección de RRHH consiste en la subcontratación de empresas especializadas en el proceso de selección de candidatos, de manera que elijan a los mejores talentos para los puestos vacantes.

Marc trabajó durante nueve años en selección de personal para Michael Page, por ello cuenta con una amplia experiencia trabajando con agencias especializadas en la contratación de nuevos colaboradores.

¿Por qué contratar a una agencia de selección de personal?

Para Marc, el punto de partida es la autoevaluación. Los HR managers debemos tener claro si tenemos el conocimiento, la base de datos, el dinero y el tiempo para hacer un proceso de selección óptimo. En caso contrario, externalizarlo puede ser la opción más acertada.

¿Qué tipos de perfiles debemos externalizar?

Marc nos comenta que es importante no competir con la agencia de reclutamiento, sino trabajar en colaboración. Lo más importante es distinguir cuándo es el mejor momento para realizar outsourcing y qué perfiles podemos seleccionar por cuenta propia y cuáles deben ser buscados por agencias especializadas.

Si tenemos una gran base de datos de un perfil en concreto y los conocimientos para reclutar, podemos hacerlo por cuenta propia. Sin embargo, en caso de buscar un perfil en particular, del que no tenemos muchas referencias, lo ideal es contar con una agencia que pueda encargarse de ello.

¿Qué tipos de agencias de selección de personal existen?

Se pueden distinguir distintos perfiles para externalizar el proceso de selección de personal. Desde freelancers, quienes se dedican a trabajar por proyectos hasta las grandes multinacionales.

Los freelancers pueden estar o no especializados en determinados perfiles, lo contrario ocurre con pequeñas empresas dedicadas al proceso de selección que, por lo general, se especializan en algunos perfiles, como tecnológico, alta dirección, financiero, etc. Luego están las empresas medianas, que no solo se dedican al reclutamiento, sino a otros procesos de outsourcing. Finalmente, encontramos a las multinacionales como Michael Page, Robert Walters, Randstad, Adecco, etc.

Empresas más grandes acostumbran a tener consultores más especializados y te ofrecen otras ventajas.

Nos dice Marc que, a partir de ahí, debemos decidir qué ventajas tiene cada uno de estos tipos de “agencia” o tipos de externalización del proceso de reclutamiento.

Hablaremos de precio, hablaremos de compromiso, hablaremos de recursos que tiene esa empresa, hablaremos de disponibilidad que tiene esa empresa y todos esos factores. En la visita comercial de cada una de ellas es que has de preguntar, ver y detectar.

¿Cuántas agencias de selección de personal deberíamos contactar antes de tomar una decisión?

Teniendo en cuenta el parámetro de que hay freelancers, pequeñas y medianas agencias, y grandes multinacionales, lo ideal es consultar a dos o tres empresas de cada uno de estos mundos para tener la certeza de que cumplirán con nuestros requerimientos. Otro aspecto importante en la toma de decisión que no debemos pasar por alto es el presupuesto.

¿Cuáles son las grandes diferencias entre estos tipos de externalización?

Debemos ser conscientes de la disponibilidad de las agencias o freelancers. Si decidimos contratar a un freelancer, hay que tener en consideración que si tenemos una carga alta de trabajo y esa persona tiene algún problema o enfermedad no podrá darnos el servicio esperado.

Entonces si tú has de conseguir los objetivos de hiring tienes que ir con cuidado. Una multinacional es un equipo grande, tienen más volumen, más músculo, más facilidad de que lleguen seguramente a los objetivos, porque no dependen de una persona, sino dependen de una marca y tienen estandarizado un proceso.

¿Qué requisitos debe cumplir una agencia de selección de personal o freelancer?

Para Marc, los factores a tener en consideración son el presupuesto, cómo se realizará el cobro del servicio, cuál es la garantía y cómo será el proceso de reclutamiento.

Luego también hay que tener en cuenta su conocimiento. Es decir, has de ver si la persona con la que estás trabajando ha hecho ese proceso antes o no.

Es decir, es importante tener el convencimiento de que la persona o agencia contratada tiene el conocimiento sobre el perfil que estamos buscando o tiene una base de datos hecha de este perfil. Si el mercado lo reconoce a él o a ella como un player en el sector.

Yo buscaría que tenga el expertise en ese tipo de proceso.

¿Cuáles son los pros y los contras de trabajar con agencias?

Marc nos comenta que para él trabajar con una agencia siempre implica una ventaja.  Se perderá menos tiempo que podría invertirse en otras tareas propias del departamento de Recursos Humanos, como las últimas entrevistas, la retención de talento, employer branding, employee experience, etc.

Porque al final, en sectores cada vez más complejos, el talento está buscado, y has hecho mucha inversión en branding o es difícil que tengas al talento picándote la puerta.

Dentro de los contras, se encuentra el coste de contratar a una agencia o freelancer. Sin embargo, para Marc, este gasto podría traducirse en una inversión, ya que ahorramos mucho tiempo que podría emplearse en otras gestiones de Recursos Humanos.

¿Cómo generar un buen engagement con este reclutador?

Es vital que exista una buena relación entre el HR manager y el reclutador especializado. Marc nos comenta que, si queremos sacar adelante un proceso de selección con éxito, tenemos que estar en constante comunicación con el reclutador. De igual manera, debemos valorar el tiempo y dedicación de nuestro o nuestros reclutadores, ya que esto incidirá en el compromiso que tengan con nuestros futuros procesos.

Dedica tiempo a buscar a la mejor agencia y pide referencias de esa agencia, que te digan si han hecho sus procesos bien o no. Tenemos que pedir referencias de la agencia y de la persona que te va a hacer el proceso. Si son buenas, dedícale tiempo, tiempo, tiempo, tiempo.

¿Qué debemos tener en cuenta en un contrato con agencias de selección de personal?

Es importante detallar todos los requerimientos en el contrato. Si el pago será fijo o tendrá alguna variable y cuándo se cobrará.

Luego preguntar si hay gastos añadidos. A veces te cobran por publicar en un sitio, te cobran por marketing online u otras acciones. La garantía es vital. Todo el mundo intenta que no pase, porque si pasa es un fracaso rotundo para el reclutador.

Entonces, debemos asegurarnos como HR managers de que esa garantía estará cubierta y que habrá un plazo delimitado para que el reclutador especializado pueda encontrar un nuevo talento.

Es un tiempo que se pacta. Hay un tiempo promedio.

Además, es importante dejar estipulado en el contrato cuánto tiempo ha de pasar para que como HR managers podamos fichar a una persona que nos han pasado desde la agencia, pero que no aceptamos o contratamos en ese momento.

Yo he visto desde 6 meses, 10 meses, 12 meses hasta 18 meses.

Al fin y al cabo, es clave dejar sentadas las bases desde el principio y que absolutamente todo quede escrito en el contrato.

En conclusión, Marc nos sugiere que es súper interesante tener gente de referencia que pueda ayudarnos en los procesos de selección, porque es la forma de ir más rápido y con la seguridad de que encontrarás al talento idóneo. Dedicarle tiempo y pasión es la clave para conseguir óptimos resultados.

Muchísimas gracias a Marc por la entrevista. Será de gran utilidad para aquellos HR managers que desean externalizar uno o varios procesos de selección con el propósito de encontrar al mejor talento para su empresa.

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