La Firma Digital en los contratos de trabajo: Guía básica

En los últimos años, el avance de la tecnología ha supuesto un aumento del uso de Internet por parte tanto de personas como de empresas. Esto ha permitido que muchos trámites se puedan realizar sin salir de casa. Las relaciones laborales también han experimentado las consecuencias de este avance, y hoy en día, empresarios y trabajadores se comunican cada vez más por medios telemáticos, reduciendo así a los métodos tradicionales. ¿Una prueba de ello? La utilización de la firma digital en los contratos de trabajo.

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A pesar de las ventajas que supone la firma electrónica de los contratos laborales, todavía muchos responsables de Recursos Humanos tienen dudas sobre su aplicación: Cuestionan su validez legal, su seguridad, y cómo se garantiza la identidad de los contratantes.

¿Eres el responsable de Recursos Humanos en tu empresa y no sabes si aplicar la firma digital en los contratos laborales? ¿Te gustaría conocer todos sus beneficios? Si tu respuesta es sí a estas dos preguntas, te invito a que sigas leyendo este artículo, en el que encontrarás toda la información para resolver tus dudas.

¡Empezamos! 👈

Normativa sobre la aplicación de la firma digital en los contratos de trabajo

Para decidir si te conviene aplicar la firma digital, lo primero que debes conocer es su regulación. En este sentido, debes acudir necesariamente al Reglamento de la Unión Europea 910/2014 de 23 de julio de 2014, referente a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Entró en vigor el 1 de julio de 2016, y es conocido como elDAS, derogando la Directiva 1999/93/CE. Así que, primer paso; familiarizarte con esta normativa.

En este reglamento se especifican los requisitos en los que los países miembros deberán reconocer los medios de identificación electrónica de las personas físicas y jurídicas pertenecientes a un sistema de identificación electrónica notificado de otro país miembro, así como las leyes para los servicios de confianza y un marco jurídico para las firmas electrónicas, los sellos electrónicos, los sellos de tiempo electrónicos, los documentos electrónicos, los servicios de entrega electrónica certificada y los servicios de certificados para la autenticación de sitios web. En definitiva, este Reglamento europeo lo que hace es establecer unos criterios de regulación únicos de la firma digital en la Unión Europea.

Otra normativa importante es la Ley 59/2003 sobre la firma electrónica, que trata de garantizar la veracidad del documento firmado electrónicamente.

Tipos de firma electrónica

El elDas distingue entre tres tipos de firma electrónica :

Firma electrónica simple

Con ella, el cliente demuestra que está conforme con los datos contenidos en un documento o un contrato. Es un check que se efectúa en una determinada casilla. Tiene como ventaja principal que es la firma más rápida y sencilla de las tres, pero tiene un gran inconveniente, y es que con ella no se puede identificar al usuario. Por lo tanto, no recomendamos esta firma digital en los contratos de trabajo.

Firma electrónica avanzada

Esta firma electrónica de contratos laborales sí permite identificar a la persona que firma el contrato, y también permite reconocer cualquier cambio posterior de los datos firmados. De este modo, es una firma mucho más segura. Es más, a pesar de no ser la que conlleva la máxima seguridad (esa la veremos a continuación), resulta la más utilizada por las empresas. ¿Quieres saber por qué? Estas son sus principales ventajas:

• Es fácil de utilizar y de implementar
• Permite reconocer la identidad del firmante
• Se vincula a la parte firmante de forma exclusiva
• Las leyes de enjuiciamiento y las normas que se refieren a la firma electrónica (artículo 25 de eIDAS y 3.8 de la Ley 59/2003, de firma electrónica, entre otros), describen expresamente la posibilidad de que se admita como prueba en un juicio.
• Está vinculada con los datos firmados por ella, así que detecta cualquier posible cambio posterior en ellos.
• Se genera usando datos de creación de la firma digital que el firmante podrá usar con total y exclusivo control.

Firma electrónica reconocida

También se la conoce como «firma electrónica cualificada por el Reglamento 910/2014» . Se crea con un dispositivo seguro de creación de firma, y está basada en un certificado reconocido. Este tipo de firma resultaría aceptada como prueba en diversos procesos judiciales, debido a que garantiza la autenticidad, autoría, e identidad del consentimiento prestado a través de la misma.

A pesar de que la firma electrónica reconocida es la más segura para firmar un contrato laboral, no es la más utilizada hoy en día, ya que es la más difícil de conseguir. Debes pasar una serie de trámites para obtenerla, desde una solicitud hasta conseguir el certificado y, luego, instalarlo. Además, sólo la puedes utilizar si la parte firmante también tiene este tipo de firma digital.

Beneficios de la firma electrónica

La aplicación de la firma digital en los contratos de trabajo tiene muchos beneficios, y algunos tal vez no los conozcas. Aquí los tienes:

Posee la misma validez legal que la firma tradicional manuscrita

Como prueba de ello, el artículo 23 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, reconoce el documento electrónico privado como medio perfectamente válido para celebrar cualquier tipo de contrato.

Es más, el Ministerio de Trabajo emitió una circular externa, en la que establece que pueden celebrarse contratos de trabajo mediante la firma electrónica o digital. También cabe destacar que lo publicado en dicha circular, se aplica del mismo modo a los trabajadores del sector privado.

Proporciona un ahorro de tiempo

Firmar de forma electrónica un contrato de trabajo supone un ahorro en el tiempo empleado para realizar dicho trámite, porque no es necesario que el trabajador tenga que desplazarse a su lugar de trabajo para realizar dicha firma. Además, para tí supone una optimización en la gestión de dicho proceso con la Seguridad Social.

Contribución en labores medioambientales

Con la firma digital ya no es necesario imprimir en papel el contrato laboral para su firma, porque se envía por medios telemáticos, por lo que evitas la contaminación que produce la tinta y ahorras papel.

Si has llegado hasta aquí, ya te habrás dado cuenta de que la firma digital para los contratos de trabajo proporciona muchos beneficios tanto a empresas como a trabajadores. Por ejemplo, ahorras tiempo en los procesos relacionados con la Seguridad Social. Además, ahora ya sabes que también está reconocida por los organismos oficiales, y que tiene la misma validez legal que la firma manuscrita. ¡Deja de pensártelo y da el paso!

🤔¿Cómo conseguir la firma electrónica como un método de gestionar los contratos y documentos de tus empleados?

Existen muchos proveedores que ofrecen servicios de firma digital avanzada, como factorialhr, que:

• Posibilita recoger los datos biométricos del firmante, con lo que puedes demostrar con mayor garantía su identidad.
• Cumple con la ley de protección de datos de España y Europa, ya que se pide la aprobación del firmante antes de recoger sus datos personales y biométricos.
• Añade al proceso de firma medidas de seguridad, como firewalls de acceso y comunicaciones encriptadas, para que tengas la total tranquilidad de que la lectura y la firma de tus documentos sea realizada solo por las partes designadas a ello.
• Genera un documento probatorio, en el que se recogen las evidencias electrónicas creadas durante el proceso de la firma.

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