Preparando una entrevista de salida que valga la pena

Seguro que ya sabes qué tipo de preguntas se suelen hacer en una entrevista de salida. Sin embargo, la manera en que preparas este encuentro y el análisis posterior son igual de importantes.

En un proceso de offboarding, los líderes de equipos tienen la oportunidad de dar un paso más y entender qué hay detrás de esa decisión y cómo puede afectar al futuro de la organización. Así que, ¿por qué no convertir una entrevista formal en una conversación fluida? ¿Por qué no dejar que sea el profesional que se va quien marque el ritmo o escoge el lugar para el encuentro? 

Pequeños cambios como estos marcan la diferencia y de todos ellos vamos a hablar a continuación. Así podrás preparar mejor tus entrevistas de salida y sacar más partido de la información que consigues.

Una entrevista de salida es una oportunidad 

Una compañía debería tener como objetivo fidelizar el talento. Una alta rotación es un problema multidimensional que provoca efectos como un impacto negativo en el clima laboral. Sin embargo, en los últimos doce meses, casi 4 de cada 10 empresas (un 38,5%) han experimentado incrementos en sus niveles de rotación, según el Informe de Randstad Research que analiza en detalle este fenómeno. 

Además, para el 77% de las empresas, una de las causas por las que ha aumentado la rotación es que sus trabajadores tienen ahora mayores oportunidades laborales alternativas en otras compañías o sectores.

En cualquier empresa puede llegar el momento en el que una persona comunica que se va y es entonces cuando asaltan dos grandes preguntas: ¿por qué ha tomado esa decisión y qué puede hacer la organización para evitar otros casos? 

La entrevista de salida debería ser, ante todo, reflexiva y también una oportunidad para extraer toda la información posible aunque la realidad es muy distinta: 

• Para empezar, muchas empresas ni siquiera realizan estas entrevistas de salida, limitándose a la firma de documentos o a la planificación de la transición. 
• En otros casos, sí que la llevan a cabo y recopilan datos pero luego no los analizan. 
• Otro error que también se produce es que, a pesar de analizar los datos,  no se llegan a compartir con el resto del equipo o con los managers. 

Lo ideal sería preparar cada entrevista de salida de forma única, teniendo en cuenta el perfil de la persona, el puesto que ha ocupado, los proyectos en los que ha participado o con quién los ha compartido.  A partir de aquí, recopilar, analizar y compartir los datos para promover cambios en la organización sería el camino a seguir en todos los casos.  

Las claves de un buen offboarding

Tiempo, planificación y empatía. Para empezar, la entrevista de salida empieza mucho antes que la fecha en la que se agenda. Por eso, la preparación es fundamental para que sea efectiva y si se combina con dosis de empatía, el resultado puede ser muy positivo para todos. 

Pero, ¿qué recomendaciones puedes introducir en los próximos procesos de offboarding? Hemos recopilado aquellos que te ayudarán a dar un paso más si no te conformas simplemente con hacer una batería de preguntas.  

Decidir las personas que estarán presentes

Aunque quien realiza la entrevista y gestiona todo el proceso es un líder de gestión de personas, también pueden participar otros compañeros. Ahora bien, ¿es buena idea involucrar un manager? Depende. 

Mientras algunos expertos no lo recomiendan porque consideran que la persona que deja el trabajo se sentirá incómoda, otros opinan que si se trata de una organización grande, donde no ha habido mucho contacto entre ambos, puede funcionar.

Aprovechando que no hay una relación estrecha, el entrevistado podría transmitir información clave sobre cuestiones corporativas. Como siempre, la clave es personalizar cada caso.

Mostrar interés por la persona que se va 

El responsable de hacer la entrevista de salida debería conocer lo suficiente al entrevistado. Nos referimos a cuestiones relacionadas con su experiencia e historial como por ejemplo, cuándo se unió a la empresa, en qué puesto o cómo ha sido su trayectoria. 

También es el momento de poner sobre la mesa esos éxitos o proyectos en los que ha participado para demostrar que han sido importantes para la organización. 

Una encuesta por adelantado

Para recopilar más información, se puede enviar un formulario previamente ya que es probable que la persona se sienta más libre a la hora de responder. En un proceso de offboarding, la encuesta y la entrevista son herramientas que no se excluyen mutuamente sino que funcionan mejor juntas.

Pongamos que un empleado no quiere compartir la razón real por la que deja el trabajo. En este caso, a través de una encuesta, puedes pedirle 3 cosas que cambiaría de la compañía. Probablemente, le cueste menos responder y a partir de esas respuestas, puedas deducir el motivo de su marcha.

Si se repite esta pregunta en todas las encuestas, se puede empezar a recopilar datos y obtener tendencias. Por ejemplo, tal vez se descubre que el 95 % de los empleados que se van antes de los dos años echan de menos un programa de formación. Con esta información en las manos, los líderes de equipo pueden empezar a desarrollar programas de capacitación.

Recuerda: el protagonista es el entrevistado

Aunque parezca obvio, siempre está bien recordar que el entrevistador debe ser un buen oyente. Hay pequeños trucos para reforzar esta actitud como mantener el contacto visual o mostrar un lenguaje corporal que sea abierto, como mantener los brazos sueltos en lugar de cruzarlos sobre el pecho o con los hombros hacia atrás.

Se trata de no poner barreras físicas en esa conversación, como por ejemplo, tener las manos pendientes del teléfono móvil. En definitiva, pequeños gestos que harán que la persona que tienes delante se sienta escuchada y comprendida. 

Transparencia y confidencialidad, si es posible

Uno de los requisitos es conseguir un ambiente confortable donde transmitiremos seguridad al entrevistado. Para ello, es recomendable que el responsable de la entrevista empiece explicando exactamente qué sucederá con los datos y quién tendrá acceso a ellos. 

En las grandes compañías es más fácil conseguir esa confidencialidad pero si no es posible, seremos honestos y transparentes, explicando con quién se compartirá la información. A partir de aquí, la persona puede decidir mejor qué quiere contar y, como es lógico, se respetará su decisión.

Analizar y compartir la información

Las entrevistas de salida solo van a ser positivas para la compañía si se utilizan los datos obtenidos y no simplemente se recopilan. Para ello, hay que dejar de ver estos procesos como obligatorios o rutinarios y entenderlos como una oportunidad para buscar tendencias o crear estrategias para cambiar la realidad.

Cómo hacer las preguntas marca la diferencia

Solemos centrarnos en el tipo de preguntas que deberían aparecer en este encuentro pero nos olvidamos de cómo deberíamos hacerlas así como de otros factores clave. Todo suma y si la forma no es la adecuada, la entrevista puede ser un fracaso. 

• La clave es tener un esquema flexible de preguntas pero saber que éstas se pueden cambiar en función de la actitud del entrevistado o de la dinámica del encuentro. Por un lado, las preguntas estandarizadas, las que se recomiendan hacer, son útiles porque facilitan la detección de tendencias pero no ofrecen información sorprendente y más personal. Atreverse a salir del guion y preguntar otro tipo de cuestiones más abiertas genera información de valor.

• Se debe evitar cualquier tipo de demostración de autoridad. Es el momento de acercar posturas, ser pacientes y empáticos. La actitud del entrevistado tiene mucho peso.

• Indagar sobre el clima laboral debería ser un must. Es cierto que las personas buscan un nivel de compensación financiera para permanecer en una compañía pero no es lo único y pueden haber otros muchos factores por los que decida marcharse. Por eso, es importante plantear preguntas que van más aIlá del salario. 

• Aunque la persona expone los problemas o los inconvenientes de la compañía, no es el momento de proponer soluciones. Por ejemplo, si explica que se necesitan muchas aprobaciones para sacar adelante un proyecto, un entrevistador experto le puede pedir que recomiende una idea para tenerla en cuenta pero no es recomendable hablar de las soluciones que hará la empresa. El objetivo es dejar que se exprese lo máximo posible. 
• Por último, las entrevistas telefónicas también se pueden contemplar en un proceso de offboarding. En algunos casos, pueden crear más honestidad que los encuentros presenciales. De nuevo, habrá que analizar qué conviene hacer con cada persona. 

El momento perfecto para una entrevista de salida

Este encuentro se suele hacer entre el anuncio de la intención de marcharse y la salida real pero, ¿y si se pudiera realizar después? 

La mayoría de las entrevistas de salida se llevan a cabo en la última semana de la persona en la compañía pero si se pospone para el mes siguiente, también podría ser positivo. En primer lugar, el encuentro será mucho menos tenso y las emociones se habrán enfriado. Como consecuencia, es posible que el entrevistado se muestre más sincero y responda las preguntas con más profundidad.

De igual modo, la duración de las entrevistas también puede variar, desde una hora hasta 90 minutos. En cualquier caso, no se debería llegar a este encuentro mostrando estrés o con la sensación de que se debe hacer con rapidez.  Al contrario, se trata de dedicar tiempo porque nos importa. 

Y, todavía una última recomendación sobre el lugar. ¿Y si fuera la persona que se va la que decide el escenario de la entrevista de salida? Al fin y al cabo, es su momento y lo principal es hacerlo sentir bien.   

¿Qué se puede hacer con la información?

La entrevista de salida no termina con la última pregunta ya que es justo aquí cuando empieza una nueva etapa en la que se debe pensar cómo convertir la información en cambios o mejoras. Estas son algunas recomendaciones a tener en cuenta: 

El primer paso es detectar los problemas que la persona que deja la compañía ha comentado 

Un ejercicio que se puede hacer es convertir esos titulares en preguntas. Por ejemplo, si una de las respuestas es que “Las personas con más talento no están siendo retenidas”, lo transformaremos en la siguiente formulación «¿Cómo retenemos a los mejores talentos?». Esto servirá para abrir un objetivo de trabajo. 

Clasificar los datos cualitativos y cuantitativos

Los primeros expresan cualidades subjetivas e interpretativas que no se pueden medir numéricamente. Se obtienen a partir de encuestas, cuestionarios y entrevistas con preguntas abiertas. Por ejemplo, si el ambiente de trabajo es inclusivo o no o si la cultura organizacional promueve la innovación. 

Por su parte, los cuantitativos se expresan en números y se puede determinar incluso la frecuencia. Se recopilan durante las entrevistas ofreciendo una clasificación numérica para las respuestas. Por ejemplo, valora con un 3 de 5 al manager.

Haremos esta distinción porque todos son importantes y nos permiten un análisis más eficaz. 

Hacer un filtrado antes de revisar los datos

Este proceso consiste en extraer aquello que es irrelevante para quedarnos con los datos definitivos. A partir de aquí, se pueden hacer diferentes análisis: 

• Análisis descriptivo: para describir lo que ha ocurrido. Por ejemplo, el número de empleados que han dejado la compañía en un año.
• Análisis de diagnóstico: nos permite identificar por qué ha sucedido algo. Por ejemplo, encontrar la razón más común por la que las personas renuncian a su puesto de trabajo.
• Análisis predictivo: para escribir tendencias futuras a partir de datos históricos. Por ejemplo, hacer un pronóstico de la rotación de personas para el próximo año.
• Análisis prescriptivo: aplicando los datos, el objetivo es obtener recomendaciones para decisiones futuras. Por ejemplo, identificar equipos que necesitan cambios o mejoras para evitar la rotación.

Crear un informe a partir de las conclusiones obtenidas

El documento puede recopilar análisis de todas las entrevistas de salida que han tenido lugar en un determinado plazo de tiempo. Así habrá más información para compartir, que es justo el siguiente paso. 

Hora de pasar a la acción

Por último, con este informe que se ha preparado desde el área de gestión de personas y que ya se ha compartido, se puede empezar a trabajar con los diferentes equipos para convertir los problemas en soluciones estratégicas.

Cambiar un adiós por un hasta pronto

Una entrevista de salida no es solo un listado de preguntas por responder. Es también empatía, reflexión, escucha y ceder todo el protagonismo al entrevistado. Por eso, una buena manera de empezar (y seguramente sorprendente) puede ser una frase tan sencilla como “soy todo oídos”.

Además, si se hace de forma correcta, podemos conseguir que la persona que se despide no lo haga de forma definitiva. Dejar siempre las puertas abiertas para, por lo menos, mantener el contacto es una buena idea. 

Recuerda que todas las empresas hacen entrevistas de salida, incluso las que cuidan su capital humano. Por eso, nunca está de más perfeccionar la técnica y tener presente que son una oportunidad para mejorar la compañía.

Mejora tus procesos de offboarding

Tan importante como preparar una entrevista de salida adecuada, es también el llevar un proceso de offboarding exitoso, en donde se faciliten las tareas tanto para la empresa como para el ex trabajador.

Algunas complicaciones frecuentes que los encargados de Recursos Humanos pueden enfrentar tienen que ver con la firma de documentos, el cálculo de las horas trabajadas, las vacaciones pendientes de disfrutar o el desconocimiento del material entregado al trabajador.

Por este motivo, se recomienda utilizar una plataforma que se encargue de:

• Contar con un portal del empleado con el historial del material entregado al trabajador, los acuerdos firmados, nóminas y contratos.
• Llevar el recuento de las horas trabajadas, las ausencias solicitadas y las vacaciones pendientes del trabajador. 
• Enviar una encuesta de salida personalizada al trabajador que está dejando la empresa para detectar patrones de comportamiento.
• La firma digital de todos los documentos de offboarding para evitar errores legales y transmitir transparencia.
• Definir quién será la persona encargada de administrar los reportes, en el caso que se realice el offboarding de un manager.

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