Según diversos estudios una de las causas más frecuentes del fracaso de las empresas es la mala gestión relacionada con los gastos.
Si creas una empresa y mezclas los gastos personales con los del negocio: tendrás un problema. Además, si tu organización crece, también aumentarán los gastos y si no los controlas, la situación podría afectar a la rentabilidad del negocio. En este artículo vamos a analizar cómo realizar un control de gastos de una empresa de forma efectiva.
Tabla de contenidos
¿Qué es el control de gastos en una empresa?
Podemos definir el control de gastos de una empresa como el proceso de identificar, reducir o eliminar los gastos relacionados con el negocio para aumentar los ingresos y la rentabilidad.
Todos los gastos de la empresa deben de ser controlados, en especial, los gastos fijos que se pagan mes a mes y los gastos relativos a recursos humanos, que suelen ser los más elevados.
El control de gastos de una empresa aporta ventajas como las siguientes:
- Controlar el presupuesto y saber en qué se gasta el dinero la empresa.
- Calcular la rentabilidad de la empresa en cada momento.
- Tomar decisiones basadas en datos reales.
- Identificar gastos que no son necesarios.
- Posibilidad de negociar los precios con los proveedores.
¿Cómo controlar los gastos de una empresa paso a paso?
El control de gastos es fundamental tanto en empresas grandes como pequeñas y se pueden seguir los siguientes consejos:
Elabora un presupuesto
Será el punto de partida para controlar el control de gasto de la empresa. Es necesario que sea realista y que, posteriormente, se compare con el gasto real para ver qué desviaciones existen y corregirlas.
Establece una política de gastos
Es importante que tus empleados sepan qué gastos pueden tener en su actividad profesional y que se les comunique la política de gastos de forma clara. Puedes establecer:
- Los límites de gasto por tipo (dietas, desplazamientos).
- Los gastos permitidos y los gastos que no son reembolsables.
- Los justificantes que se deben aportar de cada gasto.
- La necesidad de que cada gasto esté relacionado con la actividad profesional.
- La consecuencia del incumplimiento de la política de gastos, por ejemplo, rechazo del reembolso del gasto o congelación de la cuenta de gastos.
Implanta el uso de tarjetas corporativas
Con las tarjetas corporativas podrás controlar los gastos y establecer límites por titular y tipo de gasto, por ejemplo. También podrás boquear o congelar la tarjeta en caso de fraude o de robo. Las tarjetas corporativas, además, permiten tener un control en tiempo y elaborar informes.
Automatiza la gestión de los gastos
Puedes utilizar un software de control de gastos para hacer seguimiento de cada gasto, generar informe y automatizar la recopilación de justificantes. Toda esta información te permitirá tomar decisiones informadas y rápidas. Además, el software de control de gastos te aportará ventajas como las siguientes:
- Los justificantes de pago se digitalizan por lo que se ahorra tiempo en la clasificación de documentos.
- Las decisiones sobre aprobación o denegación de gastos son más rápidas.
- La posibilidad de conectarse desde cualquier lugar y en cualquier momento ayuda a la gestión de gastos de viajes y dietas.
- Se pueden crear informes, filtros y gráficos para realizar el seguimiento de cada gasto.
Ejemplos de control de gastos en empresa
Para entender mejor el control de gastos en una empresa vamos a analizar ejemplos concretos y formas de controlarlos:
- Kilometraje: Si tus empleados deben desplazarse en para realizar las tareas asociadas a su puesto de trabajo pueden darse varias situaciones:
- Que utilice un vehículo propio: En este caso, se deberán calcular los kilómetros recorridos y los gastos realizados y la empresa los reembolsará: Por ejemplo, se puede fijar un precio por kilómetro recorrido.
- Qué utilice un vehículo de la empresa. En este supuesto, el gasto es asumido directamente por la empresa.
- Dietas: La empresa puede establecer un importe diario para las dietas, en función de las circunstancias (si se pernocta fuera del domicilio o no, por ejemplo).
- Regalos de empresa: Se puede fijar un límite por cliente y año de forma que si se quiere sobrepasar ese limite sea necesaria la autorización del departamento de recursos humanos o financiero.
- Formación de la plantilla: La formación continua de la plantilla es un elemento esencial no solo para retener y atraer talento a la empresa, sino también para actualizar los conocimientos de los empleados. La forma de controlar esta partida supone la elaboración de un presupuesto para formación que se puede calcular de varias formas:
- Asignando un porcentaje del salario anual a la formación.
- Fijando un importe específico por cada empleado.
- Material de oficina: Otro de los gastos comunes en las empresas es el relativo al material de oficina. La forma de controlar este gasto consiste en elaborar un presupuesto que contenga el importe que se va a destinar cada año a esta partida y delegar la compra del material en una sola persona, para evitar que todos los empleados realicen compras.
Problemas (y soluciones) en el control de gasto de tu empresa
En el proceso de gestión de gastos de una empresa pueden surgir problemas que, en la mayor parte de los casos, se pueden prever y solucionar. Son los siguientes:
No hay una factura que justifique el gasto
En este caso no se podrá deducir el IVA, pero sí se podrá deducir el gasto en el IRPF. Para evitar que esto ocurra es necesario definir claramente que se debe solicitar factura de cualquier gasto que se realice en la empresa.
Se ha realizado un gasto no autorizado
Si un trabajador realiza un gasto no autorizado se debe analizar si conocía o no la política de gastos de la empresa, si se ha tratado de un descuido o si es algo intencionado. En función de las circunstancias se podrán adoptar unas medidas u otras, por ejemplo, si es un error no intencionado la empresa puede asumir el gasto.
El documento justificativo del gasto no contiene los datos exigidos por la normativa fiscal
Es el caso, por ejemplo, de determinados tickets de aparcamiento. Se puede solicitar una factura a la empresa gestora del parking que contenga todos los datos que exige la norma fiscal: datos del cliente y de la empresa, importe, impuestos, etc.
Los gastos reales superan a los presupuestados
Si elaboras un presupuesto anual de gastos y cuando termina el año ves que los gastos reales superan a los previstos en el presupuesto tendrás que:
- Analizar el importe de la desviación para ver si es muy elevado.
- Verificar por qué se ha producido la diferencia.
- Tomar medidas para corregir la diferencia y reducir el gasto o establecer un presupuesto más realista.
Cómo mantener un control adecuado de los gastos corporativos
En definitiva, el control de gastos de una empresa requiere un trabajo de planificación y análisis que contribuya a que la empresa sea más rentable. En estos casos es clave contar con un sistema que automatice la gestión de gastos.
Por eso, la mejor manera de que los responsables o managers de equipo tengan un control de los gastos sería:
- Ofrecer tarjetas corporativas al equipo determinando limites en el importe de gasto, períodos específicos de uso y categorías de comercio donde realizar las transacciones.
- Que los empleados pueden subir a la plataforma de manera automática sus gastos y recibos, y clasificarlos según las categorías que haya creado la empresa.
- El poder aceptar y rechazar los gastos del equipo, así como facilitar el reembolso automático de los gastos dentro de la nómina siguiente.
- Obtener informes sobre los gastos generados para poder establecer un presupuesto en base a datos y comenzar a tomar mejores decisiones en la empresa.
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