¿Sabes cómo crear en tu empresa el canal de denuncias que regula la ley de protección del informante? A partir del mes de marzo, tenerlo será obligatorio para ciertas empresas.
El canal de denuncias para empresas es la herramienta esencial para prevenir delitos en las organizaciones. Es importante recordar que, tras la regulación de la responsabilidad penal de las personas jurídicas, estas pueden responder por determinados delitos regulados en el Código Penal.
Por esto, la prevención es fundamental y la nueva ley de protección del informante establece la obligación de disponer del denominado “sistema interno de información” o canal de denuncias.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué características debe cumplir un canal de denuncias?
- Implantando un canal en una empresa
- ¿Se puede gestionar el canal de denuncias por un tercero ajeno a la empresa?
- Protección de datos y gestión de información sensible
- Cumple la normativa con un canal de denuncias corporativo
- Gestiona el canal de denuncias de forma segura con Factorial 🚀
¿Qué características debe cumplir un canal de denuncias?
En cada empresa obligada a cumplir con la Normativa Whistleblower, debe ser el órgano de administración o de gobierno quien implante el canal de denuncias. El canal deberá reunir las siguientes características:
- Transmisión de información: Debe permitir que se pueda transmitir la información sobre las infracciones cometidas. El mecanismo debe ser fácil de utilizar y rápido.
- Confidencialidad: Debe estar diseñado para garantizar la confidencialidad en cuanto a la identidad de la persona que informa y de las personas que se mencionan en la comunicación, de forma que no se permita el acceso a personas no autorizadas.
- Comunicación escrita o verbal: El canal debe facilitar que la información se presente por escrito o de forma verbal.
- Integración de canales: En la empresa se deben integrar los distintos canales de información que se creen.
- Trato de la comunicación: El canal deberá garantizar que la comunicación se trate de forma efectiva en la entidad.
- Independencia: El sistema de información debe ser independiente y estar diferenciado respecto a otros sistemas internos de información.
- Responsable: La empresa deberá contar con una persona responsable del sistema.
- Principios: Se deberá establecer una política relativa a los principios del sistema interno de información y de la defensa del informante.
- Procedimiento: Es necesario crear un procedimiento de gestión de la información que se reciba.
- Garantía: La empresa debe fijar las garantías para proteger al informante dentro de la propia entidad.
Implantando un canal en una empresa
Para implantar un canal interno en la empresa se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Elige la forma de comunicar la denuncia
Puede ser por correo electrónico, plataforma digital, teléfono o dirección postal, por ejemplo. Se puede utilizar un software para el canal de denuncias de forma que toda la información esté centralizada y se garantice el anonimato.
2. Nombra al responsable o responsables del sistema
Puede tratarse de una sola persona o un equipo de personas (órgano colegiado). Es posible nombrar a un directivo de la empresa que deberá actuar con independencia respecto a otros órganos de la organización.
3. Elabora una normativa
Es importante que no se convierta en un buzón de quejas y que esté claro cómo se gestiona cada denuncia. Este documento deberá contemplar:
- La normativa aplicable, es decir, la ley de protección del informante y la ley de protección de datos, entre otras.
- Las personas que pueden utilizar el canal de denuncias interno o externo.
- Las vías de comunicación que se pueden utilizar.
- Los hechos se pueden denunciar.
- La forma de presentación de las denuncias.
- El órgano interno que recibe la denuncia y la gestiona.
- Los plazos para responder y resolver el caso.
- Los derechos que tienen tanto las personas que denuncian como los denunciados.
- La descripción de todo el proceso de investigación y resolución.
4. Registra las denuncias y su estado
La empresa debe conocer todas las denuncias que se han tramitado, de qué forma y en qué plazos, así como las medidas que se han tomado. Debemos recordar que tomar medidas para prevenir delitos en las empresas puede ser una atenuante o eximente de la responsabilidad penal.
5. Publicita el canal y la normativa de uso
La publicidad sobre la existencia de este canal se puede hacer a través de la intranet de la empresa, en la web de la empresa (en un lugar visible), en una reunión del equipo o por correo electrónico. La información que se debe transmitir sobre el canal de denuncias para empresas es la siguiente:
- Uso del canal de denuncias
- Principios de la gestión de denuncias
Ya existen numerosas empresas que han publicitado en su página web este canal, por ejemplo, en la web de Telefónica aparece un Canal de Consultas y Denuncias en el que poder realizar las comunicaciones.
¿Se puede gestionar el canal de denuncias por un tercero ajeno a la empresa?
La respuesta es que sí. Puesto que, según el artículo 6 de la ley de protección del informante, el canal de denuncias puede ser gestionado internamente por la empresa o de forma externa por un tercero (por ejemplo, una consultoría especializada o un despacho de abogados).
Sin embargo, este servicio siempre deberá garantizar la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones. Al tercero que se encargue de la gestión del canal externo se le considerará el encargado del tratamiento de datos personales.
Protección de datos y gestión de información sensible
Cuando se denuncia un hecho que puede ser constitutivo de delito, si la denuncia no es anónima, se pueden transmitir datos personales del denunciante y de los denunciados, por lo que es fundamental el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos.
Cuando se informe a los empleados sobre el canal de denuncias, se debe informar también sobre el tratamiento de datos que supone la presentación de una denuncia. Estos son los aspectos que se tendrán que considerar:
- Se deberán respetar siempre los principios de proporcionalidad y limitación de la finalidad. Es decir, los datos personales se deben utilizar con la finalidad de investigar el hecho denunciado.
- Las personas que tienen acceso a los datos están limitadas por la ley.
- Los datos podrán ser cedidos, si procede, a la autoridad judicial, Ministerio Fiscal o autoridad administrativa competente.
- El plazo de conservación de los datos será el necesario para la tramitación de la denuncia y no podrá exceder de diez años. Si la denuncia no prospera, los datos se deben eliminar a los tres meses.
- La empresa deberá garantizar la confidencialidad de los datos recabados.
Las empresas que implantan un canal de denuncias deberán nombrar a un delegado de protección de datos, si no lo habían nombrado anteriormente.
Cumple la normativa con un canal de denuncias corporativo
Para agilizar todos los procesos relacionados con las denuncias corporativas, recomendamos utilizar una plataforma que permita cumplir con los requisitos de la Unión Europea para establecer un sistema de denuncias de irregularidades.
Con un canal corporativo tendrás acceso a formularios para iniciar reclamaciones tanto a tu plantilla como a personas externas, siempre protegiendo la confidencialidad de los datos propios y ajenos. Además te permite:
- Añadir un formulario de reclamación con todos los datos del reclamante (el anonimato es opcional), la descripción de la denuncia y adjuntar pruebas del hecho.
- Contar con una contraseña de único acceso que garantice la protección y la seguridad de cada denuncia.
- Disponer de un número de reclamación que servirá para acceder a la página donde se ha depositado la reclamación, ver el estado de la misma y añadir comentarios adicionales.
- Fijar un gestor de reclamaciones quien será la persona autorizada para acceder a las secciones de quejas y tramitar la denuncia.
- Generar una línea de tiempo donde la persona que presenta la denuncia y el gestor de reclamaciones atribuido puedan dejar comentarios y cargar archivos adicionales.
- Recibir notificaciones cuando se cree una denuncia, se modifique o se acerquen los plazos de vencimiento.
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