Casi 2,5 horas a la semana buscando documentos que no se encuentran. Una media de ocho horas al mes trabajando con documentos compartidos sin un control de versiones adecuado que provocan problemas y retrasos. Un tiempo desperdiciado que, según un estudio de la consultora IDC sobre la productividad de los trabajadores, es solo la punta del iceberg de cómo una gestión documental ineficiente en las pymes afecta a la productividad de los trabajadores.
Sin embargo, el impacto va más allá del tiempo perdido. Desde un punto de vista económico, la gestión de documentos representa hasta un 47% de los costes ocultos de una organización. Por si fuera poco, el 15% del espacio físico de una compañía está destinado a almacenar archivos en papel, un recurso cada vez menos sostenible y eficiente.
Las pymes no pueden permitirse estas cifras. Competir en un mercado tan exigente como el actual requiere niveles máximos de eficiencia. Por eso, una buena gestión documental, basada en la digitalización, es esencial para optimizar recursos, aumentar la productividad de sus equipos y reducir costes.
¿Quieres descubrir cuáles son los beneficios de la gestión documental en una pyme? Acompáñanos mientras analizamos los beneficios que podrían hacer de tu pyme un modelo de gestión documental.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué se entiende por gestión documental?
- ¿Cuáles son las tres fases del archivo?
- Beneficios de la gestión documental para las pymes
- Cómo las pymes transforman su gestión documental
- ¿Preparado para el cambio?
¿Qué se entiende por gestión documental?
«La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos». Esta definición, incluida en la norma ISO 15489 que regula la gestión de documentos de archivo de las organizaciones, es fundamental para las pymes que quieren perfeccionar sus procesos y mejorar su competitividad.
En el día a día, independientemente del tamaño, cualquier organización produce documentos como resultado de su negocio. Contratos, facturas, informes y otros registros actúan como reflejo de las decisiones tomadas y las actividades realizadas, convirtiéndose en activos esenciales tanto para el trabajo como para la rendición de cuentas. Además, forman parte del capital intelectual de la organización.
Dada su relevancia, gestionar estos archivos de manera eficiente es fundamental para que estén disponibles de una manera sencilla y rápida, facilitando tanto el trabajo interno como la colaboración con socios o proveedores externos. Este es precisamente el trabajo de la gestión documental: hacer accesible la documentación.
Esta área tiene cada vez más protagonismo en las pymes. Impulsadas por la digitalización de los archivos y el almacenamiento de toda esta información en la nube, las pequeñas y medianas empresas están implementando plataformas de gestión documental para optimizar recursos, ahorrar tiempo y mejorar significativamente la eficiencia operativa.
¿Cuáles son las tres fases del archivo?
La gestión documental en una pyme no solo implica digitalizar documentos y organizarlos, sino también establecer un sistema estructurado que facilite su recuperación y seguridad.
En los últimos años, el lanzamiento de numerosas plataformas de gestión documental en España han facilitado el trabajo de muchos de estos profesionales. Sin embargo, las fases de la gestión documental no han variado: archivo y organización; documentación y creación de protocolos:
- La primera fase del proceso de archivo digital comienza con una organización meticulosa de los documentos existentes. Como dice el refrán, «cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa». Los documentos se catalogan según su naturaleza, departamento y relevancia, estableciendo una estructura clara y coherente que facilitará su posterior recuperación.
- La ordenación de documentos constituye el segundo paso. Aquí es donde entran en juego los metadatos y las etiquetas digitales, que permiten clasificar y recuperar la información de manera instantánea. Esta fase es fundamental para garantizar que cualquier documento pueda ser localizado en cuestión de segundos, algo impensable en los antiguos archivos físicos.
- Finalmente, la fase de documentación establece los protocolos y políticas que garantizarán la correcta gestión del sistema. Esta etapa incluye la creación de manuales de usuario, la definición de niveles de acceso y la implementación de medidas de seguridad para proteger la información sensible de la empresa.
Como ya vimos en nuestro artículo «Plataformas de gestión documental en España: comparativa y mejores opciones», las pymes están adoptando cada vez más sistemas de gestión documental digitalizados para ser competitivas. Ya sea con plataformas basadas en la nube, sistemas instalados en servidores locales o modalidades híbridas, la tecnología se adapta a sus necesidades para optimizar estas fases del archivo.
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Beneficios de la gestión documental para las pymes
El tiempo es oro, y para las pymes más que nunca. Cada minuto que un empleado pierde buscando documentos puede equivaler a oportunidades de negocio perdidas. Además, una gestión documental ineficiente es un verdadero dolor de cabeza que lastra la productividad y el crecimiento de las organizaciones.
Afortunadamente, existen software de gestión documental capaces de transformar la forma en que las pymes manejan sus documentos, generando una serie de beneficios que impactan de forma positiva en toda la organización.
Ahorro de tiempo
¿Sabías que tus empleados podrían estar perdiendo hasta 30 minutos al día buscando documentos? Eso equivale a más de 2,5 horas a la semana, ¡un tiempo que podría ser utilizado para innovar y hacer crecer tu negocio! Según IDC, la pérdida de productividad generada por estas ineficiencias alcanza el 21,3%.
Los sistemas de gestión documental eliminan este problema al indexar y clasificar la información de forma inteligente. En lugar de lidiar con montañas de papeles o carpetas digitales desordenadas, los empleados pueden localizar la información que necesitan en segundos, simplemente utilizando palabras clave o filtros.
Además, las plataformas de gestión documental permiten automatizar tareas repetitivas, como la gestión y aprobación de contratos y la tramitación de facturas. Son capaces de procesar documentos, escanearlos, extraer información relevante de ellos, enviarlos al responsable para su aprobación y archivarlos automáticamente.
Una automatización que no solo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores y libera a los empleados para que se concentren en tareas de más valor.
Por si fuera poco, también permiten acceder a la información en tiempo real, desde cualquier dispositivo y ubicación. Eliminan barreras tradicionales, lo que significa que los empleados pueden trabajar desde casa, desde la oficina o incluso desde un viaje de negocios, sin perder el ritmo y mejorando la toma de decisiones.
Ahorro de costes
La gestión documental no solo agiliza la organización y el acceso a la información, sino que también genera un importante ahorro de costes, mejorando la rentabilidad de las pymes.
No en vano, como hemos visto al inicio del artículo, la gestión de documentos representa hasta un 47% de los costes ocultos de una organización, incluyendo pérdidas por baja productividad y tiempo invertido en ordenar documentos. Aquí, una gestión documental eficaz actúa como un bisturí, cortando gastos innecesarios, eliminando cuellos de botella y mejorando la eficiencia de las pymes.
Por otro lado, las pequeñas y medianas empresas que apuestan por la digitalización de los documentos ahorran espacio de almacenamiento de archivos físicos que, según un AIIM Europe, supone el 15% de la superficie de las oficinas.
Al migrar la información a plataformas digitales, las empresas pueden reducir gastos de alquiler, mobiliario o mantenimiento. Según Coleman Parkes Research, la digitalización de los documentos impresos podría generar un ahorro anual que oscilaría entre el 5 y el 20% para las empresas.
Gracias a esta apuesta por la digitalización y una gestión documental optimizada, las pymes se modernizan mediante una estrategia que, además, mejora su sostenibilidad financiera y las ayuda a redirigir recursos hacia áreas que realmente impulsan su crecimiento.
Otros beneficios de la gestión documental
Además del ahorro de tiempo y costes, una gestión documental eficaz ofrece una serie de beneficios adicionales que potencian la competitividad de las pymes en múltiples áreas:
- Menos errores y duplicidades: Los errores humanos son inevitables, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de información. La gestión documental los minimiza al centralizar la información y automatizar los procesos. Además, establecen controles de versiones, flujos de trabajo y sistemas de validación que minimizan la posibilidad de que haya errores y duplicidades. Esto se traduce en un ahorro de tiempo, recursos y, por supuesto, dinero.
- Mejora de la seguridad de la información. Mediante sofisticados controles de acceso, cifrado y sistemas de copias de seguridad, las pymes que manejan datos sensibles de clientes, proveedores y empleados incrementan la seguridad cuando implementan un sistema de gestión documental que les protege frente a accesos no autorizados. Además, hace que sea recuperable en caso de incidentes.
- Mayor eficiencia y productividad. Como ya hemos visto tanto en los apartados de ahorro de costes y de tiempo, un buen sistema de gestión documental agiliza los flujos de trabajo, minimiza los retrasos en la tramitación de documentos y acelera la toma de decisiones al automatizar tareas repetitivas.
- Mejorar la colaboración entre equipos. La digitalización de documentos rompe las fronteras tradicionales entre departamentos. Los equipos pueden colaborar en tiempo real, compartir información de manera segura y trabajar de forma más integrada. Esta conectividad mejora la comunicación interna, fomenta la transparencia y genera un entorno de trabajo más dinámico y productivo.
Cumplimiento normativo: El cumplimiento de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es esencial para las pymes. En este punto, un sistema de gestión documental especializado facilita el cumplimiento de estas normas al proporcionar un control de acceso a la información, registros de auditoría para rastrear el acceso a los datos y herramientas para la eliminación segura de información confidencial.
¿Cómo las pymes transforman su gestión documental?
Todos estos beneficios han llevado a que la gestión documental se haya convertido en una aliada estratégica para las pequeñas y medianas empresas. Un claro ejemplo de éxito es Ayanet, una consultora de Recursos Humanos que, al implementar nuestro software Factorial, transformó sus procesos internos y aumentó su eficiencia operativa. ¿Te gustaría saber cómo?
Antes de implementar nuestra solución, Ayanet se enfrentaba a un desafío común en la mayoría de las pymes: trabajaba con información dispersa en múltiples sistemas, lo que les impedía tener una visión clara de sus procesos.
La digitalización que llevaron a cabo con nosotros mejoró tanto sus propios procesos internos como los de sus clientes. Ayanet experimentó una mejora del 70% en sus procesos internos.
Pero Ayanet no es la única pyme que ha visto los beneficios de una buena gestión documental con Factorial. Empresas como Zettle, Gualmo y Frutas Pepe también han implementado nuestra solución, logrando agilizar sus procesos, reducir errores y mejorar la experiencia de sus empleados.
La centralización de toda la información de Recursos Humanos, la posibilidad de tener una visión global de todos los procesos del departamento, el ahorro de tiempo y de recursos son las bondades que más destacan estas firmas a la hora de describir su impacto en la productividad y eficiencia dentro de sus organizaciones.
Fuera de Factorial, son muchas las pymes que también han visto mejorar su productividad con otros sistemas de gestión documental optimizada. Rosmino Cía. SA, una empresa dedicada a la elaboración y distribución de productos IVESS, apostó por la digitalización de sus documentos empresariales para evitar la pérdida de archivos empresariales.
Ahora todos nuestros colaboradores disponen de documentos de una forma más ágil y práctica. Además, reducimos considerablemente la impresión de documentos» señalan desde la compañía.
Algo similar sucedió en Granja Tres Arroyos, líder en la industria avícola. Según explican sus responsables, «antes de la implementación, recibir, indexar, archivar y luego recuperar infinidad de papeles con los documentos era una problemática que implicaba tiempo y dinero. Hoy (…) nuestros proveedores pueden ver sus fechas de pago y descargar sus órdenes de Pago y certificados de retención desde el portal».
Del mismo modo, la cadena Troa Librerías consiguió optimizar su gestión gracias a la creación de una plataforma digital para la gestión de las facturas de sus proveedores. Con ella, han logrado digitalizar y agilizar el proceso de registro, aprobación y contabilización de las aproximadamente 70.000 facturas que la compañía recibe anualmente.
Durante el proceso, el contenido de cada factura es validado con los albaranes de cada una de las entregas y pedidos de las distintas librerías, lo que agiliza el proceso de aprobación y permite un aumento del control de la organización sobre estos documentos.
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¿Preparado para el cambio?
Como hemos visto en los ejemplos anteriores, la adopción de sistemas de gestión documental adaptados a las necesidades de cada pyme se ha convertido en una recurso estratégico para mejorar su eficiencia operativa, disminuir costes y fortalecer la competitividad en un entorno cada vez más exigente.
Es hora de que tu negocio se sume a esta tendencia. Una buena gestión documental es una inversión rentable que se traduce en ahorro de tiempo y costes, mayor seguridad de la información, mejor colaboración entre equipos y un cumplimiento normativo más sencillo. No hay excusa para no apostar por la digitalización de los documentos.
Además, las plataformas de gestión documental ofrecen soluciones flexibles y escalables que se ajustan a las necesidades de cada empresa.
Si tu empresa aún gestiona documentos en papel o tiene un caos en la nube con softwares generalistas, es el momento de actuar. Profundiza e infórmate sobre las mejores plataformas de gestión documental en el mercado. Tu empresa merece ser más eficiente, ágil y competitiva. ¡No pierdas la oportunidad de llevar tu pyme al siguiente nivel!
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Otros beneficios de la gestión documental
Además del ahorro de tiempo y costes, una gestión documental eficaz ofrece una serie de beneficios adicionales que potencian la competitividad de las pymes en múltiples áreas:
- Menos errores y duplicidades: Los errores humanos son inevitables, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de información. La gestión documental los minimiza al centralizar la información y automatizar los procesos. Además, establecen controles de versiones, flujos de trabajo y sistemas de validación que minimizan la posibilidad de que haya errores y duplicidades. Esto se traduce en un ahorro de tiempo, recursos y, por supuesto, dinero.
- Mejora de la seguridad de la información. Mediante sofisticados controles de acceso, cifrado y sistemas de copias de seguridad, las pymes que manejan datos sensibles de clientes, proveedores y empleados incrementan la seguridad cuando implementan un sistema de gestión documental que les protege frente a accesos no autorizados. Además, hace que sea recuperable en caso de incidentes.
- Mayor eficiencia y productividad. Como ya hemos visto tanto en los apartados de ahorro de costes y de tiempo, un buen sistema de gestión documental agiliza los flujos de trabajo, minimiza los retrasos en la tramitación de documentos y acelera la toma de decisiones al automatizar tareas repetitivas.
- Mejorar la colaboración entre equipos. La digitalización de documentos rompe las fronteras tradicionales entre departamentos. Los equipos pueden colaborar en tiempo real, compartir información de manera segura y trabajar de forma más integrada. Esta conectividad mejora la comunicación interna, fomenta la transparencia y genera un entorno de trabajo más dinámico y productivo.
- Cumplimiento normativo: El cumplimiento de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es esencial para las pymes. En este punto, un sistema de gestión documental especializado facilita el cumplimiento de estas normas al proporcionar un control de acceso a la información, registros de auditoría para rastrear el acceso a los datos y herramientas para la eliminación segura de información confidencial.
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