Cuando contratas a una persona y terminas de llevar a cabo su onboarding ¿tu trabajo ya está hecho, verdad? En realidad, no. Muchas empresas no le dan tanta importancia al proceso de salida del trabajador de la empresa, y es muy común que los departamentos de Recursos Humanos se centren solo en la parte en la que el trabajador es, propiamente dicho, un trabajador.
Sin embargo, si no se considera el offboarding como algo clave en la relación con un trabajador, este puede no hacerse debidamente, en cuyo caso la empresa estaría cometiendo un grave error. A continuación te explicamos qué es exactamente el offboarding, por qué es tan importante y cuáles son los pasos a seguir en este proceso.
Tabla de contenidos
¿Qué es el offboarding?
El offboarding es el proceso de desvincular a un trabajador de la empresa, puede darse de forma voluntaria como involuntariamente. El equipo de Recursos Humanos necesita contar con un plan de offboarding y conocer los puntos claves que se deben realizar en este proceso de salida del trabajador.
Es vital saber cómo actuar frente a este proceso para que la experiencia del trabajador que nos deja sea lo más satisfactoria y cómoda posible. Aunque la rotación de personal dentro de una compañía puede ser normal, muchas veces los departamentos de Recursos Humanos no están completamente preparados para ello y no entienden la importancia de un buen offboarding.
La complejidad de un proceso de offboarding suele depender de varios factores:
1. La razón de la partida
Cuando un empleado es despedido, algunas etapas del proceso cobran más importancia que otras. Es por eso que el proceso de offboarding necesitará adaptarse a las condiciones de cada caso. En el caso de que el empleado sea, en efecto, despachado, es importante recordar que en estas ocasiones la documentación y el registro de todo lo sucedido será muy importante para mitigar riesgos.
2. El puesto del trabajador
Los colaboradores que han pasado mucho tiempo en la empresa o que tengan un cargo de mayor jerarquía requerirán un offboarding más extenso.
¿Por qué el offboarding es tan importante?
Puede que el offboarding te parezca algo extra, un proceso con el que no deberían “perder el tiempo” porque no afecta a la producción de la empresa, pero es más bien lo contrario. Los beneficios de llevar a cabo un buen offboarding son muchos.
Además, está comprobado que hacer una inversión en el proceso de offboarding conlleva una mayor fidelización del talento, esto debido a que el personal que se queda en tu empresa será testigo del trato que ha recibido la persona que esta dejando el puesto de trabajo.
En definitiva, un buen plan para el offboarding permite que los responsables de Recursos Humanos puedan facilitar el proceso en ambas partes.
Crear un plan de offboarding es crucial. He aquí las razones.
- Evita posibles pérdidas financieras. Sin un plan de offboarding, se puede cometer cualquier error del tipo seguir pagando beneficios a los empleados que ya no forman parte de la empresa.
- Da buena imagen a la empresa. “Pon punto y final a la relación” con tu trabajador de la mejor manera posible. Asegúrate de que el talento que se va lo hace sintiéndose respetado y valorado por su trabajo.
- Mejora la gestión legal. Reuniendo y firmando todos los documentos necesarios en este proceso para evitar el riesgo de denuncias por despidos improcedentes.
- Mejora la logística. ¿Cómo se realizarán las funciones del empleado que haya dejado la empresa? ¿De qué manera se coordinará el equipo hasta que ese puesto sea ocupado? ¿Quién sustituirá al empleado que se va? Estas cuestiones tienen que ser respondidas en el plan de offboarding.
- Permite obtener feedback. Los empleados que dejan la empresa son una increíble fuente de feedback. Escuchar las razones de su partida o simplemente su opinión sincera (más sincera que nunca) ayudará a la empresa a mejorar en el futuro.
Cómo hacer un offboarding a los empleados: Los 11 pasos clave
Estos pasos pueden variar dependiendo de cada empresa, la razón de la partida del empleado y el puesto que este desarrollaba dentro de la compañía. Sin embargo, por regla general, estas etapas suelen darse en casi todos los procesos de offboarding.
1. Crea una lista con casillas de verificación para el offboarding
Un checklist o lista con todos los pasos que se deben seguir en un proceso de offboarding será de gran ayuda para que no pierdas tiempo pensando que podrías haber olvidado de pedir o preguntarle al trabajador que esta dejando tu empresa.
En Factorial queremos que ahorres tiempo y descargues nuestra plantilla gratuita que incluye todos los pasos de los que hablaremos a continuación, además de proponer preguntas para la entrevista de despedida y una lista del inventario de la empresa
2. Reúne documentos e información
Lo primero que tienes que dejar resuelto cuando recibes la noticia de que un empleado va a abandonar la empresa es la firma de una carta de dimisión o renuncia formal. Después, el responsable de Recursos Humanos o supervisor puede revisar todos los documentos que el empleado haya firmado a lo largo de su estancia en la empresa. Por ejemplo, pueden haberse establecido acuerdos de confidencialidad en el pasado, o contratos bonificados, etc.
Asegúrate de que en la carta de dimisión el trabajador especifica claramente cuándo va a ser su último día en la empresa, y cuándo lo ha comunicado (con fechas específicas).
Recuerda que utilizando un software para la gestión de Recursos Humanos como Factorial HR, este proceso será sencillísimo gracias a su funcionalidad de gestión documental.
3. Tareas de contabilidad
Llegados a este punto, puedes llevar a cabo las tareas de contabilidad, como preparar la información necesaria para aplicar los cambios en la declaración de los impuestos, programar el último pago de salario, calcular cualquier compensación que tenga que realizarse, contabilizar los días de vacaciones, etc.
4. Informa al equipo
En vez de dejar que los demás empleados empiecen a oír rumores por la oficina, asegúrate de que todos los que van a ser afectados por esta baja conocen la noticia. Esto suele hacerse, por normal general, una semana y media antes de que dicho empleado deje la oficina, dependiendo de su rol en el equipo. Después de este primer aviso, se podrá informar al resto de personal.
Por respeto al trabajador que va a abandonar su puesto de trabajo, es mejor preguntarle cómo querría que la empresa anunciara su partida.
5. Planifica la transición
Lo más importante en este momento del proceso es crear un plan para mejorar todo lo posible la transición de la marcha del empleado. Este plan debería centrarse en finalizar tareas empezadas y dejar el terreno preparado para que el nuevo empleado pueda retomar esas funciones. Tener claro cómo va a ser esta transición y dónde va a ir a parar el trabajo de este empleado es clave. Esta es la fase en la que se traslada el conocimiento:
Preguntas que deberías responder durante esta transición:
- ¿Quién va a sustituir al empleado?
- ¿Qué conocimientos necesitará?
- ¿Quién formará al nuevo trabajador?
- ¿Qué proyectos tienen que terminarse antes de la partida del empleado?
- ¿Qué es lo que tiene que pasar de un empleado a otro?
6. Comunicación con el cliente
En el caso de que el empleado que está dejando la empresa trabaje en contacto directo con los clientes, es muy importante que estos sean notificados e informados de este cambio. Además, sea cual sea la manera de comunicar esta noticia, lo mejor es hacerlo de un modo en el que el cliente siga sintiendo que alguien se está ocupando de él, a pesar de todo.
7. Recupera lo que es propiedad de la empresa
Durante el tiempo en el que el empleado ha estado en la empresa, puede que este haya adquirido equipo y material que es propiedad de esta. Los últimos días antes de su partida tendrás que reunir estos objetos, que pueden ser ordenadores, teléfonos móviles, identificación personal, uniforme, llaves, permisos de aparcamiento o tarjetas de crédito de la empresa, por ejemplo.
8. Entrevista de salida o entrevista de despedida
El objetivo de una entrevista de salida o «exit interview» es obtener feedback de valor sobre la experiencia que el trabajador ha tenido dentro de la empresa. Esta será la última oportunidad para dar una impresión positiva a la persona que se va. Y también será una herramienta con la que reunir información que ayudará al departamento de Recursos Humanos a tomar mejores decisiones en un futuro.
Hacer las preguntas correctas en una entrevista de salida te proporcionará información de valor para la compañía, sobre sus fortalezas y debilidades, y sobre cómo mejorar. Esta información se podrá usar para elaborar estrategias para optimizar el proceso de reclutamiento o acciones que nos ayuden a fidelizar el talento en la empresa.
9. Anula permisos y cuentas
No importa lo buena que sea tu relación con el trabajador, por razones de seguridad, no debería tener acceso al correo electrónico de la empresa, así como a otras plataformas o bases de datos una vez no forme parte del equipo.
10. Despedida
Sin importar las razones por las que el empleado se marcha, una despedida siempre es buena idea. Este tipo de evento transmite positividad por parte de la empresa hacia la persona que ha formado parte de ella.
Muestra a tu empleado que le das valor a su contribución al equipo. Esto puede realizarse a través de un regalo, una carta de agradecimiento dedicada por sus compañeros o incluso una fiesta.
El último día de trabajo del empleado, es recomendable enviar un aviso a todo el personal, animando a que se despida de él.
11. Seguimiento
Siempre es buena idea no quemar ningún puente. Por este motivo, es aconsejable seguir en contacto con el ex empleado, aunque sea por canales como LinkedIn. Mantener una relación positiva incluso siguiendo la pista de esta persona nunca está de más.
Plantilla de preguntas para una entrevista de salida
El desarrollar una entrevista de salida es un punto clave del proceso de offboarding porque brinda diversos aspectos positivos que serán de gran utilidad para implementar mejoras dentro del departamento de Recursos Humanos. La entrevista de salida permitirá conocer cómo se encuentra el clima laboral de la empresa, evaluar estrategias sobre el ciclo del empleado, corregir fallos en el proceso de reclutamiento, entre otras.
Porque sabemos lo importante que es el tiempo para ti en Factorial hemos elaborado una plantilla con preguntas que te servirán al momento en que realices la entrevista de salida a tu trabajador. Esta plantilla es totalmente gratuita y cuenta con más de 40 preguntas que han sido elaborados por nuestro equipo de RR.HH.
Estas preguntas de entrevista de salida han sido dividas en 5 secciones (preguntas generales, acerca de la carrera profesional, la empresa, relaciones laborales y sugerencias) y contienen todo lo necesario para sacar el máximo provecho al feedback que ese trabajador nos puede dar. ¡Descarga gratis las preguntas para tu entrevista de salida!
Mira este vídeo acerca de cómo realizar un offboarding exitoso
¿Quieres conocer más sobre cómo gestionar un buen offboarding? Nuestras expertas del equipo de People en Factorial, te lo cuentan en este HR Pills.
Cómo gestionar los procesos de offboarding
Al dejar de trabajar con un empleado o simplemente cuando un empleado decide terminar su relación con la empresa, los encargados de Recursos Humanos pueden enfrentarse a distintos problemas como:
- Complicaciones con la firma de documentos que correspondan a los empleados que están dejando la empresa.
- Una mala experiencia en el offboarding del trabajador.
- Dificultades en el cálculo de las horas trabajadas, horas extras si las hubiese o un recuento de las vacaciones pendientes.
- Contar con un registro del material que se le entregó al trabajador al momento en que se unió a la empresa.
Aprende cómo llevar a cabo un proceso de offboarding exitoso
Como ya sabrás, un buen proceso de offboarding trae múltiples beneficios tanto para la empresa como para el ex trabajador. Por eso, recomendamos que utilices una solución que te permita:
- Controlar la documentación de tu plantilla, los contratos, acuerdos de confidencialidad, nóminas, etc.
- Firma digital de todos los documentos necesarios a través de la plataforma para evitar errores legales con la documentación.
- A través del portal del empleado se puede acceder al historial del material entregado al trabajador en su paso por la empresa.
- Seleccionar quién será la persona encargada de administrar los reportes, en el caso que se realice el offboarding de un manager.
- Contar con informes acerca de las razones del despido o el término de la relación laboral.
Con Factorial gestiona fácilmente todos los documentos y tareas que implican un proceso de offboarding gracias a su Gestor Documental y a su software que centraliza el cálculo de compensaciones, horas extras, entre otros beneficios. Agenda una demo gratis y te enseñamos como gestionar tus procesos de offboarding exitosamente.
