Casi la mitad de los cierres de empresas en España se debe a un mal control de sus finanzas, según el Estudio Bienestar Financiero de SumUp. Este dato hace evidente que el éxito de un negocio no solo depende de ofrecer productos o servicios de calidad. La gestión de cuentas es esencial para poder tomar decisiones estratégicas y crecer de forma sostenible.
Sin esta información financiera es imposible conocer cuál es el estado real de nuestra compañía, lo que facilita caer en errores que pueden salir muy caros tanto en el medio como en el largo plazo. Pero, ¿qué es la gestión de cuentas? ¿Por qué es tan importante para el éxito de cualquier negocio?
Administrar y controlar cobros y pagos, optimizar el flujo de caja o prevenir problemas financieros antes de que se conviertan en una crisis son solo algunos de los beneficios que una correcta gestión de cuentas en la empresa. ¿Quieres ganar en tranquilidad y productividad? Pues prepárate para descubrir las ventajas y beneficios de llevar una gestión de cuentas actualizada.
Tabla de contenidos:
- Los dos pilares de la gestión de cuentas
- Grupos de cuentas según el Plan General Contable
- Consejos para implementar una gestión de cuentas en la empresa
- Lleva la gestión de cuentas a otro nivel con Factorial 🚀
¿Qué es la gestión de cuentas y por qué es importante?
La gestión de cuentas es un proceso integral que abarca la clasificación, registro, control y análisis de las cuentas de una empresa con el objetivo de optimizar su situación financiera y maximizar su rentabilidad. Gracias a este «chequeo», cualquier compañía, independientemente de su tamaño, tiene una visión clara y precisa de su situación económica.
Para llevar una correcta gestión de cuentas, los responsables financieros, de contabilidad o de Tesorería deben seguir las directrices contempladas por el Plan General Contable (PGC) y organizar el trabajo en diferentes grupos según su naturaleza y función.
En cada una de estos apartados (los veremos con posterioridad), hay que anotar y registrar las operaciones financieras que nos van a permitir supervisar y analizar el estado de las mismas, detectar errores y problemas, lo que propiciaría una documentación de gran valor para tomar decisiones con más criterio.
Beneficios de una gestión de cuentas eficaz
Mediante este trabajo de supervisión y control, los responsables no solo cumplen con la normativa contable de España, sino que también están ayudando a mejorar el funcionamiento de la empresa y reducir riesgos económicos. Y es que son muchos los beneficios que una correcta y eficiente gestión de cuentas puede aportar a la empresa. Entre ellas, destacan:
- Reduce el riesgo de sufrir una crisis. Al identificar y prevenir posibles problemas financieros, la gestión de cuentas actúa como un sistema de alerta temprana. Como hemos visto al inicio del artículo, casi la mitad del tejido empresarial en España carece de este sistema de alerta y se ve abocado al cierre por una mala planificación y gestión de sus cuentas.
- Optimiza los recursos financieros. La gestión de cuentas permite aprovechar al máximo los fondos disponibles, asegurando que cada euro invertido genere el mayor retorno posible. Asimismo, permite identificar y eliminar lo que no aporta valor al negocio.
- Planificación estratégica. Este trabajo contable también proporciona información crucial para que los responsables de negocio puedan tomar decisiones estratégicas. ¿Está funcionando nuestro modelo de negocio? ¿Tenemos que pivotar hacia otras vías de ingreso? ¿Es el momento de llevar a cabo las inversiones que previmos el año pasado? A estas preguntas, y muchas otras, da respuesta la información generada con la gestión de cuentas.
- Maximizar beneficios: Además de optimizar los recursos financieros y reducir los riesgos, las empresas también reducen costes y aumentan la rentabilidad y liquidez de la compañía.
- Cumplimiento legal. No menos importante es el cumplimiento normativo, ya que la gestión de cuentas eficaz facilita la presentación de nuestras obligaciones fiscales, mercantiles y laborales, evitando sanciones y otro tipo de problemas legales.
De este modo, los responsables podrán conocer si hay efectivo suficiente para cumplir con las obligaciones financieras, evitando sanciones, problemas de solvencia y manteniendo la confianza de proveedores, acreedores e inversores.
Los dos pilares de la gestión de cuentas
Como cualquier disciplina financiera, la gestión de cuentas se sustenta en una serie de principios básicos para controlar las finanzas en cualquier empresa. En este caso, estos principios se materializan en dos pilares: el balance de situación y la cuenta de resultados.
El balance de situación podríamos definirlo como una fotografía instantánea de la salud financiera de la empresa. Captura, en un momento específico, todo lo que la empresa posee (activos) y todo lo que debe (pasivos). Esta información nos permite saber si un negocio está en una posición financiera sólida o si, por el contrario, necesita ajustes para mejorar su estabilidad en un momento muy concreto.
Por otro lado, la cuenta de resultados registra todos los ingresos y gastos durante un período determinado. Si con respecto al balance de situación hemos dicho que era una fotografía en un momento y lugar determinados, la cuenta de resultados es una película que narra la historia financiera de la empresa durante un ejercicio fiscal y recoge el resultado final: beneficio o pérdida.
Estos dos documentos aportan la información necesaria para analizar en profundidad el estado de cualquier compañía, identificar tendencias y tomar decisiones. ¿Estamos experimentando un aumento constante en los costes de producción? ¿Tenemos dinero en caja para afrontar el pago de las nóminas de nuestros empleados? ¿Cuál es la evolución de nuestros ingresos, costes y márgenes? La respuesta está en el balance de situación y la cuenta de resultados.
Grupos de cuentas según el Plan General Contable
El Plan General Contable (PGC), que fue aprobado por primera vez el 22 de febrero de 1973, es la columna vertebral de la contabilidad en España. Establece la estructura para clasificar todas las operaciones financieras de una empresa. Al hablar de gestión de cuentas, este plan distingue siete grupos principales, cada uno con un propósito específico:
- Grupo 1: Financiación básica. Aquí se registran los recursos propios de la empresa y su deuda a largo plazo. Incluye el capital social, las reservas y los préstamos a largo plazo.
- Grupo 2. Inmovilizado. Este grupo abarca los bienes duraderos que la empresa utiliza en su actividad diaria. Hablamos de terrenos, edificios, maquinaria y equipos informáticos, entre otros.
- Grupo 3. Existencias. Recoge todos los bienes que la empresa tiene para vender o transformar. Incluye materias primas, productos en proceso de fabricación y productos terminados listos para la venta.
- Grupo 4. Acreedores y deudores: En este grupo se registran las relaciones económicas con terceros. Las cuentas de proveedores, clientes, y las deudas con entidades financieras a corto plazo están aquí.
- Grupo 5. Cuentas financieras. Incluye los instrumentos financieros de la empresa, como inversiones en otras compañías, préstamos concedidos y recibidos a corto plazo, así como el efectivo en caja y bancos.
- Grupo 6. Compras y gastos: Este apartado registra todos los gastos derivados de la actividad empresarial. Esto incluye las compras de materias primas, los sueldos de los empleados, los alquileres y los suministros, entre otros.
- Grupo 7. Ventas e ingresos: Por último, este grupo recoge todos los ingresos generados por la actividad de la empresa, principalmente las ventas de productos o servicios.
Esta estructura permite la organización clara y sistemática de todas las operaciones financieras de las empresas, facilitando el análisis y la toma de decisiones basadas en información precisa y bien estructurada. Algo que, sin duda, nos aportará enormes beneficios.
Consejos para implementar una gestión de cuentas en la empresa
Si bien es cierto que llevar a cabo una gestión de cuentas eficiente puede ser una tarea abrumadora, lo cierto es que no lo es. O, al menos, para los profesionales cualificados y capacitados que entienden el rol estratégico que tiene este trabajo en el devenir de sus compañías. Independientemente de la experiencia, es importante seguir una serie de consejos para sacar el máximo partido.
La gestión financiera, como hemos visto ya en varios artículos de nuestro blog, es cada vez más compleja y exigente. Y con las novedades que están por llegar, como la facturación electrónica, va a ir a más. Por ello, el uso de software contable es un recurso de gran ayuda para automatizar tareas repetitivas, reducir errores y tener actualizada las cuentas con más facilidad.
Al mismo tiempo, es importante mantenerse actualizado. Desde aprender y mejorar en el uso de herramientas informáticas hasta asistir a cursos sobre normativa financiera, la formación continua no solo mejorará la gestión contable en la empresa sino que también extenderá una cultura de responsabilidad financiera en todos los departamentos de nuestra compañía.
No nos podemos olvidar de la importancia de evaluar constantemente la información proporcionada por el departamento contable. Establecer KPIs claros para medir la efectividad de la gestión de cuentas; revisar el rendimiento financiero e identificar áreas de mejora son pasos para, en caso de ser necesario, ajustar las estrategias en función de los resultados obtenidos.
La gestión de cuentas va más allá de los números. Con ella, las empresas también crean y desarrollan el compromiso financiero de todos los equipos, sentando las bases para un crecimiento sostenible. No se trata solo de obtener beneficios a corto plazo, sino de construir una estructura financiera capaz de resistir los embates del mercado.
Así que, ¿estás listo para tomar el timón de las finanzas y llevar a tu empresa hacia nuevos horizontes?
