Si dudas sobre externalizar o no las nóminas de tu empresa por temor a riesgos de seguridad: te haremos cambiar de idea. La tecnología actual no solo ayuda a ahorrar tiempo y dinero, sino que protege la confidencialidad de toda la información sensible que contienen las nóminas.
Durante mucho tiempo la gestión de las nóminas se ha considerado un proceso estratégico de las empresas y los responsables y directivos han sido reacios a externalizarlo. A finales de los años 80, sin embargo, las organizaciones comenzaron a ser conscientes de que la externalización de la elaboración de las nóminas suponía una serie de ventajas, como aligerar la estructura de las compañías.
Tabla de contenidos
¿En qué casos es recomendable externalizar la gestión de nóminas?
Cualquier empresa, con independencia de su tamaño, puede encontrarse en una situación en la que sea recomendable externalizar las nóminas. Por ejemplo, se pueden dar los siguientes supuestos:
- Empresas que estén creciendo con la contratación de más personas y que quieran externalizar todos los subprocesos de la gestión de nóminas.
- Empresas de reducida dimensión o de reciente creación que necesitan poner el foco en su negocio y tener un proceso de gestión de nóminas eficaz y que cumpla con la ley.
- Organizaciones que deseen expandirse internacionalmente y necesiten una gestión local de las nóminas.
Compañías que se fusionan con otras o que adquieren otras en las que no exista una externalización de las nóminas.
¿Qué externalizar respecto a la gestión de nóminas?
El proceso de gestión de nóminas de la empresa se puede externalizar total o parcialmente, es decir, el tercero externo que se contrate para gestionar las nóminas puede realizar todos o alguno de los subprocesos de externalización de las nóminas, por ejemplo:
- Recopilación de la información personal de cada empleado para confeccionar la nómina.
- Cálculo de todos los conceptos de la nómina y elaboración de la misma.
- Configuración del método de pago de la nómina.
- Gestión del ingreso en la Agencia Tributaria de las retenciones realizadas en las nóminas.
- Elaboración y envío de los certificados de retención a final de año.
Tipos de outsourcing de nóminas
El outsourcing de nóminas puede ser de diversos tipos:
- Outsourcing total a favor de un tercero. En el que un tercero realiza la gestión de las nóminas y de todos los procesos asociados a las mismas.
- Modelo híbrido. En este caso una parte de los procesos relativos a las nóminas es gestionada por la empresa y otra parte la realiza un tercero externo.
Ventajas del outsourcing de nóminas
La externalización de nóminas permite el ahorro de recursos económicos y personales, pero también aporta otras ventajas como las siguientes:
Incremento del ROI
El uso de la Inteligencia Artificial y de la automatización robótica de procesos (RPA) contribuyen a reducir errores y a que los costes de la elaboración de las nóminas por terceras empresas externas se reduzcan, de esta forma el retorno de la inversión de la organización que contrata la gestión de las nóminas se incrementa.
Agilización de los procesos de toma de decisiones
Según el informe 2020 Global State of Enterprise Analytics el 97% de las decisiones empresariales en tiempo real no están basadas en datos.
Tomar decisiones rápidas y basadas en datos fiables y actualizados es posible con los informes que se pueden elaborar por los softwares de gestión de nóminas. Decidir a tiempo puede suponer que tu empresa adelante a sus competidores y no cometa errores.
Seguridad y confidencialidad en el tratamiento de datos
La gestión de las nóminas por una empresa de outsourcing requiere la transmisión y tratamiento de datos confidenciales. La tecnología que se utiliza en la externalización de nóminas garantiza la seguridad y la protección de la información con el establecimiento de niveles de acceso por grupos de usuarios o con la realización de auditorías de seguridad.
Incremento de la productividad
En el I Barómetro Addecco Outsourcing sobre productividad y eficiencia 3 de cada 4 directivos, managers y mandos intermedios encuestados (75,15%) afirma que la calidad de los procesos afecta en positivo a la mejora de la productividad puesto que ambos aspectos van íntimamente ligados. El proceso de elaboración y gestión de las nóminas es uno de los más importantes de las empresas y su automatización mejora la productividad de las personas que forman parte del departamento de gestión de personas y el clima laboral de la organización.
Cómo externalizar las nóminas paso a paso
Si has decidido externalizar la gestión de las nóminas deberá seguir un proceso que puede tener los siguientes pasos:
Analiza la situación de la empresa y las tareas que quieres externalizar en relación con las nóminas
Antes de comenzar el proceso de contratación de una empresa para la gestión de las nóminas es necesario analizar la situación de la organización y ver qué proceso se sigue para la elaboración de las nóminas y qué personas y departamentos realizan cada tarea. Una vez que hayas determinado todas las tareas que se ejecutan con relación a las nóminas, podrás hacer un listado y determinar cuáles quieres externalizar. Es aconsejable que optes por tareas repetitivas y que requieran la inversión de una gran cantidad de tiempo.
También es importante que en esta primera fase fijes objetivos para poder medir y saber si los has alcanzado.
Elige al proveedor de outsourcing de nóminas adecuado
Este es uno de los pasos más delicados. Los elementos que puedes tener en cuenta para elegir un proveedor son los siguientes:
- Actualización constante para adaptarse a los cambios en la normativa tributaria y laboral.
- Posibilidad de elaborar informes que faciliten los procesos de toma de decisiones de la empresa.
- Centralización de todo el proceso y de la información en un único software.
- Posibilidad de crear un proceso de elaboración de nóminas colaborativo.
Firma de contrato
La formalización por escrito mediante un contrato con el proveedor de servicios de outsourcing de nómina es esencial para regular:
- En qué consiste la prestación de servicios y qué tareas va a realizar la empresa de outsourcing de nóminas.
- La duración de la prestación de servicios, las posibles prórrogas y la facultad de desistir del contrato con un preaviso.
- El precio de los servicios y la forma de pago.
- Qué ocurre en caso de incumplimiento por parte de la empresa prestadora del servicio.
- Confidencialidad respecto a la información que se transmita al proveedor y medidas de seguridad que se van a implantar.
Inicio de la prestación del servicio
Para el inicio de la prestación del servicio de outsourcing de nómina se deberá transmitir información personal sobre los empleados, las formas de pago de las nóminas, los plazos en los que se produce el pago y otros aspectos. Es habitual que durante los primeros meses se deban realizar ajustes para que el proceso funcione correctamente.
Elaboración de Informes
El proveedor elaborará informes de forma periódica para informar sobre las acciones realizadas y sobre: el gasto que supone el personal de la empresa, en qué complementos se gastan más o cómo es la evolución de las nóminas del equipo. Esto permitirá controlar lo que se gasta en tiempo real y tomar decisiones ágiles.
Cálculo del ROI
Para saber si estás obteniendo los beneficios que esperabas de la externalización de nóminas tendrás que comparar los objetivos que hayas fijado inicialmente con los resultados que obtengas. Para ello tendrás que elegir determinados parámetros que medir y obtener el ROI. Es posible que tengas que hacer modificaciones a lo largo del tiempo para adaptarte a las circunstancias de cada momento.
Por lo tanto, la externalización de las nóminas supone la agilización de un proceso estratégico de cualquier empresa, la posibilidad de tomar decisiones rápidas y la felicidad de todo el equipo. Es, sin duda, un servicio que aporta valor añadido a cualquier empresa.
Integra Factorial con tu proveedor de nóminas fácilmente
Tu proveedor de nóminas siempre esté al tanto de toda la información necesaria para la ejecución correcta a la hora de preparar y gestionar toda la información sobre tus nóminas. Con Factorial no hay necesidad de modificar los datos de excel y volver a ingresar la información en la plataforma de tu proveedor de nóminas.
El software de Factorial se integra perfectamente para que tu gestoría tenga los siguientes datos actualizados:
- Los contratos generados de los nuevos empleados que han sido registrados en la plataforma.
- Los contratos finalizados y que han sido dados de baja en el software.
- Datos personales de los trabajadores y cualquier cambio comunicar cambios de ID, direcciones u otra información.
- Modificaciones en los contratos de los empleados respecto al salario o al tipo de contrato; que son factores que pueden afectar a la hora de calcular las nóminas.
- Los suplementos, variables, bonus, variables de compensación, etc. Además estos suplementos podrán ser definidos por un período en específico.
Por último, con Factorial tienes control de las ausencias y vacaciones de los empleados, las cuales tienen un impacto en la nómina, así como, el registro del tiempo de trabajo que se ha registrado en la plataforma que puede ser usado para calcular las horas de trabajo y más. Reserva una demostración gratis y te enseñamos como gestionar las nóminas de tu equipo fácilmente.
