Cómo liderar reuniones y discusiones en equipo de forma efectiva

Las reuniones ocupan una gran parte del tiempo de nuestra jornada laboral, hasta el punto en que muchos empleados llegan a percibirlas como aburridas, innecesarias o como una pérdida de tiempo. Según los datos recogidos en un estudio de Workmeter, en España el año pasado se dedicaron una media de 20 minutos al día a reuniones, de las cuales un 61% fueron programadas y un 39% improvisadas.

Esto nos lleva a pensar que más allá de ser un hábito en la planificación del trabajo, las reuniones son también una forma recurrente de abordar asuntos cotidianos que – quizá – podrían resolverse de otra forma sin que nuestras horas productivas de trabajo se vean afectadas.

A priori, los síntomas del sobreuso de reuniones son fáciles de detectar: distracciones, faltas de asistencia, estrés laboral, descontento e incluso somnolencia. Si ves que la moral y la productividad de tu equipo se ven alteradas como consecuencia de las reuniones, en este artículo te invitamos a reflexionar sobre su necesidad y te proponemos algunas soluciones para que puedas liderarlas de forma efectiva.

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Planteamiento de la reunión (antes)

1. Pregúntate si es realmente imprescindible: como se ha dicho, a menudo tendemos a celebrar reuniones para muchas cosas que podrían tratarse de manera más rápida, por ejemplo, vía teléfono o mail. Parece que hemos adoptado el hábito de sentarnos a hablar y discutir incluso de temas que no tienen nada que ver con el trabajo. Cada vez que surge un problema, surge una reunión. Si se hace esto por sistema corremos el riesgo de volver ineficaces e improductivas las reuniones.
2. Define los objetivos y temas a tratar: otro problema frecuente de las reuniones improvisadas o poco planificadas es que se empieza hablando de un tema y al final se acaba debatiendo de otro completamente distinto y que no estaba previsto. Para evitar este tipo de desvíos hay que clarificar mucho los objetivos y motivos que nos llevan a celebrar la reunión. A modo orientativo, puedes hacerte las siguientes preguntas: “¿Qué quiero lograr? ¿Tengo algún cambio o novedad importante que comunicar? ¿Estoy buscando la opinión de los demás sobre la resolución de un problema?”. Hecho esto, puedes redactar un acta con los temas específicos a tratar que te sirva como pauta para evitar divagaciones innecesarias.
3. Selecciona bien a quién invitas: es muy importante que te detengas a pensar en quién debe asistir a la reunión. Puede que los objetivos que planteaste sean grupales (del equipo en su conjunto) o individuales (para mejorar el rendimiento de ciertas personas o focalizar en alguna de las tareas). Para que una reunión tenga sentido, todos los asistentes deben participar en algún momento, y es algo que todo líder debe prever. Invita solo a aquellas personas involucradas en el tema a tratar. Cuando alguien percibe que lo que se discute no es relevante para él, o bien carece de los conocimientos suficientes para aportar valor en su intervención, lo más probable es que se distraiga o lo considere una pérdida de tiempo.
4. Planifica el tiempo: para que una reunión sea efectiva no debería durar más de una hora y media. A partir de ese momento, la concentración de los asistentes empieza a decrecer. Igual de importante que planificar la duración del encuentro es determinar el mejor momento para celebrarlo. Evita programarlo al final del día, cuando el cansancio es mayor y la jornada laboral puede verse alargada. Fija un horario de inicio y final de la reunión e intenta que se respete, la puntualidad es vital. También puedes prever pausas si crees que son necesarias.
5. Prepara el espacio: busca un lugar cómodo y seguro para la reunión. El entorno es un factor importante para asegurar la concentración de los asistentes. Encárgate de reservar un despacho o sala adecuada con la infraestructura necesaria para el desarrollo del encuentro.
6. Comunícalo: si ya has decidido que vas a realizar la reunión y lo has planificado como es debido, no te olvides de comunicarlo a su debido tiempo para que no coja a nadie desprevenido. Puedes hacerlo por mail, aunque es preferible que te pongas en contacto personalmente con cada miembro para informar de los detalles de la reunión. Asegúrate de la disponibilidad del personal, entrégales el acta con los temas a tratar y anímales a prepararse algo de material para participar en mejores condiciones.

Transcurso de la reunión (durante)

1. 1. Dirige la reunión: si tú eres el convocante, tú eres el responsable. Tu rol como moderador implica que deberás estar pendiente de varios factores para equilibrar el debate:
      • Control del tiempo: abre la sesión anunciando los objetivos y los temas a tratar. Distribuye el tiempo de manera equitativa para que tengan cabida todas las intervenciones de los participantes, y cierra la reunión una vez transcurridos los minutos previstos, dejando un breve espacio para preguntas y conclusiones finales.
      • Control de participación: intenta que todo el mundo se sienta a gusto en tanto que se cuenta con su opinión. Si ves que alguien muestra timidez o interviene menos, anímalo a hacerlo, y de igual manera intervén si ves que alguien acapara gran parte del debate. En las exposiciones, pide concreción cuando sea necesario e intenta evitar que se vuelvan a abrir puntos ya zanjados.
      • Control ambiental: dirigir una reunión también conlleva velar para que la atención se centre en el debate y no haya interrupciones o distracciones del entorno. Si permites el uso de tecnología como tablets o dispositivos móviles, deja muy claro antes que deben usarse solo para aquello que concierne a la reunión. De lo contrario, es mejor que desaconsejes su uso. Del mismo modo debes intentar que los ruidos exteriores no puedan interferir en la concentración.
   2. Toma notas: ten siempre a mano papel y bolígrafo para anotar impresiones, ideas, y en definitiva, sacarle más partido a la reunión. Es una forma de no perder la concentración y aportar rigor analítico, por lo que deberías animar al resto de participantes a hacer lo mismo.
   3. Cuida el lenguaje (verbal y corporal): como líder, tus intervenciones deben tener un mensaje claro y nítido. Pero más allá del contenido, también es importante que lo expreses de manera que suscites el interés de tus interlocutores. De esta manera, harás que la reunión resulte menos monótona y aburrida. Aquí tienes algunos consejos al respecto:
      • Modula el tono de voz: para evitar un tono monocorde, juega con el volumen (subiéndolo y bajándolo) y con los silencios (las pausas también son importantes para centrar la atención). Recurre a las preguntas para animar a los demás a interactuar.
      • Trabaja la expresividad: la cara y los gestos también pueden contribuir a darle más ritmo a la reunión. Úsalos bien.
      • Articula correctamente: esto significa no hablar muy lento, aunque tampoco demasiado rápido. Si consigues cierta soltura y ritmo en el habla, generarás mimetismo y conseguirás que los demás adapten su ritmo de hablar al tuyo.
      • Usa el sentido del humor: siempre funciona. Pequeñas dosis de humor en medio de los mensajes contribuyen a mantener la atención o incluso a recuperarla si alguien ha desconectado en algún momento.
   4. Administra los soportes y el material adecuado: una pizarra siempre funciona. Un PowerPoint, no. Si el material de soporte no es de calidad puede confundir o despistar a los asistentes. Asegúrate de no abusar de los soportes en tus exposiciones: las proyecciones deben ser una guía (o guión), pero nunca te debes centrar únicamente en ellos (no te limites a leer lo que ya está escrito, hazte escuchar). Por otra parte, ten cuidado con el exceso de documentos. Si entregas material, que sea breve y resumido. Las reuniones deben ser lo suficientemente aclaratorias para que los participantes no tengan que llevarse deberes a casa.
   5. Redacta las conclusiones: si tomas apuntes, no te olvides de las conclusiones. Cuando veas que el tiempo se agota, encárgate de dejar por escrito todo aquello que se desprende de la reunión: las decisiones salientes, la hoja de ruta, los problemas y puntos de mejora, etc. También puedes delegar la redacción de las conclusiones a algún participante para que estés libre durante el turno de preguntas.

Seguimiento de la reunión (después)

La reunión concluye una vez que se han sacado las conclusiones, distribuido las tareas y fijado los plazos de ejecución. Pero para que sea lo más efectiva posible, tiene que haber un breve seguimiento que garantice el avance hacia el cumplimiento de los nuevos objetivos que se han desprendido de la reunión. Bastará con enviar un mail recordatorio a todos los asistentes en un plazo máximo de 24 horas y que recoja los puntos ya mencionados:

• Breve resumen de las conclusiones de la reunión.
• Responsabilidades y tareas asignadas
• Plazos previstos (calendario y próximos pasos a seguir).