¿Se puede hacer una factura sin ser autónomo? ¿Existe un límite? ¿Cuál es la multa si no se cumplen los requisitos? ¿Conviene facturar a través de una cooperativa de trabajo asociado? ¿Qué papel juega Hacienda en todo esto?
En este artículo vamos a despejar todas estas dudas y otras más. Además, te daremos soluciones concretas y específicas. Solo tienes que seguir leyendo.
Tabla de contenidos:
- Cuándo es necesario hacer una factura sin ser autónomo
- ¿Se puede hacer una factura sin ser autónomo en España?
- Cómo hacer una factura sin ser autónomo
- Facturar a través de una cooperativa ¿es una solución?
- En resumen: ¿qué puedo hacer si necesito facturar y no soy autónomo?
- Preguntas frecuentes
- ¿Hay un límite para facturar sin ser autónomo?
- ¿Puedo hacer una factura como particular?
- Hago un trabajo puntual, ¿lo puedo facturar?
- ¿Un particular puede emitir una factura de alquiler?
- ¿Cuánto puedo ganar sin darme de alta como autónomo?
- ¿Debo darme de alta en autónomos si tengo pérdidas?
- ¿Y si ya estoy contratado como trabajador por cuenta ajena?
- ¿Se puede facturar a través de otra empresa?
¿Cuándo es necesario hacer una factura sin ser autónomo?
En términos generales, podemos decir que trabajar implica cotizar a la Seguridad Social. Si se es empleado de una empresa, será esta la que ingrese el importe que corresponde por este concepto, tanto la cuota patronal como la que se descuenta al trabajador en la nómina (y que es mucho menor).
Y si se trabaja por cuenta propia es el propio empresario o profesional el que deberá ingresar la cuota de autónomos por estar encuadrado en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).
Ahora bien, no es nada raro que a un estudiante de informática, por ejemplo, le surja la posibilidad de diseñar y poner en marcha una web para una empresa. O que un profesor de violín del conservatorio participe en un concierto en un teatro importante.
En ambos casos, tanto la empresa que va a pagar al estudiante como el propietario de la sala van a querer una factura con la que poder desgravarse el coste de los honorarios.
Pero, claro, ni el estudiante ni el profesor son autónomos ni tienen intención de serlo, porque se trata de un trabajo que van a realizar de manera puntual y que igual no repiten a corto plazo.
Este tipo de situaciones, que se suelen dar con cierta frecuencia, son las que generan la pregunta a la que vamos a responder a lo largo de este artículo.
¿Se puede hacer una factura sin ser autónomo en España?
La respuesta corta es sí: sí que se puede facturar en España sin ser autónomo, pero hay que tener en cuenta ciertos matices.
Es importante saber que una factura es un término que pertenece al ámbito fiscal. Se trata de un documento que hace referencia a la venta de bienes o la prestación de servicios y que debe contener las menciones establecidas en la normativa.
Ser o no autónomo no produce efectos frente a Hacienda sino que es un tema relativo a la Seguridad Social y que, como veremos, no afecta a la validez de la factura pero sí puede tener consecuencias graves en otro orden de cosas.
¿Se puede hacer una factura sin estar dado de alta en Hacienda?
No. No se puede hacer una factura sin estar dado de alta en Hacienda como empresario o profesional.
Ese alta se produce con un trámite sencillo y gratuito que se puede realizar por vía telemática y que consiste en la presentación de la declaración censal de inicio de actividad mediante el modelo 036 o 037.
Con él se comunica, básicamente:
- Qué actividad se va a desarrollar y el epígrafe del IAE que le corresponde.
- Cuál es la fecha de inicio.
- Qué régimen de determinación del rendimiento y de IVA será aplicable.
A partir del momento en se presenta esta declaración de inicio de actividad, se puede empezar a realizar las ventas o a prestar los servicios de que se trate y facturar por ellos.
Siguiendo los ejemplos anteriores, el profesor del conservatorio debería darse de alta en el epígrafe 032 “Intérprete de instrumentos musicales”. Y el estudiante lo haría en el 763 “Programadores y analistas de informática”, ambos con el modelo 036 o 037.
Desde ese momento, ambos podrían emitir la factura de su trabajo y después tramitar la baja con otra declaración censal.
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¿Se puede hacer una factura sin estar dado de alta en el RETA?
La respuesta podría ser sí, porque como hemos visto, el único requisito para poder emitir una factura válidamente es estar dado de alta en Hacienda. Pero no es un tema tan simple…
La formulación correcta de esta pregunta sería: ¿qué pasa si se emiten facturas sin estar dado de alta como autónomo en la Seguridad Social?
Si realizar ciertas actividades obligan a estar incluido en el RETA y no se ha llevado a cabo, la Inspección de Trabajo puede dar el alta de oficio y reclamar las cuotas no pagadas con recargo además de imponer sanciones.
La clave está, por lo tanto, en saber cuándo es necesario tramitar el alta en autónomos y pagar a la Seguridad Social por este régimen.
¿Cuándo es obligatorio darse de alta como trabajador por cuenta propia?
Según establece la ley, los trabajadores por cuenta propia o autónomos deben cotizar a la Seguridad Social en el RETA.
Y se entiende por trabajador por cuenta propia o autónomo, aquel que realiza de forma habitual, personal y directa una actividad económica a título lucrativo, sin sujeción por ella a contrato de trabajo y aunque utilice el servicio remunerado de otras personas, sea o no titular de empresa individual o familiar.
Por tanto, autónomo es todo aquel que:
- Desarrolle una actividad económica, ya sea empresarial o profesional.
- Por su propia cuenta, esto es, con medios de su propiedad y sin seguir directrices u órdenes impuestas.
- De manera habitual. Y este criterio, el de la habitualidad, es el más complejo de todos.
La normativa no aclara cuándo se entiende que una actividad es habitual. ¿Cuántas veces o con qué frecuencia es necesario que se lleve a cabo una actividad para que se considere habitual y, por tanto, obligue a darse de alta como autónomo?
En los ejemplos que venimos utilizando, ¿hablaríamos de tres páginas webs, por ejemplo, o a partir de cuatro? o ¿al dar dos conciertos con una diferencia en una misma semana ya se considera cumplido el requisito?
Por sentido común, todos sabemos qué es desarrollar una actividad de manera habitual. Así, por ejemplo, si el estudiante al que nos venimos refiriendo empieza a hacer publicidad de sus servicios de diseño web y alquila una oficina abierta al público no hay duda de que se puede considerar una actividad habitual, independientemente de si consigue más o menos clientes.
Pero cuando se trata de determinar lo contrario, es decir, si estamos ante casos puramente ocasionales y que, por ello, no habría que estar incluido en el RETA, no resulta fácil porque no hay un criterio claro y taxativo.
La jurisprudencia sí se ha pronunciado en este sentido y establece que aquella actividad por la que se obtengan unos ingresos superiores al salario mínimo interprofesional anual (SMI) se considerará habitual.
Por lo tanto, la cuantía podría ser un elemento a tener en cuenta. Pero hay que tener claro:
- Que es un criterio jurisprudencial, es decir, que son los Juzgados y Tribunales los que lo han aplicado en algunos casos pero que la ley, como tal, no lo contempla.
- Que, en principio, ni los Organismos de la Seguridad Social ni la Inspección de Trabajo están obligados a seguirlo.
- Que en caso en los que la Administración exija las cuotas del RETA aunque los ingresos no superen el SMI, solo en un proceso judicial se podrá defender la teoría contraria. Es decir, será obligatorio acudir a juicio para que pueda haber una sentencia que dé la razón al particular (si es que a sus ojos la tiene, claro…).
Si aplicamos este criterio a nuestros ejemplos tendríamos que:
- Si el profesor da 4 conciertos en un año y, entre todos, cobra 3.000 euros no tendría que darse de alta como autónomo porque si bien su actividad se ha repetido a lo largo del tiempo el volumen de ingresos obtenidos con ella es inferior al salario mínimo interprofesional anual.
Esto no quiere decir que la Inspección de Trabajo lo dé por bueno, pero sí que existen posibilidades de ganar en un pleito.
- Si el estudiante diseña una sola web por la que cobra 20.000 euros sí que debería darse de alta en autónomos porque supera el SMI, aunque se haya tratado de un único trabajo puntual.
En este punto, ya debes tener las ideas lo suficientemente claras para entender la respuesta a la pregunta inicial. Así que la repetimos de nuevo:
¿Se puede hacer una factura sin ser autónomo en España?
Sí se puede hacer una factura sin ser autónomo, porque el requisito que se necesita cumplir es el de estar dado de alta en Hacienda.
Ahora bien, si la actividad por la que se factura obliga a formar parte del RETA, la Administración puede tramitar el alta de oficio y esto implicará el pago de las cuotas de autónomos dejadas de ingresar más los recargos, intereses y sanciones correspondientes.
Para no correr riesgos, lo mejor es buscar asesoramiento serio y confiable con profesionales expertos o ante los propios organismos de la Seguridad Social.
Régimen sancionador
La comunicación entre Hacienda y la Seguridad Social se produce con cierta fluidez, de manera que es muy probable que al presentar en la AEAT la declaración censal de inicio de actividad necesaria para poder emitir facturas, tal hecho llegue a conocimiento de los organismos de la Seguridad Social.
Por tanto, es posible que comprueben si esa persona forma parte del RETA o no.
En principio, si tras la comprobación la Inspección entiende que el alta en el régimen especial resulta obligatoria por reunir los requisitos para considerar que la actividad se desarrolla de manera personal, habitual y directa:
Se produciría el alta de oficio y se exigiría el pago de las cuotas de autónomos no ingresadas con el recargo y los intereses correspondientes.
- No serían de aplicación las bonificaciones que la ley prevé (la tarifa plana, por ejemplo) y que en algunas comunidades autónomas reduce la cuota a pagar a cero euros.
- Además, podrá aplicar una multa de entre 3.750 y 12.000 euros, en función de la gravedad de la actuación.
Como ves, el riesgo que se corre es importante…
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¿Cómo hacer una factura sin ser autónomo?
Las facturas, para que sean válidas, deben contener las menciones que establece el Reglamento de Facturación, con independencia de que se sea autónomo o no.
En ella deben constar (además de algunas particularidades que establece la norma para casos o regímenes específicos):
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos, o razón social, Número de Identificación Fiscal y domicilio, tanto de quien la emite como del destinatario de la misma.
- Descripción de las operaciones y precio.
- Tipo de IVA aplicable y cuota tributaria, si corresponde.
IVA e IRPF en facturas sin ser autónomo
La incidencia que en las facturas tienen tanto el IVA como el IRPF tampoco se ve afectada por el hecho de que quien la emite esté cotizando en el RETA o no.
Si las operaciones que se están facturando están sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido, la factura incluirá tanto el tipo impositivo que corresponda como la cuota del impuesto repercutido.
Y ese IVA que se cobra deberá ser ingresado mediante el modelo 303 correspondiente en la forma y plazos generales.
Con el Impuesto sobre la Renta pasa lo mismo:
- Si la actividad realizada es profesional o artística estará sujeta a retención y su importe deberá figurar en la factura y restada de su total. Se calcula aplicando el 15% sobre los honorarios, salvo en los casos en los que se cumplen ciertos requisitos y pasa a ser del 7%.
- Si se dan las condiciones para ello, habrá que presentar el correspondiente pago a cuenta de manera trimestral y mediante el modelo 130.
- En la declaración de la renta, los ingresos se declararán en el apartado de “Rendimientos de actividades económicas”.
Por ejemplo, el estudiante que diseña una web al que hemos hecho referencia y por la que cobra 2.000 euros:
- Tendrá que incluir en la factura que emita, además de todas las menciones obligatorias a las que hemos hecho referencia en el apartado anterior, el 21% de sus honorarios en concepto de IVA. Esto es, 420 euros.
- También una retención de IRPF del 7% de los mismos (porque cumple los requisitos) y que ascendería a 140 euros.
Por tanto, la factura quedaría así:
| Honorarios | 2.000 € |
| Base imponible | 2.000 € |
|
420 € |
|
140 € |
| Total factura | 2.280 € |
Y será así tanto si se ha dado de alta como autónomo como si no lo ha hecho.
¿Un particular puede emitir una factura sin IVA?
No. Un particular no puede emitir una factura.
Para poder emitir factura hay que estar dado de alta en Hacienda como empresario o profesional. Aunque solo sea por un día. Pero si no se forma parte del censo de empresarios o profesionales no se pueden emitir facturas de ningún tipo. Ni con IVA ni sin él.
¿Sabías que te puedes dar de alta y de baja en autónomos varias veces al año?
No todo el mundo sabe que existe la posibilidad de darse de alta y de baja en autónomos varias veces al año. Todas las veces que se desee, en realidad.
Y el importe a pagar será:
- El que corresponda a la parte proporcional de los días del mes en los que se está de alta. Por ejemplo, si se produce el alta el día 1 y la baja el día 10 solo habrá que pagar una tercera parte de la cuota de autónomos.
Esto solo será aplicable en las tres primeras veces que se haga dentro del año.
- La cuota mensual total si la fecha de alta y baja coinciden con el principio y el fin del mes de que se trate o en en la cuarta y sucesivas veces que se dé el alta solo por unos días del mes.
Facturar a través de una cooperativa ¿es una solución?
Hay quien para evitar los trámites y el coste que supone tanto el alta en Hacienda como en la Seguridad Social, deciden facturar sus servicios a través de una cooperativa de trabajo asociado.
Esta opción no es legal. Y el hecho de que mucha gente la utilice no hace que deje de ser una actuación en fraude de ley, porque se está utilizando una figura falsa para evitar la aplicación de la normativa que realmente corresponde.
Cómo funcionan las cooperativas de trabajo asociado
Para facturar mediante una cooperativa de trabajo asociado de las que se dedican a prestar este tipo de servicios, el proceso es más o menos el siguiente:
- La cooperativa en cuestión contrata al particular como trabajador por cuenta ajena durante los días que sean necesarios.
- Hace la factura con los datos que este le haya facilitado y se encarga de su cobro.
- Una vez percibido el importe se lo pagará al empleado (que es quien realmente ha realizado el trabajo por su cuenta) con una nómina.
- Esta nómina se deberá incluir en la declaración de la renta como Rendimientos del trabajo.
- Por todas estas gestiones (alta y baja en la seguridad social, emisión y cobro de la factura y confección y pago de la nómina) la cooperativa cobra unos honorarios, además de la cotización a la Seguridad Social y los impuestos obligatorios.
En la práctica, de cara a terceros, es la cooperativa la que presta el servicio y factura por él y, para ello, ha contratado de manera puntual a una persona.
La realidad es que es el particular el que realmente consigue el cliente y le realiza el trabajo, pero utiliza los servicios de la cooperativa para no tener que emitir él la factura.
Riesgo que conlleva facturar a través de una de estas cooperativas
Los órganos inspectores saben como funcionan este tipo de cooperativas y entienden que los socios que utilizan sus servicios no actúan conforme a derecho.
Así que el riesgo de utilizar esta vía para facturar en lugar de ser autónomo es alto porque las consecuencias pueden ser, como hemos visto más arriba, bastante graves: alta de oficio con obligación de ingresar las cuotas sin posibilidad de bonificación, además de recargos, intereses y posibles multas.
En resumen: ¿qué puedo hacer si necesito facturar y no soy autónomo?
Las ideas básicas son:
1.- Para poder emitir una factura debes darte de alta en Hacienda mediante la presentación de una declaración censal (modelo 036 o 037). Cuando termines el trabajo, podrás tramitar la baja por el mismo sistema.
Recuerda que durante ese período tendrás que presentar las declaraciones trimestrales que correspondan de IVA e IRPF (modelos 303 y 130).
2.- Aunque para la validez de la factura en sí no es necesario ser autónomo, puede resultar obligatorio si estás desarrollando una actividad de forma habitual.
En este sentido, ten en cuenta que existe la posibilidad de darte de alta y de baja de autónomos tantas veces como desees durante el año. Y que en las tres primeras ocasiones solo pagarás la cuota proporcional a los días del mes que pertenezcas al RETA (en la vez número cuatro y siguientes tendrás que abonar el importe total de la cuota mensual).
Recuerda que si la Inspección de Trabajo considera que debes cotizar a la Seguridad Social, tramitará de oficio el alta en autónomos y te exigirá el pago de las cuotas no ingresadas más recargos, intereses y posibles multas.
Te recomendamos que te asesores bien en este sentido si quieres estar tranquilo de que cumples con la legalidad vigente y no correr riesgos.
Preguntas frecuentes
¿Hay un límite para facturar sin ser autónomo?
Para poder facturar sin ser autónomo es necesario que la actividad que se desarrolla no se considere “habitual”, sino que se trate de hechos ocasionales o puntuales.
La ley no establece cuándo se entiende que una actividad se lleva a cabo de manera habitual pero la jurisprudencia ha establecido que superar el importe del salario mínimo interprofesional es lo que determinará que se cumpla el requisito de la habitualidad y, por tanto, sea obligatorio darse de alta en el RETA.
Este criterio no obliga a la Inspección de trabajo, por lo que puede darse el caso de que esta tramite el alta de oficio y exija el pago de las cuotas más recargos, intereses y multas.
Sí que puede hacerse valer ante los tribunales, por lo que si se da el caso anterior, habría que ir a juicio contra la Seguridad Social para revertir la situación.
Por otra parte, existe una especie de leyenda urbana según la cual se puede facturar sin ser autónomo siempre que el importe no supere los 3.000 euros. Es decir, este importe funcionaría como un límite.
Pero esto no es cierto, ni existe base legal que lo justifique.
¿Puedo hacer una factura como particular?
No.
Para hacer una factura hay que estar dado de alta en Hacienda en el censo de empresarios y profesionales.
Hago un trabajo puntual, ¿lo puedo facturar?
Para facturar un trabajo, aunque sea puntual, es necesario estar dado de alta en Hacienda. Nada más.
Es importante que te informes sobre si la realización de ese trabajo implica la obligatoriedad de cotizar en el RETA, porque de ser así puedes tener problemas con la Seguridad Social si no lo haces.
Ahora bien, el estar dado de alta como autónomo o no, no afecta a la validez de la factura emitida.
¿Un particular puede emitir una factura de alquiler?
Sólo en el caso de que se esté dado de alta en el censo de empresarios como arrendador, ya sea de vivienda o de locales de negocio, se podrá emitir una factura de alquiler.
¿Cuánto puedo ganar sin darme de alta como autónomo?
La jurisprudencia ha establecido un criterio según el cual cuando los ingresos que se obtienen de manera ocasional no superan el salario mínimo interprofesional no resulta obligatoria el alta en autónomos.
Pero como hemos repetido varias veces a lo largo de este artículo, los organismos de la Seguridad Social no están obligados a aplicar esta doctrina, por lo que si se produce el alta de oficio será solo ante los Tribunales (en un juicio) donde se pueda hacer valer.
¿Debo darme de alta en autónomos si tengo pérdidas?
La obligatoriedad del alta en autónomos no está condicionada por los resultados que se obtengan con la actividad, así que el hecho de no obtener ningún beneficio o, incluso, dar pérdidas no exime de cotizar en el RETA.
¿Y si ya estoy contratado como trabajador por cuenta ajena?
Si vas a realizar una actividad por cuenta propia, de manera directa y de forma habitual, deberás darte de alta como autónomo aunque también cotices como trabajador por cuenta ajena.
Son regímenes diferentes y compatibles.
¿Se puede facturar a través de otra empresa?
Legalmente no. Las facturas las tienen que emitir quienes prestan el servicio o realizan la venta, y hacerlo a través de otra empresa es actuar en fraude de ley.
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