Albarán: qué es, para qué sirve y cómo usarlo correctamente

Imagina que haces un pedido mobiliario para la oficina y piensas que todo va sobre ruedas. El palé, aparentemente en perfecto estado, había llegado. El responsable de Compras firmó el albarán del pedido confiando en la habitual eficiencia del proveedor. Todo estaba dentro de las instalaciones, guardado en el almacén y listo para su uso. Una semana más tarde, cuando fueron a sacar los muebles para montar las nuevas mesas… ¡sorpresa! Varios cajones estaban en mal estado.

Al intentar reclamar al proveedor, te enfrentas a un problema: al firmar el albarán sin revisar el estado del pedido, habías aceptado la conformidad del mismo y dado fe del buen estado de los bultos. Un error que les costaría tiempo y dinero.

Situaciones tan incómodas como esta pueden evitarse conociendo bien qué es el albarán, para qué sirve y la importancia de un documento mercantil (a menudo subestimado) cuya función principal es constatar que los productos son entregados en buen estado al cliente o destinatario final.

¿Quieres saber cómo evitar problemas como este y otros relacionados con la elaboración, entrega y recepción del albarán? Sigue leyendo y descubre todo sobre él: qué es, para qué sirve y cómo usarlo correctamente.

¿Qué es un albarán y cuándo se utiliza?

Para entender mejor la importancia del albarán, primero debemos dejar clara su definición. El albarán es un documento mercantil de control y registro que se emite cuando se entrega físicamente una mercancía. Es, por tanto, la prueba y acreditación de que unos productos han sido transferidos de un lugar a otro.

Su función principal es dejar constancia por escrito de todos los detalles del envío: qué artículos se han entregado, en qué cantidades, la fecha y lugar de la entrega, el estado de los bienes, quién los recibe y quién realiza la entrega. Al quedar todo detallado, el albarán deja una prueba física de que el traspaso se ha realizado correctamente.

Por eso, se utiliza casi siempre que hay un movimiento o traslado de mercancías entre dos partes. Ya sea al entregar un pedido a un cliente, al enviar material a un punto de venta, al recibir existencias de proveedores o al mover stocks entre distintos almacenes de una misma empresa, es un documento que siempre debería estar presente. 

Importancia legal del albarán

Sin embargo, no debemos confundir el albarán con la factura. Mientras que el primero es una «hoja de ruta» para controlar movimientos de stock, carece de validez fiscal, sirve como respaldo y acredita la entrega, la factura es el justificante fiscal de una venta que incluye el precio final. 

Más allá del carácter logístico del albarán, también tiene un peso legal nada desdeñable. De hecho, detenta plena validez jurídica al probar fehacientemente la entrega y recepción de unas mercancías en un lugar y fecha determinados. Y la firma del receptor actúa como un aval que valida la información contenida en el documento y el estado de las mercancías.

Estas implicaciones legales son importantes porque suponen que, salvo reclamación fundada en las siguientes horas o días, el receptor no puede posteriormente alegar (o tendrá más dificultades) que la mercancía no fue entregada o que presentaba deficiencias visibles. Por eso es vital revisar atentamente el pedido antes de firmar el albarán. Es la mejor práctica para no asumir responsabilidades innecesarias y aportar seguridad jurídica a todas las partes implicadas en la transacción.

Tipos de albaranes y sus aplicaciones

Aunque su finalidad principal es la misma (dejar constancia de una entrega de mercancías), existen dos tipos de albaranes. La principal diferencia entre ellos radica en si incluyen o no el desglose de los precios unitarios y el importe total a pagar:

Albarán valorado (con precio)

El albarán valorado incorpora los precios por producto y el total a abonar por la mercancía entregada. Al incluir esta información económica, actúa como un documento justificativo del importe que el comprador deberá abonar al proveedor. 

Este tipo de albarán se suele utilizar cuando el vendedor no emite una factura de forma inmediata y, por tanto, no está incluida al recibir la compra. Por ejemplo, si una persona compra y paga un vestido en una tienda online puede recibir un albarán valorado como justificante de la compra. Tras la entrega y visto bueno del producto, la tienda emitirá la factura si el cliente la solicita. 

Otro caso común tiene lugar en las ventas con pago aplazado. Si un mayorista de productos electrónicos vende una partida de ordenadores a un distribuidor pagando el 50% del importe en el momento de la entrega y el 50% restante a 30 días, el mayorista emitirá un albarán valorado y la factura se enviará una vez completado el pago total. 

En ambos casos, el albarán valorado sirve como un justificante de la operación realizada que luego quedará respaldada, generalmente unos días más tarde, con la correspondiente factura definitiva.

Albarán sin valorar

A diferencia del anterior, el albarán sin valorar no incluye un desglose de los precios ni del importe total a pagar. Simplemente menciona de forma descriptiva los productos enviados, cantidades, bultos… sin el importe de cada uno de ellos. 

Su uso facilita el control de la mercancía y es popular entre las empresas y compañías que realizan envíos frecuentes de productos. En el caso de que en la entrega vaya también se haya incluido la factura, es habitual añadir un albarán sin valorar, actuando como un complemento a la factura.

Así que, mientras que el albarán valorado incluye los precios y sirve de base para la factura posterior, el albarán sin valorar no los detalla. La elección entre uno u otro dependerá de la política de facturación entre proveedor y cliente.

¿Quiénes intervienen en un albarán?

El vendedor del producto o servicio: La parte que ofrece el producto o servicio genera y emite el albarán, detallando las condiciones acordadas previamente en el presupuesto.

El comprador del producto o servicio: Antes de firmar el albarán, el comprador debe revisar que la mercancía ha sido recibida sin fallos ni daños.

¿Qué sucede si firmas el albarán y luego descubres un deterioro o daño de la mercancía?

Si los daños son responsabilidad de la empresa de transporte, la firma del albarán los exime de cualquier responsabilidad. En este caso, ni el vendedor ni el comprador podrán reclamar a la empresa de transporte y deberán resolverlo entre ellos. Generalmente, el comprador deberá asumir los daños ya que firmó el albarán sin verificar adecuadamente la mercancía.

Por otro lado, si los daños o deterioros son fallos de fábrica, el comprador tiene un plazo de 30 días para reclamar al vendedor, siempre presentando el albarán como prueba de la entrega.

¿Cómo hacer un albarán paso por paso?

Realizar un albarán correctamente es esencial para garantizar el control y seguimiento de las mercancías, ten en cuenta que es muy importante para la elaboración de un albarán el contar con el presupuesto o bien con la confirmación del pedido efectuado por el cliente. A continuación, te detallamos el proceso paso a paso para crear un albarán eficiente y preciso:

1. Encabezado del documento

Fecha de emisión: Comienza por incluir la fecha en que se emite el albarán. Esto ayuda a mantener un registro cronológico y facilita el seguimiento.

Datos del emisor: Añade toda la información relevante de la empresa emisora:

• Nombre o razón social
• Número de Identificación Fiscal (NIF)
• Dirección completa
• Teléfono y correo electrónico

Datos del receptor: Incluye los detalles del destinatario de la mercancía:

• Nombre o razón social
• Número de Identificación Fiscal (NIF)
• Dirección de entrega
• Teléfono y correo electrónico

2. Número de albarán

Número Correlativo: Asigna un número único y correlativo al albarán. Este número es crucial para el seguimiento y la referencia futura de las transacciones.

3. Descripción de los productos

Detalle de los productos: Proporciona una descripción detallada de los productos entregados. Esto debe incluir:

• Nombre del producto
• Número de referencia o código del producto
• Cantidad entregada
• Descripción técnica o especificaciones (si es necesario)
• Estado de los productos (nuevo, usado, defectuoso, etc.)

Números de serie: Si los productos tienen números de serie, asegúrate de incluirlos para un control más preciso.

4. Detalles de la Entrega

Fecha y lugar de entrega: Registra la fecha exacta y la dirección donde se realizó la entrega. Esto es fundamental para cualquier reclamación futura.

Medio de transporte: Opcionalmente, puedes añadir información sobre el medio de transporte utilizado para la entrega (camión, mensajería, etc.) y los datos del transportista.

5. Firma y conformidad

Firma del receptor: Asegúrate de que el receptor firme el albarán una vez que haya verificado que los productos se entregaron en buen estado y coinciden con lo descrito. La firma actúa como conformidad de la entrega.

Observaciones: Incluye un apartado para observaciones donde se puedan anotar cualquier incidencia, defecto o discrepancia encontrada durante la entrega.

6. Información adicional

Albarán valorado (opcional): Si se trata de un albarán valorado, incluye el precio unitario de cada producto y el importe total. Esto es útil en operaciones donde no se emite una factura inmediata.

Logo y sello de la empresa: Aunque no es obligatorio, agregar el logo y sello de la empresa emisora aporta un nivel adicional de seguridad y profesionalismo al documento.

Ejemplo de un albarán

Plazos de pago de un albarán

El albarán, como documento mercantil que registra la entrega de mercancías, no establece directamente los plazos de pago, ya que esta información suele estar detallada en la factura correspondiente. Sin embargo, su emisión y correcta gestión son fundamentales para el control de las operaciones comerciales y pueden influir en los términos de pago acordados entre las partes. A continuación, se detallan los aspectos más importantes a considerar respecto a los plazos de pago relacionados con un albarán:

1. Acuerdos Previos entre las Partes

Los plazos de pago se establecen generalmente en el contrato o acuerdo comercial previo entre el proveedor y el cliente. Estos términos deben ser claros y acordados antes de la entrega de las mercancías.

2. Emisión de la Factura

Una vez que se ha firmado el albarán confirmando la recepción de los productos en buen estado, el proveedor procede a emitir la factura. Es en esta factura donde se especifican los plazos de pago, que pueden variar dependiendo de los acuerdos comerciales.

3. Tipos de Plazos de Pago

• Pago inmediato: El pago se realiza al momento de recibir la factura.
• Pago a 30 o 60 días: Es común que los plazos de pago se extiendan a 30 o 60 días después de la emisión de la factura. Esto permite a las empresas gestionar mejor su flujo de caja.

💡Ten en cuenta la ley de morosidad, que da un término máximo de 60 días para el pago luego de haber recibido las mercancías. Por lo que la entrega y firma del albarán serán el detonante para el comienzo del plazo. Así lo determina el Artículo 4  Inc 1 de la  “Ley 15/2010, de 5 de julio.”

“Artículo 4. Determinación del plazo de pago. 1. El plazo de pago que debe cumplir el deudor será el siguiente: a) Sesenta días después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. Este plazo de pago no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes.”

• Pago aplazado: En algunos casos, se pueden acordar pagos aplazados en varias cuotas, según las condiciones pactadas entre las partes.

4. Importancia del albarán en los plazos de pago

El albarán firmado sirve como prueba de que las mercancías han sido entregadas y aceptadas. Cualquier disputa sobre el estado de la mercancía o el cumplimiento del pedido puede retrasar el proceso de facturación y, por ende, los plazos de pago.

5. Recomendaciones para el cumplimiento de los plazos

• Revisión de la mercancía: Antes de firmar el albarán, asegúrate de que todas las mercancías están en buen estado y coinciden con lo especificado.
• Comunicación transparente: Mantén una comunicación clara con el proveedor o cliente para resolver cualquier incidencia de inmediato.
• Gestión documental: Conserva todos los documentos relacionados, incluidos contratos, albaranes y facturas, de manera ordenada y accesible.

¿Cuánto tiempo se debe conservar un albarán?

La conservación de los albaranes es un aspecto crucial en la gestión documental de cualquier empresa. No solo facilita el control interno y la trazabilidad de las mercancías, sino que también es necesario para cumplir con las obligaciones legales y fiscales. A continuación, te explicamos cuánto tiempo se debe conservar un albarán y las razones detrás de ello:

• Requisitos legales

La legislación mercantil y fiscal española establece que los documentos relacionados con operaciones comerciales deben ser conservados durante un período mínimo de 6 años. Este plazo empieza a contar desde la fecha de emisión del documento.

• Conservación por motivos fiscales

El albarán, aunque no tiene validez fiscal como la factura, puede ser requerido por las autoridades fiscales durante una inspección para comprobar la veracidad de las operaciones declaradas. Por ello, es crucial mantener estos documentos durante el tiempo estipulado por la ley.

• Control interno y auditorías

Además de cumplir con las obligaciones legales, conservar los albaranes es fundamental para el control interno de la empresa. Estos documentos pueden ser revisados durante auditorías internas o externas para verificar la correcta gestión de inventarios y la conformidad de las entregas.

• Gestión de incidencias y reclamaciones

Mantener un registro de los albaranes también es importante en caso de disputas o reclamaciones. Tener acceso a estos documentos puede facilitar la resolución de conflictos sobre la entrega y estado de las mercancías.

• Formatos de conservación

1. Formato físico: Los albaranes pueden conservarse en formato físico, archivados de manera ordenada y accesible.
2. Formato digital: La digitalización de documentos es una práctica cada vez más común. Los albaranes digitalizados deben estar correctamente etiquetados y almacenados en sistemas seguros que permitan su fácil acceso y consulta.

Problemas con el albarán: errores comunes y cómo evitarlos

Si bien el albarán es un documento sencillo en apariencia, no estar al tanto de su correcto uso puede acarrear disputas. Uno de los orígenes más habituales que motivan estas “peleas” es el de firmarlo sin haber revisado antes la mercancía recibida, asumiendo la responsabilidad de cualquier falta o daño que luego se reclame con posterioridad. 

Con la firma es muy difícil demostrar, por ejemplo, que un desperfecto ha sido causado por parte del vendedor o por la empresa de transporte. La compañía remitente siempre puede alegar que el comprador aceptó las mercancías en esas condiciones. Por si esto fuera poco, la firma también exime de responsabilidad al transportista, por lo que habría que demostrar que los desperfectos ya venían de fábrica. 

Para evitar todos estos quebraderos de cabeza, lo recomendable es seguir un protocolo estricto cada vez que se trabaja con un albarán:

• Revisar detenidamente el contenido de los bultos con la mercancía, comprobando que las cantidades, referencias y estado coinciden con lo detallado en el albarán. 
• Si todo está correcto, firmar el albarán dando la conformidad.
• En caso de existir faltas, sobrantes o deterioros visibles, dejar constancia escrita de las incidencias antes de firmar para no aceptar la responsabilidad.

Por todo ello, revisar con atención los pedidos y los albaranes correspondientes antes de aceptarlos no es solo recomendable, sino que es imprescindible. De lo contrario, las empresas pueden verse envueltas en disputas comerciales con difícil solución por un simple descuido inicial.

Hay que recordar, además, que la legislación obliga a conservar los albaranes durante un periodo mínimo de 6 años, excepto cuando la factura contiene toda la información del albarán. No obstante, siempre es recomendable conservar una copia del albarán por motivos de control interno y para facilitar posibles comprobaciones por parte de las autoridades fiscales.

El albarán: un documento clave que no se puede ignorar

El albarán, como hemos visto, es un documento importante en cualquier operación comercial que implique la entrega física de productos. Lejos de ser un mero trámite, es un documento con validez legal que acredita que unos bienes han sido recibidos en un momento y lugar concretos. 

Es, por tanto, la acreditación de una transacción, pero en ningún caso certifica el pago de la misma. Para eso está la factura. De este modo, el albarán se convierte en una prueba en caso de posibles reclamaciones por incidencias, daños o defectos, tanto en el origen como durante el transporte.

Además de este peso legal,  también es una pieza clave para el control logístico y la trazabilidad de existencias. Un impreso aparentemente sencillo y sin importancia que, sin embargo, es esencial para el buen funcionamiento de toda la cadena de suministro, incluyendo la relación con los proveedores, transportistas y clientes.

Dominar su uso y conocer las particularidades de los diferentes tipos de albarán nos permitirá optimizar procesos y evitar errores que pueden salir caros, asegurando al mismo tiempo la eficiencia y la transparencia de cualquier operación comercial. Porque, como siempre, un buen control documental es la garantía del trabajo bien hecho.