Probablemente este sea uno de los inconvenientes más grandes que pueda enfrentar una empresa. Trae grandes complicaciones de todo tipo y existen una serie de mitos y leyendas alrededor de esta problemática que contribuyen a sembrar todavía más pánico.
Lo cierto es que una inspección de trabajo es un procedimiento normal, del que son susceptibles todas las organizaciones. Para poder hacer frente y salir airosos de esto, solamente es necesario tener en cuenta los siguientes puntos claves.
Tabla de contenidos
¿Qué es una Inspección de trabajo?
Lo principal es entender de qué hablamos cuando nos referimos a una inspección de trabajo. Para eso debemos comprender que la definición de inspección de trabajo o inspección laboral, indica que esta es una operatoria de rutina, impuesta por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) que busca controlar y garantizar el cumplimientos de las normas vigentes de salud, seguridad e higiene laborales.
Por esta razón básicamente cualquier empresa registrada formalmente frente al Ministerio es sensible de, en algún momento, recibir una inspección de trabajo. La creencia popular habla mucho acerca de que estos procesos se realizan solo si existiera una denuncia de algún trabajador.
Pero en la práctica, a pesar de que las denuncias existen y se realizan a menudo, en la enorme mayoría de los casos las inspecciones de trabajo nacen por iniciativa de la entidad correspondiente.
La inspección de trabajo no responde solamente a las leyes que protegen a los trabajadores y reglamentan el comportamiento de las compañías privadas según las normativa españolas. Los acuerdos internacionales en materia de empleo firmados por el país, específicamente ante la Organización Internacional del Trabajo (OIT) también son tenidos en cuenta.
¿Cómo es una inspección de trabajo?
A grandes rasgos y en líneas generales, lo usual es que el inspector de trabajo llegue a las oficinas de empresa que deba inspeccionar en manera sorpresiva, sin aviso previo, según lo que estipula la ley y debiendo identificarse con la documentación y credenciales pertinentes.
Una vez que el funcionario o los funcionarios se apersonen en la empresa en cuestión, es habitual que solicite contactar con la persona responsable para notificarlo o notificarla acerca de que va a llevarse a cabo una inspección.
Hecho esto, un recorrido por las instalaciones se realiza para corroborar, entre otras cosas, la identidad de los trabajadores, su estado de contratación y condición ante la seguridad social, además de que se cumpla con:
- Normativas en materia de relaciones laborales individuales y colectivas.
- Normas sobre protección, derechos y garantías de los representantes de los trabajadores.
- Normas en materia de tutela y promoción de la igualdad de trato y oportunidades y no discriminación en el trabajo.
- Normas en materia de prevención de riesgos laborales, así como de las normas jurídico-técnicas que incidan en las condiciones de trabajo.
- Ejercicio de las funciones de investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Normas en materia de campo de aplicación, inscripción, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación de cuotas del Sistema de la Seguridad Social.
- Normas en materia de movimientos migratorios y trabajadores extranjeros.
¿Puedo negarme a una inspección de trabajo?
Es obligación de la empresa permitir no solo el ingreso del inspector laboral, sino además garantizar que el procedimiento se realice correctamente. Es decir, no se debe entorpecer la labor del funcionario.
Solamente cuando las dependencias de una empresa o trabajador (si se tratara de un autónomo) coinciden con el domicilio personal, el inspector de trabajo deberá demostrar que cuenta en su poder con una orden judicial para realizar el procedimiento.
Según lo que estipula la ley 23/2015 “Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social”, negarse a una inspección laboral se considera un entorpecimiento de las funciones del Estado, por lo cual este comportamiento implica la aplicación de sanciones.
Las sanciones por impedir el ingreso de una inspección laboral se estipulan entre los 6.251€ y 187.515€, todo esto dependiendo del grado de negligencia, intencionalidad, número de empleados a los que afecta, entre otros aspectos a considerar.
Es importante que esto también aplica en el caso de negarse a identificar a los empleados o no hacerlo en forma correcta. Esto también es considerado un comportamiento merecedor de sanciones.
“Las acciones u omisiones del empresario, sus representantes o personas de su ámbito organizativo, que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los inspectores de Trabajo y Seguridad Social y de los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, así como la negativa a identificarse o identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en dicho centro realizando cualquier actividad”.
¿Qué documentación se solicita en una inspección de trabajo?
Naturalmente, además de la inspección ocular basada en la propia observación del funcionario público, para poder corroborar los aspectos que hacen al cumplimiento de las obligaciones legales establecidas, durante una inspección laboral se solicitará que se presente una serie de documentos de la empresa.
- Cuadro horario y calendario laboral con el fin de controlar los fichajes.
- Resumen de horas extraordinarias.
- Altas y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores. Autónomos (RETA).
- Comunicación de apertura de la autoridad laboral.
- Recibos de nóminas.
- Justificantes de pago de la Seguridad Social.
- Parte de alta y baja de los trabajadores de la empresa.
- Justificante de inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
- Si hubiera empleados extranjeros, autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
- Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo junto con el justificante de la comunicación.
- Diario mayor y balances, libro contable.
- Constitución de la sociedad.
- Declaración del Impuesto de Sociedades
- Declaración de retenciones del IRPF.
- Declaración de operación con terceros.
- Documentación asociada a la prevención de riesgos laborales (medidas de protección, material de prevención de accidentes de trabajo, resultados de controles sanitarios, evaluación de riesgos, planificación deacción preventiva, etc).
- Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo)
- Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social.
- Documento acreditativo de alta en el IAE.
- Contratos mercantiles.
- Complementariamente, es posible que el inspector laboral solicite accesos a los usuarios y contraseñas de los ordenadores y dispositivos de la empresa, a visualizar fotos o vídeos y a chequear los DNI o NIE de los trabajadores.
En el caso de considerar que existe la posibilidad de la pérdida de documentos probatorios o la modificación de los mismos, la inspección podrá establecer que se tomen medidas del tipo cautelares para evitar que esto suceda.
¿Qué deben hacer los trabajadores ante una inspección laboral?
Como hemos mencionado anteriormente, parte de la inspección laboral tiene mucho que ver con el funcionario de público corroborando los datos de los empleados. Es por este motivo que es habitual y parte del procedimiento que el inspector se dirija directamente a ellos.
Frente a una inspección laboral los trabajadores deben permanecer en las oficinas y, frente a las preguntas del inspector, brindar la información solicitada respondiendo a sus preguntas. Algunas de las preguntas que puede hacer el inspector a los trabajadores son:
- Hace cuánto se encuentran dados de alta en la empresa.
- Cuál es la jornada laboral que realizan.
- Qué tareas realizan y qué puesto tienen en la empresa.
- En qué horarios trabajan.
¿Cuáles son las causas más comunes para una inspección de trabajo?
Existen varios motivos por los cuales una empresa puede recibir una inspección laboral que, una vez más, es un procedimiento habitual. Dentro de estas razones existen al menos tres grandes grandes causas:
- Procedimiento de rutina.
Como parte de una campaña de control gubernamental, es decir una operación al azar y de rutina, una compañía puede recibir inesperadamente la visita de un inspector de trabajo. - Denuncia laboral
Pueden presentarse ante el Ministerio por los trabajadores por vía presencial, telemática o por correo. El trabajador deberá brindar datos acerca de qué mecanismos son contrarios a la ley e identificarse para que se inicie el procedimiento de inspección pertinente. - Buzón ITSS
El buzón de Inspección de Trabajo y Seguridad Social tiene como principal objetivo ser una fuente de captación de reclamos por irregularidades laborales, sin la necesidad de que la persona que visibiliza un problema se identifique. Una vez recibido el reclamo el Ministerio decidirá si inicia o no un procedimiento.
¿Qué sucede con las denuncias “anónimas” de inspección laboral
Este es sin lugar a dudas uno de los grandes dilemas dentro de la administración de recursos humanos. Existe un pánico generalizado de que en cualquier momento un trabajadora o ex trabajador/a puede levantar el teléfono y exponer alguna situación irregular real (que no debería existir) o inventada, frente al Ministerio, y que en cuestión de días un inspector dispuesto a aplicar sanciones aparecerá en la entrada de nuestras oficinas.
La realidad es que como vimos en el apartado anterior, hay en la actualidad dos maneras de exponer quejas sobre las condiciones laborales. La denuncia propiamente dicha y el buzón de quejas.
Sí o sí para hacer una denuncia es necesario que la persona que expone la irregularidad se identifique, sin embargo y por ley, el Ministerio garantiza la total y absoluta confidencialidad de estos datos. En todas las denuncias se toman acciones y el denunciante recibe actualizaciones sobre el estado del procedimiento.
En el caso del mal llamado buzón de denuncias que es en la práctica un buzón que recoje quejas, estas sí pueden hacerse sin identificarse y aportando datos de la irregularidad. Solo que, una vez que esta documentación llega al Ministerio, este decide si toma cartas en el asunto o no y el “denunciante” no recibe comunicaciones sobre cómo se desenvuelve el procedimiento.
El buzón de fraude permite a los trabajadores visibilizar situaciones de irregularidad en el trabajo que pueden o no llevar a una inspección laboral, aunque siendo rigurosos, no se trata técnicamente de una denuncia propiamente dicha.
¿Qué consecuencias tiene una inspección de trabajo?
En el caso de que durante el procedimiento se detecten irregularidades tipificadas en la ley, el inspector laboral evaluará cuál es el estado de estas. Se labrará un acta de infracción y allí se evaluará el tipo de infracción según un criterio que diferencia tres categorías principales:
- Leve.
- Grave.
- Muy grave.
Asimismo, cada categoría cuenta con un monto mínimo, medio y máximo según la materia en la se circunscribe el incumplimiento. Así lo estipula el Ministerio de Trabajo.
Uno de los causales más comunes para recibir sanciones son las malas prácticas en los fichajes de empleados. Las multas por control horario son habituales y fácilmente solucionables. Tener un registro riguroso sobre los ingresos y egresos de los trabajadores, así como administrar vacaciones y ausencias es clave para evitar inconvenientes.
¿Se puede reclamar ante una sanción en una inspección laboral
También conocido como oposición de actas de infracción, el proceso de reclamo ante una inspección de trabajo, es posible. Para lograr recurrir una sanción, lo principal es aguardar a recibir por correo certificado la notificación del Ministerio, que por lo general demora 10 días luego de la fecha de la inspección.
Una vez hemos sido notificados, contamos con un plazo de 15 días hábiles para presentar los alegatos que consideres pertinentes. Esto significa redactar un escrito con la ayuda de un asesor laboral donde figure el descargo y las pruebas que demuestren que hubo un error en la aplicación de la sanción.
¿Cómo puede evitarse una inspección laboral?
La mejor forma de evitar una inspección laboral es principalmente, conocer y estar al tanto de las normativas vigentes en materia de derechos de los trabajadores. Luego, naturalmente, actuar en consecuencia para garantizar el cumplimiento de estas obligaciones.
En caso de no contar con la posibilidad de asesoría legal específica, es una excelente iniciativa consultar directamente con el Ministerio mediante los múltiples canales de comunicación al tiempo que es vital contar con herramientas que garanticen la gestión transparente de nuestros procesos internos.
Para eso es recomendable delegar los procesos administrativos a un software de recursos humanos que nos permita centralizar información en forma sencilla, eficiente, segura y con validez 100% legal.
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