Sofía, responsable de Recursos Humanos, necesitaba acceder a un contrato específico para una consulta legal urgente. Entre archivadores físicos desorganizados y documentos dispersos en la nube, no había forma de dar con el contrato específico. Pasaban las horas y seguía sin aparecer. La frustración aumentaba, y con ella, su ansiedad. ¿Te suena familiar?
Este escenario es más común de lo que piensas. Según un estudio de AIIM (Association for Information and Image Management), el 62% de las empresas tienen dificultades a la hora de encontrar documentos en su operativa diaria. Inconvenientes que no solo frenan la productividad, sino que también generan tensiones internas y problemas de gestión.
En un contexto empresarial donde la información es uno de los activos más valiosos, una gestión documental deficiente es un freno. Cada vez más, las empresas generan una cantidad abrumadora de documentación: contratos, informes, facturas, albaranes, nóminas, tanto en formato papel como en digital.
La necesidad de acceder a ellos de una forma sencilla y rápida, desde cualquier lugar y en cualquier momento, ha puesto de manifiesto la urgencia de contar con una software gestión documental eficaz que permita digitalizar y automatizar todos estos procesos. No en vano, casi la mitad de los españoles admite que la mala gestión de la información afecta negativamente su rendimiento laboral.
Si eres uno de ellos o has sufrido alguna vez una situación como la de Sofía, este artículo es para ti. Te vamos a explicar qué es la gestión documental y cómo un software de gestión documental facilita la organización, búsqueda y localización de documentos.
Por si fuera poco, te vamos a dar una serie de consejos sobre cómo elegir el mejor programa para la gestión de documentos. Prepárate para despedirte de las pesadillas relacionadas con la gestión de archivos y empezar a trabajar de manera más eficiente. ¿Estás listo? ¡Vamos a ello!
Tabla de contenidos
- ¿Qué hace un software de gestión documental?
- Ventajas de usar un software de gestión documental
- ¿Qué tipos de programas de gestión documental existen?
- ¿Qué documentos puede procesar un sistema de gestión documental?
- Tecnología y funcionalidades de los software de gestión documental
- Cómo elegir el mejor software de gestión documental para tu empresa
- Software de gestión documental: el camino hacia la eficiencia empresarial
¿Qué hace un software de gestión documental?
Un software de gestión documental (DMS -Document Management System- en inglés) es una solución tecnológica diseñada para simplificar y optimizar la forma en que las empresas manejan su documentación. Lejos de los sistemas tradicionales basados en papel, estas herramientas digitales permiten capturar, procesar, guardar y gestionar sus documentos de manera centralizada, eficiente y segura.
¿Por qué es conveniente utilizar un software de gestión documental? La respuesta es sencilla: ahorro de tiempo y recursos. Gracias a estos programas, es posible acceder a cualquier documento en segundos, sin perder tiempo buscando en archivadores físicos. Una práctica que no solo consume tiempo, sino que también genera problemas de espacio, riesgo de pérdida de información y el deterioro de los documentos.
Con la implementación de un software de gestión documental en la empresa, estas ineficiencias se eliminan, ya que facilita la conversión de todos los documentos físicos en archivos digitales indexados y fácilmente localizables. Su uso, además, automatiza procesos, evitando preocupaciones relacionadas con las versiones duplicadas o documentos traspapelados.
También hay soluciones que mantienen el control de versiones y establecen permisos de acceso. Incluso pueden, las más especializadas, garantizar que la documentación cumple con los estándares de seguridad y normativas vigentes.
Ventajas de usar un software de gestión documental
Cuando la tecnología se pone al servicio de la gestión documental, las organizaciones transforman radicalmente cómo organizan su documentación. Las ventajas son inmediatas y tangibles. Empezando por la productividad de los empleados y terminando por el ahorro de costes, un software de gestión documental es una inversión que empieza a rendir desde el primer momento.
- Digitalización y organización centralizada: Estos softwares convierten documentos físicos en archivos digitales, organizados y fácilmente accesibles desde cualquier dispositivo autorizado.
- Automatización de procesos: Eliminan errores comunes como documentos duplicados, versiones desactualizadas o archivos traspapelados, garantizando una gestión más precisa.
- Productividad. Esta se dispara cuando los empleados pueden encontrar cualquier documento en segundos. ¿Interrupciones y pérdidas de tiempo por documentos extraviados o versiones incorrectas? Olvídate de ellas. Teniendo en cuenta que un estudio de IDC subraya que el tiempo dedicado por los profesionales a la gestión documental supone una pérdida del 20% de la productividad global, debemos preguntarnos por qué aún hay empresas que no invierten en un software gestión documental.
- Control de accesos y permisos. Estos sistemas ofrecen funcionalidades avanzadas como la gestión de usuarios, control de versiones y asignación de permisos, asegurando que cada empleado acceda solo a la información que necesita.
- Ahorro de tiempo y dinero. La implementación de estas soluciones digitales tiene un impacto directo en los costes. Reducción de gastos en papel, impresión y almacenamiento físico, por un lado, mientras que por otro, los profesionales pueden dedicar más tiempo a tareas de valor en lugar de buscar información.
- Cumplimiento normativo. Los programas especializados facilitan el cumplimiento de diferentes normativas como, por ejemplo, el RGPD.
- Sostenibilidad. Al reducir el uso de papel, las empresas mejoran su impacto ambiental, contribuyendo a un futuro más sostenible.
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¿Qué tipos de programas de gestión documental existen?
El mercado actual ofrece varios tipos de software de gestión documental que se adaptan a las diferentes necesidades y tamaños de empresas. Además, sus funcionalidades han avanzado a pasos agigantados en los últimos años, especialmente gracias a la nube, lo que ha potenciado sus capacidades de búsqueda, clasificación y recuperación de información.
Gracias a su instalación en Cloud, la mayoría de los softwares ya funcionan como plataformas de gestión documental, lo que ha dado lugar a que estos términos se usen de manera intercambiable. Sin embargo, existen diferencias entre ellos. La principal radica en su alcance, funcionalidades y flexibilidad.
Así, un software de gestión documental se centra sobre todo en organizar y almacenar los documentos y suele estar diseñado para tareas específicas. Aunque tradicionalmente han requerido una instalación local, ahora operan mayoritariamente en la nube, adoptando funcionalidades propias de las plataformas.
Por su lado, una plataforma de gestión documental es un ecosistema digital completo para la gestión de documentos. No solo organiza y almacena, sino que también permite colaborar, automatizar procesos y analizar información, ofreciendo una solución más completa y versátil para la gestión empresarial.
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SOFTWARE GESTIÓN DOCUMENTAL VS PLATAFORMA GESTIÓN DOCUMENTAL |
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| Característica | Software de gestión documental | Plataforma de gestión documental |
| Funcionalidad | Organiza, almacena y recupera documentos | Gestiona documentos, colabora, automatiza procesos, gestiona contenido empresarial |
| Instalación | Local (servidores propios o equipos). También en la nube. | En la nube (accesible desde cualquier lugar) |
| Características | Básicas: clasificación, indexación, búsqueda, control de versiones | Avanzadas: flujos de trabajo, integración con otras aplicaciones, análisis de datos |
| Flexibilidad | Limitada | Alta (personalizable y escalable) |
| Colaboración | Limitada | Facilita el trabajo en equipo y la comunicación |
Con esta matización, podemos distinguir varios softwares de gestión documental en función de si tenemos en cuenta unas u otras categorías. Según el modelo de desarrollo, están los de propietario y los de código abierto (Open Source). En el caso de tener en cuenta el almacenamiento de los archivos, están los software que los ubican en servidores propios o equipos locales, los que los guardan en la nube y los que combinan los dos.
Por especialización, hay software de gestión documental adaptados a sectores y departamentos específicos como Recursos Humanos (Factorial), Finanzas y Contabilidad (Quipu), Marketing y Ventas o sector jurídico. También están los denominados CAE (Coordinación de Actividades Empresariales), comúnmente utilizados en industrias como la de la construcción.
En cuanto a las generalistas, existen soluciones que, entre las funcionalidades del software y las de una plataforma de gestión documental, se adaptan a una amplia gama de empresas y sectores como SharePoint, Google Drive, Open Text o Alfresco.
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¿Qué documentos puede procesar un sistema de gestión documental?
Un software de gestión documental moderno es capaz de procesar prácticamente cualquier tipo de documento. Desde contratos y facturas hasta correos electrónicos y archivos multimedia, estas plataformas se adaptan a las necesidades específicas de cada departamento o sector, mejorando la organización y el acceso a la información. La versatilidad es una de sus señas de identidad. Por sectores, entre los documentos específicos que pueden procesar están los siguientes:
Recursos Humanos
Currículums, contratos laborales, nóminas, evaluaciones de desempeño, solicitudes de empleo, historiales de capacitación, horarios… Herramientas como Factorial simplifican la gestión documental y organización de archivos, haciéndolos accesibles en segundos y optimizando la operativa del departamento.
Contabilidad y finanzas
En este ámbito, los software gestión documental son indispensables para manejar facturas electrónicas o en formato PDF, albaranes, pedidos, tickets o informes financieros. Además de procesarlos, también son capaces de crear un flujo documental coherente y trazable entre ellos.
Algunos, incluso, agilizan la captura, aprobación y archivo de tickets mediante aplicaciones móviles, lo que facilita a los empleados el registro de los mismos. Igualmente, también facilitan un almacenamiento seguro de toda esta documentación, garantizando su rápida recuperación para auditorías y análisis.
Marketing y ventas
Marketing y ventas también se benefician enormemente de una gestión documental digitalizada. Catálogos, presentaciones comerciales, propuestas y contratos de venta se gestionan de manera eficiente con estos software de gestión documental. El control de versiones asegura que todo el equipo trabaje siempre con la última versión de cada documento, evitando errores y mejorando la imagen profesional ante los clientes.
Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) y PRL
Para sectores donde la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) y la Prevención de Riesgos Laborales (PRL) son clave, como el de la construcción, existen soluciones que gestionan de forma coordinada todos estos documentos, lo que ofrece múltiples beneficios, como la reducción de riesgos, tiempos y costes, y la mejora en la gestión y oportunidades de negocio.
Documentación general
Además de las necesidades específicas de cada sector, también procesan y almacenan formatos comunes como documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, archivos PDF, archivos de audio y vídeo… La capacidad de etiquetar y categorizar cualquiera de estos archivos facilita su posterior recuperación.
Tecnología y funcionalidades de los software de gestión documental
Los software de gestión documental integran tecnologías avanzadas para mejorar la forma en la que se trabaja con la información y documentación empresarial. Vamos a descubrir algunas de ellas y cómo hacen el trabajo más fácil.
- Escanear documentos. Una de las tecnologías más comunes en estos programas es el escaneo, que convierte documentos físicos en formato digital. Esta función es crucial para la digitalización de archivos en papel, como facturas y contratos. Soluciones como Quipu incluso permiten escanear documentos utilizando la cámara de un teléfono móvil, facilitando aún más el acceso a la información.
- Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Gracias a ella es posible convertir el texto de imágenes escaneadas en texto editable y digital, lo que simplifica la búsqueda de información. Por ejemplo, un software de gestión documental puede utilizar OCR para extraer datos de los documentos e integrar esa información para aumentar los criterios en las búsquedas de documentos.
- Indexación. Gracias a esta tecnología, un software de gestión documental clasifica y etiqueta los documentos digitalizados utilizando metadatos.
- Almacenamiento en la nube. Si bien no es común en todos los software, hoy en día la gran mayoría ya trabaja en Cloud, por lo que es prácticamente un estándar. Esta funcionalidad garantiza el acceso remoto a los documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet, eliminando las barreras físicas y promoviendo el trabajo colaborativo.
- Seguridad. La seguridad es una prioridad en la gestión documental. Los softwares especializados implementan tecnologías de cifrado, protegiendo la información contra accesos no autorizados.
- Firma electrónica. Muchos softwares agilizan los procesos de aprobación, al permitir realizar operaciones de autorización mediante la autentificación de las firmas digitales. Al permitirlo, se acelera la gestión y se proporciona más seguridad.
- Flujos de trabajo automatizados. Estos son esenciales para optimizar la gestión de documentos. Herramientas como DocuWare permiten definir rutas de trabajo y asignar tareas, facilitando la colaboración y la eficiencia en los procesos administrativos.
Cómo elegir el mejor software de gestión documental para tu empresa
Seleccionar el software de gestión documental ideal para tu empresa puede parecer abrumador con tantas opciones disponibles. La clave está en realizar una evaluación de las necesidades específicas y contrastarlas con las soluciones del mercado. Así, tomar la decisión correcta será mucho más sencillo.
¿Estás preparado para aprender cómo elegir el mejor software de gestión documental? Con un análisis meticuloso de los siguientes puntos básicos, estarás más cerca de encontrar el software gestión documental perfecto para tu empresa.
1. Evalúa las necesidades de tu empresa
El primer paso es analizar a fondo tu organización. Ten en cuenta el tamaño de tu empresa, el volumen de documentos que manejas y el presupuesto disponible. Un despacho de abogados con documentos altamente confidenciales requerirá funcionalidades de seguridad más robustas que las de una pequeña tienda online, que podría priorizar la facilidad de uso y el coste.
2. Considera el departamento y los usuarios
El departamento o departamentos que utilizarán el software son determinantes en la selección final. Las necesidades de Recursos Humanos, donde se gestionan nóminas, contratos y horarios, serán muy distintas a las de un equipo de Contabilidad. Herramientas específicas como Factorial son ideales para Recursos Humanos, mientras que soluciones más generales podrían no ser tan efectivas para un departamento a la hora de gestionar nóminas, vacaciones…
3. Conoce sus funcionalidades técnicas
Presta atención a las capacidades del software. La captura de documentos, la potencia del motor de búsqueda y las opciones de automatización de flujos de trabajo. Además, debes valorar la facilidad de integración con tus sistemas actuales y la intuitividad de la interfaz.
4. Cerciórate de su nivel de seguridad y cumplimiento normativo
La seguridad de los datos debe ser prioritaria, especialmente si trabajas con información sensible o confidencial. En caso de ser así, hay que buscar un software que ofrezca un cifrado fuerte, permita controlar el acceso y garantice el cumplimiento del RGPD. No subestimes este punto, una brecha de seguridad puede costar mucho más que la inversión en un buen software.
5. Compara costes y valora el soporte técnico
Evalúa y compara precios, pero no te dejes llevar solo por el coste inicial. Pon en valor el soporte técnico disponible, las actualizaciones incluidas y la escalabilidad del sistema. ¿Podrá crecer el software con tu empresa? ¿Ofrece el proveedor formación y soporte en tu idioma? Son preguntas críticas que definirán tu experiencia a largo plazo.
| CÓMO ELEGIR EL MEJOR SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL | |
| Factor clave | Descripción |
| 1. Necesidades específicas de tu empresa | -Evalúa el volumen de documentos que manejas
-Identifica los tipos de archivos que necesitas gestionar -Determina si requieres funciones especiales como flujos de trabajo o colaboración en tiempo real |
| 2. Facilidad de Uso | -Busca una interfaz intuitiva que requiera poca capacitación
-Ten en cuenta la curva de aprendizaje para los empleados |
| 3. Funcionalidades | Asegúrate de que incluya características esenciales como:
-Almacenamiento centralizado -Búsqueda avanzada -Control de versiones -Clasificación y organización de documentos -Digitalización y OCR |
| 4. Escalabilidad | -Elige un sistema que pueda crecer con tu empresa
-Asegúrate de que pueda manejar un aumento en el volumen de documentos y usuarios |
| 5. Seguridad | -Verifica que cumpla con normativas de protección de datos
-Busca opciones de control de acceso y permisos de usuario -Encriptación de datos y copias de seguridad |
| 6. Compatibilidad e Integración | -Verifica que sea compatible con tus sistemas existentes
-Busca opciones de integración con otras herramientas que uses (CRM, ERP, etc.) |
| 7. Soporte Técnico | -Investiga la calidad y disponibilidad del soporte ofrecido
-Cerciórate que tiene soporte en tu idioma |
| 8. Costes | -Evalúa el coste total del software, incluyendo licencias, implementación y mantenimiento
-Compara diferentes modelos de precios (suscripción vs. compra única) |
| 9. Acceso | -Acceso remoto y móvil desde diferentes dispositivos y ubicaciones |
| 10. Demostraciones y pruebas | -Solicita demostraciones de los productos que te interesen
-Aprovecha los períodos de prueba gratuitos para evaluar el software en tu entorno real |
Software de gestión documental: el camino hacia la eficiencia empresarial
La digitalización es crucial para el éxito de las empresas, y un buen software de gestión documental te va a ayudar a alcanzar la excelencia a la hora de optimizar la información, facilitar la colaboración entre equipos y reducir costes. Tanto es así que su uso se ha convertido en uno de los pilares de las empresas modernas.
Ahora que conoces qué es un software de gestión documental, sus funcionalidades clave y cómo elegir el programa adecuado para la gestión de documentos, es el momento de dar el paso y actuar. Establece prioridades, planifica, define fases y realiza pruebas antes de la migración final.
El futuro de tu empresa depende de decisiones como esta. No esperes a que la competencia te adelante: digitaliza, automatiza y optimiza tu gestión documental ahora.
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