Notas de gastos: ¿por qué decir adiós a la gestión manual?

Existen herramientas para organizar el calendario, comunicarnos con nuestro equipo, configurar flujos de trabajo y también, optimizar la gestión de las notas de gastos. Está claro que una compañía necesita estos documentos para controlar los gastos de sus trabajadores pero llevar un control no siempre es fácil, sobre todo si seguimos registrando cifras en excels o pasamos horas revisando tiques y facturas.

Hay otra manera más fácil y rápida de hacerlo. En este artículo te contamos qué es una nota de gastos, para qué sirve o cuáles son las ventajas de automatizar las notas de gastos.

¿Qué es una nota de gastos?

Como cada semana, Raquel hace un viaje de trabajo de Barcelona a Madrid, ciudad en la que se quedará dos días. Todos los gastos los paga con su propio dinero y después, su empresa se lo reembolsa. Para ello, Raquel deberá presentar una nota de gastos junto con los tiques y facturas correspondientes que los justifican.

Seguro que te suena esta situación y más adelante, volveremos a Raquel para conocer las trabas que tiene a la hora de completar este proceso manualmente. Y es que, aunque parece fácil, la realidad es que esconde muchas más desventajas de las que aparenta.

Enseguida te las contamos pero antes, recordamos que una nota de gastos es un documento físico o digital en el cual un trabajador recopila los gastos realizados y relacionados con sus tareas. El objetivo es contar con una prueba válida para que su compañía pueda comprobar la cuantía, el tipo de gasto o la fecha. La factura también justifica esos movimientos y es útil para evitar fraudes.

¿Cómo se hacen y qué incluyen?

Como no existe un documento oficial de notas de gastos, cada compañía diseña el suyo según sus políticas internas aunque se suelen encontrar los mismos campos.

Normalmente, es el departamento de contabilidad el responsable de definir el protocolo, detallando la información que se deberá incluir en las notas de gastos. Lo más habitual, si este proceso no se ha automatizado, es rellenar un documento Excel manualmente incluyendo:

• El concepto del gasto: es decir, en qué se ha gastado el dinero. Aunque la lista puede ser muy amplia, normalmente se suelen recopilar todos aquellos gastos relacionados con viajes de empresa como alojamiento, aparcamiento, gasolina, traslados, comidas,  entradas o acreditaciones para eventos.
• La fecha de la transacción: cuándo se realizó el gasto para incluirlo en la nómina del empleado.
• El importe realizado: la cuantía específica que se demostrará con los tiques, recibos o facturas.

Estas serían las fases que se siguen para hacer una nota de gastos manualmente:

1. Entrada en el Excel de los datos, uno a uno. Cuántos más datos, más tiempo.
2. Verificación de los gastos a través de la documentación correspondiente.
3. Intercambio de información sobre errores y otros imprevistos, si los hubiera.
4. Finalmente, se archivan los recibos, por lo que se requiere un espacio físico.

Ahora que hemos detallado todo el proceso es inevitable hacerse una pregunta. ¿Merece la pena invertir tiempo de trabajo en este proceso si se puede hacer automáticamente?

6 inconvenientes de las notas de gastos manuales

Antes te hemos presentado a Raquel, un personaje ficticio que puede representar a todos los trabajadores que rellenan las notas de gastos habitualmente. Raquel sabe que este proceso es importante para ella y para su empresa pero también conoce cuáles son las desventajas de hacerlo manualmente.

1. El tiempo que dedica: Esta semana, Raquel ha tenido bastante trabajo y no ha podido encontrar el momento para rellenar las notas de gastos. Al final, se ha quedado en la oficina un rato más para poder hacerlo.

2. Dudas a la hora de rellenar el documento: A veces, el trabajador no sabe qué gastos incluir porque desconoce si la empresa los cubre. Si esto le pasara a Raquel, debería consultarlo con el equipo de contabilidad; lo que supone alargar más un proceso que debería ser lo más sencillo posible.

3. Tiques perdidos: Raquel se está cambiando de piso y ha perdido, entre cajas y bolsas de la mudanza, los recibos que tenía que entregar. Si hubiera hecho una fotografía en tiempo real y la hubiera subido a un software de gestión de gastos, esto no habría sucedido.

4. Importes erróneos: También puede ocurrir que nos equivoquemos a la hora de sumar los importes o traspasar los números de los tiques al documento Excel. Al fin y al cabo, todos somos humanos.

5. La aprobación es compleja: Los responsables tienen que validar manualmente los gastos del empleado y detectar gastos duplicados o indebidos. Esto también requiere mucha concentración.

Y todavía podemos plantear una situación más crítica. ¿Qué ocurre si el equipo de contabilidad está revisando, justo cuando Raquel entrega sus notas de gastos, 800 tickets que ha presentado otro equipo de la compañía con motivo de un viaje de trabajo?

¿Quién decide qué notas de gastos tienen prioridad? 

Está claro que Raquel no se debería quedar sin el reembolso de sus gastos pero el departamento de contabilidad necesita una alternativa si quiere aumentar la productividad y agilizar el reembolso a todos por igual.

En otras palabras, necesita optimizar las notas de gastos de sus equipos. Así que, solo hay una solución y pasa por digitalizar este proceso.

¿Por qué automatizar las notas de gastos?

Primero, vamos a contarte los beneficios para las personas de tu compañía, ya sean los trabajadores que rellenan sus hojas de gastos o los HR managers, responsables de Finanzas o especialistas de RRHH que se dedican a este procedimiento.

• Menos carga de trabajo: se reduce el tiempo invertido en estas tareas. Además, los reembolsos se pueden efectuar más rápido, algo muy positivo para los empleados y para la imagen de la compañía.
• Evitamos errores de cualquier tipo: las apps para gestionar gastos se han creado precisamente para que no haya fallos, facilitando la detección de duplicados, por ejemplo.
• Sin papel: ya no tendrás que guardar los tiques ni las facturas. Bastará con subir una foto para hacer recuento de lo que ha gastado y automáticamente quedará reflejado en su hoja de gastos. Si lo piensas, esto también representa un compromiso ecológico con el planeta.

• Cumplir la política de gastos: gracias a un software que automatiza la gestión de notas de gastos se puede detectar si el empleado cumple con la política de gastos en todo momento y si se están cumpliendo con las normativas fiscales y de la seguridad social.
• Comunicación constante: los trabajadores pueden saber cuando quieran el  estado de revisión de su hoja de gastos. El responsable de contabilidad también puede consultar en cualquier momento acerca de los gastos transmitidos.
• Es remoto: eso significa que no será necesario estar presencialmente en la oficina y se podrá rellenar o hacer otra gestión desde cualquier lugar.

Ventajas de las notas de gastos digitales para tu compañía

Si nos centramos en las ventajas globales, tu empresa saldrá ganando al digitalizar este proceso por estos motivos:

• Información protegida: olvídate de los espacios físicos para archivar documentos. Recuerda que la Orden EHA/962/2007 del 10 de abril señala que el archivo físico deja de ser obligatorio y se permite el almacenamiento de recibos en formato digital. Contar con un software de notas de gastos hace que toda la información esté a salvo.
• Seguimiento en tiempo real: se controlan los movimientos de los equipos de manera rápida y global. También se pueden hacer comparativas entre departamentos, periodos de tiempo, etc.
• Informes con datos: esto te servirá para analizar las distintas partidas de gastos y mejorar los presupuestos.
• Mejora la eficiencia: te permite detectar patrones de gastos de los empleados o saber cuáles son esos gastos innecesarios que se pueden eliminar.
• Simplifica la validación y aprobación de las notas de forma automática: además, nos permite realizar el proceso automático del IVA recuperable.

Un software de notas de gastos aporta valor

Llegados hasta aquí, habrás comprobado que digitalizar este proceso va más allá de enviar, aprobar y controlar gastos. Se trata de contar con un sistema que se adapte a las necesidades de tu empresa y que lo haga más fácil para todos.

Además, no todos los software de notas de gastos te ofrecen lo mismo. Por ejemplo, Factorial Expenses te ofrece otras ventajas añadidas como Factorial Card. Se trata de una tarjeta personal que tendrá cada empleado para gestionar sus propios gastos y hacer transacciones con ella. Otra de las ventajas es que te permite integrar el software de control de gastos de la empresa dentro del software de Recursos Humanos.

Cada vez son menos las empresas que siguen utilizando el método manual para gestionar las hojas de gastos. Digitalizar este proceso significa más comodidad, flexibilidad y facilidad. Por eso toda la compañía aprueba esta decisión.