¿El concepto “fichero SEPA” te asusta? No eres el único. La obligación de utilizar este procedimiento cuando una empresa quiere pagar el sueldo a sus trabajadores es relativamente nueva y, por este motivo, a muchos les puede parecer más complicado que el anterior. Sin embargo, el objetivo del cambio es simplificar el proceso y homogeneizar. Echémosle un vistazo.
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Los llamados “ficheros SEPA” son aquellos ficheros sujetos a la normativa SEPA, bajo la cual las empresas que quieran hacer pagos o cobros deberán generar sus remesas bancarias. Pero antes de entrar en qué dicta o qué tipo de obligaciones tiene la empresa, repasemos conceptos.
Tabla de contenidos
¿Qué son las remesas bancarias?
Una remesa es un documento con el que poder liquidar una compra o una venta de cualquier tipo y, en este caso, sirve para que una empresa pueda pagar las nóminas de sus trabajadores. Las remesas bancarias son, entonces, aquellos documentos de carácter financiero que el emisor entrega al banco para efectuar el cobro o el pago de varios recibos de una sola vez.
Existen dos tipos de remesas bancarias; las remesas de pago, que son las facturas que se emiten para que el banco las envíe a los clientes que deben pagar dentro de una fecha concreta; y las remesas de cobro, que son aquellas que el emisor debe pagar de manera rutinaria (por ejemplo, recibos o nóminas de trabajadores).
Cómo hacer una remesa bancaria (según la normativa SEPA)
Cuando una empresa quiera hacer una remesa bancaria, deberá rellenar un documento con el número de la factura, el ordenante, el NIF, la información del trabajador, el IBAN en el que hacer la transferencia, el concepto, la fecha de emisión y la de vencimiento, el importe, el nombre de la remesa, la referencia de la orden de domiciliación y el ID del acreedor.
Lo que dice la normativa SEPA
La Normativa SEPA (“Single Euro Payment Area”, que significa Zona Única de Pagos Euro), aprobada en 2014, dicta cómo deben estructurarse las remesas para poder ser válidas. El objetivo de esta normativa, a la que se acogen 32 países de la Unión Europea, es el facilitar y automatizar los cobros y los pagos. Así, pretende igualar los pagos nacionales con los transfronterizos.
Esta normativa también establece unos métodos de pago con unas normas y estándares conjuntos, que son a partir de tarjeta de crédito, transferencias o adeudos por domiciliación bancaria.
El Mandato SEPA
El llamado Mandato SEPA no es más que la domiciliación bancaria. Es decir, el acuerdo que se establece entre deudor y acreedor para poder hacer el pago o el cobro que se necesite.
Firmando este Mandato se autoriza el envío de pagos, indicando el tipo que se va a efectuar (pago único o varios pagos). Por lo tanto, la firma de este es completamente obligatoria antes de crear cualquier fichero SEPA.
El tipo de pago puede ser tanto puntual como recurrente y, sea como sea, se dará por caducado cuando hayan pasado 36 meses desde el último pago. Si se desea emitir alguna remesa a un cliente cuyo Mandato haya caducado, se tendrá que gestionar uno completamente nuevo. Sin embargo, si el cliente cambia de banco, el cambio de Mandato no será necesario.
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Tipos de ficheros SEPA
A pesar de que no los vas a tener que utilizar todos, existen tres tipos de ficheros SEPA; el CORE, el B2B y el COR1 (siendo este último el que menos probabilidades hay de que utilices).
Todos estos ficheros deberán incluir el código BIC (Código Internacional de la Entidad) y un apartado de 140 caracteres para información adicional. Además, deberán ir precedidos de una notificación que se efectuará al deudor 14 días antes de la fecha del cobro.
CORE (o esquema básico)
Para utilizar este fichero, los acreedores y deudores pueden ser tanto particulares como empresas o autónomos. Necesita de una formalización previa para ser emitido (el Mandato SEPA) y se ha de presentar al banco 7 días antes del cobro si este es la primera operación o la única, y 4 días antes si el cobro es una operación recurrente o la última.
En caso de producirse una devolución, el plazo de esta será de hasta 8 semanas (13 meses si los pagos no habían sido autorizados).
B2B (o empresa a empresa)
Se utilizará este fichero cuando los acreedores y deudores sean empresas o autónomos (no consumidores). También necesita de una formalización previa para ser emitido (el Mandato SEPA) y una autorización previa al cargo, además de tener que ser presentado al banco 3 días antes del cobro.
En este caso, el deudor no tiene derecho a ningún reembolso (o, más bien, ha de renunciar a este).
¿Cómo se generan este tipo de ficheros?
Hasta aquí la teoría. Ahora bien, ¿cómo puede una empresa crear los ficheros SEPA? Bien, hay dos maneras de gestionarlos;
- Con programas y softwares que emitan y organicen de manera sencilla los pagos que realices con los ficheros CORE y B2B, de manera independiente a las entidades bancarias.-> Genera el sepa automáticamente de todos tus empleados con Factorial
- Dirigiéndote a tu banco habitual para que este te facilite los datos que vas a necesitar (por ejemplo, el sufijo con el que te identificarás como acreedor). Además, en la mayoría de páginas web o aplicaciones bancarias ya existe un apartado llamado “gestión de remesas” o “ficheros” en el menú. Es allí donde estas pueden ser gestionadas.
Entonces, para enviar remesas bancarias o ficheros SEPA, lo primero que tiene que hacer la empresa es formalizar el Mandato SEPA con todos los trabajadores a los que quiera pagar. Seguidamente, deberá dirigirse a su entidad bancaria o contratar un programa o software que se encargue de gestionar y organizar los pagos de las nóminas (la mayoría se contratan de modo online y son intuitivos y fáciles de manejar, aunque no se tengan conocimientos informáticos).
