La contabilidad analítica o de costes explicada de manera sencilla (y con ejemplos)

Desde fuera, la contabilidad analítica puede parecer una materia difícil y complicada. Pero, como ocurre con cualquier disciplina, si tienes claro lo que estás haciendo y entiendes bien los conceptos básicos, manejarte con soltura solo va  a ser cuestión de práctica.

Este artículo, y sus ejemplos, te van a ser de mucha ayuda en ese sentido.

Tabla de contenidos:

Qué es la contabilidad analítica o de costes

Imagina que tienes un negocio en el que vendes solo y exclusivamente un único modelo de camiseta que pintas a mano. Si quisieras saber el precio de coste de las prendas que has producido en un mes sería fácil: tendrías que sumar todos los gastos en los que has incurrido en ese período, y al dividirlo por número de unidades obtendrías el precio de cada camiseta.

Para este cálculo no solo tendrías que tener en cuenta lo que te ha costado comprar cada unidad, las pinturas empleadas, los materiales para envolverlas o las etiquetas impresas con tu logo, sino también la cuota de autónomos, el alquiler del local en el que trabajas, la factura de la luz o los honorarios del asesor fiscal.

Todos los gastos forman parte del precio del producto porque todos están directamente vinculados a su producción.

Ahora, cambiemos de escenario:

Supongamos que no solo vendes esas camisetas sino que también tienes una línea de toallas, con varios modelos, y otra de mochilas que produces íntegramente en una nave alquilada a las afueras de la ciudad.Tampoco estás ya solo, claro, sino que cuentas con tres trabajadores, un comercial y un contable.

Aquí, calcular el precio de coste de cada producto, ya no es tan sencillo como sumar todos los gastos mensuales…

¿Por qué? Porque además de los costes directos que se identifican mejor (el precio de la tela, de las cremalleras o de los broches de las mochilas, por ejemplo) hay una serie de costes indirectos (como el importe del alquiler, la nómina del contable o la factura de la luz, entre otros) que hay que distribuir e imputar a los distintos productos.

El proceso a emplear es algo más complejo. Y justo para eso es para lo que se utiliza la contabilidad analítica.

Así, podríamos definir la contabilidad analítica como aquella que tiene por objetivo distribuir y totalizar por productos, departamentos o centros de trabajo (los llamados centros de coste), los distintos gastos en los que incurre la empresa y los ingresos que percibe.

Aplicando sus principios y técnicas podríamos establecer el precio de producción de las camisetas, toallas y mochilas del ejemplo anterior y lo que la empresa ha ganado en las ventas de cada línea de negocio.

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Para qué sirve y cuál es su importancia.

La contabilidad analítica sirve, básicamente, para distribuir y totalizar costes y ventas. Su objetivo es elaborar los informes que permitan analizar la rentabilidad de los diferentes productos, departamentos, centros de trabajo, etc.

Por eso, cuando hablamos de contabilidad de costes (que es lo mismo) nos referimos a un proceso que:

• Conlleva el establecimiento de criterios de distribución o imputación de los gastos indirectos. Por ejemplo, hay que determinar el porcentaje del consumo eléctrico que forma parte de un producto en concreto, teniendo en cuenta que la factura de la luz incluye la consumida en la fabricación de otros productos, en la calefacción, en la iluminación de la oficina, etc.
• Implica la asignación de los distintos costes en los que ha incurrido la empresa en cada uno de los distintos centros de coste (productos, departamentos etc.), distribuyendo los gastos directos y los indirectos en función del objetivo del estudio. Por ejemplo, el objetivo puede ser establecer el precio de fabricación de la mercancía que se vende, determinar los costes de los distintos departamentos (fabricación, administración, comercial, etc.) o calcular lo que cuesta mantener al mes las distintas sedes de la empresa.
• Supone la distribución de las ventas e ingresos si se pretende dejar constancia del beneficio o pérdida que se obtiene según los parámetros deseados.
• Finaliza con la elaboración de los informes que ponen de manifiesto los resultados y que sirven de base para el análisis y toma de decisiones adecuadas. Por ejemplo, pueden demostrar que determinados productos se están vendiendo por debajo del coste, que cierto departamento es muy rentable o que uno de los centros de trabajo está infrautilizado.

El primer punto se lleva a cabo de manera extracontable, pero los demás se materializan haciendo los correspondientes asientos de contabilidad.

Cuál es su importancia

Partiendo de que su resultado es la base para el análisis y toma de decisiones, la importancia de la contabilidad de costes es clave porque permite, por ejemplo:

• Marcar precios de venta partiendo del coste real y establecer las pautas necesarias para obtener el beneficio esperado por la entidad.
• Controlar los gastos y detectar puntos de posible ahorro o de infrautilización de recursos.
• Conocer la distribución de beneficios en las distintas áreas o productos para poder optimizar las que lo permitan o mejorar el rendimiento de las que lo necesiten, por ejemplo.
• Contemplar otros escenarios posibles según la estructura de gastos e ingresos de la entidad.
• Acometer o desistir de posibles inversiones a la luz de los números que se manejan.

Cuándo se emplea

Cualquier empresa, ya sea grande o pequeña, puede llevar una contabilidad analítica (que, en ningún caso sustituye a la financiera que es obligatoria, como veremos más adelante).

Ahora bien, tiene más sentido aplicarla cuando la empresa comercializa diferentes productos, cuenta con varias sedes o centros de trabajo, dispone de varias líneas de negocio, se organiza en distintos departamentos, etc.

Es en este tipo de compañías donde la implementación de esta manera de registrar las operaciones tiene más sentido y ofrece unos resultados más útiles, porque es en este tipo de entidades donde la información que se obtiene va a mostrar datos que no se pueden conseguir de otra manera con la misma exactitud, rigor y nivel de detalle.

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Cómo funciona la contabilidad analítica

Como ya hemos dicho anteriormente, la llevanza de la contabilidad analítica comporta una serie de actuaciones cuya finalidad es distribuir los costes según los criterios y objetivos establecidos y determinar los beneficios reales de la división que se esté llevando a cabo: productos, servicios, departamentos, líneas de negocio, centros de trabajo, etc.

Explicar con detalle cómo se lleva la contabilidad de costes daría para páginas y páginas de contenido, lo cual aquí es inviable.

Pero lo que sí podemos hacer es dar unas nociones básicas de esta disciplina que te pueden ser útiles como puerta de entrada a una posterior profundización en el tema, si realmente te interesa.

Terminología

En la contabilidad de costes se utilizan con frecuencia una serie de términos que conviene tener claros. 

Algunos de ellos son: 

• Costes directos: son aquellos gastos que se pueden imputar directamente porque su vinculación es directa y clara. Por ejemplo, el precio de la materia prima a un producto determinado o el sueldo del personal adscrito a una sucursal.
• Costes indirectos: son aquellos que se imputan según un criterio de reparto previamente establecido. Por ejemplo, el coste del mantenimiento de la página web o del consumo de agua.
• Costes estimados: son los que se sabe de su certeza pero, en el momento de realizar los cálculos, la empresa no conoce su importe exacto.
• Coste de amortizaciones: importe de la depreciación que sufren los elementos del inmovilizado material (por ejemplo, maquinaria, vehículos, …) o intangible (por ejemplo, programas informáticos, derechos de traspaso adquiridos, …) debido al uso y al transcurso del tiempo.
• Coste de personal: engloba todos aquellos gastos que se derivan de tener empleados. Por ejemplo, nóminas, seguros sociales, primas de seguros de accidentes, …
• Centro de coste: es el lugar, físico o no, donde se consumen una serie de recursos que se incorporan a las actividades y operaciones.
• Criterio de reparto: se utiliza para distribuir los costes entre los distintos centros de coste (sede, departamento…) u objetos de coste (productos, servicios,…).
• Servicios exteriores: gastos en los que incurre la empresa y que no se integran en el proceso productivo o corresponden a los bienes de inversión o herramientas de financiación.
• Subactividad exógena: coste que surge como consecuencia de la infrautilización de un factor de producción. Por ejemplo, una máquina puede plasmar un dibujo en 200 piezas por hora y, sin embargo, solo lo está haciendo en 80.
• Subactividad estructural o endógena: desocupación productiva pero no provocada por una infrautilización de los recursos sino a consecuencia de las características propias del negocio. Por ejemplo, las instalaciones de la piscina del hotel que no se utilizan en verano.

Ejemplo

Veamos un ejemplo muy sencillo: el de una peluquería que quiere determinar el coste exacto de uno de sus servicios: tinte y peinado.

Sus datos en este sentido son:

Los costes indirectos mensuales (alquiler del local, asesoramiento, electricidad, lavandería, etc.) ascienden a 1.000 euros, de los cuales se imputan al cálculo el 40% (400 euros). Además, el número de clientas que demandan este servicio al mes es de 40.

Teniendo en cuenta lo anterior, el precio de coste del servicio de tinte y peinado sería:

Costes directos : 11,05

Costes indirectos: 10,00 (400 euros : 40 ventas)

Total precio de coste: 21,05 euros.

A partir de este dato, la gerencia de la empresa podrá determinar si el precio de venta que tiene establecido es el adecuado, si puede abaratar alguna partida de gasto, si puede optimizar los recursos que le destina, si conviene incrementar las ventas en este sentido o tal vez sea más rentable algún otro de los servicios que ofrece, etc.

A este resultado se llegaría en la contabilidad mediante el registro de los asientos oportunos.

Sistemas de costes

Como siempre que se va a realizar un cálculo se necesita un método para llevarlo a cabo. Y en la contabilidad analítica lo que se aplica son los sistemas de costes.

Podemos definir un sistema de costes como un procedimiento estructurado y predeterminado cuya finalidad es identificar y valorar el coste de los recursos destinados o consumidos por la unidad de referencia que se trate (producto, departamento, etc.).

Cada empresa decidirá cuál aplicar en función de su idiosincrasia, medios o conveniencia. Pero, para que puedas tener una idea de a lo que nos referimos, aquí vamos a dar unas nociones muy genéricas de algunos de los más significativos.

Ante todo lo que debes tener claro es que la principal dificultad de la contabilidad analítica es la asignación de los costes indirectos y, para resolver esto existen (entre otros) dos grupos de sistemas: los tradicionales y otros más modernos.

Sistemas de costes tradicionales

Los más extendidos son dos:

• Coste completo: calcula el coste completo de fabricación del producto, así como de los semiterminados y de los productos en curso, teniendo en cuenta para ello la totalidad de los costes en los que incurre la empresa.
• Direct costing o sistema de costes variables: calcula la rentabilidad por producto y actividad, distinguiendo entre costes fijos y variables y se utiliza el concepto de margen de contribución.

Sistemas de costes más modernos

Entre ellos destaca el modelo de costes ABC (“Activity Based Costing”) y parte de la base de que no son los productos los que consumen los recursos sino que son las actividades las que lo hacen.

Y por actividades se entiende cada una de las acciones o conjunto de acciones que aportan valor añadido al producto.

Así, mientras que los sistemas tradicionales se centran en imputar los costes indirectos, en los sistemas ABC se intenta dilucidar si esos costes indirectos son necesarios o prescindibles.

Reflejo contable

No debemos olvidar que estamos hablando de una modalidad de contabilidad. Es decir, que si bien hay que establecer criterios de reparto, realizar cálculos extracontables, adoptar sistemas de imputación o elegir métodos concretos, al final se trata de registrar contablemente los costes, ingresos y ventas asignándolos a los centros u objetos de coste que corresponda.

Habrá que realizar los correspondientes asientos contables y, fruto de ellos, surgirán unos libros mayores y unas cuentas de resultados.

En la práctica, la realización de los apuntes y demás operaciones contables no difieren de la forma en que se llevan a cabo cuando se está llevando la contabilidad “normal” de la empresa (y que se denomina contabilidad financiera):

Se trabaja con los principios del cargo y del abono, del debe y el haber, del cuadre de apuntes, etc.

La diferencia, en este sentido, estriba en las distintas cuentas contables que se utilizan, que son concretas y específicas para la contabilidad analítica y nada tienen que ver con las que contiene el Plan General de Contabilidad.

Software de contabilidad analítica

Hoy día, igual que sería impensable que una entidad gestione su contabilidad sin un programa específico, resulta inimaginable que la contabilidad analítica o de costes se lleve sin una herramienta concreta.

Lo normal es que se utilice un software en el que introducir los asientos y que realice el resto de procesos de forma automática.

En el mercado existe una gran variedad de soluciones en este sentido, con diferentes prestaciones, precios y capacidad. Es cuestión de investigar un poco para dar con la que más le pueda interesar a la empresa.

En general, podemos encontrar aplicaciones de varios tipos. Por ejemplo:

• Hay programas de contabilidad analítica propiamente dicha.
• Hay programas con los que se lleva la contabilidad de la empresa y, además, permiten confeccionar la contabilidad analítica.
• Hay sistemas ERP que se integran con módulos específicos de contabilidad analítica a los que traspasar los datos.

Interpretación de los datos

El objetivo último de la contabilidad de costes es analizar los datos que proporciona para tomar las decisiones oportunas, si es que son necesarias.

Es decir, una vez que se obtienen los resultados, el siguiente paso es interpretarlos y determinar aspectos como:

• Si los precios de coste son los adecuados o se pueden rebajar.
• Si los precios de venta son los correctos para la rentabilidad que se pretende.
• Si la estructura de gastos se puede mejorar.
• Si la distribución de recursos está lo suficientemente optimizada o aún queda margen sobre el que actuar.
• Si hay medios infrautilizados.
• Si se pueden aprovechar mejor determinados elementos.
• Etc.

Toda esta información es muy útil y, si se trabaja a partir de ella para adoptar las medidas oportunas, se pueden mejorar los resultados de la empresa considerablemente.

Diferencia entre contabilidad financiera y contabilidad analítica

La contabilidad financiera y analítica comparten la misma mecánica, es decir, ambas:

• Se llevan a cabo mediante asientos contables.
• Para los que se utilizan determinadas cuentas.
• En los que se emplean los principios del cargo y el abono.
• Y, a partir de ahí, se obtienen una serie de informes.

Por eso las dos disciplinas comparten parte del nombre, porque ambas son una técnica con la que se registran contablemente una serie de hechos y se estructuran y organizan para plasmar la información de determinada manera.

La base es la misma pero, a partir de ahí, comienzan las diferencias. Y, las principales, van es el siguiente sentido:

1.- Obligatoriedad

La contabilidad financiera es obligatoria para todas las sociedades y otras entidades jurídicas, así como para determinadas personas físicas empresarias o profesionales que cumplen ciertos requisitos.

La contabilidad analítica, por el contrario, es completamente voluntaria y es la empresa la que decide con total libertad si la llevará o no.

2.- Finalidad

El objetivo de la contabilidad financiera es plasmar la situación financiera y económica de la entidad. Así, las cuentas anuales ponen de manifiesto lo que la empresa tiene y lo que debe (en el balance de situación) y lo que ha ganado o perdido en el ejercicio de su actividad (en la cuenta de pérdidas y ganancias), y todo ello referido a un período concreto.

Por su parte, la finalidad de la contabilidad analítica es distribuir los gastos en los que se incurre y se hará en función de los costes que pretende cuantificar: de un producto, de una línea de negocio, de un departamento, de un centro de trabajo, etc.

3.- Publicidad

Todas las empresas que están obligadas a llevar la contabilidad conforme al Código de Comercio (que es la que se conoce como contabilidad financiera) están obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, el cual es público y cualquiera que tenga interés puede acceder a ellas.

La contabilidad analítica, por el contrario, es totalmente privada y no sale del ámbito de la compañía. Es más, parte de los datos que se manejan en ella se guardan lejos de la competencia.

4.- Conclusiones que posibilitan

Como hemos comentado, de ambas contabilidades se extraen una serie de informes que reflejan lo que se pretende conocer con cada una de ellas.

Pues bien, esos datos que aparecen agrupados y totalizados no solo son útiles por la información que proporcionan por sí mismos sino por servir de base para el análisis de aspectos concretos del negocio, detectar puntos de mejora y adoptar decisiones estratégicas de la manera más informada.

Así, con los balances que se extraen de la contabilidad financiera se podrán estudiar aspectos relativos a la naturaleza de los activos de la entidad, a la cuantía y vencimiento de sus deudas, a la idoneidad de acometer nuevas inversiones y de qué manera, a la rentabilidad global de la empresa, etc.

Por su parte, los datos que aporta la contabilidad analítica servirán de base para determinar, por ejemplo, si los precios de venta marcados son los adecuados, si existen recursos infrautilizados, si las distintas líneas de negocio son lo suficientemente rentables al analizarlas de manera individual, etc. Y, según las respuestas, actuar en consecuencia.

5.- Normativa

La contabilidad financiera debe cumplir las pautas establecidas en la legislación que le atañe, principalmente el Plan General de Contabilidad.

Por el contrario, la contabilidad analítica no está regulada por ninguna normativa, por lo que existe libertad a la hora de llevarla a cabo. Eso sí, la mayoría de las empresas siguen los mismos principios establecidos por la doctrina.

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