Amonestar a un trabajador siempre es un proceso incómodo para los responsables de Recursos Humanos. De hecho, son muchos los que prefieren no adentrarse en este terreno y retrasan intervenir esperando que el problema se resuelva solo.
Sin embargo, esto no suele suceder y llega un momento en el que la empresa debe tomar una serie de medidas para atajar el problema. La primera suele ser la de realizar una amonestación en el trabajo con la que intentar lograr un cambio positivo en la actitud y desempeño profesional del empleado.
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Sobre el concepto de amonestación laboral
Con las amonestaciones laborales se trata de comunicar a los empleados, de una forma sincera y transparente, qué es lo que están haciendo mal. La idea es ver la amonestación laboral como una oportunidad para lograr una transformación y una mejora en las acciones del empleado, fomentando su reflexión y brindándole la oportunidad de corregir su comportamiento.
A pesar de las buenas intenciones de este paso, los responsables en la gestión de personas deben conocer bien los trámites a la hora de realizar una amonestación en el trabajo y evitar posibles conflictos legales.
Para minimizar problemas en este proceso, este artículo explica todo lo necesario que debes saber para gestionar con cuidado la amonestación a un trabajador.
La amonestación laboral: qué es y marco legal
La amonestación en el trabajo es una medida disciplinaria que las empresas utilizan para informar al empleado de un error o una mala conducta con el objetivo de advertirle sobre las consecuencias que su conducta puede tener. La finalidad de este primer apercibimiento es corregir su comportamiento y fomentar un ambiente laboral adecuado antes de que el problema vaya a más.
Por ello, las empresas y responsables de Recursos Humanos deben contemplar la amonestación laboral como un paso necesario con el que crear un diálogo honesto y claro, con el que, además, es posible fortalecer la relación entre empleador y empleado, potenciando el crecimiento mutuo y la productividad en el entorno laboral.
Al igual que las sanciones, las amonestaciones laborales están recogidas en el Estatuto de Trabajadores, pero son los convenios colectivos los que marcan qué tipo de acción hay que seguir según el tipo de sanción. Sin embargo, no hay que confundir estos dos conceptos.
La diferencia entre amonestación y sanción reside, sobre todo, en la gravedad de la falta y las consecuencias asociadas. Mientras que las amonestaciones son medidas disciplinarias más leves, las sanciones sanciones laborales son acciones más severas que pueden implicar la suspensión o el despido del empleado. A pesar de esto, las amonestaciones laborales también pueden ir acompañadas de algún tipo de sanción.
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Cómo gestionar e informar una amonestación a un trabajador
La gestión de problemas de comportamiento o de rendimiento con los trabajadores es uno de los asuntos más delicados dentro de una organización, ya que una mala praxis a la hora de comunicarse con el trabajador puede tener consecuencias negativas, tanto económicas como legales, para la compañía.
Por ello, los responsables de esta área deben conocer bien los pasos que hay que seguir en las amonestaciones laborales para evitar o minimizar posibles consecuencias legales.
Tipos de amonestación laboral
Existen dos tipos: la verbal y la escrita. Una amonestación verbal es aquella que se realiza de manera oral. Suele ser la primera opción y se utiliza para informar al empleado sobre la falta cometida, expresar las preocupaciones de la empresa y brindarle la oportunidad de corregir su comportamiento. Esta conversación suele estar protagonizada por el responsable de Recursos Humanos o el jefe directo del empleado.
La amonestación por escrito es, por su parte, aquella que se registra en la denominada “carta de amonestación laboral”. Este documento formal detalla la falta o incumplimiento del empleado, menciona las normas violadas, explica las consecuencias de la falta y establece un plazo o condiciones para mejorar el comportamiento. El documento se guarda en el expediente del empleado y puede ser utilizado como evidencia en caso de necesidad.
Cómo elaborar una carta de amonestación por escrito de forma correcta
Elaborar y enviar la carta de amonestación a un trabajador es un proceso por el que se informa al trabajador de que ha cometido una falta (o varias) de cierta gravedad y que es necesario cambiar de comportamiento porque, incluso, podría llegar a ser despedido en los casos más graves.
Debido a su propia naturaleza, el documento debe cumplir con una serie de requisitos para que tenga validez, evitando al mismo tiempo problemas a la empresa. Por un lado, la información incluida en la carta debe ser real y comprobable. Por otro lado, la carta de amonestación laboral por escrito debe incluir:
- La fecha en la que se emite, el nombre y DNI del trabajador.
- Los datos de la empresa.
- Legislación y convenio aplicable al caso.
- Hechos que motivan la sanción o advertencia.
- Número de veces donde se le ha llamado la atención por parte de la empresa.
- Tipo de falta y datos que lo demuestran.
- Consecuencias.
- Firma de la empresa y del trabajador.
Para registrar estas incidencias y tener información fiable, las empresas se ayudan de diferentes software de RRHH, como el de Factorial, donde llevan un registro de las horas de trabajo de sus empleados mediante el control horario. Con ello, pueden comprobar faltas de asistencia, impuntualidad o cualquier otro motivo que pueda suponer una amonestación. Además, este tipo de soluciones innovadoras permite registrar las sanciones impuestas y mejorar su gestión.
Qué hacer cuando un empleado no está conforme con la amonestación laboral
El Estatuto de los Trabajadore establece el tiempo en el que prescriben las amonestaciones laborales, algo que depende del tipo de sanción al que vaya asociada. Las leves prescriben en un plazo de 10 días, las graves prescriben en 20 días y las faltas muy graves en 60 días.
Cuando el trabajador amonestado no esté conforme, tiene un plazo de 20 días hábiles, desde que recibe la notificación, para impugnar. Para ello, deberá firmar la carta de amonestación como “no conforme” y puede presentar en el Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación una papeleta de conciliación para llegar a un acuerdo con la compañía y evitar interponer una demanda. En última instancia y en caso de no haber acuerdo, el empleado puede presentar una demanda por la vía judicial.
El diálogo es clave
Siempre que sea posible es recomendable evitar llegar hasta los juzgados. Por ello, los responsables de gestión de personas deben intentar hablar y dialogar con el afectado para conocer su opinión y preocupaciones, buscando una solución de mutuo acuerdo. Por ello, hay empresas que tienen mecanismos de revisión interna con los que el empleado puede pedir una reevaluación de la amonestación laboral.
En caso de no quedar satisfecha y como última instancia quedará la opción de recurrir a una entidad externa que, como hemos dicho, suelen ser el Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación, y la Justicia.
Recursos y materiales de apoyo
Teniendo en cuenta lo anterior e independientemente de cómo se gestione la amonestación laboral, los responsables de Recursos Humanos deben prever que estos conflictos pueden terminar en el Juzgado, por lo que deben ser conscientes de la necesidad de registrar del mejor modo posible las faltas cometidas por las personas que configuran la compañía. Es la mejor manera de demostrar, en caso de que haya que hacerlo, que la información contenida en la carta de amonestación laboral es real.
Los software como los de Factorial son perfectos para llevar a cabo este registro de amonestaciones y faltas. Pero Factorial va más allá al permitir también, con los datos introducidos, analizar y detectar patrones y tendencias recurrentes en cuanto a las faltas que comenten los trabajadores, lo que ofrece una información muy valiosa a la hora de identificar comportamientos problemáticos y las áreas donde se producen. Con esta información es más fácil tomar decisiones que ayuden a mejorar estos comportamientos nocivos.
¿Cuál es la diferencia entre sanción y amonestación?
La principal diferencia entre una amonestación y una sanción laboral radica en la gravedad de la falta y las consecuencias asociadas. Las amonestaciones son medidas disciplinarias más leves que buscan corregir el comportamiento del empleado, mientras que las sanciones son acciones más severas que pueden contemplar la suspensión o el despido del empleado.
¿Una amonestación laboral implica siempre una sanción laboral?
No, depende de la gravedad de la falta. En algunos casos, una amonestación laboral puede ser suficiente para corregir la conducta inapropiada, por lo que no se requiere una sanción adicional. En situaciones más graves o cuando el empleado persiste en su comportamiento inadecuado, sí es posible acompañar la amonestación laboral con una sanción.
¿Cómo se presenta una amonestación laboral?
Los responsables de la empresa deben investigar y recopilar pruebas sobre la falta o faltas cometidas con el empleado. Asimismo, deberá reunirse con la persona afectada para comunicarle, ya sea de forma oral o escrita, la falta cometida.
¿Cuándo se puede aplicar una amonestación laboral a un empleado?
Una amonestación laboral puede aplicarse a un empleado cuando comete una falta o incumple una norma laboral o del código de conducta de la empresa. La decisión de aplicar una amonestación laboral debe basarse en políticas internas y cumplir con la legislación laboral vigente.
¿Cuáles son los efectos de una amonestación laboral en el expediente del empleado?
La amonestación laboral, sobre todo si es por escrito, suele registrarse como un antecedente disciplinario, lo cual puede ser relevante para futuras acciones. Además, puede influir en las evaluaciones de desempeño, promociones y decisiones relacionadas con la carrera laboral. También puede ser considerada como un factor determinante en casos de despido o conflictos legales en el ámbito laboral.
¿Cuántas amonestaciones laborales son necesarias para el cese de un trabajador?
No hay un número fijo de amonestaciones laborales para el cese de un trabajador. Esto dependerá de las circunstancias específicas y las políticas de cada empresa. Existen situaciones en las que una falta grave puede justificar el despido inmediato, sin la necesidad de amonestaciones previas.
¿Qué derechos tiene un empleado después de recibir una amonestación laboral?
Un empleado tiene derecho a defenderse y presentar su versión de los hechos, proporcionado pruebas. También tiene derecho a la confidencialidad de la información y puede solicitar una revisión o apelación de la misma si considera que la amonestación fue injusta. La revisión puede hacerla por canales internos dentro de la empresa o canales externos, como el Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación, o presentando una denuncia en los Juzgados.
