Guía completa para implementar el teletrabajo en tu empresa

“Teletrabajo” y “COVID-19” son dos términos que han empezado a ir de la mano desde que comenzó el confinamiento a causa del Coronavirus. Antes de la cuarentena, solo 2 de cada 10 trabajadores españoles tenían la opción de teletrabajar en su empresa, según un informe de Infojobs. En muchas compañías se ha procedido a implantar el teletrabajo de forma rápida y sin apenas organización. Pero ¿y si establecemos una buena dinámica que nos ayude ahora y después del confinamiento? Te hemos preparado una Guía para que puedas implementar el teletrabajo sin comprometer la productividad de tus equipos (y, de hecho, ¡ser más eficiente!).

Sigue leyendo, ¡aquí te contamos todo lo que debe saber tu empresa para implantar el teletrabajo!

¿Quieres saltarte este artículo y descargarte la Guía completa para implementar el teletrabajo directamente? ¡Así podrás consultarla cuando te vaya mejor!

¿Qué es el teletrabajo?

Según la RAE, el teletrabajo es el “trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”.

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Es decir, es aquella actividad que desarrolle el empleado fuera de la empresa, ya sea en su domicilio o en un centro de trabajo. Como mínimo el 50% de las tareas que realiza el empleado deben ser fuera de la oficina. De esta manera, el trabajador goza de mejor conciliación entre el mundo laboral y familiar.

¿Y el smart working?

El smart working es un modelo de trabajo en el que no se miden las horas, ya que se trabaja por objetivos. La clave de la metodología del Smart Working radica en la confianza en el trabajador, siempre teniendo en cuenta que la plantilla conoce a la perfección cuáles son sus objetivos. 

Muchas empresas ya no hablan de teletrabajo sino de smart working porque este combina el teletrabajo con las nuevas tecnologías, que han explosionado debido a la necesidad durante la crisis del Covid-19. Pero el smart working no es solo un modelo de trabajo; cambia completamente la filosofía de empresa y por eso tan solo el 27% de empresas españolas lo habían implantado en el pasado. ¿Qué pasará ahora?

Tipos de teletrabajo

En la actualidad, con el COVID-19, si hablamos de teletrabajo solo existe la posibilidad de trabajar desde casa, pero realmente hay tres opciones:

• Trabajo en domicilio: aquella actividad profesional que el empleado desarrolle desde su casa o domicilio.
• Trabajo en telecentro: el trabajador realiza sus tareas en una oficina habilitada por la compañía, pero diferente a la habitual.
• Trabajo móvil: es aquel que combina el lugar de trabajo, algunos días en la oficina y otros en el domicilio.

¿Qué dice la ley del teletrabajo?

El trabajo en remoto es un pacto que se establece entre el empleado y la empresa. Es decir, ambos deben estar de acuerdo para desarrollar dicha modalidad de trabajo.

Si se desea trabajar en remoto, esto debe quedar registrado en el convenio y en caso negativo, se debería dejar claro por escrito, ya bien sea en el momento de la contratación o en un anexo posterior.

Y, ¿existe alguna ley sobre el teletrabajo? Hace años no existía ninguna exclusiva que abarcara esta modalidad de trabajo y la opción de trabajar desde casa se contemplaba en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores (ET), que se refería al trabajo a domicilio, pero no hacía alusión al derecho de los trabajadores.

Todo cambió cuando entró en vigor el Real Decreto-Ley 3/2012, de 10 de febrero, donde se introdujeron nuevos derechos y obligaciones. A partir de aquí, se cambió el nombre de trabajo a domicilio por trabajo a distancia.

Con la última reforma laboral, los derechos de los trabajadores a distancia se han equiparado a los que realizan su trabajo en la oficina.

Derechos fundamentales de los empleados que teletrabajan

Estos serían todos los derechos fundamentales de aquellos que realizan teletrabajo:

• El empleado que realiza su trabajo desde casa deberá percibir la totalidad del salario que le correspondería si trabajara desde la oficina. Esto quiere decir que deberá cobrar lo mismo que un trabajador de su misma categoría profesional que trabaja de manera física en la empresa.
• Las personas que teletrabajan tienen los mismos derechos a recibir formación por parte de la empresa, por ello esta deberá proporcionar los medios necesarios para que estos puedan recibirla y seguir promocionándose profesionalmente.
• En el caso de que surgieran puestos vacantes en la compañía, estos trabajadores tienen derecho a ser informados con el objetivo de facilitar su promoción laboral dentro de la empresa.
• En referencia a su seguridad, se aplicará la Ley 3171995, de 8 de noviembre de Prevención de Riesgos Laborales, y su normativa de desarrollo.
• Los teletrabajadores podrán tener representación colectiva conforme a lo estipulado en el Estatuto de los Trabajadores al respecto, pero para poder disfrutar de éstos deberán estar adscritos a un centro de trabajo de la empresa.

Todo lo que deben saber las empresas al aplicar el teletrabajo

Trabajar en remoto tiene muchas ventajas tanto para la empresa como para el trabajador, pero también algunas desventajas que debes tener en cuenta:

Ventajas del teletrabajo para la empresa

• Mejora de la productividad de los empleados al disfrutar de mayor flexibilidad
• Reducción de costes de la empresa porque deriva parte de sus gastos al trabajador (agua, electricidad, mobiliario, etc.)
• Menores problemas de relación entre compañeros debido a la convivencia en la oficina
• Eliminación del ausentismo laboral, ya que pueden conciliar mejor la vida laboral y familiar
• Mejora en la motivación de los trabajadores, y que estos se sienten más satisfechos
• Mejor retención del talento
• Posibilidad de poder trabajar con profesionales que no se encuentran en la misma localidad o país
• Menor contaminación ambiental al no generar tantos desplazamientos

Desventajas del teletrabajo para la empresa

• Dificultad para medir la productividad al no tener la persona físicamente en la oficina
• Problemas con la ciberseguridad, si cada trabajador utiliza una red diferente, los equipos pueden sufrir de virus o ciberataques
• Mayor coste en equipos para trabajar desde casa, en aquellos casos que los empleados no cuenten con los suyos
• Dificultad para trabajar en equipo, si no se utilizan las apps y herramientas que facilitan el teletrabajo
• Mayor aislamiento al no tener contacto con los compañeros
• Cambio en la cultura y organización de la empresa

Las mejores herramientas para trabajar en remoto

Durante estas últimas semanas, muchas empresas se han preguntado cómo hacer un buen teletrabajo con sus empleados y es que muy pocas estaban preparadas para ello.

El teletrabajo se ha vuelto una realidad ante la expansión del Coronavirus, pero podemos hacer uso de diferentes herramientas que ayudan a mejorar la comunicación entre los compañeros, marcar tareas y poder llevar un control a distancia.

Para la comunicación entre equipos

• Slack – Se trata de un chat para grupos grandes o pequeños. En él puedes crear diferentes grupos y canales dentro de la misma empresa. Es perfecto para utilizarlo para enviar mensajes rápidos.
• Hangouts – Es una herramienta muy sencilla que se utiliza directamente desde Gmail. Se puede usar como chat para hablar con los compañeros, pero también se pueden hacer videollamadas.
• Discord – Es un canal para intercambiar información, tanto en formato chat como videollamada. A diferencia de Hangouts esta plataforma permite compartir pantalla con los demás usuarios.

Para tener unas reuniones productivas

• Skype – Es uno de los programas más conocidos para realizar videollamadas, tanto a en el mundo laboral como personal. En este podemos compartir mensajes, enviar links y compartir pantalla. Sin embargo, la comunicación aquí es más efectiva entre dos personas.
• Zoom – Esta plataforma es perfecta para tener reuniones de trabajo con muchas personas. Por ejemplo, en Factorial lo utilizamos en sesiones en las que estamos ¡hasta 60 empleados! Es una de las herramientas que más están utilizando tanto grandes como pequeñas empresas con el teletrabajo en tiempos de Coronavirus.
• WebEx – Puede ser menos conocida que las anteriores, pero es muy útil para webinars, formaciones, reuniones abiertas al público y soporte en remoto.

Para el soporte del trabajo desde casa

• Logmeln – Se trata de un programa que nos permite acceder a los ordenadores a distancia de manera segura. Podemos acceder al escritorio del ordenador de la oficina desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
• TeamViewer – Este sofware se utiliza para el soporte técnico en remoto y para acceder a la información del ordenador de la oficina.

Para la gestión de proyectos

• Google Keep – Esta aplicación permite gestionar la información personal con un archivo de notas.
• Trello – Es un software de administración de proyectos para uso único o compartido.
• Asana – Esta aplicación es muy útil para mejorar y optimizar las tareas y la comunicación con el equipo.
• Airtable – Este software permite gestionar las tareas de manera fácil y sencilla. Además, los usuarios pueden ver en qué proyecto está trabajando cada persona.
• Tandem – Esta herramienta que permite monitorizar proyectos y ejecutarlos al mismo tiempo. También se puede integrar Slack y Asana, compartir pantalla y ver en qué está trabajando cada uno.

Para almacenar la información y enviar archivos

• Google Drive – Es un servicio de alojamiento de archivos, muy útil para compartir en la nube. Con este se pueden crear textos, hojas de Excel, presentaciones, etc. Para compartirlo puedes permitir el acceso a un usuario o dejarlo como público.
• Dropbox – Este software permite almacenar documentos e imágenes en la nube, así como gestionar carpetas. Puedes acceder a esta información desde cualquier lugar.
• One Drive – De la mano de Microsoft, puedes almacenar y compartir documentos de manera segura en la nube, incluso sin conexión a Internet.
• iCloud – El servicio de Apple con el que puedes almacenar y gestionar diversidad de archivos, como fotos, vídeos, documentos, notas y contactos, entre otros.
• WeTransfer – Con esta herramienta puedes compartir archivos y carpetas de forma sencilla, sin necesidad de darte de alta y de manera gratuita.

Softwares para los departamentos de Recursos Humanos

• Factorial – Es un software específico para Recursos Humanos que facilita los procesos. Con él, puedes gestionar las bajas y las vacaciones, enviar nóminas, monitorizar el fichaje desde fuera de la oficina, etc. Además, en Factorial tenemos implantada la herramienta de firma digital, que permite que los trabajadores puedan firmar documentos de manera rápida y sin papeleo. ¡Y no olvides la necesidad de hacer un registro de jornada de los empleados que teletrabajan! Factorial también te proporciona opciones fiables y que se ajustan a la Ley del control horario.

¿Quieres seguir leyendo nuestra Guía completa para implementar el teletrabajo en tu empresa? 

Puedes descargártela de manera gratuita y obtendrás todo el contenido que has leído en este artículo más:

• Cómo se puede medir la productividad del teletrabajo durante el Coronavirus
  • 5 consejos para sacar provecho a tus reuniones virtuales
• Cómo se puede contratar a empleados nuevos durante el teletrabajo
• Problemas que surgen con el teletrabajo
  • Cómo protegerse de ciberataques durante el teletrabajo
  • La gestión documental…sin documentos físicos
  • ¿Cómo consigo la firma de mis empleados?
  • Conciliación laboral a.k.a. empleados con niños
  • Nueva realidad, nuevos conflictos laborales (situaciones y su solución)
• Cómo empezar a aplicar el teletrabajo en tu empresa

Antes de la crisis del Covid-19, el teletrabajo era algo que muchas empresas en España rechazaban y, por ello, la regulación de este era escasa; ahora, todos hemos tenido que hacer un curso acelerado de cómo trabajar eficientemente desde casa, y eso cambiará las prácticas en el futuro.

El teletrabajo tiene muchas ventajas, como por ejemplo la conciliación laboral o la reducción de gastos al no tener una oficina física. Con la transformación digital que están viviendo muchas compañías, puede que el teletrabajo empiece a formar parte de la cultura de cada vez más empresas.

¡Esperamos que nuestro recurso para los departamentos de Recursos Humanos resuelva tu problema y te ayude a adaptarte al teletrabajo con éxito!

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Escrito por Marta Rabal y editado por Marina Camacho.