Ficha de cliente: Cómo elaborar una base de datos de clientes eficiente

¿Sabías que el 42% de los clientes potenciales afirma que sería más probable que realizaran una compra si les contactaran de manera oportuna y no invasiva? ¿Y que el 89% de los consumidores ha dejado de hacer negocios debido a un mal servicio? A pesar de que estos datos son públicos, accesibles y conocidos, las compañías aún permiten que más del 85% de sus prospectos se sientan insatisfechos por unos intentos de contacto mal planificados. 

Estas cifras, extraídas de diferentes estudios, subrayan la importancia de conocer a fondo a nuestros clientes y gestionar eficazmente su información. Algo que no solo ayuda a fidelizarlos, sino que también impulsa las ventas de nuestra organización.

¿Cómo podemos, entonces, mejorar esta satisfacción y experiencia de cliente? La respuesta está en la implementación de un sistema de fichas de cliente detalladas, que centralice toda la información relevante sobre ellos y nos permita construir una una base de datos eficiente 

Con buena información y estando organizada, podremos ofrecer un servicio más personalizado, anticiparnos a sus necesidades y, como resultado, aumentar nuestras ventas y su fidelidad. Pero, ¿qué es una ficha del cliente? ¿Cómo hacer la ficha técnica de un cliente? ¿Es lo mismo que una ficha de empresa? 

Si todavía no sabes cómo responder a estas preguntas, ¡no te preocupes! En este artículo te explicamos cómo elaborar una base de datos de clientes eficiente y mejorar la relación con tus consumidores.

Tabla de contenidos

• ¿Qué es una ficha de cliente?
• Beneficios de usar fichas de cliente bien estructuradas
• ¿Cómo hacer una ficha de cliente?
• Datos básicos
  • Información contextual
  • Historial de transacciones
  • Organización y claridad
  • Privacidad y seguridad
• Tipos de fichas de cliente
• Herramientas para crear fichas de cliente
• Ficha de cliente ejemplo
• El poder de conocer a tus clientes

¿Qué es una ficha de cliente?

Una ficha de cliente es un documento que recopila la información esencial sobre cada cliente. Como si fuera un retrato detallado, permite a las empresas conocer a fondo a cada persona que interactúa con su negocio mediante la recopilación de datos como el nombre, el contacto o el historial de compras. Gestionando bien esta información, las organizaciones pueden adaptar sus estrategias para satisfacer mejor las necesidades de cada individuo.

La importancia de recopilar esta información no puede subestimarse. Conocer mejor a nuestros clientes no solo mejora la relación con ellos, sino que también aumenta las posibilidades de conversión y que sean más fieles a nuestra marca. 

Al respecto, un estudio señala que las empresas que mejoran la experiencia del cliente mejoran en un 42% la retención de los mismos, lo que va unido a un incremento del 33% en su satisfacción. Esto se traduce en un aumento del 32% de las ventas, tanto de las cruzadas (cross-selling) como de las ascendentes (up-selling).

Sin embargo, para conseguir estos resultados, es esencial trabajar con datos de calidad sobre los clientes. Por suerte, el avance tecnológico ha facilitado mucho conseguir y gestionar este tipo de información. Hoy en día, crear fichas de cliente es mucho más sencillo, rápido y eficiente gracias al uso de software en la nube que posibilita gestionar analizar datos de forma centralizada. 

Lo que antes se almacenaba en carpetas en un archivador, hoy está disponible como datos digitales accesibles con un simple clic. Sin duda, la evolución de las fichas de cliente que hemos experimentado en las últimas dos décadas, pasando de formatos físicos a digitales, ha sido impresionante. 

En una era donde la información es poder, las fichas de cliente se han convertido en un activo estratégico, permitiendo a las empresas adaptarse a las demandas del mercado y ofrecer un servicio excepcional.

Beneficios de usar fichas de cliente bien estructuradas

Las fichas de cliente bien estructuradas son una mina de oro para cualquier organización. Permiten conocer a fondo a su público y ofrecerles un trato personalizado. Imagina poder anticipar los picos de demanda con precisión. Las fichas de cliente te dan ese poder, pudiendo ajustar el stock y las estrategias de venta, evitando pérdidas y maximizando ganancias.

¿Y si pudieras leer la mente de tus clientes? Con una ficha bien elaborada, casi puedes. Te permiten ofrecer productos y servicios relevantes justo cuando los necesitan, sin resultar intrusivo ni caer en la categoría de SPAM. 

Es como tener un sexto sentido para los negocios. Para los profesionales del marketing, es una herramienta de incalculable valor con la que pueden segmentar el mercado con una precisión quirúrgica. Es marketing de precisión en su máxima expresión. 

De este modo, las principales ventajas de trabajar con fichas de clientes son:

• Fidelización de clientes. Al conocer sus gustos y preferencias, las empresas pueden ofrecer un trato personalizado, anticipándose a sus deseos y aumentando la probabilidad de futuras compras. Una librería, por ejemplo, podría enviar recomendaciones de nuevos títulos a un cliente amante de la novela histórica, creando una conexión emocional y una experiencia de compra única.
• Mayor control del negocio. Al analizar los datos recopilados, los responsables de la empresa pueden anticiparse a los picos de demanda, ajustar el stock de productos y planificar estrategias de marketing más efectivas. 
• Adelantarse a las necesidades del cliente. Con una base de datos detallada, las empresas pueden ofrecer productos o servicios relevantes en el momento clave. Esto no solo mejora la satisfacción del consumidor, sino que también optimiza recursos y reduce costes. Si un cliente ha comprado una caja de lentillas hace meses y la vida útil debería haber terminado, la empresa puede recordárselo y ofrecerle comprar un nuevo pack.
• Segmentación del mercado. Al clasificar a los consumidores según sus características, es posible crear grupos específicos y personalizar campañas de marketing. Así, una compañía de viajes podría segmentar a sus clientes por preferencias de destino y edad, enviando ofertas personalizadas para aumentar la conversión en las promociones.

¿Cómo hacer una ficha de cliente?

Crear una ficha de cliente efectiva es un arte que requiere organización, claridad y precisión. El primer paso es comenzar con los datos básicos del cliente: nombre, información de contacto y el NIF/CIF. Estos son la base para identificar de manera única a cada cliente y construir una relación sólida: es el punto de partida sobre el que se construirá una relación sólida.

Pero no hay que quedarse en la superficie. El siguiente paso es recopilar información contextual. Registra cada interacción, anota preferencias y necesidades. ¿Tu cliente prefiere llamadas o emails? ¿Le gusta la ropa deportiva o la formal? Estos detalles ayudan a personalizar la experiencia de tus clientes y usuarios.

El historial de transacciones es otro componente vital dentro de una ficha de cliente. Documenta cada compra, su frecuencia e importes para tener una visión clara del comportamiento del cliente. Esto posibilitará identificar patrones, anticipar futuras adquisiciones y adelantarte a sus necesidades.

No debemos restar importancia al orden. Toda esta información debe estar organizada y ser accesible. Una ficha desordenada es tan inútil como no tener ficha. Por tanto, la claridad es clave al permitir que los empleados accedan rápidamente a los datos y los comprendan sin esfuerzo.

Por último, la privacidad y protección de los datos son sagradas en la era digital. Al recopilar información para elaborar una ficha de cliente, hay que asegurarse de cumplir con las regulaciones de protección de datos, como el RGPD, y garantizar la confidencialidad y seguridad de la información recopilada. 

En cuanto al método para hacer estas fichas, existen dos métodos principales. Las plantillas de Excel o PDF son simples y accesibles, ideales para pequeños negocios. Pero si lo que se busca es eficiencia y escalabilidad, un software CRM es el mejor aliado, ya que automatiza procesos, centraliza la información y permite acceder a los datos desde cualquier lugar.

La elección del método dependerá del tamaño y necesidades del negocio, pero recuerda: una ficha de cliente bien estructurada es la llave para entender y satisfacer a los consumidores.

Tipos de fichas de cliente

Ahora que sabemos cómo hacer una ficha de cliente, es el momento de diferenciar entre los diferentes tipos de fichas de cliente que existen. Aunque la digitalización ya permite gestionar grandes volúmenes de datos de manera eficiente, las fichas de cliente han variado a lo largo del tiempo en estructura y contenido según las necesidades específicas de cada negocio y sector. Algunos de los tipos más comunes son:

• Ficha de cliente simple. Esta se centra en recopilar la información básica del cliente, como el nombre, el apellido, el DNI, la dirección, el teléfono y el correo electrónico. A veces, también incluye información adicional como las redes sociales o el método de pago preferido. Esta ficha es ideal para negocios que necesitan una gestión básica de clientes.
• Ficha de cliente empresa (B2B). Diseñada para clientes empresariales, esta ficha incluye información sobre la empresa, contactos clave dentro de la organización, historial de transacciones y condiciones de pago. Es útil para gestionar relaciones comerciales más complejas y estratégicas.
• Fichas de cliente por sectores. Cada industria tiene sus especificidades. Por eso, es posible crear fichas de cliente específicas que incluyan campos adicionales relevantes para cada sector, como una «Ficha de Cliente Inmobiliario» o «Ficha de Cliente de Asesorías».
• Ficha de cliente de Marketing. Este tipo se centra en datos relevantes para estrategias de marketing, como la segmentación de mercado, preferencias de comunicación y comportamiento de compra. Ayuda a personalizar campañas y mejorar la efectividad del marketing.
• Ficha de cliente de servicio. Incluye información sobre interacciones previas con el servicio al cliente, quejas, resoluciones y seguimiento. Es esencial para mejorar la atención al cliente y la fidelización.
• La ficha de cliente de seguimiento. Por último, este tipo es el utilizado para hacer un seguimiento de la satisfacción del cliente después de una compra o servicio. Puede incluir encuestas de satisfacción y comentarios sobre la experiencia.

Si bien es cierto que todas estas fichas se siguen utilizando de forma independiente y existen plantillas gratuitas disponibles, lo más práctico es trabajar con fichas de clientes completas y digitales que integran toda esta información y la gestionan de manera centralizada en la nube.

La tecnología ha posibilitado esta integración en una única ficha digital gestionada a través de software, como un CRM, permitiendo una actualización en tiempo real, acceso inmediato a la información y conexión con herramientas de email marketing y de automatización para incrementar las ventas.

Herramientas para crear fichas de cliente

Las herramientas para crear fichas de cliente han evolucionado de forma notable en los últimos años, dando lugar al desarrollo de los denominados CRM (Customer Relationship Management), un software diseñado para gestionar de manera eficiente la información de los clientes. 

Gracias a su implementación, las empresas pueden centralizar todos los datos del cliente, automatizar tareas, y mejorar tanto la comunicación como la personalización de las interacciones con ellos. 

Ejemplos de CRM hay muchos y todos ofrecen soluciones de calidad. Sage 200 Advanced, por ejemplo, es una plataforma CRM que permite crear fichas detalladas, gestionar interacciones, y analizar el comportamiento de los consumidores. 

Otras opciones más populares son Salesforce, que destaca por su escalabilidad y capacidad de personalización, mientras que HubSpot CRM es conocido por su facilidad de uso y estar especializado en la automatización de marketing. Zoho CRM también es una excelente opción al ofrecer una amplia gama de funciones a un precio competitivo.

Estos últimos son ideales para todo tipo de compañías, independientemente de su tamaño o sector. Además, tienen la ventaja de que su implementación es muy sencilla al operar en la nube mediante una suscripción mensual o anual. Asimismo, cuentan con versiones o periodos de prueba gratuitos.

Para negocios pequeños o como punto de partida, las plantillas en Excel o Word pueden ser una alternativa sencilla al permitir una organización básica de la información, aunque carecen de las funciones avanzadas y la eficiencia que ofrecen los CRM. 

Ficha de cliente ejemplo

Veamos un ejemplo práctico de una ficha de cliente completa, que ilustra la riqueza de información que puede contener:

• Nombre: María García
• Contacto: 666 555 444 / mariagarcia@correo.com
• NIF: 12345678Z
• Preferencias: 
  • Moda sostenible
  • Tallas grandes
  • Colores neutros
• Historial de compras:
  • 20/03/2023 – Vestido negro, talla XL. 
  • 15/04/2023 – Camiseta blanca, talla XXL.
• Interacciones:
  • 10/04/2023 – Consulta sobre política de devoluciones. 
  • 25/04/2023 – Solicitud de recomendaciones para evento formal.

En esta ficha de cliente ya encontramos datos básicos de contacto, preferencias personales que permiten ofrecer recomendaciones de productos, y un historial de compras que revela patrones de compra y la frecuencia de interacción. 

Además, las interacciones registradas muestran las necesidades y consultas de la cliente, lo que ayuda a anticiparse a sus futuros deseos. Con esta información, los profesionales del marketing pueden automatizar el envío de mensajes personalizados, ya sea vía email o por sms, en el momento oportuno. 

El poder de conocer a tus clientes

En el competitivo mundo empresarial que vivimos, es crucial que cada negocio, sin importar su tamaño, elabore sus propias fichas de cliente. Son una herramienta de la que las organizaciones no pueden prescindir. La información es poder. Y al recopilar y organizar información relevante sobre nuestros clientes, podemos mejorar la relación con ellos, aumentar las ventas y optimizar nuestras estrategias comerciales.

Factorial puede ayudarte a gestionar la ficha de clientes de forma organizada y eficiente. No subestimes el poder de conocer a tus clientes. Cada dato en la ficha de cliente es una oportunidad para mejorar el servicio, personalizar ofertas y fidelizarlos. Con Factorial puedes centralizar la información clave de cada cliente, como datos de contacto, historial de interacciones y preferencias, para tener acceso rápido y actualizado.

 Empieza hoy mismo a trabajar y haz una base de clientes eficaz. El éxito de tu negocio está en los detalles, y esos detalles están en tus fichas de cliente. ¡Pide tu demostración gratis!