¿Estás listo para facturar de forma electrónica? Si aún no has empezado, es el momento de prepararse. La Ley de Creación de Empresas y Crecimiento (conocida como Ley Crea y Crece) obligará a todas las empresas y autónomos a emitir facturas electrónicas en sus operaciones B2B (Business to Business) y revisar sus sistemas de trabajo para adecuarlos a la era digital.
Esta novedad marcará un antes y un después. Hasta ahora, la normativa únicamente exigía la facturación electrónica a aquellas empresas que realizaban operaciones con las Administraciones Públicas, tal y como establecía la Orden HAP/1650/2015. Sin embargo, los tiempos están cambiando y esta obligación se extenderá a todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
En este nuevo escenario, validar adecuadamente las facturas electrónicas es un requisito fundamental. No solo para cumplir con la ley, sino también para garantizar su autenticidad e integridad. Una factura electrónica válida y verificada aporta seguridad jurídica, evita conflictos y facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Además, permite detectar errores, irregularidades o intentos de fraude, protegiendo así los intereses de todas las partes involucradas en las transacciones comerciales.
¿Quieres aprender a validar una factura electrónica? A continuación, te contamos los requisitos y los pasos a seguir para validar una factura electrónica tanto en las operaciones con las administraciones públicas como con otras empresas o profesionales.
Validación de una factura electrónica con administraciones públicas: paso a paso
Al trabajar con las Administraciones Públicas, la validación de las facturas electrónicas es obligatoria desde la aprobación de la Orden HAP/1650/2015 donde también se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la autenticidad y legalidad de la factura electrónica.
El objetivo de validar una factura electrónica es el de garantizar que las facturas cumplen con las condiciones tanto a nivel técnico como de contenido que marca la normativa. Para certificar esta validación, el Gobierno cuenta con la plataforma pública FACe. En ella se cargan las facturas y se comprueba automáticamente si cumplen con todos los requisitos estructurales y de datos necesarios para ser aceptadas por las Administraciones Públicas.
Sin embargo, este debería ser el último paso del proceso de validación. Antes, hay que dar otros para cerciorarse de que el documento digital es correcto y no va a ser rechazado por la aplicación. Por tanto, lo primero es asegurarse de que la factura electrónica cumple con los requisitos establecidos tanto desde el punto de vista de contenido como desde el punto de vista técnico:
Requisitos de contenidos en la facturación electrónica
Desde el punto de vista del contenido, una factura electrónica debe cumplir una serie de requisitos para considerarse válida. Los principales elementos que deben incluirse en una para cumplir con los estándares legales y fiscales son:
- Datos del emisor y del receptor: Nombre o razón social, Número de Identificación Fiscal (NIF) y Domicilio fiscal.
- Códigos de tipo de Persona: En el caso de entidades sin personalidad jurídica, se debe utilizar el código correspondiente a personas jurídicas.
- Número y fecha de la factura: Número único y consecutivo de la factura y fecha de emisión de la factura
- Descripción de los bienes o servicios: Detalle de los bienes entregados o servicios prestados y cantidad y precio unitario de cada ítem.
- Importe total de la factura: Total de la factura, incluyendo impuestos y descuentos aplicables.
- Impuestos aplicables: Desglose de los impuestos aplicados, como el IVA u otros impuestos indirectos.
- Medios de pago: Forma de pago utilizada para la transacción.
Requisitos técnicos en las facturas electrónicas
En cuanto a las obligaciones técnicas, una factura electrónica debe cumplir con los siguientes requisitos para ser considerada válida:
- Estructura XML: La factura electrónica debe estar estructurada en un formato XML conforme al esquema «Facturae”.
- Firma electrónica avanzada: Debe estar firmada con una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Validación del Esquema XSD: Se tiene que verificar que la factura electrónica cumple con el esquema XSD de «Facturae» de la versión correspondiente, así como de las extensiones aprobadas.
- Verificación de la política de firma en vigor asociada al formato «Facturae»
- Número único y consecutivo: Debe contar con un número único y consecutivo para su identificación
- Compatibilidad con estándares establecidos: La factura electrónica tiene que cumplir con los estándares técnicos y funcionales establecidos por la normativa.
Herramientas para generar facturas electrónicas para la administración pública
A la hora de generar y emitir facturas electrónicas para la administración pública hay dos opciones. Utilizar un software privado certificado o usar la herramienta desarrollada por el Gobierno para tal fin.
Cuando se utilizan aplicaciones “privadas”, estas deben utilizar sistemas que cumplan con los requisitos técnicos y funcionales establecidos por la normativa vigente (los veremos a continuación). Otra opción posible es usar FACTURAE, la aplicación de generación de facturas electrónicas para la administración público y que es el formato estándar de factura electrónica (FACE) utilizado en el país
Plataforma para la validación de facturas electrónicas
Una vez generada la factura para la administración pública y revisada por nosotros llega el momento decisivo para su validación. Como hemos visto, la plataforma FACe es el recurso oficial donde tienen que cargarse las facturas y comprobar si cumplen todos los requisitos estructurales y de datos necesarios para ser aceptadas por las Administraciones Públicas.
Siguiendo estos pasos, y aprovechando las herramientas adecuadas, es posible garantizar la validez y el cumplimiento normativo de las facturas electrónicas en las operaciones con organismos públicos, evitando así posibles contratiempos o rechazos.
Validación de una factura electrónica entre empresas: una guía de lo que está por venir
Hasta aquí lo que ya sabíamos y era obligatorio sobre la factura electrónica. Sin embargo, como hemos visto, la Ley Crea y Crece introducirá en los próximos meses por primera vez la obligación para todos los autónomos y empresas de utilizar facturas electrónicas en sus transacciones con el sector privado.
Si bien es cierto que el reglamento que lo regulará aún está en fase de consulta, la Agencia Tributaria ya ha adelantado algunos requisitos que deberán cumplir tanto los programas de facturación como las propias facturas electrónicas emitidas.
En cuanto a los formatos, se exigirá que las facturas electrónicas B2B se ajusten al formato Facturae 3.2 y se presenten como archivos XML. Estos formatos se basan en el lenguaje Universal Business Language (UBL), ampliamente utilizado en el intercambio comercial entre empresas.
La estructura de estas facturas electrónicas deberá incluir secciones clave como la cabecera con los datos del emisor y receptor, los conceptos detallando los bienes y servicios facturados, los impuestos aplicables, el total a pagar y la forma de pago acordada. Además, también deberá estar respaldada por una firma electrónica para que sea considerada válida ante la Agencia Tributaria.
Otra información esencial que deberá incluir las facturas electrónicas B2B es:
- El número de factura con secuencia.
- El estado del pago o cobro. El emisor de la factura tendrá que detallar el estado de la misma. Las opciones son: pendiente de aceptación, aceptada, pendiente de pago y pagada. Por su parte, quienes reciban la factura, también deberán comunicar si han aceptado o rechazado la factura, así como si la factura se ha abonado.
- Código QR.
Como vemos, los requisitos que deberán cumplir estas facturas electrónicas B2B para ser válidas serán, en líneas generales, similares a las emitidas para las Administraciones Públicas. Garantizar la autenticidad del origen, asegurando que el emisor y receptor sean reales, además de verificar la integridad del contenido (que no haya sido modificado y sea completamente legible) son algunos de los puntos en común.
En cuanto a la generación y emisión de las mismas, sucede lo mismo que cuando se trabaja con administraciones públicas. Estas facturas electrónicas deberán ser creadas mediante un software certificado. No obstante y en el caso de ser un profesional autónomo con poco volumen de facturación, la Administración se ha comprometido a desarrollar una aplicación informática para que puedan generarlas gratuitamente.
Generadas de un modo u otro, las facturas electrónicas tendrán que ser enviadas a la Administración Tributaria a través de una plataforma que se habilitará y que, al igual que en el caso de las facturas con la administración pública, las validará automáticamente comprobando el cumplimiento del formato y los requisitos establecidos. En caso contrario, notificará al emisor al detectar alguna irregularidad.
Errores más comunes al emitir facturas electrónicas
Como en cualquier proceso nuevo, es probable que surjan algunos errores durante la implementación de esta obligación de facturación electrónica B2B. Los más frecuentes suelen ser los de carácter técnico, como la utilización de formatos incorrectos, errores en el registro o duplicación de facturas, problemas con el software de emisión o incluso errores en la firma electrónica.
También pueden presentarse errores de contenido, como datos erróneos con las cantidades económicas, razones sociales incorrectas u otra información no incluida pese a ser obligatoria. Para evitarlos y adelantarnos a posibles problemas, hay que empezar a prepararse y adaptarse a esta nueva realidad de la facturación electrónica B2B.
Verifactu: nuevo sistema para evitar el fraude
Además de todo lo que hemos visto, la Agencia Tributaria ha impulsado y puesto en marcha el “Reglamento Verifactu” que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal, evitando el uso de «software de doble uso» o «software de ocultación de ventas».
Esta medida, que afectará a la mayoría de contribuyentes con actividad económica (con la excepción de los territorios forales y las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información, obligará a que las facturas Verifactu incluyan un código QR y la referencia «Veri*Factu», permitiendo el envío de información a Hacienda.
El envío de los registros de facturación a la AEAT es voluntario, pudiendo optar por el envío automático (sistema Verifactu) o mantener los registros a disposición de la AEAT. Entre las ventajas de este nuevo sistema destacan:
- Permitirá enviar instantáneamente todas las facturas a Hacienda, de manera que las declaraciones de impuestos y libros contables estarán prácticamente autocompletados cuando llegue el momento de presentarlos, reduciendo así la carga administrativa y los riesgos de errores.
- Pero los beneficios no se limitan a la agilización de los trámites fiscales. Verifactu también dotará a los negocios de una mayor transparencia de cara a la Administración y a sus clientes, reforzando la confianza y la seguridad en las transacciones comerciales.
Aunque la adhesión a este sistema de facturación verificable será voluntaria, su adopción representa una oportunidad para optimizar los procesos de gestión, reducir los costes operativos y mejorar el cumplimiento normativo, aspectos cruciales en un entorno empresarial cada vez más digitalizado.
Desata el potencial de tu negocio con la factura electrónica
Ha llegado el momento de dar un paso al frente y sumarse a la revolución digital que va a suponer trabajar con facturas electrónicas. Al validarlas correctamente no sólo cumpliremos con la ley, sino que impulsaremos la eficiencia, la transparencia y la competitividad de nuestros negocios.
Agilización de la gestión administrativa, disminución de errores, una mayor trazabilidad y reducción de fraudes son solo algunos de los beneficios que nos ayudarán a fortalecer el crecimiento de nuestras empresas.
Más allá de estas ventajas prácticas, empezar a asumir la llegada de la factura electrónica y conocer su funcionamiento supone un cambio de mentalidad en el que la innovación y la tecnología ganan terreno para garantizar el éxito a largo plazo.
Así que no esperes más. Aprende a validar tus facturas electrónicas. Inspira a tu equipo, transforma tus procesos y gana en agilidad, precisión y transparencia. Y todo ello reforzando la confianza de tus clientes y socios comerciales.
