En un esfuerzo por modernizar y mejorar las condiciones laborales, el Ministerio de Trabajo ha propuesto un nuevo borrador de ley que busca transformar la manera en que las empresas registran las horas de trabajo de sus plantillas. Esta ley, parte de un anteproyecto presentado en febrero de 2024, tiene como objetivo principal acabar con el registro horario en papel y facilitar la comprobación telemática de los datos por parte de las administraciones encargadas de la Inspección de Trabajo. Además, esta ley incluye una propuesta de reducción de la jornada laboral, estableciendo nuevas normas que impactarán directamente en la rutina diaria de empresas y trabajadores.
Tabla de contenidos:
- Introducción a la nueva ley de fichaje digital y reducción de jornada laboral
- Reunión del Ministerio de Trabajo: detalles y participantes
- Propuesta de reducción de jornada laboral en el anteproyecto de ley
- Detalles del nuevo registro digital obligatorio
- Proceso de reglamentación y negociación colectiva
- Implicaciones de la nueva normativa laboral para empresas
- ¿Seguirá siendo legal fichar con Excel?
- Cómo cumplir con la nueva ley de fichaje digital con un software de control horario
- Cumple con la nueva normativa usando Factorial 🚀
Introducción a la nueva ley de fichaje digital y reducción de jornada laboral
¿Cuál es el anteproyecto de ley laboral de 2024?
El anteproyecto de ley laboral de 2024 introduce cambios significativos en la gestión del tiempo de trabajo en las empresas. La principal novedad es la obligatoriedad de implementar un sistema de fichaje digital para registrar las horas trabajadas. Este sistema reemplazará completamente el uso de registros en papel, que hasta ahora han sido comunes en muchas empresas.
Prohibición del registro horario en papel
La prohibición del registro horario en papel es uno de los puntos más destacados del anteproyecto. Esta medida responde a la necesidad de crear un entorno laboral más transparente y eficiente, donde la gestión del tiempo de trabajo sea más precisa y menos susceptible a errores o manipulaciones. Los registros digitales permitirán un control más riguroso y fiable de las horas trabajadas, beneficiando tanto a empleados como a empleadores.
Los registros en papel, aunque tradicionales, presentan varios inconvenientes: son fáciles de alterar, se pueden perder o dañar, y requieren mucho tiempo y esfuerzo para su mantenimiento y revisión. Con la nueva normativa, todos estos registros deberán ser digitales, facilitando así su almacenamiento y consulta para todas las partes implicadas, aumentando la transparencia.
Facilitación de la comprobación telemática por la Inspección de Trabajo
Otra de las medidas clave del anteproyecto es la facilitación de la comprobación telemática de los registros de horas trabajadas por parte de la Inspección de Trabajo. Esto significa que los inspectores podrán acceder a estos registros de forma remota, sin necesidad de estar físicamente presentes en la empresa para realizar las auditorías correspondientes.
Este cambio es fundamental para agilizar y mejorar la eficiencia de las inspecciones laborales. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá acceder a los datos de forma rápida y sencilla, lo que permitirá detectar irregularidades con mayor antelación y tomar las medidas necesarias para corregirlas.
Además, la comprobación telemática aporta beneficios significativos para las empresas: al permitir un acceso remoto, se reduce la interrupción de las operaciones diarias y se minimiza el tiempo requerido para las inspecciones. Las empresas deberán asegurarse de que sus sistemas de fichaje digital sean compatibles con los requisitos de la Inspección de Trabajo, garantizando así un proceso fluido y conforme a la normativa.
Reunión del Ministerio de Trabajo: detalles y participantes
Fecha y participantes de la reunión del 24 de junio de 2024
El pasado 24 de junio de 2024 se celebró una reunión crucial en el Ministerio de Trabajo para debatir y analizar el borrador del anteproyecto de ley laboral que propone, entre otras medidas, la obligatoriedad del fichaje digital y la reducción de la jornada laboral a las 38,5 horas semanales antes del final de 2024. A esta reunión asistieron los principales actores del ámbito laboral en España, marcando un paso significativo hacia la implementación de estos cambios legislativos.
Participantes clave: Ministerio de Trabajo, CC.OO., UGT, CEOE y Cepyme
Entre los participantes clave de esta reunión se encontraban representantes del Ministerio de Trabajo, encabezados por la ministra de Trabajo, así como líderes de los principales sindicatos y asociaciones empresariales del país:
- Ministerio de Trabajo: Representado por la ministra Yolanda Díaz y su equipo de asesores y expertos en políticas laborales.
- CC.OO. (Comisiones Obreras): Uno de los sindicatos más importantes de España, conocido por su defensa de los derechos laborales y sociales de los trabajadores.
- UGT (Unión General de Trabajadores): Otro sindicato de gran relevancia, con una larga trayectoria en la lucha por mejoras laborales.
- CEOE (Confederación Española de Organizaciones Empresariales): La principal organización que representa a los empresarios en España, aportando la perspectiva empresarial en las discusiones.
- Cepyme (Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa): En representación de las pequeñas y medianas empresas, destacando las necesidades y preocupaciones de estos actores vitales para la economía.
Temas tratados en el debate sobre el borrador de la ley
Durante la reunión, se abordaron diversos temas esenciales contenidos en el borrador del anteproyecto de ley. Los debates fueron intensos y profundos, reflejando la importancia de las propuestas y su impacto potencial en el mercado laboral español. Algunos de los temas principales tratados fueron:
- Prohibición del registro horario en papel: Se discutieron los motivos para eliminar el registro en papel y cómo la digitalización puede mejorar la transparencia y eficiencia en el control de horas trabajadas.
- Facilitación de la comprobación telemática: Los participantes analizaron los beneficios y desafíos de permitir la inspección telemática de los registros laborales, buscando asegurar que este proceso sea fluido y seguro.
- Reducción de la jornada laboral: Un tema central de la reunión, donde se debatieron los pros y contras de reducir la jornada laboral, y cómo esta medida puede influir en la productividad, el bienestar de los trabajadores y la competitividad de las empresas españolas.
Propuesta de reducción de jornada laboral en el anteproyecto de ley
Reducción de jornada laboral en 2024 y 2025
Uno de los componentes más significativos del anteproyecto de ley es la propuesta de reducción de la jornada laboral. Este cambio tiene como objetivo mejorar la calidad de vida de los trabajadores, promoviendo un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, al mismo tiempo que busca aumentar la eficiencia y productividad en las empresas.
Reducción a 38,5 horas semanales en 2024
Para el año 2024, el anteproyecto de ley propone una reducción de la jornada laboral desde las 40 horas semanales a las 38,5 horas semanales. Esta medida será implementada de manera gradual, permitiendo a las empresas y los trabajadores adaptarse a la nueva normativa. La reducción de horas trabajadas no solo busca mejorar el bienestar de los empleados, sino también incentivar una organización del trabajo más eficiente y enfocada en resultados.
Reducción a 37,5 horas semanales en 2025
En el año 2025, la jornada laboral se reducirá aún más, alcanzando las 37,5 horas semanales. Esta segunda fase de reducción continúa la tendencia de mejorar las condiciones laborales y se espera que tenga un impacto positivo tanto en la satisfacción de los empleados como en la productividad general de las empresas. La implementación de esta medida se acompañará de políticas de apoyo y recursos para asegurar una transición suave y beneficiosa para todas las partes involucradas.
👉🏻Actualmente no se ha interpretado correctamente los trabajadores excluidos de realizar el fichaje de jornada con los requisitos legalmente regulado art 34.9 ET
Están excluidos
- Relaciones laborales de carácter especial, en cuyo caso se habrá de estar a lo establecido en su normativa específica y atender tanto a la forma y extensión con que esté regulada la jornada de trabajo como a las reglas de supletoriedad establecidas en cada caso. En concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma al personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1.a) ET.
Distinto del anterior es el supuesto de trabajadores que, no siendo estrictamente personal de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades) tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo o forma parte de sus obligaciones contractuales su plena disposición horaria para el cabal cumplimiento de su actividad profesional. Con carácter general, bajo la premisa de que tras estas modalidades no se ocultan situaciones de abuso de derecho, la jornada diaria de estos trabajadores SÍ deberá ser objeto de registro, sin perjuicio de la acreditación de su tiempo de trabajo mediante el pacto de disponibilidad horaria, interpretándose que la retribución obtenida por el trabajador ya compensa de manera proporcionada esa mayor exigencia de tiempo de trabajo.
Tampoco será de aplicación a otras relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, becarios . Ojo éstos últimos si deben llevar controladas la horas realizadas para dar cumplimiento a las horas pacadas en los acuerdos de beca. Pero no es obligatorio que se realice con las peculiaridades propias del registro de jornada legal.
También excluidos por no aplicación normativa ET
Detalles del nuevo registro digital obligatorio
Cómo funcionará el registro digital de horas de trabajo
El nuevo registro digital de horas de trabajo, introducido como parte del anteproyecto de ley laboral de 2024, tiene como objetivo modernizar y optimizar la gestión del tiempo en las empresas. Este sistema digital reemplazará el registro en papel, proporcionando un método más preciso, seguro y eficiente para documentar las horas trabajadas.
Accesibilidad y automatización del registro para trabajadores
El registro digital será accesible para todos los trabajadores, quienes podrán registrar su jornada laboral de manera sencilla y rápida a través de dispositivos electrónicos como ordenadores, tabletas o teléfonos móviles. Esta automatización no solo facilitará el proceso de fichaje diario, sino que también permitirá una gestión más eficiente del tiempo de trabajo. Los trabajadores podrán ver y gestionar sus horas trabajadas, solicitar correcciones y acceder a su historial de registro en cualquier momento, lo que garantiza una mayor transparencia y control personal sobre su jornada laboral.
Acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social
Una de las características más innovadoras del nuevo sistema de registro digital es la capacidad de permitir el acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esto significa que los inspectores podrán revisar los registros de horas de trabajo sin necesidad de estar físicamente presentes en las instalaciones de la empresa. Este acceso remoto agilizará los procesos de inspección y auditoría, permitiendo una supervisión más eficiente al reducir las interrupciones en las operaciones diarias de las empresas. Además, garantiza que los datos sean revisados de manera oportuna y precisa, mejorando la capacidad de detección de posibles incumplimientos.
Conservación de registros durante cuatro años
Otro aspecto crucial del nuevo sistema es la obligación de conservar los registros digitales durante un periodo de cuatro años. Esta medida asegura que la información esté disponible para revisiones futuras, tanto por parte de la Inspección de Trabajo como por los trabajadores y sus representantes sindicales. La conservación de estos registros es fundamental para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas a lo largo del tiempo. Las empresas deberán asegurarse de que sus sistemas de almacenamiento sean seguros y fiables, protegiendo los datos contra pérdidas, alteraciones o accesos no autorizados.
Proceso de reglamentación y negociación colectiva
Plazos y proceso para la aprobación del reglamento de la nueva ley
El anteproyecto de ley establece un plazo de seis meses para la aprobación del reglamento que detallará los contenidos legales del registro digital y su funcionamiento. Este reglamento proporcionará directrices claras y específicas sobre cómo las empresas deben implementar y mantener el sistema de registro digital. Durante este periodo, se llevará a cabo un proceso de consulta y revisión, en el cual se involucrarán las distintas partes interesadas, incluyendo representantes de los trabajadores y empresarios.
Plazo de seis meses para la aprobación del reglamento
El reglamento que desarrollará los detalles del nuevo sistema de registro digital deberá ser aprobado en un plazo máximo de seis meses desde la promulgación de la ley. Este periodo permitirá que se realicen las consultas necesarias y que se incorporen las recomendaciones de todas las partes involucradas, garantizando así un marco normativo robusto y consensuado.
Mecanismos de negociación colectiva y acuerdos de empresa
El desarrollo del reglamento y la implementación del sistema de registro digital podrán ser ajustados mediante mecanismos de negociación colectiva o acuerdos de empresa. Esto significa que las especificidades del sistema pueden ser adaptadas a las necesidades particulares de cada sector o empresa, siempre dentro del marco legal establecido.
En ausencia de un acuerdo colectivo o empresarial, las decisiones serán tomadas por el empresario, previa consulta con los representantes sindicales. Este enfoque flexible asegura que el sistema de registro digital pueda ser personalizado para reflejar las realidades y necesidades de diferentes entornos laborales.
Implicaciones de la nueva normativa laboral para empresas
Consecuencias del incumplimiento de la nueva ley
El incumplimiento de las disposiciones establecidas en la nueva ley laboral puede tener consecuencias significativas para las empresas. Estas implicaciones están diseñadas para garantizar que las empresas cumplan con los requisitos de registro y que los derechos de los trabajadores sean protegidos adecuadamente.
Tiempo de trabajo efectivo y horas extraordinarias
La nueva normativa considera todo el tiempo registrado entre el inicio y la finalización de la jornada laboral como tiempo de trabajo efectivo. Cualquier tiempo trabajado que exceda la jornada ordinaria se contabilizará como horas extraordinarias o complementarias, dependiendo del tipo de contrato y las condiciones específicas. Esto garantiza que los trabajadores reciban la compensación adecuada por el tiempo extra trabajado y que las empresas mantengan un registro claro y preciso de las horas extraordinarias.
Presunción de jornada completa en contratos a tiempo parcial
En caso de incumplimiento en el registro de horas trabajadas para empleados a tiempo parcial, la ley presumirá que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario que demuestre el carácter parcial de los servicios. Esto protege a los trabajadores de prácticas laborales injustas y asegura que reciban el tratamiento y compensación adecuada según las horas efectivamente trabajadas.
Multas de hasta 10.000 euros por incumplimiento
Las empresas que no cumplan con los requisitos de registro horario y la reducción de la jornada laboral se enfrentarán a multas significativas, que pueden llegar hasta los 10.000 euros por trabajador. Estas sanciones están diseñadas para incentivar el cumplimiento y garantizar que las empresas adopten las medidas necesarias para implementar el sistema de registro digital correctamente. Además, estas multas subrayan la importancia de la nueva normativa y la seriedad con la que se debe abordar su implementación.
¿Seguirá siendo legal fichar con Excel?
La implementación de la nueva ley de fichaje digital obligatorio ha suscitado muchas preguntas sobre la legalidad y adecuación de los métodos actuales de registro de horas de trabajo, incluyendo el uso de hojas de cálculo como Excel. Con la prohibición explícita del registro horario en papel y la insistencia en sistemas digitales más avanzados, es importante aclarar si las herramientas como Excel seguirán siendo una opción viable y legal para las empresas.
Uso de Excel bajo la nueva normativa
Tradicionalmente, muchas pequeñas y medianas empresas han utilizado Excel para llevar un control manual de las horas trabajadas por sus empleados. Esta práctica, aunque digital en su forma más básica, no cumple con los estándares de automatización y accesibilidad establecidos por la nueva normativa. La ley no solo busca digitalizar el registro, sino también asegurar que los datos sean precisos, inalterables y fácilmente accesibles para la inspección y los trabajadores.
Requisitos de la nueva ley para los sistemas de fichaje
Para cumplir con la nueva ley, los sistemas de fichaje deben reunir varios requisitos clave que aseguren la transparencia y confiabilidad del registro horario:
- Automatización: Los sistemas deben registrar automáticamente las horas de inicio y final de la jornada laboral, reduciendo al mínimo la intervención manual para evitar errores y manipulaciones.
- Accesibilidad: Los registros deben ser accesibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, preferiblemente de manera remota y en tiempo real.
- Seguridad y conservación de datos: Los registros deben estar protegidos contra alteraciones y pérdidas, y conservarse durante un periodo mínimo de cuatro años.
- Generación de informes: Debe ser posible generar informes detallados y precisos de las horas trabajadas, horas extras y cualquier otra información relevante, de manera rápida y eficiente.
Limitaciones de Excel como herramienta de fichaje
Si bien Excel puede cumplir con algunos aspectos básicos de la digitalización, presenta varias limitaciones significativas en el contexto de la nueva ley:
- Falta de automatización: Excel requiere que los empleados introduzcan manualmente sus horas de trabajo, lo que puede dar lugar a errores y manipulaciones. No proporciona una manera automatizada y segura de registrar las horas.
- Accesibilidad limitada: Compartir hojas de cálculo de Excel de manera remota y segura puede ser complicado. No está diseñado para permitir el acceso remoto en tiempo real para inspecciones o revisiones de los empleados.
- Seguridad y conservación: Excel no ofrece las mismas garantías de seguridad y conservación de datos que los sistemas diseñados específicamente para el control horario. Los archivos pueden ser fácilmente alterados o perdidos.
- Generación de informes: Aunque es posible generar informes en Excel, esto requiere un esfuerzo manual significativo y no es tan eficiente ni preciso como los sistemas dedicados de fichaje digital.
Cómo cumplir con la nueva ley de fichaje digital con un software de control horario
La implementación de la nueva ley de fichaje digital obligatorio exige a las empresas adoptar sistemas que cumplan con los requisitos de automatización, accesibilidad y seguridad establecidos por la normativa. Para este caso te recomendamos Factorial, ya que ofrece una solución integral que no solo asegura el cumplimiento legal, sino que también optimiza la gestión de recursos humanos. A continuación, te explicamos cómo puedes cumplir con la nueva ley utilizando Factorial.
Ventajas del sistema de fichaje digital de Factorial
Factorial se destaca como una herramienta avanzada y versátil que facilita el cumplimiento de la nueva normativa laboral. Algunas de las ventajas clave incluyen:
- Registro automático de horas: Los empleados pueden registrar su jornada laboral de manera sencilla a través de aplicaciones móviles, ordenadores o códigos QR. Este sistema reduce la posibilidad de errores y manipulaciones, garantizando un registro preciso y fiable.
- Acceso remoto y en tiempo real: Factorial permite que tanto los empleados como los representantes sindicales y la Inspección de Trabajo accedan a los registros de forma remota y en tiempo real. Esto facilita las auditorías y asegura la transparencia en el registro de horas trabajadas.
- Seguridad y conservación de datos: Los datos registrados en Factorial se almacenan en servidores seguros, protegidos contra alteraciones y pérdidas. Además, la plataforma garantiza la conservación de los registros durante el periodo de cuatro años requerido por la ley.
- Generación de informes detallados: Factorial permite generar informes detallados sobre las horas trabajadas, horas extras y otros datos relevantes de manera automática. Esto facilita la gestión de recursos humanos y el cumplimiento de la normativa.
Características del sistema de control horario de Factorial
El sistema de fichaje digital de Factorial está diseñado para ser fácil de usar y altamente personalizable, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa:
- Facilidad de uso para equipos, managers y administradores: La interfaz intuitiva de Factorial permite que todos los usuarios, desde empleados hasta administradores, puedan registrar y gestionar las horas de trabajo de manera eficiente. Los empleados pueden fichar desde sus teléfonos u ordenadores, lo que simplifica el proceso diario de registro.
- Personalización del sistema de fichaje: Factorial ofrece la posibilidad de crear políticas de registro personalizadas que se adapten a las necesidades específicas de cada empresa o equipo. Las políticas pueden ser asignadas a diferentes grupos de empleados según sus contratos y horarios laborales.
- Métodos de fichaje variados: Factorial permite elegir entre diferentes métodos de fichaje, incluyendo aplicaciones móviles, sistemas QR y ordenadores. Esta flexibilidad asegura que cada empresa pueda implementar el método que mejor se adapte a su operativa diaria.
Beneficios adicionales del sistema de fichaje digital de Factorial
Además de cumplir con los requisitos legales, Factorial ofrece beneficios adicionales que mejoran la eficiencia y productividad en la gestión de recursos humanos:
- Aumento de la productividad con informes detallados: La capacidad de generar informes precisos sobre las horas trabajadas y las horas extras permite a las empresas tomar decisiones informadas y optimizar la asignación de recursos.
- Comprobación de cumplimiento horario y prevención de multas: Con Factorial, las empresas pueden asegurarse de que todos los registros de horas cumplan con la normativa, evitando así posibles sanciones y multas por incumplimiento.
- Revisión diaria de horas trabajadas y observaciones en turnos: Los managers y administradores pueden revisar diariamente las horas trabajadas, añadir observaciones a los turnos y realizar ajustes necesarios de manera rápida y sencilla.
- Cálculo y remuneración de horas extra: Factorial facilita el cálculo de horas extra y su remuneración, asegurando que los empleados reciban la compensación adecuada por su tiempo adicional de trabajo.
- Descarga de hojas de tiempos con firma digital: Los registros de tiempo pueden ser descargados y almacenados con firmas digitales, garantizando la validez y autenticidad de los datos registrados.
