ISO 19011: Directrices para la auditoría de sistemas de gestión empresarial

Actualmente, más del 80% de las empresas globales utilizan sistemas de gestión certificados, y el mercado de auditorías ISO generó ingresos superiores a los $11.5 mil millones en 2023, con un crecimiento proyectado del 8% anual.

ISO 19011 se ha convertido en una necesidad tanto para auditores internos como externos, proporcionando un marco sólido que no solo asegura la conformidad, sino que también impulsa la mejora continua. En este artículo te detallamos los puntos importantes de la ISO 19011 y todo sobre las auditorías como sistema de gestión empresarial. 

Tabla de contenidos:

• ¿Qué es la ISO 19011 y por qué deberías conocerla?
• Los 3 impactos positivos que tendrás en tu empresa si implementas la ISO 19011
• ¿En qué tipos de auditoría se clasifica la ISO 19011?
• Guía paso a paso para realizar auditorías con la ISO 19011
• Competencias necesarias para los auditores según la normativa ISO 19011
• Casos prácticos y consejos para aplicar la ISO 19011
• FAQS o preguntas frecuentes sobre la normativa ISO 19011

¿Qué es la ISO 19011 y por qué deberías conocerla?

Como ya lo sabemos, las normativas ISO son unos estándares internacionales que se crearon para ayudar a las empresas a gestionar, ofrecer servicios y desarrollar productos de forma uniforme, en otras palabras, para que mejoren su gestión.

En este caso, la norma ISO 19011 se trata de una guía para que se hagan auditorías en empresas. Si hablamos de auditorías, nos referimos a hacer una revisión detallada de cómo se hacen las cosas con más constancia para ver que si se están cumpliendo los estándares de calidad. Puede funcionar en caso de revisiones de procesos internos, para evaluar proveedores externos o también para preparar a la empresa para que logre obtener los certificados oficiales.

Sin embargo, esta norma se enfoca en los riesgos y se compromete a revisar las áreas que tengan un mayor riesgo o que tengan un mayor impacto para la empresa. Esto ayuda a mejorar el desempeño de la empresa y logra que se mantengan los estándares de calidad más altos. En pocas palabras, la ISO 19011 es necesaria para que las empresas funcionen mejor.

¿Qué tipos de empresas pueden beneficiarse de la ISO 19011?

En realidad, la ISO 19011 es una norma bastante flexible. No dudes que puede ser implementada por cualquier tipo de organización, sin importar su tamaño ni el sector. En cualquier caso, pueden beneficiarse las pequeñas empresas que buscan optimizar sus auditorías internas, pero también las grandes organizaciones que son mucho más complejas en torno a sus sistemas de gestión.

La ISO 19011 es capaz de adaptarse a cada empresa. Sectores como manufactura, servicios, tecnología e incluso ONGs pueden beneficiarse.

Principales cambios en la versión 2018 de la ISO 19011

En realidad la ISO 19011 tuvo algunos cambios. En el año 2018 tuvo algunas actualizaciones, así como los mercados comienzan a evolucionar y tienen cambios, la normativa no se podía quedar atrás. Tuvo que adaptarse a las necesidades de la actualidad. Los cambios importantes fueron:

Después de todo estos cambios que se realizaron permiten que la norma sea mucho más útil ya que se ajusta a las necesidades de la actualidad.

Los 3 impactos positivos que tendrás en tu empresa si implementas la ISO 19011

Si hablamos de implementar la ISO 19011 en los procesos de auditoría para tu empresa ¿Sabrías decirnos qué ventajas te ofrece? Pues a continuación te explicamos:

1. Aumenta la eficiencia de las auditorías internas y externas

De hecho, implementando la ISO 19011 en todas las auditorías internas y externas hace que todo sea más fácil. Esta norma ofrece un plan claro para organizar, realizar y evaluar auditorías, evitando pasos innecesarios y asegurando que todo esté alineado con los objetivos de la empresa. Así, las empresas pueden enfocarse en lo importante y mejorar.

2. Reduce riesgos y mejora la calidad organizacional

También una de las fortalezas de esta normativa es su capacidad para identificar los problemas antes de que sea muy tarde. La ISO 19011 ayudará a tu organización a mejorar continuamente de forma constante.

3. Fomenta la confianza con clientes y proveedores

Otra de las ventajas más significativas es que tu empresa logrará ganarse la confianza de los demás. Al implementar las auditorías basadas en la ISO 19011 demuestras tu compromiso con la transparencia, la calidad y el cumplimiento normativo. Con esta implementación de la normativa se muestra a los clientes y socios que la empresa hace bien las cosas, lo que los hace confiar más y querer trabajar juntos.

Es como una guía para hacer revisiones de la mejor manera posible, ayudando a todos a estar más tranquilos y organizados.

Ejemplos prácticos de ahorro de tiempo y recursos

La ISO 19011 simplifica procesos que, de otro modo, podrían ser tediosos y costosos. Por ejemplo:

• En una empresa pequeña, usar esta norma hace que preparar los informes de auditoría sea más rápido y que puedan encontrar problemas o mejoras fácilmente.
• En una empresa grande, evita que se repita el trabajo innecesario al revisar lo mismo varias veces, ahorrando tiempo y dinero.

En resumen, la ISO 19011 ayuda a que las auditorías sean más rápidas, claras y eficientes, aprovechando mejor todos los recursos de la empresa.

Los principios básicos de auditoría según la ISO 19011

La norma se fundamenta en principios clave que garantizan la integridad y la calidad de las auditorías:

Estos principios no solo generan confianza en los resultados, sino que también contribuyen a la mejora continua de los sistemas de gestión.

¿Cuándo debemos elegir si debemos usar auditorías combinadas o integradas?

Las auditorías combinadas y las integradas son las formas que tiene una empresa de revisar cómo está funcionando cuando la misma cuenta con múltiples sistemas de gestión:

• Auditorías combinadas: Aquí revisamos al mismo tiempo dos o más sistemas, pero tratándose siempre por separado. Un ejemplo es: “Miramos primero todo lo que tiene que ver con calidad y luego todo lo que tiene que ver con medio ambiente aunque estemos en la misma empresa y durante una misma auditoría.”
• Auditorías integradas: Por otro lado, en vez de separar cada uno de los temas, los vemos como una sola cosa. Si calidad, medio ambiente y seguridad están relacionados en un sistema integrado, hacemos la auditoría considerando cómo todos esos aspectos trabajan juntos.

Ambas opciones son ideales para organizaciones que buscan ahorrar tiempo, reducir costes y obtener una visión más completa de su desempeño organizacional.

¿En qué tipos de auditoría se clasifica la ISO 19011?

La ISO 19011 divide las auditorías en tres categorías principales, cada una adaptada a objetivos específicos y contextos organizacionales:

Auditorías internas (de primera parte): Cómo empezar

Las auditorías internas son realizadas por la propia organización para evaluar sus propios sistemas de gestión. Su objetivo principal es identificar fortalezas y debilidades internas, asegurando que los procesos se alineen con los estándares establecidos. Para implementarlas con éxito:

1. Define los objetivos de la auditoría.
2. Crea un plan detallado y asigna un equipo auditor.
3. Realiza revisiones periódicas para fomentar la mejora continua.

Debes tener en cuenta que estas auditorías son fundamentales para prepararse antes de enfrentar evaluaciones externas o de certificación.

Auditorías externas (de segunda parte): Casos comunes

Las auditorías externas son llevadas a cabo por una organización o equipo externo, como clientes o socios. Son especialmente útiles para:

• Evaluar la calidad de los proveedores.
• Asegurar que los procesos contratados cumplan con los estándares deseados.
• Verificar el cumplimiento de acuerdos contractuales.

Estas auditorías son comunes en cadenas de suministro y sectores donde la confianza y la transparencia son críticas.

Auditorías de certificación (de tercera parte): El proceso explicado

Este tipo de auditorías son realizadas por organismos independientes para evaluar la conformidad de los sistemas de gestión con normas específicas. El proceso incluye:

1. Solicitud y planificación: La organización contrata al organismo certificador.
2. Auditoría inicial: Se evalúan los sistemas y se identifican no conformidades.
3. Certificación: Si se cumple con los requisitos, se emite el certificado.
4. Seguimiento: Auditorías periódicas para mantener la validez de la certificación.

Estas auditorías son esenciales para obtener y mantener certificaciones como ISO 9001, ISO 14001 o similares, fortaleciendo la reputación y competitividad de la organización.

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Guía paso a paso para realizar auditorías con la ISO 19011

Implementar auditorías siguiendo la norma ISO 19011 requiere un enfoque estructurado y estratégico. A continuación, se presenta una guía paso a paso para garantizar auditorías eficientes, objetivas y alineadas con los objetivos organizacionales.

Paso 1. Establece objetivos claros para tu auditoría

El primer paso es definir por qué se realiza la auditoría y qué se espera lograr. Los objetivos pueden incluir:

• Verificar el cumplimiento de normativas internas y externas.
• Identificar áreas de mejora en los sistemas de gestión.
• Garantizar que los procesos estén alineados con las políticas organizacionales.

Paso 2. Evalúa riesgos y oportunidades en el programa de auditoría

La evaluación de riesgos es fundamental para priorizar los esfuerzos. Según la ISO 19011, es clave:

1. Identificar posibles problemas que puedan surgir durante la auditoría.
2. Analizar oportunidades para optimizar procesos o mejorar el sistema de gestión.
3. Diseñar un programa de auditoría que aborde tanto los riesgos como las oportunidades.

Ten en cuenta que este enfoque preventivo minimiza interrupciones y asegura una auditoría más eficaz.

Paso 3. Define el alcance y los criterios de auditoría

El alcance establece los límites de la auditoría: áreas, procesos y sistemas que serán evaluados. Los criterios, por su parte, son los estándares o normativas contra los cuales se medirá el desempeño. Considera:

• Ubicaciones físicas o virtuales a auditar.
• Período de tiempo cubierto.
• Normas específicas, como ISO 9001 o ISO 14001, aplicables a los procesos auditados.

Paso 4. Selección del equipo auditor y métodos adecuados

La elección de un equipo competente es crucial. Asegúrate de que:

• Los auditores tengan experiencia relevante y comprendan los sistemas auditados.
• Se designan roles claros, incluyendo un líder de equipo.
• Se decide el método de auditoría: presencial, remoto o híbrido, dependiendo de las necesidades y el contexto.

Paso 5. Seguimiento y mejora continua de los resultados

El proceso de auditoría no termina con la presentación de un informe. Es importante:

1. Implementar las acciones correctivas necesarias.
2. Monitorear el progreso de las mejoras sugeridas.
3. Realizar auditorías periódicas para evaluar la eficacia de los cambios.

Competencias necesarias para los auditores según la normativa ISO 19011

La calidad de una auditoría depende en gran medida de las competencias del equipo auditor. La norma ISO 19011 destaca habilidades y requisitos clave para garantizar auditorías exitosas.

Habilidades técnicas y comportamentales esenciales según la normativa

Los auditores deben poseer un equilibrio entre conocimientos técnicos y habilidades interpersonales. Entre las habilidades esenciales se incluyen:

• Conocimientos profundos sobre los sistemas de gestión y las normas aplicables.
• Capacidad para analizar datos e identificar patrones o inconsistencias.
• Habilidades de comunicación para interactuar de manera efectiva con las partes interesadas.

Requisitos de formación y certificaciones recomendadas

La formación es un componente clave para garantizar la competencia de los auditores. Algunas recomendaciones incluyen:

• Cursos especializados en ISO 19011 y normas relacionadas (ej. ISO 9001, ISO 14001).
• Certificaciones reconocidas, como auditor interno, auditor líder o auditor de certificación.
• Formación continua para mantenerse actualizado sobre cambios normativos y nuevas técnicas de auditoría.

Cómo mantener la competencia en un equipo auditor

El mantenimiento de la competencia es un proceso continuo. Para lograrlo:

1. Proporciona formación periódica para actualizar conocimientos.
2. Fomenta la experiencia práctica mediante la participación en auditorías regulares.
3. Realiza evaluaciones internas para identificar áreas de mejora.

Un equipo de auditores bien preparado y capacitado asegura que las auditorías sigan siendo relevantes, objetivas y efectivas a lo largo del tiempo.

Casos prácticos y consejos para aplicar la ISO 19011

Implementar la ISO 19011 puede marcar una diferencia significativa en la calidad y eficiencia de las auditorías. A continuación, te compartimos casos prácticos y consejos clave para aprovechar al máximo esta norma en diferentes contextos empresariales.

Cómo optimizar auditorías internas en una pyme

Para pequeñas y medianas empresas, las auditorías internas son esenciales para identificar ineficiencias y garantizar que los procesos estén alineados con los objetivos estratégicos. Algunos consejos prácticos incluyen:

1. Simplifica los procesos: Adapta la ISO 19011 a la escala de tu empresa. No necesitas auditar todo a la vez; prioriza las áreas críticas.
2. Forma a tu equipo: Asegúrate de que los responsables de la auditoría tengan la capacitación adecuada para realizar evaluaciones objetivas y efectivas.
3. Automatiza donde sea posible: Usa herramientas digitales para planificar y rastrear auditorías, reduciendo la carga administrativa.

Este enfoque garantiza que incluso las pymes con recursos limitados puedan beneficiarse de auditorías eficaces.

Ejemplos de buenas prácticas en grandes empresas

Las grandes organizaciones suelen manejar múltiples sistemas de gestión y procesos complejos. Algunas prácticas que han demostrado ser efectivas incluyen:

• Integración de auditorías: Realiza auditorías combinadas o integradas para reducir redundancias y ahorrar tiempo.
• Uso del enfoque basado en riesgos: Prioriza las áreas con mayor impacto potencial en el desempeño organizacional.
• Revisión periódica: Establece un calendario regular para evaluar no sólo la conformidad, sino también las oportunidades de mejora.

Estas prácticas aseguran que las auditorías no solo cumplan con los requisitos, sino que también aporten valor estratégico a la organización.

FAQS o preguntas frecuentes sobre la normativa ISO 19011

• ¿Es obligatorio cumplir con la ISO 19011?

No, la ISO 19011 no es obligatoria. Es una norma de carácter voluntario diseñada para proporcionar directrices y mejores prácticas en auditorías. Sin embargo, muchas organizaciones la adoptan porque mejora significativamente la calidad y la eficiencia de las auditorias. 

• ¿Cuánto cuesta implementar la ISO 19011?

El costo principal radica en la compra de la norma y la capacitación del equipo auditor. La norma ISO 19011 tiene un precio aproximado de 160 euros, según el sitio oficial de ISO. Además, los cursos de formación varían en función de la duración y el nivel de especialización. Aunque hay costos iniciales, el retorno de inversión se traduce en auditorías más eficientes y procesos mejorados.

• ¿Se aplica a pequeñas empresas o solo a grandes?

La ISO 19011 es flexible y puede ser aplicada tanto en pequeñas empresas como en grandes corporaciones. Las pymes pueden adaptarla a su escala y recursos, mientras que las grandes empresas pueden aprovecharla para manejar auditorías más complejas o combinadas.

• ¿Cómo se relaciona con otras normas ISO?

La ISO 19011 complementa otras normas de sistemas de gestión como la ISO 9001 (calidad) o la ISO 14001 (medio ambiente). Proporciona un marco común para realizar auditorías que evalúen el cumplimiento de estas normas. Esto facilita la integración de múltiples sistemas de gestión y reduce la redundancia en los procesos de auditoría.

Implementar auditorías eficaces con base en ISO 19011 optimiza los procesos internos y sienta las bases para una gestión estratégica de equipos y recursos humanos.

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