Menudo lío llegar el lunes al trabajo y saber que te espera un túnel sin fin de facturas a procesar. Tranquilo, puede que antes de lo que te imaginas veas la luz. Si eres responsable del sector de finanzas y tu empresa trabaja con muchos proveedores y productos, sabrás de qué estamos hablando.
La factura recapitulativa puede ahorrarte dolores de cabeza. Imagínate que cada mes recibes un solo documento simplificando este caos en el que se resumen todas las transacciones de tu negocio. En vez de lidiar con el papeleo anterior, la factura recapitulativa te ayuda a mantener el flujo de caja ordenado y el control de todas las transacciones comerciales al día.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es una factura recapitulativa?
- 4 Pasos para hacer una factura recapitulativa
- Normativa y requisitos fiscales
- Modelo de factura recapitulativa
- Ventajas de la factura recapitulativa
- Preguntas Frecuentes
¿Qué es una factura recapitulativa?
La factura recapitulativa forma parte de los diversos tipos de facturas que podemos emitir (o recibir) como PYMES o autónomos/as. Una factura recapitulativa, también conocida como factura agrupada, es una factura que organiza múltiples transacciones con un mismo cliente a lo largo del mes. En otras palabras, recopila todas las compras o ventas realizadas con una misma persona o empresa durante un mes en un solo documento.
Pudiendo entregarle una sola factura que recopile todas las demás, podemos evitar el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro cliente.
A lo largo del artículo hablaremos sobre los beneficios de la factura recapitulativa, pero para que puedas ver su alcance te resumimos algunas de sus ventajas:
- Reducción de tiempo y estrés: te permitirá gastar menos tiempo en papeleo de facturas, tiempo que podrás usar para avanzar el trabajo.
- Agilidad en la contabilidad: con la factura recapitulativa, en lugar de emitir una factura por cada transacción, se emite una sola factura que incluye a todas. Esto permite reducir los errores en el registro de las operaciones.
- Cumplimiento fiscal: las facturas recapitulativas te ayudarán a tener mejor control sobre la declaración del IVA y otros impuestos.
4 Pasos para hacer una factura recapitulativa
Una pregunta muy común es: ¿cuáles son los datos que una factura recapitulativa debe incluir?
El número de la factura (correlativo), los datos fiscales de la persona o empresa que la entregó y recibió, la fecha, la base imponible, los impuestos y las retenciones, el importe total, etc., serán necesarios, como en el resto de las facturas.
No obstante, existen aspectos particulares en las facturas recapitulativas que debemos recordar:
1: Debe reunir toda la información necesaria.
Para que la factura recapitulativa esté completa, incluye facturas emitidas y recibidas, con su control pertinente de que los datos están correctamente registrados, incluyendo fechas, importes y datos fiscales.
2: Construye una factura unificada.
Utiliza un software de facturación para crear una nueva factura y especifica que quieres una “factura recapitulativa”. Es muy importante que no olvides de remarcar el periodo de facturación. Por ejemplo, en el concepto se debería ver: “Factura recapitulativa, julio 2024″.
Los productos o servicios pueden ser objeto de varios tipos de IVA. Por lo tanto, podemos incluir conceptos con varios tipos de IVA en una factura recapitulativa. En consecuencia, es necesario aplicar el IVA e IRPF correspondiente para cada uno de los conceptos. Para incluir todos estos datos, la mejor manera es usar una tabla. Más adelante te ponemos un ejemplo.
3: Desglosa las operaciones que lleves a cabo.
Para cada factura recapitulativa deberás detallar la fecha, indicar de qué tipo de producto se trata y tener en cuenta los impuestos aplicables. Este desglose se realiza para que la factura cumpla con la normativa.
4: Revisa minuciosamente la factura.
Antes de emitir la factura recapitulativa, envíala y comprueba que todos los datos están en orden. Por último, envíala al cliente.
Normativa y requisitos fiscales
Para que una factura recapitulativa tenga validez fiscal es necesario que se cumplan una serie de condiciones que propone el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento donde se regulan las obligaciones de facturación.
Esta normativa establece ciertos requisitos que se deben cumplir. Por un lado, toma relevancia el periodo de emisión. La factura recapitulativa debe ser emitida dentro del mes siguiente al de la operación más reciente que contiene. Por ejemplo, si estás tramitando las operaciones de enero, deberás emitir las facturas antes de que llegue febrero.
Por otro lado, la normativa exige que el desglose se realice de manera clara y que involucre todas las operaciones.
Por último, es fundamental controlar que el IVA u otros impuestos sean aplicados correctamente a cada actividad. Por lo tanto, podemos incluir conceptos con varios tipos de IVA en una factura recapitulativa. En consecuencia, es necesario aplicar el IVA e IRPF correspondiente para cada uno de los conceptos.
Modelo de factura recapitulativa
Para ayudarte a tener una mejor perspectiva de cómo realizar una factura recapitulativa, hemos elaborado un ejemplo para que puedas visualizar todos los conceptos y pasos que hemos ido viendo en el post.
Ventajas de la factura recapitulativa
Si después de leer todo lo anterior aún te estás pensando si comenzar a usarla o no, te dejamos algunas de las ventajas de la factura recapitulativa de las que podrías beneficiarte.
- Ahorra horas de trabajo tedioso: Reduce el tiempo de trabajo administrativo poniendo todo en el mismo lugar.
- Clientes y proveedores con más control: La factura recapitulativa no sólo te beneficia a ti, sino a ese proveedor que tiene una montaña de facturas sin controlar.
- Mayor control en menos tiempo: No importa si tu empresa es una PYME, una startup o una multinacional, con la factura recapitulativa podrás tener el control más centralizado y ser más eficiente a la hora de realizar operaciones de venta.
- Cumple con la normativa: La factura recapitulativa te permitirá en algunos sistemas fiscales la presentación de impuestos.
Preguntas Frecuentes
¿Cuándo es útil emitir una factura recapitulativa?
La factura recapitulativa sirve en los casos donde hay múltiples transacciones pequeñas desde el mismo proveedor al mismo cliente. Esta factura permitirá optimizar tiempo tanto en trámites administrativos como en tiempo de trabajo.
Pero en el caso de que un cliente solicite facturas detalladas por cada transacción, una recapitulativa no cumplirá con sus necesidades.
¿La factura “electrónica” recapitulativa tiene la misma validez?
Si. Las compañías ya pueden enviar su factura recapitulativa en formato PDF y enviarla por correo electrónico desde el 1 de enero de 2013, debido al nuevo Reglamento de Facturación. Pero será necesario primero solicitar una autorización de los clientes con la información de la cuenta de correo de recepción y de envío.
Las compañías pueden, por tanto, emitir una factura recapitulativa en formato electrónico de la misma manera que la emitían previamente en papel. La forma en que se transmite la factura es la única distinción entre ambas.
Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una en papel, los campos necesarios deben estar incluidos en el documento electrónico que la representa.
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¿Cuándo la factura recapitulativa puede sustituir a otras facturas?
Es fundamental tener en cuenta que, cuando la factura recapitulativa recoge las otras facturas emitidas a lo largo del mes, esta factura reemplaza a las anteriores que ahora se incluyen dentro de la factura recapitulativa. Esto es crucial, ya que estaríamos duplicando la facturación si no se anularan las facturas anteriores que se incluyen en la recapitulativa.
¿Qué fecha debe de llevar una factura recapitulativa?
Normalmente, la factura recapitulativa se realiza al final del mes natural en el que se quieren agrupar las operaciones. La fecha de una factura recapitulativa, por tanto, puede ser la fecha de la última operación o el último día del mes.
Es posible enviar facturas recapitulativas a empresas o profesionales pasado el mes natural, siempre que se realicen antes del día 16 del mes siguiente. Se debe mencionar el mes natural de las operaciones recapituladas en las facturas recapitulativas.
