A la hora de iniciar una nueva negociación pueden surgir muchas dudas de cómo realizar el proceso adecuadamente. Una factura proforma sirve para impulsar la compraventa, indicando las condiciones de la transacción antes de formalizar la venta.
A menudo confundida con otros tipos de documentos como la factura final o el presupuesto, la factura proforma tiene sus propias características y usos específicos. Este artículo detalla qué es una factura proforma, cómo hacerla, los elementos que debe contener y para qué sirve.
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¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma es un documento previo que se emite a un comprador, persona o empresa antes de que la transacción real se realice.
Dentro de este documento se detallan los bienes o servicios que se van a vender, incluidos los precios, términos y condiciones, aunque no implica una obligación de pago inmediata por parte del comprador.
En otras palabras, la factura proforma actúa como una declaración de intenciones y no como una solicitud de pago, por lo que carece de valor fiscal y contable. Finalmente, después de aceptadas las condiciones de la factura proforma se podrá emitir la factura definitiva.
¿Para qué sirve una factura proforma?
El uso de la factura proforma es muy habitual pero no es obligatorio. Existen casos en los que su uso es más común como en el comercio internacional. A continuación, encontrarás en qué situaciones utilizar una factura proforma.
Confirmación de pedido
Permite a la persona o empresa que adquiere el bien o servicio conocer de antemano todos los detalles de la transacción antes de comprometerse oficialmente. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que ambas partes estén de acuerdo con los términos.
Trámites aduaneros
El uso de la factura proforma en operaciones internacionales es el de los más comunes, ya que proporciona información detallada sobre la mercancía que se va a importar o exportar. Además, de acreditar el coste del valor de la mercancía en aduanas.
Solicitud de un crédito
Las empresas pueden utilizar una factura proforma para solicitar créditos o financiamiento, dependerá de la entidad financiera la validez que le otorguen a la misma.
Compras internas
Dentro de una organización, la factura proforma puede ser utilizada para obtener la aprobación interna para la compra de bienes o servicios, especialmente en procesos de compra que requieren más estructuras o procesos.
Prueba judicial
Una factura proforma tiene validez judicial en caso de que surja algún inconveniente o malentendido entre los involucrados al desarrollarse la transacción comercial.
¿Cómo hacer una factura proforma?
Hacer una factura proforma es un proceso relativamente sencillo, pero es importante asegurarse de incluir todos los elementos necesarios para que el documento sea claro y útil tanto para el vendedor como para el comprador.
A continuación, se describen los pasos y elementos que debe contener una factura proforma.
Recopilar información necesaria
El primer paso antes de crear la factura proforma, es clave tener toda la información relevante, como los datos del comprador y vendedor, una descripción detallada de los bienes o servicios, precios, y términos de la transacción. Es importante tener en cuenta que el contenido de la factura proforma y el de una factura ordinaria debe ser el mismo.
Utilizar un modelo adecuado
Si bien es cierto no existe un formato obligatorio, es recomendable utilizar un modelo claro y profesional que contenga los datos necesarios. Muchas empresas utilizan software de facturación o plantillas de documentos que pueden ser personalizadas según sus necesidades.
Rellenar los datos requeridos
Los siguientes elementos deben incluirse en una factura proforma:
- Encabezado: Debe indicarse claramente que se trata de una «Factura Proforma».
- Datos del emisor: Nombre o razón social, dirección, número de identificación fiscal (NIF), y datos de contacto.
- Datos del destinatario: Nombre o razón social, dirección, y datos de contacto.
- Fecha de emisión: Fecha en la que se emite la factura proforma.
- Descripción de los bienes o servicios: Detalle claro y preciso de los productos o servicios ofertados.
- Precios unitarios y totales: Precio de cada ítem y el total de la factura.
- Términos y condiciones: Condiciones de venta, plazos de entrega, formas de pago, etc.
- Validez de la oferta: Fecha límite hasta la cual los términos de la proforma son válidos.
Revisar y enviar la factura
Es crucial revisar toda la información antes de enviar la factura proforma al comprador. Una vez revisada, la factura puede ser enviada por correo electrónico o cualquier otro medio acordado con el cliente.
Modelo de factura proforma
Este es un modelo de factura proforma y contiene todos los datos a incluir:
¿Qué diferencias hay entre una factura proforma y un presupuesto?
Muchas veces se tiende a confundir la factura proforma y el presupuesto porque ambas comparten el mismo objetivo de informar a la persona sobre el coste de la transacción. Pero, tienen diferencias clave que los distinguen.
Para empezar la factura proforma se usa como un documento más formal y detallado que actúa como una propuesta de transacción cuando esta se encuentra en una fase más avanzada. Por otro lado, el presupuesto es una estimación del coste de bienes o servicios que puede ser más flexible y menos detallado.
Respecto al uso, la factura proforma se utiliza cuando se espera que la transacción se realice y se quiere formalizar los términos preliminares. En cambio, el presupuesto se usa para proporcionar una estimación inicial de costos sin compromiso formal.
En cuanto al nivel de detalles, la factura proforma incluye especificaciones exhaustivas de la transacción, incluidos términos y condiciones. Mientras que el presupuesto puede ser menos detallado y no necesariamente incluye todos los términos y condiciones.
¿Qué diferencias hay entre una factura ordinaria y una factura proforma?
Una factura proforma y una factura ordinaria son documentos idénticos y normalmente tienen la misma información. Sin embargo, es importante distinguir las diferencias ya que cada una tiene propósitos y efectos legales distintos.
Obligatoriedad de Pago
- Factura Proforma: No obliga al comprador a realizar el pago. Es solo una oferta.
- Factura Definitiva: Obliga al comprador a pagar la cantidad indicada por los bienes o servicios recibidos.
Registro Contable
- Factura Proforma: No se registra en la contabilidad de la empresa, ya que no representa una transacción real.
- Factura Definitiva: Se registra en la contabilidad como ingreso para el vendedor y gasto para el comprador.
Uso Fiscal
- Factura Proforma: No tiene validez fiscal y no puede utilizarse para deducir impuestos.
- Factura Definitiva: Tiene validez fiscal y se utiliza para efectos de IVA y otros impuestos.
Nivel de Formalidad
- Factura Proforma: Es menos formal y se utiliza principalmente para proponer y acordar términos.
- Factura Definitiva: Es un documento formal y legal que certifica una transacción comercial.
Preguntas frecuentes sobre la factura proforma
¿Se deben enumerar las factura proforma?
No, las facturas proforma no tienen una normativa específica que exija una numeración secuencial como las facturas ordinarias. Sin embargo, es una buena práctica enumerarlas de manera única y secuencial para llevar un control ordenado y evitar confusiones.
Esta numeración puede ayudar tanto al vendedor como al comprador a referenciar la factura proforma fácilmente y seguir el progreso de las negociaciones o transacciones.
¿Quién emite una factura proforma?
Una factura proforma es emitida por la empresa o persona que ofrece un bien o servicio. Por ello, esta persona es la encargada de preparar este documento previo y comunicar los detalles de la posible transacción al cliente.
La factura proforma se utiliza para proporcionar una oferta formal y detallada, ayudando al cliente a entender los términos de la compra antes de que se finalice la transacción con una factura ordinaria.
¿Las facturas proforma llevan IVA?
Se puede mostrar el desglose del IVA para dar una idea del costo total al cliente, aunque como ya hemos dicho la factura proforma no tiene validez fiscal y no puede ser utilizada para reclamar deducciones de IVA o cualquier otro impuesto.
¿Las facturas proforma se contabilizan?
La factura proforma no se contabiliza, es decir no forma parte de la contabilidad oficial de la empresa. Este documento es puramente informativo y no representa una transacción real hasta que se emita una factura definitiva. Las facturas proforma no afectan los libros contables ni los estados financieros de la empresa.
