La gestión documental consiste en el uso eficiente de toda la información relacionada con un negocio. La cantidad de información que la gestión de PyMEs genera en su día a día es demasiado extensa y esto puede suponer un problema si no se utilizan herramientas de gestión documental correctas. Sin ayuda de este tipo de gestores es complicado almacenar todos estos documentos de forma ordenada y segura y al mismo tiempo tener actualizada la base de datos de los empleados.
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Si nos centramos en el departamento de recursos humanos, la gestión documental incluye contratos, documentos personales del empleado, nóminas, bajas médicas y mucha más información confidencial. El gestor documental es un programa que sirve de soporte para todo tipo de procesos de alta importancia en cualquier negocio independientemente de su tamaño. Si tienes curiosidad por saber cómo es un software de gestión de documentos puedes entrar en Factorial.
A la hora de valorar un proveedor de software de gestión documental debemos tener en cuenta si almacena la información en la nube, es decir, disponible desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo (siempre que conozcamos las claves de acceso) son mucho más eficaces que los programas que almacenan toda la información únicamente en un dispositivo. Corremos el riesgo de perder toda la información si el dispositivo deja de funcionar, se pierde o lo roban.
Un punto importante a tener en cuenta sobre el uso de la gestión documental de recursos humanos es que toda la información debe estar accesible para todas las personas involucradas en el departamento de RRHH. Sistemas como el correo electrónico no funcionan como gestores documentales y tienen importantes vulnerabilidades que suponen un problema.
Escoger un software 100% seguro para almacenar los datos personales de los empleados es realmente importante para no comprometer la confidencialidad de toda esta información. Un buen sistema de gestión documental, permite acceder a la información necesaria en cuestión de segundos y limita la visibilidad de estos datos según el usuario que accede al programa.
Por ejemplo, un empleado no debería tener acceso a la nómina de otros empleados.
La protección a nivel interno es importante. Podríamos decir que la eficiencia de un sistema de gestión documental también se puede encontrar en el nivel de acceso que se pueda configurar. Algunos de los archivos pueden estar disponibles para todos los empleados, mientras otros pueden ser de acceso restringido sólo para personas que estén involucradas directamente con su contenido para evitar que información delicada y altamente privada de otros empleados se vean comprometida.
Finalmente, otro aspecto de suma importancia al utilizar un software de gestión documental es el ahorro de espacio que se consigue al digitalizar toda la información de los empleados.
