En un estudio reciente de PwC, el 46% de las empresas españolas señaló el cumplimiento normativo como una de sus mayores preocupaciones en gestión empresarial. Y no es para menos: las normativas son cada vez más estrictas, y las sanciones por incumplimientos pueden ser devastadoras tanto para la cuenta de resultados como para la reputación.
Por eso, si diriges una empresa o gestionas un equipo en España, implementar un sistema sólido de cumplimiento normativo, como el que propone la ISO 37301, más que una buena idea, es una necesidad estratégica.
En este artículo te explicamos en qué consiste esta ISO 37301, sus beneficios y los aspectos clave de la normativa.
¿Qué es la ISO 37301 y por qué es clave para las empresas en España?
¿Sabías que el cumplimiento normativo puede ser una de las mejores cartas que tu empresa puede jugar en este entorno tan competitivo? Te contamos, la ISO 37301 es una norma internacional que, dicho de forma sencilla, te ayuda a tener un sistema sólido para cumplir con todas las leyes y regulaciones que afectan a tu negocio.
Esta norma no solo se trata de «evitar multas» o de «cumplir porque toca». Es la herramienta idónea para proteger la reputación de tu empresa, generar confianza entre tus clientes y socios, y, lo más importante, para que puedas dormir a pierna suelta sabiendo que todo está bajo control.
En España, donde las normativas cambian constantemente y cada sector tiene requisitos específicos, implementar esta ISO puede marcar la diferencia. Puede que seas el director de una multinacional, el responsable de recursos humanos en una pyme o lideres un equipo en una startup.
Sea cual sea tu situación, esta norma te ayuda a garantizar que todas las piezas encajen y que tu empresa esté siempre al día con las reglas del juego.
Y espera, que es que encima es certificable. Lo que se traduce en que además de cumplir, puedes demostrarlo con un sello que te abrirá muchas puertas, sobre todo en mercados internacionales. ¿Te imaginas lo que eso podría significar para tu negocio? A lo mejor es justo lo que estabas buscando.
Si estás aquí, probablemente ya sabes que cumplir con las leyes y regulaciones es algo ineludible para cualquier empresa, pero hacerlo bien requiere más que buena intención. Aquí es donde entra la ISO 37301, una norma que te ayuda a establecer un sistema claro, organizado y efectivo para gestionar el cumplimiento normativo en tu empresa.
Pero ¿qué hace que esta norma sea tan especial? Te proporciona un marco práctico, certificable y refleja los estándares internacionales más exigentes.
Origen y propósito de la norma
La ISO 37301 nace en 2021, como la evolución natural de la ISO 19600, una norma que quizá te suene si llevas tiempo trabajando con temas de compliance. Pero hay una diferencia clave: mientras que la ISO 19600 solo ofrecía recomendaciones, la ISO 37301 da un paso más al ser certificable. Es decir, tu empresa puede obtener un reconocimiento oficial que avala que tu sistema de cumplimiento esté en línea con los estándares internacionales.
¿Y cuál es el propósito de esta norma? Muy sencillo 👉 ayudarte a construir un sistema de gestión que asegure que tu empresa cumple con las leyes, fomentando una cultura de cumplimiento entre tus empleados. No se trata de «cumplir porque toca», sino de integrar el desempeño como un valor esencial dentro de tu organización.
Esta norma responde a la oportunidad de hacerlo de forma estratégica, protegiendo tu reputación y fortaleciendo tu posición en el mercado.
¿A quién se dirige la ISO 37301?
La ISO 37301 está pensada para cualquier tipo de empresa u organización, sin importar el sector ni el tamaño. Presta atención si lideras una pyme, una gran corporación o incluso una startup, porque esta norma puede ayudarte a gestionar de manera ordenada todo lo relacionado con las leyes y normativas que afectan a tu actividad.
Dicho esto, su impacto es especialmente relevante en sectores que están sometidos a un fuerte control regulatorio, como el financiero, el sanitario, el tecnológico o el energético. Además, si eres responsable de un equipo, como un manager, director de recursos humanos o incluso el CEO, esta norma es una forma de darle tranquilidad a tu empresa, a tu equipo y, por supuesto, a ti mismo, al saber que todo está funcionando dentro del marco legal.
¿Qué es una obligación compliance según la ISO 37301?
Una obligación compliance es, básicamente, cualquier norma, ley, reglamento o estándar que tu empresa debe cumplir para operar de forma legal y ética. Esto incluye desde las leyes específicas de tu sector, hasta los compromisos voluntarios que hayas asumido, como políticas internas, códigos de conducta o incluso acuerdos con tus clientes. Ejemplos claros para que los veas rápido:
- Si trabajas en el sector alimentario, una obligación compliance podría ser cumplir con las regulaciones de seguridad alimentaria en España.
- O si gestionas datos personales de clientes, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) sería una de tus obligaciones más importantes.
Lo que hace la ISO 37301 es ayudarte a identificar todas esas obligaciones, clasificarlas por importancia y asegurarte de que tu empresa tenga los mecanismos necesarios para cumplir con cada una de ellas. Así, no dejas nada al azar y puedes anticiparte a cualquier problema antes de que ocurra.
¿Quién certifica la ISO 37301?
En España, la certificación de la ISO 37301 la realizan entidades certificadoras acreditadas. Estas son organismos independientes que evalúan si tu sistema de gestión de cumplimiento normativo cumple con todos los requisitos de la norma.
Algunos nombres que pueden sonarte son AENOR, TÜV Rheinland o SGS, entre otros. Estas entidades revisan tus políticas, procedimientos, controles y resultados a través de auditorías exhaustivas. Si todo está en orden, emiten el certificado que demuestra que tu empresa cumple con los estándares internacionales de la ISO 37301.
¿El resultado? ➡️ Un documento oficial que refuerza tu credibilidad, y además te da ventaja frente a la competencia. Muchas empresas e instituciones ven este certificado como un requisito imprescindible para establecer relaciones comerciales.
¿Qué ventajas traería implementar la ISO 37301 en tu empresa?
Cuando hablamos de implementar la ISO 37301 en tu empresa, no estamos hablando de un simple trámite o de añadir más burocracia a la que ya tienes a diario. Al contrario, esta norma es una herramienta estratégica que puede aportar beneficios claros y tangibles a tu empresa, tanto a nivel interno como externo. Vamos a explorar las ventajas más relevantes para ti y tu negocio.
1. Mejora de la reputación corporativa
Vivimos en un mundo donde la confianza lo es todo, y cumplir con las normativas es una de las mejores formas de ganártela. Tener la certificación ISO 37301 es, literalmente, llevar un sello de calidad que dice: «Somos una empresa ética, responsable y profesional».¿Quién no quiere tener eso?
Piensa en lo que esto puede significar para tus clientes, socios o inversores. Refuerzas así tu credibilidad, le das un valor de profesionalidad a tu empresa y estás, al mismo tiempo, tomándote en serio las reglas del juego. Y esto, créenos, puede marcar la diferencia cuando estás compitiendo por un contrato, buscando financiación o negociando una alianza estratégica.
2. Reducción de riesgos legales y financieros
Está claro que nadie quiere verse en la situación de tener que enfrentarse a una multa porque su empresa no cumple con determinada normativa. O peor aún, que tenga un problema legal más serio a causa de ello. En este caso, la ISO 37301 se convierte en tu aliada.
Al implementar esta norma, estableces controles claros para prevenir incumplimientos. Así rebajas tu tensión y reduces al máximo los contratiempos.
3. Optimización de procesos internos y toma de decisiones
Quizá pienses que el cumplimiento normativo se limita a evitar problemas legales, pero la realidad es que también puede ayudarte a mejorar el funcionamiento de tu empresa. La ISO 37301 te hace revisar tus procesos, definir responsabilidades claras y asegurarte de que todo esté alineado con tus objetivos.
El resultado es un equipo más enfocado y eficiente, una estructura interna más sólida y una mejor capacidad para tomar decisiones informadas. Al final, lo que parece ser solo «cumplir con las reglas» se convierte en una ventaja competitiva que impulsa el crecimiento de tu empresa.
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Cómo funciona un sistema de gestión de cumplimiento normativo según la ISO 37301
Si ya estás convencido en implementar la ISO 37301 en tu empresa, es normal que te preguntes: «Vale, ¿pero esto cómo funciona realmente?». No te preocupes, no es un misterio. Esta norma tiene un enfoque muy práctico y está bien estructurado, adaptándose a las necesidades y características de tu negocio.
La clave está en crear un sistema de gestión del cumplimiento normativo (o CMS, por sus siglas en inglés) que sea eficiente y fácil de integrar con los procesos que ya tienes.
Principales requisitos que deben cumplir las empresas
Para cumplir con la ISO 37301, tu empresa necesita establecer un sistema que aborde estos elementos básicos:
- Políticas claras de cumplimiento: Esto implica definir las reglas del juego dentro de tu empresa. Desde las grandes decisiones hasta el día a día, todos deben saber qué se espera y qué no está permitido.
- Roles y responsabilidades definidos: No basta con tener buenas intenciones; necesitas asignar tareas concretas. Por ejemplo, alguien debe ser el responsable de liderar el sistema de cumplimiento, formar a los empleados y supervisar que todo funcione como es debido.
- Formación y comunicación: Asegúrate de que tu equipo entienda las políticas y las aplique en su trabajo diario. Esto no es solo cosa del departamento legal; todos tienen un papel clave.
- Auditorías y evaluaciones internas: Aquí es donde se demuestra que no solo tienes buenas ideas, sino que las estás poniendo en práctica. Las auditorías internas permiten verificar si el sistema está funcionando y hacer ajustes si es necesario.
Las fases de implementación de la norma
Implementar la ISO 37301 puede parecer un desafío al principio, pero si lo divides en estas etapas, se vuelve mucho más manejable. Haz la prueba:
- Evaluación inicial: El primer paso es analizar cómo está tu empresa actualmente en términos de cumplimiento normativo. Esto te da un punto de partida para saber qué necesitas mejorar.
- Diseño del CMS: Aquí es donde desarrollas las políticas, procedimientos y controles específicos que tu empresa necesita para cumplir con la norma. Es como crear el mapa que guiará a tu equipo.
- Implementación: Ahora toca poner en marcha el plan. Esto incluye formar a tu personal, asegurarte de que todo el mundo entienda su rol y empezar a aplicar las nuevas medidas.
- Monitoreo y mejora continua: La ISO 37301 no es algo que haces una vez y ya está. Requiere revisiones periódicas para garantizar que sigues cumpliendo y adaptándote a posibles cambios en las normativas o en el mercado.
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La importancia de un enfoque basado en riesgos
Uno de los puntos fuertes de esta norma es su enfoque en la gestión de riesgos. ¿Qué significa esto? Básicamente, que no todas las normativas o posibles incumplimientos tienen el mismo impacto en tu empresa. La ISO 37301 te ayuda a identificar cuáles son los riesgos más críticos y a priorizarlos.
Por ejemplo, si tu empresa trabaja con datos personales, un incumplimiento en protección de datos puede tener consecuencias gravísimas. En cambio, otros aspectos pueden no ser tan críticos. Con esta norma, asignas recursos de manera inteligente, concentrándote en lo que realmente importa.
10 conceptos clave de la ISO 37301 que necesitas conocer
- Cumplimiento normativo: es el eje central de la ISO 37301. Se refiere a la capacidad de tu empresa para cumplir con todas las leyes, reglamentos, estándares y códigos éticos aplicables a tu actividad.
- Sistema de gestión de cumplimiento normativo (CMS): es la estructura organizada que implementas para asegurarte de que el cumplimiento normativo no sea un accidente, sino una práctica constante en tu empresa. Incluye políticas, procedimientos, controles y auditorías.
- Certificación: a diferencia de su predecesora, la ISO 19600, esta norma es certificable. Eso significa que puedes obtener un reconocimiento oficial que respalde tu compromiso con el cumplimiento normativo.
- Enfoque basado en riesgos: uno de los pilares de la norma. Consiste en identificar, evaluar y priorizar los riesgos relacionados con el incumplimiento normativo, para asignar recursos donde más se necesitan.
- Cultura de cumplimiento: no basta con implementar procesos; la ISO 37301 enfatiza la importancia de crear una cultura dentro de tu empresa donde todos, desde la dirección hasta el último empleado, entiendan y apoyen el cumplimiento.
- Mejora continua: el cumplimiento normativo no es algo que se hace una vez y ya está. La norma exige una revisión constante del sistema para adaptarse a los cambios normativos y a las necesidades de tu empresa.
- Auditorías internas: son revisiones periódicas que realizamos para comprobar si tu sistema está funcionando correctamente y cumpliendo con los requisitos de la norma. También son una herramienta clave para identificar áreas de mejora.
- Liderazgo y compromiso: la ISO 37301 subraya que el cumplimiento debe empezar desde la dirección. Los líderes de tu empresa tienen que demostrar con hechos que están comprometidos con esta iniciativa.
- Partes interesadas: se refiere a todas las personas o grupos que pueden verse afectados por el cumplimiento normativo de tu empresa, como empleados, clientes, reguladores, inversores y la sociedad en general.
- Transparencia: un sistema de cumplimiento normativo eficaz no solo busca cumplir con las reglas, sino también demostrarlo. La transparencia en los procesos y decisiones es esencial para generar confianza en tus clientes, socios y empleados.
Transforma el cumplimiento normativo en una ventaja estratégica para tu empresa. Implementar la ISO 37301 es solo el principio. Para gestionar el cumplimiento de manera efectiva y optimizar todos los procesos internos, necesitas un sistema ágil y fácil de usar.
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