Profit and Loss: 3 ideas clave para entenderlo (con ejemplos)

La cuenta de pérdidas y ganancias, conocida en inglés como Profit and Loss (P&L), es una herramienta fundamental en la contabilidad de cualquier empresa. Entenderla permite conocer la rentabilidad del negocio, evaluar su rendimiento y tomar decisiones estratégicas informadas.

El término Profit and Loss (P&L) puede referirse al rendimiento financiero global de un negocio o al desempeño de áreas específicas, como un proyecto, una línea de productos o incluso una única transacción importante. 

En algunos contextos, se utiliza como sinónimo de “estado de resultados” o “cuenta de resultados”, ambos términos que representan el cálculo de ganancias y pérdidas de la empresa. En este artículo, nos centraremos en este último sentido.

Tabla de contenidos:

• ¿Qué es el Profit and Loss?
• Cómo se organizan los datos que contiene
• Qué información podemos extraer de él sin ser un experto
  • Desglose de los gastos
  • Distintos tipos de resultados
  • Márgenes brutos y netos
• Cómo se hace un Profit and Loss
• La cuenta de Pérdidas y Ganancias en España
  • Obligatoriedad
  • Dónde se regula
  • Estructura
  • Explicación de los distintos resultados que arroja
• Ejemplo práctico
• Ejemplos de información que se obtiene a partir de la cuenta de resultados

¿Qué es el Profit and Loss?

Se trata de un informe contable que muestra los ingresos y los gastos de una empresa en un período determinado.

Es el informe con el que visualizar si la empresa ha generado beneficios o pérdidas en el ejercicio de su actividad. Por eso su necesariedad resulta obvia, porque el objetivo de cualquier negocio es conseguir rendimiento.

¿Cómo se organizan los datos que contiene?

Se incluyen diferentes partidas que permiten evaluar la actividad del negocio desde varios ángulos. Generalmente, se dividen en:

• Ingresos de explotación: provenientes de las actividades principales de la empresa, como ventas de productos o servicios.
• Costes de operación: gastos directos asociados a la producción y venta de los bienes o servicios, incluyendo materiales y mano de obra.
• Gastos generales y administrativos: otros gastos que no están directamente ligados a la producción, como alquiler, publicidad y salarios administrativos.
• Gastos financieros: intereses sobre préstamos y otros costos financieros.
• Impuestos sobre los beneficios: los impuestos que la empresa paga según su beneficio neto.

¿Qué información podemos extraer de él sin ser un experto?

Incluso sin conocimientos avanzados, un Profit and Loss permite obtener información muy útil sobre la realidad económica de la empresa:

• Desglose de los gastos

El hecho de figuren agrupados por partidas facilita mucho su análisis y estudio. Así, se podrá determinar, entre otras cosas, qué montantes globales son adecuados, si existen algunos sobredimensionados o si hay posibilidades de mejora.

Por ejemplo, si los gastos en publicidad representan un porcentaje alto de los costes operativos, la empresa puede evaluar la efectividad de sus campañas y ajustar su presupuesto de marketing.

Permite, en definitiva, detectar ineficiencias y optimizar el uso de los recursos.

• Distintos tipos de resultados

El P&L permite identificar varios tipos de resultados que indican el rendimiento económico:

• • Resultado operativo o de explotación: es el beneficio o la pérdida que se ha generado por las actividades principales de la empresa, excluyendo ingresos y gastos financieros e impuestos.
    Por ejemplo, en una fábrica de muebles con ingresos por ventas de 500.000 € y costes operativos de 400.000 € será de 100.000 €.

• • Resultado financiero: es el que surge solo y exclusivamente de los ingresos y gastos financieros.
    La misma empresa del punto anterior paga 20.000€ en intereses de préstamos y recibe 5.000€ de dividendos, por tanto tiene un resultado financiero de -15.000 €.

• • Resultado antes de impuestos: es lo que queda tras descontar todos los gastos de los ingresos, pero sin aplicar aún los impuestos.
    El resultado operativo (100.000€) más el financiero (-15.000€), arroja un resultado antes de impuestos de 85.000€.

• • Resultado del ejercicio: es el beneficio o pérdida neta final.
    Suponiendo unos impuestos de 25.000€, el beneficio final o resultado del ejercicio de nuestra fábrica de muebles es de 60.000 €.

• Márgenes brutos y netos

También permite calcular los márgenes brutos y netos.

El margen bruto muestra el resultado después de deducir el coste directo de los bienes vendidos (materia prima, mano de obra directa, etc.).

El neto refleja la rentabilidad final después de todos los gastos, incluyendo los operativos y financieros.

Por ejemplo, un margen bruto del 60% indica que, por cada 100 € de ventas, se obtienen 60 € después de cubrir los costes directos. Si el margen neto es del 10%, significa que después de todos los gastos, quedan 10 € de beneficio por cada 100 € de ventas. 

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¿Cómo se hace un Profit and Loss?

El método para realizarlo depende en gran medida del tamaño de la empresa, el volumen de transacciones y el grado de precisión y análisis que se requiere.

• A mano (en un excel, por ejemplo). Es más viable para pequeñas empresas o autónomos con un volumen de transacciones limitadas, aunque es más propenso a errores humanos y requiere mucho tiempo.

El proceso incluye:

1. Recopilación de ingresos y gastos: se reúnen los documentos que reflejan ingresos (facturas de ventas) y gastos (facturas de proveedores, nóminas, etc.), clasificándolos adecuadamente.
2. Agrupación de datos: se organizan los datos en categorías como “Ingresos de explotación” y “Gastos operativos”.
3. Cálculo de resultados: se calculan los resultados parciales (explotación, financiero) y el resultado final (beneficio o pérdida).

Con programas de contabilidad. La mayoría de las empresas usan softwares específicos para hacerlo de forma rápida y precisa. 

Muchos de ellos ofrecen importantes ventajas:

• Registro automático de ingresos y gastos. Conectados a cuentas bancarias y sistemas de pago, registran todas las transacciones automáticamente, reduciendo errores.
• Clasificación por categorías. Organiza cada transacción según categorías contables, facilitando la estructura del estado de pérdidas y ganancias.
• Cálculos automáticos. Ingresados los datos, el software calcula automáticamente los resultados (operativo, financiero, antes de impuestos y final).
• Comparativas de períodos. Permiten comparar resultados entre meses, trimestres o años, ofreciendo gráficos y estadísticas.
• Informes personalizables. Se pueden ajustar los informes para mostrar solo la información relevante por producto, proyecto o departamento.
• Cumplimiento y auditoría. Estos programas cumplen con las normativas contables y facilitan las auditorías al permitir un seguimiento detallado de cada partida.

La cuenta de pérdidas y ganancias en España

Obligatoriedad

En España, es obligatoria, ya que forma parte de las cuentas anuales que toda empresa debe presentar en el Registro Mercantil.

Dónde se regula

El Plan General de Contabilidad (PGC) y el PGC para PYMES establecen cómo deben presentar sus cuentas las empresas en España. Existen dos estructuras: una completa para grandes empresas y otra simplificada para PYMES, adaptada a su tamaño y actividad.

Estructura

La estructura de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias que establece el plan contable para PYMES es la siguiente:

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Explicación de los distintos resultados que arroja

Su análisis permite obtener varios resultados clave, con diferentes perspectivas sobre la situación económica y financiera de la empresa:

• Resultado de explotación. A los ingresos por explotación se les restan los costes de explotación y otros gastos operativos. Representa el beneficio o pérdida neta de la actividad operativa principal de la empresa, antes de deducir los gastos financieros y los impuestos.
• Resultado financiero. Refleja el impacto de los ingresos y gastos financieros en la empresa. Incluye los ingresos por inversiones financieras y los gastos derivados de la deuda (intereses de préstamos, por ejemplo). 
• Resultado antes de impuestos. Se obtiene sumando el resultado de explotación y el resultado financiero. Representa la ganancia o pérdida antes de aplicar los impuestos. Es esencial para entender la rentabilidad “real” de la empresa.
• Resultado del ejercicio. Resultado final tras la deducción de los impuestos sobre beneficios aplicables. Representa la rentabilidad final de la empresa y muestra el rendimiento económico después de todas las obligaciones y gastos. 

Ejemplo práctico

Imaginemos que una empresa tiene el siguiente estado de resultados simplificado:

En este ejemplo, se observa un beneficio neto de 48.750€ tras deducir todos los gastos e impuestos.

Ejemplos de información que se obtiene a partir de la cuenta de resultados

Estructura de gastos
Permite conocer en detalle las principales partidas de gasto y su proporción respecto al ingreso total.

Evolución de los datos en el tiempo
Comparando los P&L de varios períodos, la empresa puede identificar tendencias de ingresos y gastos, permitiendo una planificación financiera más precisa. 

Ratios económicos

Los ratios son herramientas útiles para interpretar la rentabilidad y eficiencia de la empresa.

Algunos muy utilizados son:

• Rentabilidad económica

Este ratio muestra cuánto beneficio neto genera cada euro de activo y se calcula aplicando la siguiente fórmula:

Rentabilidad económica  =  (Beneficio neto / Activo total) x 100

Ejemplo: Imaginemos que una empresa tiene un beneficio neto de 50.000€ y unos activos de 250.000€.

Rentabilidad económica  =  (50.000 / 250.000) x 100 = 20%

Una rentabilidad económica del 20% significa que por cada euro de activo, la empresa genera 0,20€ de beneficio neto. Por tanto, ayuda a medir la rentabilidad de la estructura de la empresa.

• Rentabilidad financiera

Mide cuánto beneficio neto obtiene la empresa en relación con los fondos propios aportados por los accionistas. Se calcula así:

Rentabilidad financiera = (Beneficio neto / Fondos propios) x 100

Ejemplo: La misma empresa con un beneficio neto de 50.000€ tiene fondos propios de 200.000 €:

Rentabilidad financiera = (50.000 / 200.000) x 100 = 25%

Esto significa que por cada euro invertido por los accionistas, la empresa genera 0,25  de beneficio neto, lo que refleja directamente la rentabilidad de su inversión.

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